Kleinunternehmer Österreich: Die Kleinunternehmerregelung 2025 einfach erklärt

Wer als Kleinunternehmer in Österreich tätig ist, kennt die Frage genau: Muss ich Umsatzsteuer verrechnen oder nicht? Die Kleinunternehmerregelung nach §6 Abs 1 Z 27 UStG befreit EPU, Neue Selbstständige und kleine Gewerbetreibende von der Umsatzsteuerpflicht - solange der Jahresumsatz eine bestimmte Grenze nicht übersteigt. Das spart Verwaltungsaufwand, hat aber auch Konsequenzen für Rechnungen, Vorsteuerabzug und die Frage, wann sich ein freiwilliger Verzicht lohnt. Dieser Ratgeber erklärt die Regelung Schritt für Schritt - inklusive der aktuellen Umsatzgrenze, der korrekten Pflichtangabe auf jeder Rechnung und der wichtigsten Fallstricke beim Wechsel in die Regelbesteuerung.

Was ist die Kleinunternehmerregelung in Österreich?

Die Kleinunternehmerregelung ist eine unechte Steuerbefreiung nach §6 Abs 1 Z 27 UStG. "Unecht" bedeutet: Sie verrechnen keine Umsatzsteuer (USt) auf Ihren Rechnungen, dürfen im Gegenzug aber auch keine Vorsteuer aus Eingangsrechnungen geltend machen. Für viele EPU, Neue Selbstständige und kleine GmbH mit geringem Wareneinsatz ist das ein klarer Vorteil: weniger Bürokratie, keine Umsatzsteuervoranmeldung (UVA) über FinanzOnline, keine Umsatzsteuerjahreserklärung - solange die Umsatzgrenze eingehalten wird.

Wichtig ist die Abgrenzung zur einkommensteuerlichen Seite: Die Kleinunternehmerregelung betrifft ausschließlich die Umsatzsteuer. Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (die in Österreich niemals "EUR" genannt wird) und die Einkommensteuererklärung laufen davon unabhängig weiter - unabhängig davon, ob Sie umsatzsteuerbefreit sind oder nicht.

Die Kleinunternehmergrenze 2025: €55.000

Seit 1.1.2025 liegt die Kleinunternehmergrenze in Österreich bei €55.000 Jahresumsatz (brutto). Wird diese Grenze überschritten, entfällt die Steuerbefreiung - grundsätzlich rückwirkend für das gesamte Jahr, mit einer Toleranzregel: Ein einmaliges Überschreiten um bis zu 10% innerhalb desselben Jahres (also bis zu €60.500) führt noch nicht zum rückwirkenden Verlust der Befreiung, sondern erst ein Überschreiten über diese Toleranzgrenze hinaus. Wer knapp an der Grenze liegt, sollte den Umsatz laufend im Blick behalten, statt erst bei der Jahresabrechnung eine böse Überraschung zu erleben.

Praktisch bedeutet das für die tägliche Buchhaltung: Jede Rechnung, jedes Honorarnote und jeder Zahlungseingang sollte laufend erfasst werden, damit der Überblick über den kumulierten Jahresumsatz nicht verloren geht. Wer mit Papierzetteln oder Excel-Listen arbeitet, merkt die Grenzüberschreitung oft zu spät. Eine Software, die Rechnungen und Belege laufend erfasst, zeigt den aktuellen Stand jederzeit auf einen Blick.

Was zählt für die Kleinunternehmergrenze zum Jahresumsatz?

Für die Beurteilung, ob die €55.000-Grenze eingehalten wird, zählt der Bruttoumsatz eines Kalenderjahres - unabhängig davon, über wie viele Tätigkeiten oder Auftraggeber er erzielt wird. Üben Sie mehrere Tätigkeiten gleichzeitig aus, etwa eine Beratungstätigkeit als Neue Selbstständige und ein kleines Gewerbe nebenbei, werden die Umsätze für die Beurteilung der Kleinunternehmergrenze zusammengerechnet. Das wird häufig übersehen, wenn Einnahmen aus verschiedenen Tätigkeiten in getrennten Tabellen oder Apps geführt werden. Eine Buchhaltungssoftware, die alle Einnahmenquellen an einem Ort zusammenführt, macht diesen Überblick deutlich einfacher als mehrere parallele Excel-Listen oder Zettelwirtschaft.

