Pflichtangaben Rechnung Österreich: Was laut §11 UStG wirklich drauf muss

Wer in Österreich eine Rechnung schreibt, muss sich an die Pflichtangaben nach §11 UStG halten - unabhängig davon, ob es sich um eine klassische Rechnung, eine Honorarnote oder eine E-Rechnung handelt. Fehlt eine Pflichtangabe, kann das Finanzamt den Vorsteuerabzug beim Empfänger verweigern - und das wird bei einer Betriebsprüfung schnell zum Streitpunkt. Dieser Ratgeber zeigt Schritt für Schritt, welche Angaben auf jede Rechnung gehören, wann zusätzlich die UID-Nummer erforderlich ist und wo EPU, Kleinunternehmer und kleine GmbH in der Praxis stolpern.

Die gesetzliche Grundlage: §11 UStG

§11 UStG regelt in Österreich, was eine ordnungsgemäße Rechnung ausmacht. Die Vorschrift gilt für nahezu jede Rechnung, die ein Unternehmer an einen anderen Unternehmer oder eine juristische Person ausstellt - vom Rechnungsprogramm-Ausdruck bis zur Honorarnote der Neuen Selbstständigen. Die Pflichtangaben sind bewusst formal gehalten: Das Finanzamt prüft nicht nur, ob eine Leistung erbracht wurde, sondern auch, ob die Rechnung als Nachweis dafür taugt.

Pflichtangaben Rechnung Österreich: Die vollständige Liste

Nach §11 UStG muss eine Rechnung in Österreich grundsätzlich folgende Angaben enthalten:

Diese Liste ist die Basis für jedes Rechnungsprogramm Österreich, das rechtssicher arbeiten soll. Ein gutes Tool trägt die Pflichtangaben automatisch ein und verhindert, dass ein Feld vergessen wird - gerade bei manuell erstellten Rechnungen in Textverarbeitung oder Tabellenkalkulation ist das der häufigste Fehler.

UID-Regeln nach Betrag: Wann die UID-Nummer des Kunden dazukommt

Neben der eigenen UID-Nummer verlangt §11 UStG ab einem bestimmten Rechnungsbetrag zusätzlich die Angabe der UID-Nummer des Leistungsempfängers. Diese UID-Regel nach Betrag betrifft vor allem größere B2B-Rechnungen und wird in der Praxis oft übersehen, weil sie erst ab einem Gesamtbetrag von 10.000 Euro brutto greift (§11 Abs 1 UStG). Wer regelmäßig höherwertige Aufträge an andere Unternehmer stellt, sollte in seinem Rechnungsprogramm hinterlegen, ab welchem Betrag die Kunden-UID automatisch abgefragt und eingetragen wird, statt das händisch zu kontrollieren.

Für kleinere Beträge gelten vereinfachte Anforderungen an sogenannte Kleinbetragsrechnungen. Die Wertgrenze liegt bei 400 Euro brutto (§11 Abs 6 UStG); grundsätzlich entfallen dabei einzelne Angaben wie die gesonderte Ausweisung von Entgelt und Steuerbetrag, sofern der Bruttobetrag unter dieser Grenze bleibt.

Sonderfall Kleinunternehmer: Der §6-Hinweis

Rechnungen von Kleinunternehmern sehen anders aus als die einer umsatzsteuerpflichtigen kleinen GmbH. Wer die Kleinunternehmergrenze nicht überschreitet, stellt Rechnungen ohne Umsatzsteuer aus und muss stattdessen den Hinweis auf die Steuerbefreiung gemäß §6 Abs 1 Z 27 UStG anführen. Dieser Passus ersetzt die Angabe von Steuersatz und Steuerbetrag - fehlt er, ist die Rechnung formal unvollständig, auch wenn inhaltlich korrekt keine USt verrechnet wurde.

In WDI Billing wird dieser Hinweis automatisch eingefügt, sobald ein Konto als Kleinunternehmer geführt wird - das ist Teil dessen, was wir unter Kleinunternehmer Österreich Software verstehen: die richtigen Pflichtangaben, ohne dass man das Gesetz jedes Mal neu nachschlagen muss.

Honorarnote: Gleiche Pflichtangaben, anderer Name

Neue Selbstständige, die eine Honorarnote statt einer klassischen Rechnung ausstellen, unterliegen denselben Pflichtangaben nach §11 UStG. Der Name "Honorarnote" ändert nichts an den formalen Anforderungen - Leistungsbeschreibung, Datum, fortlaufende Nummer, Steuersatz oder §6-Hinweis müssen genauso vorhanden sein wie auf einer regulären Rechnung. Details zur Honorarnote-Vorlage und den SVS-Besonderheiten für Neue Selbstständige finden sich in unserem Leitfaden zur Neue Selbstständige-Regelung.

