E-Rechnung Österreich: ebInterface, B2G-Pflicht & B2B-Ausblick

E-Rechnung Österreich: ebInterface, B2G-Pflicht und der B2B-Ausblick

Wer in Österreich unternehmerisch tätig ist, kommt am Thema E-Rechnung Österreich nicht mehr vorbei. Seit 2014 gilt für Rechnungen an den Bund die Pflicht zur elektronischen Rechnungslegung im Format ebInterface, und für die kommenden Jahre zeichnet sich eine schrittweise Ausweitung auf den B2B-Bereich ab. Für Einzelunternehmer, Neue Selbstständige und kleine GmbHs stellt sich damit eine ganz praktische Frage: Was ist heute schon Pflicht, was kommt noch, und wie behalten Sie dabei die Kontrolle über Ihre eigenen Unterlagen? Dieser Ratgeber ordnet den aktuellen Stand ein - ohne Panikmache und ohne deutsche Begriffe, die in Österreich schlicht nicht gelten.

B2G-E-Rechnungspflicht seit 2014: ebInterface als Standard

Wenn Sie an Bundesdienststellen, Ministerien oder andere öffentliche Auftraggeber in Österreich fakturieren, ist die elektronische Rechnung im Format ebInterface seit 2014 verpflichtend. Papierrechnungen oder einfache PDF-Anhänge werden in diesem Bereich nicht mehr akzeptiert. ebInterface ist ein strukturiertes XML-Format, das speziell für den österreichischen öffentlichen Sektor entwickelt wurde - es ist also kein Import aus Deutschland und auch keine Vorstufe zu einem ausländischen Standard, sondern ein genuin österreichisches Format mit eigener Versionsgeschichte.

Betroffen sind vor allem EPU und kleine Betriebe, die öffentliche Aufträge annehmen: IT-Dienstleister, Trainer, Handwerksbetriebe mit Gemeindeaufträgen, Beraterinnen mit Ministeriumsverträgen. Wer hier ohne passende Software arbeitet, verliert Zeit mit manueller Nacherfassung oder - schlimmer - riskiert, dass Rechnungen zurückgewiesen werden und sich die Zahlung verzögert.

B2B-E-Rechnung: Was kommt, und wann

Über die B2G-Pflicht hinaus wird auf EU-Ebene eine verpflichtende elektronische Rechnungslegung auch im B2B-Bereich vorbereitet. Für Österreich selbst gibt es dafür bislang kein fixes Datum - der innerstaatliche B2B-Zeitplan wird derzeit nur als "in Vorbereitung" beziehungsweise "erwartet" kommuniziert, ohne verbindlichen Stichtag. Fix steht dagegen bereits ein EU-weiter Termin: Ab 1. Juli 2030 gilt im Rahmen des ViDA-Pakets die Pflicht zur elektronischen Rechnungslegung für grenzüberschreitende B2B-Umsätze innerhalb der EU. Das bedeutet: Auch Rechnungen zwischen Unternehmen sollen künftig strukturiert und elektronisch prüfbar ausgestellt werden - über einen längeren Übergangszeitraum, nicht von einem Tag auf den anderen.

Wichtig für EPU und kleine GmbHs: Diese Entwicklung betrifft das Format und den Übertragungsweg Ihrer Rechnungen, nicht automatisch, wer Zugriff auf Ihre gesamten Bücher hat. Genau hier liegt der entscheidende Unterschied zu Ländern, in denen jede Rechnung live an eine Behörde gemeldet wird. In Österreich bleibt die Struktur "Sie erstellen, Sie prüfen, Sie senden" auch mit E-Rechnung erhalten - es ändert sich das Dateiformat, nicht die Kontrolle über den Prozess.

Was ebInterface für Ihre Rechnungserstellung bedeutet

ebInterface-Rechnungen brauchen dieselben Pflichtangaben nach §11 UStG wie jede andere Rechnung auch - UID-Nummer, fortlaufende Rechnungsnummer, Leistungsdatum, USt-Satz (20%, 10% oder 13%) und Betrag -, nur eben in strukturierter, maschinenlesbarer Form statt als freier Text auf einem PDF. Für Kleinunternehmer nach §6 Abs 1 Z 27 UStG gelten weiterhin die vereinfachten Pflichtangaben mit dem entsprechenden Hinweis auf die Steuerbefreiung - auch das lässt sich in ebInterface sauber abbilden.

Wer heute schon mit einer Rechnungsprogramm Österreich-Lösung arbeitet, die von Anfang an auf österreichisches Recht ausgelegt ist, muss sich um diese Formatfrage keine Sorgen machen. Die Pflichtangaben, UID-Regeln nach Betrag und die korrekte USt-Logik sind ohnehin Teil der Rechnungslogik - der Exportweg nach ebInterface kommt dazu, ohne dass Sie Ihre Arbeitsweise umstellen müssen.

Wer ist von der E-Rechnungspflicht konkret betroffen?

