Belegerfassung App Osterreich | WDI Billing

Belegerfassung App fur Osterreich: Beleg scannen, ohne dass Ihre Daten irgendwo hin "streamen"

Eine gute Belegerfassung App nimmt Ihnen das Sammeln von Papierkassabons, Tankquittungen und Lieferantenrechnungen ab - aber sie sollte nicht nebenbei entscheiden, was mit Ihren Daten passiert. WDI Billing wurde fur Osterreich gebaut, nicht fur Deutschland adaptiert: Ihre Belege landen in Ihrer E/A-Rechnung, mit korrekten Pflichtangaben nach §11 UStG, und gehen erst dann Richtung Finanzamt, wenn Sie das wollen.

Egal ob Sie als EPU unterwegs sind, als Neue Selbststandige uber die SVS abrechnen oder eine kleine GmbH mit ein paar Belegen pro Woche fuhren - die Belegerfassung soll Zeit sparen, nicht Kontrolle kosten.

Warum Belegerfassung fur osterreichische Kleinbetriebe so viel Zeit spart

Wer als EPU, Neue Selbststandige oder kleine GmbH nebenbei noch Buchhaltung macht, kennt das Problem: Kassabons verblassen, Tankquittungen verschwinden im Handschuhfach, und am Ende des Quartals sitzt man mit einem Schuhkarton voller Papier vor der Vorbereitung der E/A-Rechnung. Eine Belegerfassung App, die konsequent auf Osterreich ausgerichtet ist, nimmt diesen Ruckstau weg, ohne dass Sie dafur Ihre Datenhoheit gegen Bequemlichkeit eintauschen mussen.

Beleg scannen: so funktioniert die Erfassung

Sie fotografieren den Beleg mit dem Handy oder laden einen PDF-Beleg hoch. Die App erkennt Betrag, USt-Satz (20%, 10% oder 13%), Lieferant und Datum und ordnet den Beleg automatisch Ihrer E/A-Rechnung zu. Kein Abtippen, kein Zettelchaos am Monatsende, keine verlorenen Tankquittungen im Auto.

Auch Eingangsrechnungen von Lieferanten, die Ihnen ebInterface-Dateien schicken, konnen direkt eingelesen werden - die strukturierten Felder aus der ebInterface-Datei mussen dann nicht mehr manuell abgetippt werden, sondern werden ubernommen und der passenden Ausgabenkategorie zugeordnet.

  • Foto oder Upload - aus der App direkt oder per Weiterleitung aus dem E-Mail-Postfach.
  • Automatische USt-Zuordnung - 20% Normalsatz, 10% oder 13% ermassigter Satz werden erkannt und vorgeschlagen, Sie bestatigen.
  • Kategorisierung - Betriebsausgaben werden den richtigen Positionen Ihrer Einnahmen-Ausgaben-Rechnung zugeordnet.
  • Ablage revisionssicher - Belege werden gemass BAO-Aufbewahrungspflichten gespeichert, durchsuchbar und exportierbar.

KI optional - die App funktioniert auch ohne

Die Texterkennung kann kunstliche Intelligenz nutzen, um Belege schneller und praziser zu lesen - das ist aber eine Option, kein Zwang. Wer die KI-Erkennung nicht aktivieren mochte, tragt Betrag, USt-Satz und Lieferant manuell ein. Beide Wege landen im selben Ort: bei Ihnen, in Ihrer Buchhaltung, nicht in einer fremden Cloud-Auswertung, die Sie nicht sehen.

Was mit den erfassten Belegen NICHT automatisch passiert

Hier liegt der grosse Unterschied zu vielen deutschen Tools, die in Osterreich vertrieben werden: Ein erfasster Beleg wird nicht automatisch an die UVA oder an FinanzOnline weitergegeben. WDI Billing arbeitet mit drei Modi:

  • Records (Aufzeichnen) - Belege und Rechnungen werden erfasst und sauber abgelegt, sonst passiert nichts.
  • Prepare (Vorbereiten) - der Standardmodus. Ihre erfassten Belege fliessen in die vorbereitende UVA-Berechnung ein, aber nichts wird ubertragen.
  • File (Einreichen) - erst wenn Sie aktiv auf "Einreichen" drucken, wird der UVA-Export fur FinanzOnline erzeugt. Nichts geht automatisch an das Finanzamt.

Das entspricht dem §6 Abs 1 Z 27 UStG-Hinweis, den Kleinunternehmer auf ihren Rechnungen fuhren mussen, und der allgemeinen Logik der Kleinunternehmergrenze von €55.000 brutto (seit der Reform mit Wirksamkeit 1.1.2025, inklusive einer 10%-Toleranzgrenze bis €60.500 im laufenden Jahr, bevor die Befreiung ruckwirkend entfallt) : Sie behalten die Kontrolle daruber, wann und was gemeldet wird - die App bereitet vor, Sie entscheiden.