Ebenso relevant: Startet ein Unternehmen unterjährig, wird die Umsatzgrenze in der Regel nicht automatisch aliquotiert - hier lohnt sich im Zweifel eine kurze Rückfrage beim Steuerberater, insbesondere im Gründungsjahr, wenn nur wenige Monate für die Beurteilung relevant sind.

Wer profitiert von der Kleinunternehmerregelung?

Die Regelung ist vor allem für folgende Gruppen interessant:

• EPU (Ein-Personen-Unternehmen) mit überschaubarem Jahresumsatz, etwa in Beratung, Coaching oder Handwerk im Nebenerwerb.
• Neue Selbstständige, die ihre Tätigkeit nebenberuflich oder im Aufbau betreiben und bei der SVS gemeldet sind, ohne Gewerbeschein.
• Kleine GmbH oder Kleingewerbetreibende in der Gründungsphase, solange der Umsatz die Grenze noch nicht erreicht.
• Dienstleister mit wenig Vorsteuer-relevanten Anschaffungen - wer hingegen viel investiert (Maschinen, Fahrzeuge, Warenlager), verliert durch den fehlenden Vorsteuerabzug oft mehr, als die Befreiung bringt.

Vor- und Nachteile im Überblick

Die Kleinunternehmerregelung ist kein Automatismus zum Vorteil - sie lohnt sich, muss aber zur eigenen Kostenstruktur passen.

Pflichtangabe auf der Rechnung: §6 Abs 1 Z 27 UStG

Wer die Kleinunternehmerregelung nutzt, muss das auf jeder Rechnung kenntlich machen. Die gängige Formulierung lautet sinngemäß: "Umsatzsteuerbefreit gemäß §6 Abs 1 Z 27 UStG." Diese Angabe ersetzt den Ausweis von USt-Satz und Steuerbetrag, die für Kleinunternehmer schlicht entfallen. Alle übrigen Pflichtangaben nach §11 UStG - Name und Anschrift von Leistendem und Leistungsempfänger, Menge und Bezeichnung der Leistung, Ausstellungsdatum, Entgelt - bleiben unverändert bestehen, unabhängig vom Steuerstatus.

Ein häufiger Fehler: Kleinunternehmer verrechnen versehentlich trotzdem USt auf der Rechnung, etwa weil eine Vorlage nicht angepasst wurde. Das führt zur sogenannten "Steuerschuld kraft Rechnungslegung" - die ausgewiesene USt ist dann trotz Befreiung ans Finanzamt abzuführen. Eine korrekt eingerichtete Rechnungsvorlage mit automatischem §6-Hinweis verhindert dieses Risiko von vornherein.

Freiwilliger Verzicht: Wann lohnt sich die Regelbesteuerung?

Die Kleinunternehmerregelung ist keine Pflicht - ein freiwilliger Verzicht (Option zur Regelbesteuerung) ist möglich und in bestimmten Fällen sinnvoll. Das betrifft vor allem Unternehmen mit hohen Investitionen zu Beginn der Tätigkeit, etwa Ausstattung, Fahrzeuge oder Renovierung von Geschäftsräumen: Hier kann der Vorsteuerabzug den Verzicht auf die Befreiung mehr als aufwiegen. Wichtig zu wissen: Der Verzicht bindet für mehrere Jahre - ein späterer Rückwechsel in die Kleinunternehmerregelung ist erst nach Ablauf dieser Frist wieder möglich. Wer unsicher ist, sollte die Entscheidung gemeinsam mit dem Steuerberater treffen und dabei auch die BMD- oder RZL-Exportfähigkeit der eigenen Buchhaltungssoftware im Blick behalten, damit die Übergabe an die Kanzlei reibungslos funktioniert.

