Mahnung schreiben Österreich: Mahnwesen, das Sie im Griff behalten

Wer in Österreich eine Mahnung schreiben muss, kennt das Problem: Ausstehende Honorarnoten und Rechnungen kosten Zeit, Nerven und am Ende Liquidität. WDI Billing bringt Ihnen ein Mahnwesen, das automatisiert erinnert, aber nichts ohne Ihr Zutun verschickt – gebaut für Österreich, nicht aus einem deutschen Tool adaptiert. Das bedeutet: korrekte Pflichtangaben nach §11 UStG, USt-Sätze mit 20 %, 10 % und 13 % dort, wo sie hingehören, und ein Export, den Ihr Steuerberater mit BMD oder RZL tatsächlich verwenden kann – nicht mit DATEV.

Ob Sie als EPU Honorarnoten stellen, als Kleinunternehmer nach §6 Abs 1 Z 27 UStG ohne Umsatzsteuerausweis fakturieren, oder als kleine GmbH mit mehreren offenen Posten jonglieren: Ihr Mahnwesen sollte so funktionieren wie Ihre Buchhaltung – vorbereitend, nachvollziehbar und in Ihrer Kontrolle.

Warum Mahnwesen in Österreich eigene Regeln braucht

Ein Mahnschreiben ist in Österreich kein reiner Erinnerungstext – es muss auf einer korrekten Grundrechnung aufbauen. Fehlt bei der ursprünglichen Rechnung eine Pflichtangabe nach §11 UStG, wird auch die schönste Mahnung zum Problem, wenn es zum Zahlungsstreit kommt. WDI Billing prüft deshalb schon bei der Rechnungserstellung, ob UID-Nummer, Leistungszeitraum, Entgelt und Steuersatz vollständig sind, bevor ein Mahnlauf überhaupt startet. Für Kleinunternehmer greift automatisch der Hinweis nach §6 Abs 1 Z 27 UStG – ohne dass Sie daran denken müssen.

Auch die Aufbewahrung ist in Österreich geregelt: Rechnungen, Mahnungen und Zahlungseingänge unterliegen den Aufbewahrungspflichten der BAO. WDI Billing archiviert jeden Mahnschritt lückenlos, damit Sie im Falle einer Prüfung durch das Finanzamt oder bei einer Auseinandersetzung mit einem säumigen Kunden jederzeit den vollständigen Verlauf vorlegen können.

Automatisierte Mahnstufen – Sie behalten die Kontrolle

WDI Billing arbeitet nach dem Prinzip der drei Modi: Records, Prepare und File – mit Prepare als Standard. Auf das Mahnwesen übertragen heißt das: Das System erkennt fällige Rechnungen, schlägt die nächste Mahnstufe vor und bereitet den Text fertig vor – verschickt wird aber erst, wenn Sie auf Senden drücken. Nichts geht automatisch an Ihre Kunden hinaus, ohne dass Sie es gesehen haben. Das ist der Unterschied zwischen einem Tool, das Ihnen die Buchhaltung abnimmt, und einem, das sie für Sie erledigt, ohne zu fragen.

Sie definieren die Fristen selbst: zum Beispiel eine freundliche Zahlungserinnerung nach Ablauf des Zahlungsziels, eine erste Mahnung mit klarer Fristsetzung und bei Bedarf eine zweite Mahnung vor der Übergabe an ein Inkassobüro oder einen Rechtsanwalt. Jede Stufe zeigt automatisch die offene Rechnungsnummer, den Ursprungsbetrag inklusive USt-Satz und die bereits verstrichene Zeit.

Ein typischer Mahnlauf in WDI Billing

Die meisten österreichischen EPU und kleinen GmbH arbeiten mit einem dreistufigen Mahnlauf, den Sie in WDI Billing frei nach Ihren eigenen Zahlungszielen einstellen können:

Die konkreten Fristen legen Sie selbst fest – WDI Billing schlägt lediglich vor, wann eine Rechnung reif für die nächste Stufe ist, und zieht dafür Rechnungsdatum, Zahlungsziel und tatsächlichen Zahlungseingang heran. Auch gesetzliche Verzugszinsen nach österreichischem Zivilrecht können Sie bei Bedarf in Ihre Mahntexte aufnehmen; die konkrete Berechnung überlassen Sie am besten Ihrem Steuerberater oder Rechtsanwalt, da sie je nach Geschäftsbeziehung (B2B oder B2C) unterschiedlich ausfällt.

