Buchhaltungssoftware Österreich: nach österreichischer Logik gebaut

Wer als EPU, Neue Selbstständige oder kleine GmbH in Österreich eine Buchhaltungssoftware Österreich-tauglich sucht, stößt schnell auf ein Problem: Die meisten Tools am Markt sind deutsche Produkte mit einem Österreich-Aufkleber. Sie rechnen in "EUR" statt in Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, sie kennen ELSTER, aber nicht FinanzOnline, und ihr Buchhalter-Export heißt DATEV - nicht BMD oder RZL. WDI Billing ist anders konzipiert: von Grund auf für die österreichische Rechtslage, nicht nachträglich angepasst.

Das bedeutet konkret: E/A-Rechnung als Standardlogik für Einnahmen-Ausgaben-Rechner, USt-Sätze mit 20 %, 10 % und 13 %, Pflichtangaben nach §11 UStG von Anfang an korrekt hinterlegt, und ein UVA-Export, der zu FinanzOnline passt - nicht zu einem deutschen Finanzamt, das es in dieser Form in Österreich nicht gibt.

E/A-Rechnung statt EUR: die richtige Logik für EPU und Neue Selbstständige

In Österreich führen die meisten Einnahmen-Ausgaben-Rechner - klassische EPU, Neue Selbstständige, Kleinunternehmer - keine doppelte Buchhaltung, sondern eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (E/A-Rechnung) nach §4 Abs 3 EStG. Das ist etwas grundlegend anderes als das deutsche EÜR-Konzept, auch wenn die Prinzipien ähnlich klingen - die Begriffe, Formulare und die Einbettung in die österreichische Bundesabgabenordnung (BAO) unterscheiden sich. WDI Billing bildet die E/A-Rechnung als eigenständige, österreichische Logik ab: Belege, Zahlungsflüsse und Auswertungen sind so strukturiert, dass am Jahresende eine saubere E/A-Rechnung steht - keine deutsche Vorlage mit umbenannten Feldern.

Mehr zur genauen Abgrenzung und zu häufigen Fehlern lesen Sie im Ratgeber Einnahmen-Ausgaben-Rechnung in Österreich.

USt 20 %, 10 %, 13 % - korrekt hinterlegt, nicht manuell nachgepflegt

Die österreichische Umsatzsteuer kennt den Normalsatz von 20 % sowie die ermäßigten Sätze 10 % und 13 %, je nach Leistung. Bei WDI Billing sind diese Sätze als Standard hinterlegt, sodass Rechnungen, Angebote und Ausgabenerfassung durchgängig mit den richtigen Sätzen arbeiten - ohne dass Sie bei jeder Position nachdenken müssen, ob gerade ein deutscher oder ein österreichischer Satz greift. Wer unter die Kleinunternehmergrenze von €55.000 brutto (seit 1.1.2025) fällt, kann zusätzlich den Hinweis nach §6 Abs 1 Z 27 UStG automatisch auf Rechnungen einblenden lassen - auch eine unterjährige Überschreitung um bis zu 10 % (also bis €60.500) ist unschädlich und führt nur bei einem Überschreiten um mehr als 10 % zum rückwirkenden Wegfall der Regelung - dazu mehr auf der Seite Kleinunternehmer Österreich Software.

Pflichtangaben nach §11 UStG von der ersten Rechnung an

Jede Rechnung, die in Österreich rechtlich Bestand haben soll, braucht die Pflichtangaben nach §11 UStG: Name und Anschrift von Leistendem und Leistungsempfänger, UID-Nummer (je nach Rechnungsbetrag), Menge und Bezeichnung der Leistung, Zeitpunkt der Leistung, Entgelt und Steuersatz sowie den Steuerbetrag. WDI Billing prüft diese Felder automatisch beim Erstellen einer Rechnung mit - inklusive der UID-Regeln, die sich je nach Rechnungshöhe unterscheiden. Details dazu finden Sie im Ratgeber Pflichtangaben Rechnung Österreich sowie auf der Seite Rechnungsprogramm Österreich.