Ein typisches Beispiel: Ein EPU im Handwerksbereich schafft im Gründungsjahr Werkzeug, ein Firmenfahrzeug und Werkstattausstattung an. Die darin enthaltene Vorsteuer wäre bei Regelbesteuerung abzugsfähig, bei Kleinunternehmerregelung hingegen nicht. In so einem Fall lohnt sich eine Vergleichsrechnung, bevor die Kleinunternehmerregelung automatisch als "einfachere" Option gewählt wird. Bei reinen Dienstleistungen ohne nennenswerte Anschaffungen - etwa Beratung, Coaching oder Textarbeit - überwiegt hingegen meist der Verwaltungsvorteil der Befreiung.

Wer sich für die Regelbesteuerung entscheidet, muss ab diesem Zeitpunkt USt korrekt auf allen Rechnungen ausweisen, die UVA fristgerecht über FinanzOnline einreichen und die Umsatzsteuerjahreserklärung abgeben. Auch hier gilt: Eine Software, die den Wechsel zwischen Kleinunternehmerregelung und Regelbesteuerung sauber abbildet, erspart manuelle Anpassungen an jeder einzelnen Rechnungsvorlage.

Kleinunternehmerregelung und Registrierkassenpflicht - zwei getrennte Themen

Ein häufiges Missverständnis: Die Kleinunternehmergrenze und die Registrierkassenpflicht (RKSV) sind zwei unabhängige Regelungen mit unterschiedlichen Schwellenwerten und Anwendungsbereichen. Nur weil ein Betrieb umsatzsteuerlich als Kleinunternehmer gilt, ist er nicht automatisch von der Registrierkassenpflicht befreit - und umgekehrt. Wer Barumsätze erzielt, etwa im Handel oder in der Gastronomie, sollte beide Regelungen getrennt voneinander prüfen. Details zu den konkreten Schwellenwerten und Ausnahmen der Registrierkassenpflicht finden Sie in unserem Ratgeber zur Registrierkassenpflicht in Österreich.

Kleinunternehmerregelung für Neue Selbstständige und EPU

Für Neue Selbstständige, die bei der SVS pflichtversichert sind, ist die Kleinunternehmergrenze oft der erste steuerliche Meilenstein im Jahr. Da viele Neue Selbstständige ohne Gewerbeschein arbeiten und ihre Leistungen per Honorarnote statt klassischer Rechnung abrechnen, gilt die §6-Pflichtangabe genauso für die Honorarnote wie für jede andere Rechnungsform. EPU wiederum profitieren besonders von der Kombination aus Kleinunternehmerregelung und einfacher Einnahmen-Ausgaben-Rechnung: Beides zusammen reduziert den administrativen Aufwand auf ein Minimum, solange die €55.000-Grenze nicht überschritten wird.

Wirkt sich die Kleinunternehmerregelung auf Ihre Kunden aus?

Ob sich die Kleinunternehmerregelung für Ihr Geschäftsmodell lohnt, hängt stark davon ab, wer Ihre Rechnungen bekommt. Bei Privatkunden ist der Effekt meist positiv: Ohne USt-Ausweis wirkt der Endpreis günstiger, da Privatpersonen ohnehin keine Vorsteuer geltend machen können. Der volle Rechnungsbetrag bleibt für sie gleich, unabhängig davon, ob USt ausgewiesen ist oder nicht - psychologisch wirkt ein Preis ohne USt-Zeile aber oft schlanker.

Bei B2B-Kunden mit eigenem Vorsteuerabzug ist die Wirkung neutral bis leicht nachteilig: Ein B2B-Kunde zahlt zwar denselben Nettobetrag, kann aber keine Vorsteuer aus Ihrer Rechnung ziehen, weil schlicht keine ausgewiesen ist. Für Kleinunternehmer, deren Kunden überwiegend selbst vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmen sind, lohnt sich daher ein Vergleich: Wirkt die Kleinunternehmerregelung tatsächlich vorteilhaft, oder wäre die Regelbesteuerung für die Kundenbeziehung neutraler? Bei einer Mischung aus Privat- und Geschäftskunden ist meist keine pauschale Antwort möglich - hier hilft eine kurze Rücksprache mit dem Steuerberater auf Basis der eigenen Kundenstruktur.