Die B2G-Pflicht betrifft nicht nur große Bauunternehmen mit Bundesaufträgen. In der Praxis stellen auch sehr kleine Betriebe Rechnungen an öffentliche Auftraggeber: die EPU-Grafikerin, die für ein Ministerium ein Kampagnensujet gestaltet, der Handwerksbetrieb, der eine Gemeindeliegenschaft saniert, die Trainerin, die einen Kurs für eine Landesdienststelle abhält. Sobald der Rechnungsempfänger eine Bundes-, Landes- oder Gemeindestelle ist, greift in der Regel die ebInterface-Pflicht - unabhängig von der Größe des liefernden Unternehmens.

Für den B2B-Bereich gilt derzeit noch keine generelle Pflicht. Wer heute an andere Unternehmen fakturiert, kann weiterhin PDF-Rechnungen versenden, solange diese die Pflichtangaben nach §11 UStG korrekt enthalten. Das ändert sich erst mit der schrittweisen Einführung der B2B-E-Rechnung, deren genauer Zeitpunkt für Österreich noch nicht offiziell feststeht; verbindlich fixiert ist bislang nur die EU-weite Pflicht für grenzüberschreitende B2B-Rechnungen ab 1. Juli 2030.

ebInterface einreichen: die technischen Wege

ebInterface-Rechnungen werden in der Regel über ein zentrales Einreichungsportal des Bundes oder über einen zertifizierten Vermittlungsdienst übermittelt, nicht per E-Mail-Anhang. Für EPU und kleine Betriebe bedeutet das: Die Rechnungssoftware muss den ebInterface-XML-Export beherrschen und im richtigen Format ausliefern, damit die Übermittlung reibungslos funktioniert. Wird das Format nicht sauber erzeugt, kann die Rechnung vom Empfängersystem zurückgewiesen werden - mit der Folge, dass sich die Zahlung verzögert, obwohl die Leistung längst erbracht wurde.

Genau das ist der praktische Nutzen einer Rechnungssoftware, die ebInterface von Haus aus unterstützt: Sie erfassen Ihre Rechnung einmal mit den korrekten Pflichtangaben, USt-Sätzen und Kundendaten - der Export in das richtige Format läuft im Hintergrund, ohne dass Sie sich mit XML-Struktur oder Schema-Validierung beschäftigen müssen.

Häufige Fragen zur E-Rechnung in Österreich

Muss ich als Kleinunternehmer ebInterface-Rechnungen stellen? Wenn Ihr Rechnungsempfänger eine öffentliche Stelle des Bundes ist, gilt die Pflicht grundsätzlich unabhängig davon, ob Sie als Kleinunternehmer nach §6 Abs 1 Z 27 UStG geführt werden. Der Hinweis auf die Steuerbefreiung wird einfach als entsprechendes Feld im ebInterface-Datensatz mitgeführt.

Ersetzt die E-Rechnung meine UVA-Meldung? Nein. Beide Vorgänge sind unabhängig voneinander zu erledigen - siehe dazu den nächsten Abschnitt.

Muss ich als EPU ohne öffentliche Auftraggeber schon jetzt etwas tun? Für reine B2C- oder B2B-Rechnungen ohne öffentliche Auftraggeber besteht aktuell keine ebInterface-Pflicht. Sinnvoll ist es dennoch, frühzeitig auf eine Software zu setzen, die strukturierte Rechnungsformate ohnehin beherrscht - damit der spätere Übergang zur B2B-E-Rechnung - deren genauer Starttermin für Österreich noch nicht feststeht - keinen Systemwechsel erfordert.

E-Rechnung und die UVA: zwei getrennte Themen

Ein häufiges Missverständnis: E-Rechnung und die Umsatzsteuervoranmeldung (UVA) über FinanzOnline sind zwei unterschiedliche Vorgänge. Die E-Rechnung betrifft das Format einzelner Ausgangsrechnungen an bestimmte Empfänger. Die UVA ist Ihre periodische Meldung der Umsatzsteuer an das Finanzamt. Eine E-Rechnungspflicht bedeutet nicht, dass Ihre Buchhaltung automatisch an FinanzOnline durchgereicht wird - Sie bereiten Ihre Zahlen weiterhin selbst auf und übermitteln die UVA bewusst, wenn sie fertig ist. Mehr dazu in unserem Ratgeber zur UVA Software.

Kontrolle bleibt bei Ihnen: das Prepare-Prinzip

Genau nach diesem Prinzip ist WDI Billing für Österreich gebaut: Ihre Bücher bleiben Ihre. Rechnungen, Belege und Auswertungen liegen bei Ihnen, nicht automatisch bei einer Behörde. Im Prepare-Modus bereitet die Software Ihre E/A-Rechnung, Ihre UVA-Zahlen und Ihre ebInterface-fähigen Rechnungen vor - Sie prüfen, Sie entscheiden, Sie drücken auf Senden. Nichts läuft im Hintergrund automatisch an FinanzOnline oder eine andere Stelle. Das ist der Unterschied zwischen "compliant sein" und "die Kontrolle über die eigenen Daten abgeben" - und für österreichische EPU, Neue Selbstständige und kleine GmbHs ist das kein Nebenaspekt, sondern der Kern einer guten Software-Entscheidung.