Drei Modi: Sie behalten die Kontrolle über Ihre Buchhaltung

WDI Billing arbeitet mit drei Modi - Records, Prepare und File -, wobei Prepare der Standardmodus ist. Das heißt: Ihre Buchhaltung wird laufend sauber vorbereitet, aber nichts wird automatisch an FinanzOnline übermittelt. Erst wenn Sie selbst auf "Einreichen" klicken, geht Ihre UVA tatsächlich raus. Kein automatischer Datenstrom, keine stille Übermittlung im Hintergrund - Ihre Bücher bleiben Ihre Bücher, bis Sie den Schritt aktiv setzen. Wie das konkret für die Umsatzsteuervoranmeldung aussieht, zeigt die Seite UVA Software.

Belegerfassung ohne Zwang zur KI

Belege lassen sich per App fotografieren und automatisch in die richtige E/A-Rechnung-Kategorie einordnen - inklusive optionaler KI-Erkennung von Betrag, Datum und Lieferant. Die KI-Funktion ist rein optional: Wer sie nicht möchte, erfasst Belege weiterhin manuell oder halbautomatisch, ohne dass Kernfunktionen fehlen. Mehr dazu unter Belegerfassung App.

RKSV und Registrierkassenpflicht mitgedacht

Wer bar kassiert, kennt die österreichische Registrierkassenpflicht (RKSV): Sie greift, sobald der jährliche Nettoumsatz €15.000 übersteigt und zugleich die Barumsätze €7.500 netto pro Jahr überschreiten - erst wenn beide Schwellenwerte gemeinsam erfüllt sind. WDI Billing ist so aufgebaut, dass Bareinnahmen sauber in die E/A-Rechnung einfließen und mit einer etwaigen Registrierkasse abgestimmt werden können, statt als Fremdkörper in einem deutsch gedachten Kassensystem zu landen. Ausführlich erklärt im Ratgeber Registrierkassenpflicht.

BMD- und RZL-Export für Ihre Steuerberatung - nicht DATEV

Am Jahresende oder für die laufende Zusammenarbeit mit der Steuerberatung zählt der saubere Export. In Österreich heißt das BMD oder RZL - nicht DATEV, das in deutschen Kanzleien Standard ist, in Österreich aber an vielen Kanzleien schlicht nicht ankommt. WDI Billing exportiert direkt im BMD- bzw. RZL-Format, sodass Ihre Steuerberatung die Daten ohne Umwege übernehmen kann. Zusätzlich können Sie Ihrer Kanzlei einen kontrollierten "Break-Glass"-Zugriff einrichten - zeitlich begrenzt, nachvollziehbar, ohne dass Sie dauerhaft die Kontrolle über Ihre Buchhaltung abgeben. Details dazu auf BMD Export / RZL Schnittstelle.

Für EPU genauso wie für die kleine GmbH

Ob Einzelperson im Nebengewerbe, Neue Selbstständige mit SVS-Pflichtversicherung oder eine kleine GmbH mit ein paar Mitarbeitern - die Anforderungen an eine Buchhaltungssoftware Österreich unterscheiden sich im Detail, aber nicht im Grundprinzip: korrekte USt-Sätze, korrekte Pflichtangaben, ein UVA-Export, der wirklich zu FinanzOnline passt, und ein Export, der bei der Steuerberatung ohne Nacharbeit ankommt. Speziell für Einzelunternehmer lohnt sich ein Blick auf Buchhaltungssoftware EPU.

Keine Bindung, keine versteckten Kosten

Es gibt keine Gebühr pro Rechnung und keinen Zwang, Ihre Daten bei einem Anbieterwechsel zurückzulassen: Ihre Daten liegen in der EU, DSGVO-konform, und lassen sich jederzeit vollständig exportieren. Sie bauen Ihre Buchhaltung nicht auf einem System auf, aus dem Sie später nur schwer wieder herauskommen. Alle Preisdetails finden Sie transparent auf der Seite Preise.

Jetzt kostenlos testen

Testen Sie WDI Billing als Buchhaltungssoftware für Österreich - mit E/A-Rechnung, korrekten USt-Sätzen, UVA-Export für FinanzOnline und BMD/RZL-Schnittstelle für Ihre Steuerberatung. Starten Sie noch heute Ihre kostenlose Testphase und behalten Sie dabei jederzeit die volle Kontrolle über Ihre Buchhaltungsdaten - ganz ohne Bindung an ein System, das nicht für Österreich gebaut wurde.