Was in eine korrekte Mahnung gehört

Eine rechtssichere Mahnung in Österreich sollte enthalten:

• Bezug auf die ursprüngliche Rechnungs- oder Honorarnotennummer mit Rechnungsdatum
• Den offenen Betrag inklusive des korrekten USt-Satzes (20 %, 10 % oder 13 %) bzw. den Hinweis nach §6 Abs 1 Z 27 UStG bei Kleinunternehmern
• Eine neue, klar definierte Zahlungsfrist
• Ihre UID-Nummer und Firmenbuchnummer, sofern zutreffend
• Einen sachlichen, aber verbindlichen Ton – keine leeren Drohungen

WDI Billing zieht all diese Angaben direkt aus der Rechnung, die schon nach §11 UStG korrekt angelegt wurde. Sie müssen nichts manuell abtippen oder aus einer Excel-Liste zusammensuchen.

Export für Ihren Steuerberater: BMD oder RZL, nicht DATEV

Offene Posten und Mahnverläufe sind für die laufende Buchhaltung relevant – vor allem, wenn es um Wertberichtigungen oder Forderungsausfälle geht. WDI Billing exportiert Ihre Daten sauber im BMD- oder RZL-Format, damit Ihr Steuerberater sie direkt übernehmen kann. Kein Umweg über ein DATEV-Format, das in Österreich ohnehin niemand braucht, und kein Format-Chaos beim Übergang von Ihrem Mahnwesen in die UVA-Vorbereitung für FinanzOnline.

Für EPU, Neue Selbstständige und kleine GmbH gebaut

Als Ein-Personen-Unternehmen kennen Sie das Problem oft am direktesten: Jede offene Honorarnote ist Liquidität, die fehlt. WDI Billing läuft genauso für EPU wie für kleine GmbH mit mehreren Mitarbeitern in der Buchhaltung – Sie behalten in beiden Fällen den Überblick über offene Posten, ohne dass Ihre Kundendaten irgendwo automatisch weiterverarbeitet werden. Ihre Bücher bleiben Ihre Bücher.

Auch für Neue Selbstständige, die ihre Leistungen laufend per Honorarnote verrechnen, lohnt sich ein strukturiertes Mahnwesen: Gerade bei wiederkehrenden Auftraggebern verschwimmen offene Posten schnell, wenn man sie nicht laufend im Blick behält. Und für Kleinunternehmer, die ohne Umsatzsteuerausweis nach §6 Abs 1 Z 27 UStG fakturieren, ist es besonders wichtig, dass der Hinweis auf jeder Mahnung genauso korrekt erscheint wie auf der ursprünglichen Rechnung.

Mahnwesen als Teil Ihrer laufenden Buchhaltung

Offene Posten und Mahnverläufe stehen nicht isoliert da – sie fließen in Ihre laufende Buchhaltung und letztlich in Ihre E/A-Rechnung ein, etwa wenn eine Forderung uneinbringlich wird und wertberichtigt werden muss. Weil WDI Billing Rechnungsstellung, Mahnwesen und die Vorbereitung für die UVA in FinanzOnline in einem System bündelt, müssen Sie offene Posten nicht zwischen mehreren Tools hin- und herübertragen. Sie sehen auf einen Blick, welche Rechnungen bezahlt, welche gemahnt und welche noch offen sind – ohne dass dafür irgendetwas automatisch an Dritte übermittelt wird.

So starten Sie mit strukturiertem Mahnwesen

Legen Sie Ihre Rechnungen und Honorarnoten korrekt an, definieren Sie Ihre Mahnstufen einmal – und lassen Sie WDI Billing den Rest vorbereiten. Sie entscheiden, wann eine Mahnung tatsächlich rausgeht. Mehr zu den Grundlagen korrekter Rechnungen finden Sie in unserem Ratgeber zu Pflichtangaben auf Rechnungen, und wie Sie Ihre laufenden Rechnungen anlegen, zeigt unsere Seite zum Rechnungsprogramm Österreich.

Jetzt Mahnwesen für Österreich kostenlos testen

Testen Sie WDI Billing kostenlos und erleben Sie, wie Mahnung schreiben in Österreich einfacher wird – mit korrekten Pflichtangaben, klaren Mahnstufen und einem Export, der zu Ihrem Steuerberater passt. Alle Details zu Paketen und Preisen finden Sie auf unserer Preise-Seite, einen Überblick über alle Funktionen für Österreich bietet unsere Startseite für Buchhaltungssoftware Österreich.