Checkliste: Kleinunternehmerregelung Schritt für Schritt

• Jahresumsatz laufend erfassen und mit der €55.000-Grenze abgleichen - idealerweise automatisiert statt manuell am Jahresende.
• Auf jeder Rechnung und jeder Honorarnote den Hinweis "Umsatzsteuerbefreit gemäß §6 Abs 1 Z 27 UStG" ergänzen.
• Alle übrigen Pflichtangaben nach §11 UStG korrekt anführen - Name, Anschrift, Leistungsbeschreibung, Ausstellungsdatum, Entgelt.
• Belege trotz Steuerbefreiung lückenlos für die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung sammeln und aufbewahren.
• Bei größeren Anschaffungen prüfen, ob ein freiwilliger Verzicht zur Regelbesteuerung wirtschaftlich sinnvoller wäre.
• Registrierkassenpflicht getrennt von der Kleinunternehmergrenze prüfen, falls Barumsätze anfallen.
• Bei Annäherung an die Umsatzgrenze rechtzeitig mit dem Steuerberater über die Konsequenzen sprechen, statt erst nach Überschreiten zu reagieren.

Häufige Fragen zur Kleinunternehmerregelung in Österreich

Muss ich mich als Kleinunternehmer beim Finanzamt anmelden?
Die steuerliche Erfassung Ihrer Tätigkeit erfolgt über FinanzOnline bzw. den Fragebogen zur Betriebseröffnung. Die Kleinunternehmerregelung selbst müssen Sie nicht gesondert beantragen - sie gilt automatisch, solange die Umsatzgrenze eingehalten wird, es sei denn, Sie optieren aktiv zur Regelbesteuerung.

Darf ich als Kleinunternehmer freiwillig USt ausweisen?
Nein, solange die Kleinunternehmerregelung gilt und kein Verzicht erklärt wurde, darf keine USt auf der Rechnung ausgewiesen werden. Ein versehentlicher USt-Ausweis führt zur Steuerschuld kraft Rechnungslegung.

Was passiert, wenn ich die €55.000-Grenze überschreite?
Bei Überschreiten entfällt die Steuerbefreiung grundsätzlich rückwirkend, mit einer begrenzten Toleranzregel: Ein einmaliges Überschreiten um bis zu 10% (also bis €60.500) innerhalb des Jahres ist unschädlich. Ab diesem Zeitpunkt müssen Rechnungen mit USt ausgestellt und eine UVA über FinanzOnline eingereicht werden.

Gilt die Kleinunternehmerregelung auch für Honorarnoten?
Ja. Ob Rechnung oder Honorarnote - die §6-Pflichtangabe und die Umsatzgrenze gelten unabhängig von der gewählten Bezeichnung des Belegs.

Kann ich als Kleinunternehmer trotzdem eine professionelle Buchhaltungssoftware nutzen?
Ja, und es wird sogar empfohlen: Auch ohne USt-Pflicht müssen Einnahmen und Ausgaben lückenlos erfasst werden, unter anderem für die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung und die Einkommensteuer. Eine passende Software behält zusätzlich die Kleinunternehmergrenze im Auge.

Kleinunternehmerregelung ersetzt nicht die Buchhaltungspflicht

Ein wichtiger Punkt wird oft übersehen: Die Befreiung von der Umsatzsteuer bedeutet nicht, dass keine Aufzeichnungen geführt werden müssen. Auch als Kleinunternehmer sind Einnahmen und Ausgaben laufend zu erfassen - Grundlage dafür ist die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, die in Österreich diesen Namen trägt und mit dem deutschen Begriff EÜR nicht verwechselt werden sollte. Belege müssen geordnet aufbewahrt werden, unter anderem für den Fall einer Prüfung durch die Finanzverwaltung im Rahmen der BAO. Wer Belege digital erfasst, statt Papierzettel zu sammeln, erspart sich am Jahresende die mühsame Suche nach fehlenden Nachweisen.

