Honorarnote schreiben – Vorlage & Software Österreich

Honorarnote schreiben: Vorlage und Software für Österreich

Wer in Österreich als Neue Selbstständige oder Neuer Selbstständiger tätig ist – also freiberuflich arbeitet, ohne Gewerbeschein zu benötigen –, stellt für erbrachte Leistungen typischerweise keine "Rechnung", sondern eine Honorarnote aus. Der Begriff ist in Österreich fest etabliert, etwa bei Vortragenden, Trainerinnen, Konsulentinnen, Kunstschaffenden, Psychotherapeutinnen im freien Gewerbe oder IT-Consultants. WDI Billing wurde für genau diese Zielgruppe gebaut: eine Honorarnote-Vorlage, die alle österreichischen Pflichtangaben automatisch berücksichtigt – ohne dass Sie sich durch Paragraphen wühlen müssen.

Was ist eine Honorarnote?

Eine Honorarnote ist inhaltlich eine Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes – der Name "Honorarnote" ist die in Österreich übliche Bezeichnung für Leistungsabrechnungen von Freiberuflern und Neuen Selbstständigen. Umsatzsteuerrechtlich gelten für die Honorarnote dieselben Pflichtangaben wie für jede andere Rechnung. Der Unterschied ist also sprachlich und branchenüblich, nicht rechtlich – aber er ist wichtig: Wer als Vortragende oder Consultant in Österreich eine "Rechnung" statt einer Honorarnote verschickt, wirkt bei Auftraggebern und Steuerberatung schnell wie ein deutsches Tool mit halbherziger Lokalisierung. Genau das wollen wir mit WDI Billing vermeiden: Die Vorlage, die Feldbezeichnungen und die Logik dahinter sind für den österreichischen Alltag gebaut, nicht nachträglich für Österreich angepasst.

Gerade bei der Suche nach einer passenden Software stellen Neue Selbstständige schnell fest, dass viele Anbieter aus Deutschland stammen und den Begriff Honorarnote gar nicht kennen oder ihn nur als Bezeichnung für ein generisches Dokument neben der eigentlichen "Rechnung" führen. Das führt in der Praxis zu doppelter Arbeit oder falsch benannten Belegen gegenüber der Steuerberatung. WDI Billing bietet die Honorarnote als eigenständigen, vollwertigen Belegtyp an – mit denselben Exportmöglichkeiten und derselben Sorgfalt wie eine klassische Rechnung.

Wer stellt eine Honorarnote aus? Neue Selbstständige in Österreich

Neue Selbstständige sind Personen, die eine betriebliche Tätigkeit selbstständig und nachhaltig ausüben, dafür aber keinen Gewerbeschein benötigen – etwa weil die Tätigkeit einer freiberuflichen oder wissenschaftlichen Tätigkeit entspricht. Typische Beispiele sind Vortragende, Autorinnen, Trainer, Berater oder Kunstschaffende. Für die Sozialversicherung sind Neue Selbstständige bei der SVS (Sozialversicherung der Selbstständigen) zu melden, sobald bestimmte Einkommensgrenzen überschritten werden. Die Honorarnote ist für diese Gruppe das zentrale Dokument im Tagesgeschäft – WDI Billing bietet dafür eine eigene Honorarnote-Vorlage statt einer generischen "Invoice"-Maske.

Pflichtangaben auf der Honorarnote nach §11 UStG

Auch wenn sie Honorarnote heißt: Die Pflichtangaben richten sich nach §11 UStG. Eine ordnungsgemäße Honorarnote muss unter anderem enthalten:

  • Name und Anschrift des leistenden Unternehmens sowie des Leistungsempfängers
  • Ausstellungsdatum und eine fortlaufende Nummer
  • Menge und Art der erbrachten Leistung bzw. Zeitraum der Leistungserbringung
  • Entgelt und darauf entfallender USt-Betrag (20 %, 10 % oder 13 % je nach Leistung), oder der Hinweis auf eine Steuerbefreiung
  • Die UID-Nummer, sofern eine Grenzbetragsregel dies vorschreibt oder eine grenzüberschreitende Leistung vorliegt

WDI Billing legt diese Pflichtfelder in der Honorarnote-Vorlage automatisch an und prüft, ob die UID-Nummer je nach Rechnungsbetrag angegeben werden muss – Details dazu finden Sie auch im Ratgeber Pflichtangaben Rechnung Österreich.

Honorarnote und Kleinunternehmerregelung: der §6-Hinweis

Viele Neue Selbstständige starten unterhalb der Kleinunternehmergrenze von derzeit €55.000 brutto (seit 1.1.2025 ) und stellen ihre Honorarnote daher ohne Umsatzsteuer aus. Da es sich um eine Bruttogrenze handelt, führt ein einmaliges Überschreiten innerhalb einer Toleranzspanne von 10 % – also bis €60.500 im laufenden Jahr – nicht rückwirkend zum Verlust der Kleinunternehmerbefreiung, sondern erst ab dem folgenden Jahr. In diesem Fall ist auf der Honorarnote zwingend der Hinweis auf die Steuerbefreiung gemäß §6 Abs 1 Z 27 UStG anzuführen. WDI Billing setzt diesen Paragraphen-Hinweis automatisch auf jede Honorarnote, sobald Ihr Konto als Kleinunternehmer geführt wird – Sie müssen sich den genauen Wortlaut nicht merken. Mehr zur Grenze und zu den Voraussetzungen lesen Sie im Ratgeber zur Kleinunternehmerregelung Österreich und auf der Seite Kleinunternehmer Österreich Software.