Fur Registrierkassenpflicht und RKSV-Betriebe

Betriebe mit Registrierkassenpflicht nach RKSV konnen erfasste Eingangsbelege parallel zu den Kassenumsatzen fuhren - Belegerfassung ersetzt keine Registrierkasse, erganzt sie aber sauber um die Ausgabenseite, damit Ihre E/A-Rechnung vollstandig bleibt. Wer knapp an den RKSV-Schwellenwerten liegt - €15.000 Netto-Jahresumsatz UND gleichzeitig mehr als €7.500 Netto-Barumsatz, denn beide Grenzen mussen gemeinsam uberschritten werden, damit die Registrierkassenpflicht greift - sieht in der Belegerfassung zumindest die Ausgabenseite jederzeit vollstandig und sauber dokumentiert - unabhangig davon, ob die Registrierkassenpflicht im Einzelfall greift.

Was auf jedem erfassten Beleg gepruft wird

Damit ein Beleg spater in der Kanzlei nicht beanstandet wird, pruft die Belegerfassung automatisch die wichtigsten Formalien:

  • Vollstandigkeit - Datum, Betrag, USt-Satz und Lieferant mussen erkennbar sein, sonst wird der Beleg zur Nachbearbeitung markiert.
  • Plausibilitat des USt-Satzes - ein Restaurantbeleg mit 20% wird ebenso hinterfragt wie eine Bucherlieferung mit 20% statt dem ermassigten Satz.
  • Doppelte Belege - versehentlich zweimal fotografierte Kassabons werden erkannt und nicht doppelt verbucht.
  • Zuordnung zur Ausgabenkategorie - fur eine E/A-Rechnung, die auch bei einer Aussenprufung durch das Finanzamt nachvollziehbar bleibt.

Ubergabe an Steuerberater: BMD/RZL statt DATEV

Wenn Ihr Steuerberater die Belege ubernimmt, exportiert WDI Billing sauber ins BMD- oder RZL-Format - nicht ins in Osterreich falsche DATEV-Format, das viele deutsche Buchhaltungstools ausspucken. Alternativ geben Sie Ihrem Steuerberater einen zeitlich begrenzten, protokollierten Zugriff (Break-Glass-Zugang) direkt auf Ihre Belege und E/A-Rechnung - ohne dass Sie dauerhaft Vollzugriff einraumen mussen.

Belegerfassung als Teil der Buchhaltungssoftware

Belegerfassung ist bei WDI Billing kein isoliertes Zusatzmodul, sondern Teil der gesamten Buchhaltungssoftware Osterreich. Erfasste Belege fliessen direkt in die E/A-Rechnungs-Logik, in die vorbereitende UVA Software und - fur EPU und Neue Selbststandige mit eigenen Ausgangsrechnungen - in Ihr Rechnungsprogramm Osterreich. So mussen Sie Ausgaben nicht doppelt erfassen oder zwischen Tools hin- und herspringen.

Fur wen sich die Belegerfassung besonders lohnt

  • EPU - viele kleine Betriebsausgaben, wenig Zeit fur Verwaltung: siehe auch Buchhaltungssoftware fur EPU.
  • Neue Selbststandige - Honorarnoten und Ausgabenbelege in einem System.
  • Kleinunternehmer - Ausgabenbelege sauber dokumentiert, auch ohne UVA-Pflicht.
  • Kleine GmbH - Belege aus mehreren Quellen zentral gesammelt, bereit fur den Export an die Kanzlei.

In allen Fallen gilt derselbe Grundsatz: Die Belegerfassung arbeitet fur Sie, nicht fur eine Cloud-Auswertung im Hintergrund. Sie entscheiden, wann Belege an die Kanzlei gehen und wann eine UVA tatsachlich Richtung FinanzOnline eingereicht wird.

Belege durchsuchen und wiederfinden

Statt Ordner mit Trennstreifen und beschrifteten Monatsregistern zu fuhren, finden Sie jeden erfassten Beleg uber eine einfache Suche wieder - nach Lieferant, Betrag, Datum oder Kategorie. Das ist besonders bei einer Aussenprufung durch das Finanzamt wertvoll: Statt in Aktenordnern zu blattern, zeigen Sie den gesuchten Beleg in Sekunden. Die Aufbewahrung erfolgt gemass den Fristen der Bundesabgabenordnung (BAO), damit Sie sich um dieses Thema nicht separat kummern mussen.

Jetzt Belegerfassung kostenlos testen

Testen Sie WDI Billing kostenlos und probieren Sie die Belegerfassung mit Ihren eigenen Kassabons und Rechnungen aus - mit oder ohne KI-Erkennung, immer im Prepare-Modus, immer mit Ihnen an der Kontrolle. Details zu Umfang und Preisen finden Sie unter Preise, einen Uberblick uber alle Funktionen unter Buchhaltungssoftware Osterreich.