Wie WDI Billing Sie bei der Kleinunternehmerregelung unterstützt

WDI Billing ist für Österreich gebaut - nicht aus einem deutschen Tool adaptiert. Der §6 Abs 1 Z 27 UStG-Hinweis wird automatisch auf jeder Rechnung ergänzt, sobald Ihr Konto als Kleinunternehmer hinterlegt ist, und die UID-Regeln passen sich automatisch dem jeweiligen Rechnungsbetrag an. Ihr laufender Jahresumsatz ist jederzeit im Blick, damit Sie die Kleinunternehmergrenze nicht aus Versehen überschreiten. Und weil Ihre Daten in Österreich bzw. der EU bleiben und niemals automatisch an das Finanzamt übermittelt werden, entscheiden Sie selbst, wann und was Sie über FinanzOnline einreichen - im Prepare-Modus wird alles vorbereitet, aber erst auf Ihren Klick hin übertragen. Für den Fall eines freiwilligen Verzichts auf die Regelung sorgt der saubere BMD- und RZL-Export dafür, dass Ihr Steuerberater die Übernahme in die Regelbesteuerung ohne manuelle Nacharbeit begleiten kann. Belege - Eingangsrechnungen ebenso wie Quittungen - lassen sich einfach per Foto erfassen; die KI-gestützte Belegerfassung ist dabei optional und funktioniert auch ganz ohne KI, rein manuell.

Speziell für EPU und Neue Selbstständige lohnt sich ein Blick auf unsere Buchhaltungssoftware für EPU sowie auf die Kleinunternehmer-Software für Österreich, die genau auf diese Zielgruppe zugeschnitten sind. Wer als Neue Selbstständige oder Neuer Selbstständiger abrechnet, findet passende Vorlagen unter Honorarnote, und alle Details zu den korrekten Rechnungsangaben stehen in unserem Ratgeber zu den Pflichtangaben auf der Rechnung. Für die laufende Belegablage lohnt sich zudem ein Blick auf unsere Belegerfassung App, und einen Gesamtüberblick über alle Funktionen für Österreich gibt unsere Buchhaltungssoftware Österreich-Übersicht.

Kleinunternehmerregelung, Neue Selbstständige und die SVS

Neue Selbstständige - also Personen, die eine selbstständige Erwerbstätigkeit ohne Gewerbeschein ausüben, etwa als Vortragende, Beraterin oder Texter - werden bei entsprechendem Einkommen bei der SVS pflichtversichert. Die SVS-Pflichtversicherung und die umsatzsteuerliche Kleinunternehmerregelung sind zwei getrennte Systeme mit eigenen Grenzwerten und eigener Logik: Die SVS-Versicherungspflicht richtet sich nach dem steuerlichen Gewinn, die Kleinunternehmerregelung nach dem Jahresumsatz. Wer beide Themen in einer gemeinsamen Übersicht behält, statt sie getrennt in Kopf oder Zettelwirtschaft zu verwalten, verschafft sich einen deutlich klareren Blick auf die eigene wirtschaftliche Situation über das Jahr hinweg.

Jetzt als Kleinunternehmer richtig durchstarten

Ob EPU, Neue Selbstständige oder kleine GmbH: Mit WDI Billing verrechnen Sie als Kleinunternehmer korrekt, behalten Ihre Umsatzgrenze im Blick und bleiben jederzeit Herr über Ihre eigenen Daten - ohne Zwang zur automatischen Übermittlung an FinanzOnline. Testen Sie WDI Billing jetzt kostenlos und richten Sie Ihre Kleinunternehmer-Rechnungen in wenigen Minuten korrekt ein: WDI Billing kostenlos testen.