Das gilt auch für die Zusammenarbeit mit Ihrer Steuerberatung: Exporte laufen im BMD- oder RZL-Format, nicht im deutschen DATEV-Format, das in österreichischen Kanzleien schlicht nicht das gängige Format ist. Details dazu finden Sie im Ratgeber zum BMD Export / RZL Schnittstelle.

Was ein österreichisches ebInterface-Setup konkret braucht

In der Praxis reicht es nicht, irgendein XML-Format anzubieten und es "ebInterface" zu nennen. Ein sauberes Setup für die österreichische E-Rechnung sollte mindestens folgende Punkte abdecken:

  • Korrekte ebInterface-Version und -Struktur, wie sie von öffentlichen Auftraggebern erwartet wird
  • Automatische Übernahme der Pflichtangaben nach §11 UStG in die richtigen ebInterface-Felder
  • Korrekte Abbildung der USt-Sätze 20%, 10% und 13% inklusive etwaiger Steuerbefreiungen
  • Den §6-Abs-1-Z-27-UStG-Hinweis für Kleinunternehmer dort, wo er im Format vorgesehen ist
  • Einen nachvollziehbaren Übermittlungsweg, der nicht in einem manuellen E-Mail-Anhang endet

Wer diese Punkte in seiner Rechnungssoftware bereits abgedeckt hat, muss sich um die kommende Ausweitung auf den B2B-Bereich kaum sorgen - das technische Fundament steht bereits, es kommt lediglich ein weiterer Empfängerkreis hinzu.

Für Österreich gebaut, nicht adaptiert

Viele Buchhaltungstools, die in Österreich verkauft werden, stammen ursprünglich aus Deutschland und wurden nachträglich an österreichisches Recht angepasst - mit sichtbaren Lücken: EUR statt E/A-Rechnung, ELSTER-Logik statt FinanzOnline, DATEV statt BMD/RZL. Bei E-Rechnung und ebInterface zeigt sich das besonders deutlich, weil ebInterface ein eigenständiges österreichisches Format ist, das mit deutschen E-Rechnungsstandards nicht identisch ist. WDI Billing wurde von Grund auf für den österreichischen Markt konzipiert: E/A-Rechnung, USt 20/10/13, §11-UStG-Pflichtangaben, RKSV-Konformität, UVA via FinanzOnline und ebInterface-Export gehören zur Grundausstattung, nicht zu einem nachträglichen Patch.

Belege, Angebote und E-Rechnung im Zusammenspiel

E-Rechnung betrifft nicht nur die Ausgangsrechnung selbst, sondern den gesamten Beleg- und Angebotsfluss davor. Wer Angebote und Kostenvoranschläge sauber dokumentiert, tut sich beim Übergang in die strukturierte Rechnung leichter, weil Kundendaten, Positionen und USt-Sätze bereits korrekt hinterlegt sind. Auch die laufende Belegerfassung gehört in dieses Bild: Wenn Eingangsbelege und Ausgangsrechnungen in derselben Software strukturiert erfasst werden, lässt sich der Wechsel zu ebInterface oder einem künftigen B2B-Standard ohne Datenchaos bewältigen.

Praktisch vorbereitet auf die B2B-E-Rechnung

Wenn Sie heute schon mit einer Software arbeiten, die Ihre Rechnungen strukturiert, korrekt nach §11 UStG befüllt und exportfähig hält, ist der Übergang zur B2B-E-Rechnung - wann immer der genaue Starttermin für Österreich feststeht - kein Kraftakt, sondern ein weiterer Exportweg neben ebInterface und PDF. Wer heute noch händisch in Word oder Excel fakturiert, sollte diesen Umstieg nicht bis zur letzten Frist aufschieben - nicht wegen einer drohenden Behörde, sondern weil sich saubere, strukturierte Rechnungen ohnehin leichter verwalten, versenden und auswerten lassen.

Jetzt E-Rechnung-fähig werden - ohne Kontrollverlust

WDI Billing bereitet Ihre Rechnungen für die österreichische E-Rechnungspflicht vor - inklusive ebInterface-Export, korrekten Pflichtangaben nach §11 UStG und sauberer UVA-Vorbereitung über FinanzOnline. Ihre Daten bleiben bei Ihnen, Sie entscheiden, wann etwas gesendet wird. Testen Sie WDI Billing kostenlos und erleben Sie Buchhaltungssoftware, die tatsächlich für Österreich gebaut wurde - nicht nur übersetzt. Mehr Grundlagen finden Sie auf unserer Buchhaltungssoftware Österreich Startseite.