Kleinunternehmer Österreich Software: Rechnungen, die von Anfang an passen
Als Kleinunternehmer in Österreich brauchen Sie keine Kanzleisoftware und keine automatische Datenübermittlung ans Finanzamt – Sie brauchen eine Kleinunternehmer Österreich Software, die die Sonderregeln kennt: den Pflichthinweis nach §6 Abs 1 Z 27 UStG, die richtige Behandlung ohne Umsatzsteuerausweis und den Überblick über Ihre Umsatzgrenze. WDI Billing ist für genau diesen Fall gebaut – für EPU, Neue Selbstständige und kleine GmbH, die einfach und korrekt fakturieren wollen, ohne dass ihre Bücher automatisch irgendwo hin fließen.
Wer gilt in Österreich als Kleinunternehmer?
Die Kleinunternehmerregelung nach §6 Abs 1 Z 27 UStG betrifft in der Praxis vor allem Ein-Personen-Unternehmen (EPU), Neue Selbstständige und kleine GmbH mit überschaubarem Umsatz. Wer unter der Grenze bleibt, ist von der Umsatzsteuer befreit – muss dafür aber auf der Rechnung einen konkreten Hinweis anbringen und darf keine Vorsteuer geltend machen. Genau an dieser Stelle scheitern viele generische Rechnungsprogramme, die für den deutschen Markt gebaut wurden und den Unterschied zur österreichischen Regelung schlicht nicht kennen.
Die Kleinunternehmergrenze: 55.000 Euro seit 1.1.2025
Seit 1.1.2025 liegt die Kleinunternehmergrenze in Österreich bei 55.000 Euro brutto. Seit der Reform 2025 handelt es sich um eine Bruttogrenze, und es gilt eine Toleranzmarge von 10 %: Die Steuerbefreiung bleibt im laufenden Jahr bis zu einem Umsatz von 60.500 Euro erhalten und fällt nur dann rückwirkend weg, wenn die Grenze um mehr als 10 % überschritten wird. WDI Billing zeigt Ihnen laufend, wo Sie im Jahr stehen – nicht als bevormundende Automatik, sondern als klare Übersicht in Ihrer eigenen E/A-Rechnung. Sie behalten die Kontrolle darüber, wann Sie tätig werden, wenn sich eine Überschreitung abzeichnet, statt von einer Software überrascht zu werden.
Der Pflichthinweis nach §6 Abs 1 Z 27 UStG – automatisch auf jeder Rechnung
Eine Kleinunternehmer-Rechnung braucht in Österreich einen eigenen Hinweis: den Verweis auf die Steuerbefreiung nach §6 Abs 1 Z 27 UStG, ohne separaten USt-Ausweis. WDI Billing setzt diesen Hinweis automatisch, sobald Ihr Konto als Kleinunternehmer angelegt ist – auf jeder Rechnungsvorlage, ohne dass Sie ihn jedes Mal manuell eintippen oder vergessen können. Das ist kein Extra-Feature, das ist die Grundeinstellung für Ihr Profil.
Was ein Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer wirklich können muss
Neben dem §6-Hinweis gelten für Kleinunternehmer-Rechnungen dieselben Pflichtangaben §11 UStG wie für jede andere Rechnung in Österreich: vollständige Namen und Anschriften, fortlaufende Rechnungsnummer, Leistungsdatum, Menge und Bezeichnung der Leistung sowie das Entgelt. Was fehlt, ist die USt 20%/10%/13%-Aufschlüsselung – und genau das muss die Software wissen, statt sie stur einzublenden. WDI Billing passt die Rechnungslogik automatisch an Ihren Status an:
- Kein automatischer USt-Ausweis auf Kleinunternehmer-Rechnungen
- Automatischer §6-Hinweis statt manueller Textbausteine
- Pflichtangaben §11 UStG vollständig, auch ohne USt-Ausweis
- Einfache E/A-Rechnung im Hintergrund, wie sie für Kleinunternehmer typisch ist
Drei Modi statt automatischer Datenübermittlung
Gerade als Kleinunternehmer wollen Sie eines nicht: dass eine Software im Hintergrund Daten an Behörden schickt, ohne dass Sie es merken. WDI Billing arbeitet deshalb mit drei Modi – Records, Prepare und File. Im Standardmodus Prepare bereitet die Software alles vor, inklusive einer möglichen UVA-Situation über FinanzOnline, sobald Sie einmal umsatzsteuerpflichtig werden sollten. Übermittelt wird aber nichts automatisch – Sie prüfen, Sie entscheiden, Sie drücken auf Absenden. Ihre Buchhaltung bleibt Ihre, nicht die eines Servers irgendwo im Hintergrund.