Registrierkassenpflicht und Belegausgabe

Wer im Bareingang tätig ist, muss neben §11 UStG auch die RKSV/Registrierkassenpflicht beachten: Der Beleg an den Kunden ist verpflichtend auszugeben, unabhängig von den umsatzsteuerlichen Pflichtangaben der Rechnung selbst. Beide Regelwerke greifen ineinander, betreffen aber unterschiedliche Aspekte - die eine regelt den Inhalt, die andere die Ausgabepflicht am Point of Sale.

E-Rechnung und Pflichtangaben: Gleiche Regeln, anderes Format

Auch bei der elektronischen Rechnung, etwa im ebInterface-Format für B2G-Geschäfte, gelten dieselben inhaltlichen Pflichtangaben nach §11 UStG - nur das Übertragungsformat ändert sich. Mehr dazu, was auf Unternehmen mit Blick auf B2B-E-Rechnungspflicht künftig zukommt, steht in unserem Ratgeber zur E-Rechnung Österreich.

Typische Fehler bei den Pflichtangaben

• Fehlende fortlaufende Rechnungsnummer: Lücken oder doppelte Nummern wirken bei einer Prüfung unglaubwürdig.
• Falscher oder fehlender §6-Hinweis: Häufigster Fehler bei Kleinunternehmern, die auf eine Vorlage aus Deutschland zurückgreifen.
• UID-Nummer des Kunden vergessen: Betrifft Rechnungen, sobald die betragsabhängige Grenze erreicht ist.
• Steuersätze vermischt: Bei USt 20 %, 10 % und 13 % auf einer Rechnung muss jeder Satz getrennt ausgewiesen werden.
• Leistungsdatum fehlt: Wird oft mit dem Rechnungsdatum verwechselt, ist aber eine eigene Pflichtangabe.

Rechnungskorrektur: Was tun bei fehlerhaften Pflichtangaben?

Wird nachträglich festgestellt, dass eine Pflichtangabe fehlt oder falsch ist - etwa eine falsche UID-Nummer oder ein vertauschter Steuersatz -, lässt sich das nicht einfach handschriftlich korrigieren. Die saubere Lösung ist eine Rechnungsberichtigung: Entweder wird die ursprüngliche Rechnung storniert und durch eine neue, korrekte Rechnung mit neuer fortlaufender Nummer ersetzt, oder es wird ein Berichtigungsdokument ausgestellt, das eindeutig auf die ursprüngliche Rechnungsnummer verweist. Beide Varianten müssen wieder alle Pflichtangaben nach §11 UStG erfüllen. Wer im Rechnungsprogramm storniert statt löscht, behält zudem die fortlaufende Nummerierung lückenlos - ein Punkt, auf den Betriebsprüfer besonders achten.

Eine Gutschrift, die ein Leistungsempfänger anstelle einer Rechnung ausstellt, unterliegt ebenfalls den gleichen Pflichtangaben - inklusive der ausdrücklichen Bezeichnung als "Gutschrift" und der Zustimmung des leistenden Unternehmers zu diesem Verfahren.

Aufbewahrungspflicht für Rechnungen

Rechnungen mit allen Pflichtangaben müssen nach österreichischem Recht 7 Jahre aufbewahrt werden (§132 BAO), gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung vorgenommen wurde - bei Unterlagen mit Grundstücksbezug verlängert sich diese Frist auf bis zu 22 Jahre. Das gilt unabhängig davon, ob die Rechnung in Papierform oder digital vorliegt - entscheidend ist, dass sie während der gesamten Aufbewahrungsfrist lesbar und unverändert nachvollziehbar bleibt. Ein Rechnungsprogramm, das Rechnungen automatisch archiviert, statt sich auf einzelne PDF-Ordner zu verlassen, nimmt hier viel Sorgenpotenzial.

Digitale Rechnungen: Reicht ein einfaches PDF?

Ein per E-Mail verschicktes PDF gilt in Österreich grundsätzlich als zulässige Rechnungsform, solange Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit sichergestellt sind. Für die inhaltlichen Pflichtangaben ändert sich dadurch nichts - ein digitales PDF ohne UID-Nummer ist genauso unvollständig wie ein Papierausdruck ohne UID-Nummer. Für B2G-Geschäfte gilt zusätzlich die strukturierte ebInterface-Vorgabe, die inhaltlich dieselben Pflichtangaben in maschinenlesbarer Form abbildet.