Honorarnote vs. Rechnung: der Unterschied im Alltag

In der Praxis unterscheiden sich Honorarnote und Rechnung vor allem durch die Zielgruppe und die Formulierung, nicht durch die steuerliche Behandlung. Eine Honorarnote spricht typischerweise von "Honorar für Leistung XY im Zeitraum ..." statt von Positionen und Stückpreisen wie bei einer klassischen Warenrechnung. Auch die Nummerierung folgt oft einem eigenen Schema, etwa fortlaufend pro Kalenderjahr, während produktbasierte Betriebe eher pro Auftrag nummerieren. Für die eigene Buchführung – also die laufende E/A-Rechnung (Einnahmen-Ausgaben-Rechnung) – zählt die Honorarnote genauso als Einnahmenbeleg wie jede andere ausgehende Rechnung. Wichtig ist nur, dass Sie durchgängig entweder "Honorarnote" oder "Rechnung" verwenden und nicht zwischen den Begriffen wechseln, weil das bei Betriebsprüfungen unnötige Rückfragen erzeugt. Mehr dazu im Ratgeber Einnahmen-Ausgaben-Rechnung und im Ratgeber Neue Selbstständige.

Wiederkehrende Honorarnoten und Erinnerungen bei Zahlungsverzug

Viele Neue Selbstständige rechnen regelmäßig ab – etwa monatliche Beratungshonorare oder laufende Vortragstätigkeiten bei derselben Institution. Statt jeden Monat neu zu tippen, legt WDI Billing eine wiederkehrende Honorarnote an, die automatisch zum gewünschten Termin erstellt wird – mit denselben Pflichtangaben und demselben Kleinunternehmer-Hinweis wie das Original. Bleibt eine Honorarnote unbezahlt, unterstützt Sie die Software zusätzlich mit einer freundlichen, aber bestimmten Mahnung, ohne dass Sie Zahlungsziele händisch mitschreiben müssen.

Honorarnote Vorlage kostenlos – so funktioniert es mit WDI Billing

Statt eine Honorarnote-Vorlage in Word oder Excel manuell zu pflegen und bei jeder Gesetzesänderung selbst nachzubessern, erstellen Sie Ihre Honorarnote in WDI Billing in wenigen Minuten:

  1. Kundendaten und Leistungszeitraum eintragen
  2. Honorarbetrag und USt-Satz (20 %, 10 % oder 13 %) wählen – oder Kleinunternehmer-Status mit automatischem §6-Hinweis
  3. Honorarnote als PDF versenden oder direkt aus der App teilen

Ihre Bücher bleiben dabei Ihre eigenen: WDI Billing arbeitet standardmäßig im Modus Vorbereiten – nichts wird automatisch an FinanzOnline übermittelt. Wenn Sie Ihre UVA einreichen wollen, exportieren Sie die Zusammenfassung selbst und behalten die Kontrolle über den Zeitpunkt. Mehr dazu auf der Seite UVA Software Österreich.

Honorarnote, SVS und laufende Buchhaltung im Blick behalten

Neben der einzelnen Honorarnote lohnt sich der Blick auf das große Ganze: Wie viele Honorarnoten haben Sie dieses Jahr gestellt, wie nahe sind Sie an der Kleinunternehmergrenze, und welche Ausgaben stehen dem gegenüber? Diese Größen sind auch für die Beurteilung der SVS-Pflichtversicherung als Neue Selbstständige relevant, da sich die Höhe der Beiträge nach dem tatsächlichen Einkommen richtet. WDI Billing führt Honorarnoten, Belege und Ausgaben in einer E/A-Rechnung zusammen, damit Sie – oder Ihre Steuerberatung über einen eigenen Zugang – jederzeit den Überblick haben, ohne dass laufend Daten an Dritte fließen. Eingehende Belege wie Fahrtkosten oder Arbeitsmittel lassen sich dabei einfach per Belegerfassung App fotografieren und automatisch zuordnen. Für die Übergabe an die Kanzlei steht ein BMD- bzw. RZL-Export bereit, nicht ein DATEV-Format aus Deutschland – Ihre Steuerberatung erhält einen eigenen, begrenzten Zugang statt eines vollen Admin-Passworts.

Jetzt Honorarnote-Software kostenlos testen

Erstellen Sie Ihre nächste Honorarnote mit einer Software, die für Österreich und für Neue Selbstständige gebaut wurde – mit §11-UStG-Pflichtangaben, automatischem Kleinunternehmer-Hinweis und Daten, die bei Ihnen bleiben. Starten Sie eine kostenlose Testphase von WDI Billing auf der Preise-Seite oder werfen Sie zuerst einen Blick auf die Buchhaltungssoftware Österreich im Überblick.