Was passiert, wenn Sie die Grenze überschreiten?
Überschreiten Sie die Kleinunternehmergrenze, wechseln Sie in die reguläre Umsatzsteuerpflicht mit USt 20%/10%/13% und laufender UVA-Pflicht via FinanzOnline. WDI Billing begleitet diesen Übergang, statt Sie vor vollendete Tatsachen zu stellen: Rechnungsvorlagen, Pflichtangaben und Steuersätze passen sich an, und für die Übergabe an Ihre Steuerberatung steht ein sauberer BMD- oder RZL-Export bereit – nicht DATEV, sondern die Formate, mit denen österreichische Kanzleien tatsächlich arbeiten.
Für EPU, Neue Selbstständige und kleine GmbH gebaut
Die meisten Kleinunternehmer in Österreich sind EPU oder Neue Selbstständige, oft mit SVS-Pflichtversicherung statt Gewerbeschein. WDI Billing ist speziell für diese Realität entwickelt – nicht als abgespecktes Feature einer großen Kanzleilösung. Wenn Sie tiefer in die EPU-spezifischen Funktionen einsteigen wollen, finden Sie diese auf unserer Buchhaltungssoftware für EPU. Für Details zur Situation als Neue Selbstständige, inklusive SVS und dem Verzicht auf einen Gewerbeschein, lesen Sie unseren Ratgeber zu Neue Selbstständige.
Warum ein deutsches Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer in Österreich nicht passt
Viele Kleinunternehmer in Österreich starten mit einem Rechnungsprogramm, das eigentlich für den deutschen Markt konzipiert wurde – und stoßen früher oder später auf Lücken: Der Rechnungshinweis orientiert sich an §19 UStG statt an §6 Abs 1 Z 27 UStG, Exporte sind auf DATEV zugeschnitten statt auf BMD oder RZL, und die Umsatzgrenze wird gar nicht erst abgebildet, weil sie in Deutschland anders geregelt ist. Das ist kein Detail, sondern der Unterschied zwischen einer Rechnung, die vor dem Finanzamt hält, und einer, die es nicht tut. WDI Billing wurde für Österreich gebaut, nicht nachträglich für Österreich angepasst – jede Vorlage, jeder Hinweis und jeder Export folgt von Anfang an der österreichischen BAO und dem österreichischen UStG.
Häufige Fragen von Kleinunternehmern
Muss ich als Kleinunternehmer trotzdem alle Pflichtangaben §11 UStG einhalten?
Ja. Die Befreiung von der Umsatzsteuer ändert nichts an den übrigen Pflichtangaben wie fortlaufender Rechnungsnummer, Leistungsdatum oder vollständigen Anschriften. Nur der USt-Ausweis entfällt, dafür kommt der §6-Hinweis hinzu.
Brauche ich schon eine UVA, solange ich Kleinunternehmer bin?
Solange Sie unter der Kleinunternehmergrenze bleiben und keine Regelbesteuerung gewählt haben, entfällt in der Regel die laufende UVA über FinanzOnline. WDI Billing hält den Prepare-Modus trotzdem bereit, damit der Übergang reibungslos verläuft, sobald er nötig wird.
Was, wenn meine Steuerberatung ein anderes Format braucht?
Für die Übergabe an österreichische Kanzleien exportiert WDI Billing wahlweise im BMD- oder RZL-Format – unabhängig davon, ob Sie aktuell Kleinunternehmer sind oder bereits regelbesteuert werden.
Alles zur Kleinunternehmerregelung im Detail
Diese Seite zeigt, wie WDI Billing die Kleinunternehmerregelung technisch umsetzt. Für die vollständige rechtliche Einordnung – von der Grenze über den Wechsel bis zu häufigen Fragen – lesen Sie unseren ausführlichen Ratgeber zur Kleinunternehmerregelung Österreich. Einen Überblick über alle Funktionen für österreichische Kleinunternehmen finden Sie auf unserer Startseite für Buchhaltungssoftware Österreich.
Jetzt kostenlos als Kleinunternehmer starten
Testen Sie WDI Billing kostenlos und sehen Sie selbst, wie einfach eine Kleinunternehmer Österreich Software sein kann, wenn sie von Anfang an für österreichische Regeln gebaut wurde – mit automatischem §6-Hinweis, korrekten Pflichtangaben und ohne dass etwas ungefragt an eine Behörde übermittelt wird. Einen Überblick über alle Tarife finden Sie auf unserer Preise-Seite. Starten Sie jetzt Ihre kostenlose Testphase und behalten Sie Ihre Buchhaltung dort, wo sie hingehört: bei Ihnen.