Häufige Fragen zu Pflichtangaben auf Rechnungen

Muss auf jeder Rechnung die UID-Nummer des Kunden stehen?

Nein. Die eigene UID-Nummer ist immer Pflicht, die UID-Nummer des Kunden erst ab einem Rechnungsbetrag von 10.000 Euro brutto. Bei kleineren Beträgen genügt die eigene UID.

Was passiert, wenn eine Pflichtangabe fehlt?

Im schlimmsten Fall verweigert das Finanzamt dem Rechnungsempfänger den Vorsteuerabzug. Für den Rechnungsaussteller selbst drohen in der Regel keine unmittelbaren Konsequenzen, außer es kommt im Rahmen einer Betriebsprüfung zu Beanstandungen.

Gelten für Kleinunternehmer andere Pflichtangaben?

Im Kern die gleichen - nur entfallen Steuersatz und Steuerbetrag, dafür kommt der Hinweis auf §6 Abs 1 Z 27 UStG hinzu.

Braucht eine Honorarnote andere Pflichtangaben als eine Rechnung?

Nein, die inhaltlichen Anforderungen nach §11 UStG sind identisch. Nur die Bezeichnung als "Honorarnote" statt "Rechnung" ist in bestimmten Berufsgruppen üblich.

Pflichtangaben und die Übergabe an die Steuerberatung

Vollständige Pflichtangaben sind auch die Grundlage für eine reibungslose Zusammenarbeit mit der Steuerberatung: Fehlt etwa die UID-Nummer oder der Leistungszeitraum, muss die Kanzlei bei der Erstellung der UVA nachfragen oder Belege manuell ergänzen. Ein sauberer BMD- oder RZL-Export - nicht DATEV, das ist ein deutsches Format - funktioniert nur dann reibungslos, wenn die zugrunde liegenden Rechnungen von Anfang an korrekt und vollständig sind.

Wie WDI Billing die Pflichtangaben absichert

Statt jede Rechnung händisch gegen §11 UStG zu prüfen, trägt WDI Billing die Pflichtangaben automatisch ein: eigene UID, fortlaufende Nummerierung, korrekter USt-Satz, §6-Hinweis bei Kleinunternehmern und - sobald relevant - die UID-Nummer des Kunden. Die Bücher bleiben dabei durchgehend Ihre eigenen: WDI Billing arbeitet im Prepare-Modus, das heißt, nichts wird automatisch an FinanzOnline übermittelt - Sie behalten die Kontrolle darüber, wann und was Sie einreichen. Eine fertige, rechtskonforme Basis dafür liefert unsere Rechnungsvorlage kostenlos Österreich mit allen AT-Pflichtangaben bereits vorbereitet.

Checkliste: Pflichtangaben vor dem Versand prüfen

Bevor eine Rechnung das Haus verlässt, lohnt sich ein kurzer Blick auf folgende Punkte - manuell oder automatisiert im Rechnungsprogramm:

• Eigene UID-Nummer korrekt und aktuell hinterlegt
• Fortlaufende Rechnungsnummer ohne Lücke zur letzten Rechnung
• Leistungsbeschreibung so konkret, dass ein Dritter die Leistung nachvollziehen kann
• Leistungsdatum bzw. Leistungszeitraum korrekt eingetragen, nicht mit dem Ausstellungsdatum verwechselt
• Richtiger Steuersatz je Position: USt 20 %, 10 % oder 13 %
• Bei Kleinunternehmern: Hinweis auf §6 Abs 1 Z 27 UStG statt Steuerausweis
• Ab 10.000 Euro brutto: UID-Nummer des Kunden ergänzt
• Name und Anschrift des Kunden vollständig und korrekt geschrieben

Wer diese Punkte einmal in ein passendes Rechnungsprogramm einbaut, muss die Liste danach nicht mehr händisch durchgehen - genau das ist der Unterschied zwischen einer Vorlage in einem Textprogramm und einer Buchhaltungssoftware, die für Österreich gebaut wurde. Weiterführende Grundlagen zur laufenden Buchhaltung rund um Rechnungen und Belege bietet unsere Buchhaltungssoftware Österreich.

Jetzt Pflichtangaben automatisch korrekt einhalten

Mit WDI Billing müssen Sie sich die Pflichtangaben nach §11 UStG nicht mehr merken - das Rechnungsprogramm trägt sie automatisch ein, ob als reguläre Rechnung, Honorarnote oder Kleinunternehmer-Beleg. Für Österreich gebaut, nicht aus einem deutschen Tool adaptiert. Testen Sie WDI Billing kostenlos und erstellen Sie Ihre erste rechtskonforme Rechnung in wenigen Minuten.