Rechnungsprogramm Österreich: Rechnungen, die zu §11 UStG passen

Ein Rechnungsprogramm Österreich-tauglich zu nennen heißt mehr, als ein deutsches Tool mit einer .at-Domain zu versehen. Es heißt: Pflichtangaben nach §11 UStG von Anfang an richtig, die österreichischen USt-Sätze 20 %, 10 % und 13 % korrekt hinterlegt, und ein Export, den Ihre Steuerberaterin oder Ihr Steuerberater tatsächlich verwenden kann. WDI Billing wurde für Österreich gebaut, nicht nachträglich angepasst – für EPU, Neue Selbstständige, Kleinunternehmer und kleine GmbHs, die ein Rechnungsprogramm wollen, das Österreich versteht.

Warum ein für Österreich gebautes Rechnungsprogramm den Unterschied macht

Viele Rechnungsprogramme, die in Österreich beworben werden, kommen ursprünglich aus Deutschland. Das merkt man an Kleinigkeiten mit großer Wirkung: falsche Kleinunternehmer-Hinweise auf der Rechnung, ein UVA-Export, der eigentlich für ELSTER gedacht war, oder ein Buchhaltungsexport im DATEV-Format, mit dem eine BMD- oder RZL-Kanzlei wenig anfangen kann. WDI Billing setzt an genau diesen Stellen an: österreichische Pflichtangaben, österreichische USt-Logik, österreichischer Kanzlei-Export.

Pflichtangaben §11 UStG – automatisch korrekt

Jede Rechnung, die Sie mit WDI Billing erstellen, enthält automatisch die in Österreich vorgeschriebenen Pflichtangaben nach §11 UStG:

• Name und Anschrift des leistenden Unternehmens und des Leistungsempfängers
• Ihre UID-Nummer (bei Rechnungen ab bestimmten Beträgen bzw. bei B2B verpflichtend)
• Ausstellungsdatum und fortlaufende Rechnungsnummer
• Menge und Bezeichnung der gelieferten Waren oder Art und Umfang der Dienstleistung
• Leistungsdatum bzw. Leistungszeitraum
• Entgelt aufgeschlüsselt nach Steuersätzen sowie der anzuwendende Steuersatz, oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung
• Der Steuerbetrag, der auf das Entgelt entfällt

Die genauen Regeln, ab welchem Betrag die UID-Nummer des Empfängers zusätzlich anzuführen ist, erklären wir im Detail im Ratgeber Pflichtangaben Rechnung Österreich. Für Kleinunternehmer ergänzt WDI Billing automatisch den Hinweis nach §6 Abs 1 Z 27 UStG – Sie müssen sich nicht merken, wann dieser Zusatz Pflicht ist.

USt 20 %, 10 %, 13 % – die richtigen Sätze zur richtigen Zeit

Österreich kennt drei Umsatzsteuersätze: den Normalsatz von 20 %, den ermäßigten Satz von 10 % (z. B. Grundnahrungsmittel, Bücher, Vermietung zu Wohnzwecken) und den Satz von 13 % (u. a. bestimmte kulturelle Leistungen, lebende Tiere, Pflanzen). Im Rechnungsprogramm hinterlegen Sie den passenden Satz je Position – WDI Billing berechnet die Steuerbeträge automatisch korrekt aufgeschlüsselt, so wie es §11 UStG verlangt, egal ob eine Rechnung mehrere Steuersätze kombiniert.

Drei Modi: Records, Prepare, File – Sie behalten die Kontrolle

WDI Billing arbeitet mit drei Modi. Im Records-Modus erfassen Sie laufend Rechnungen, Belege und Einnahmen-Ausgaben-Daten. Im Prepare-Modus – dem Standardmodus – bereitet WDI Billing Ihre Auswertungen und die UVA für FinanzOnline vor, aber nichts wird automatisch übermittelt. Erst im File-Modus drücken Sie selbst auf „Einreichen". Das heißt: Ihre Bücher bleiben Ihre, bis Sie aktiv entscheiden, etwas an die Finanzverwaltung zu übertragen. Kein automatischer Datenabfluss im Hintergrund, keine Bindung an einen bestimmten Steuerberater-Anbieter.

Wiederkehrende Rechnungen und Mahnwesen ohne Zusatzaufwand

Für Miet- oder Wartungsverträge, Abos und laufende Honorarnoten legen Sie Vorlagen einmal an – WDI Billing erstellt wiederkehrende Rechnungen automatisch zum passenden Termin, inklusive korrekter Pflichtangaben und Steuersätze. Wird eine Rechnung nicht bezahlt, übernimmt das integrierte Mahnwesen die Erinnerung – freundlich gestuft, ohne dass Sie jede Frist manuell im Kopf behalten müssen.

Belegerfassung statt Zettelwirtschaft

Ein- und Ausgangsbelege lassen sich per Belegerfassung App fotografieren und ablegen. Eine KI-gestützte Texterkennung kann Beträge und Lieferanten vorschlagen – das ist optional und lässt sich vollständig abschalten. Ohne KI funktioniert die Belegablage genauso zuverlässig, nur mit einem manuellen Zuordnungsschritt mehr.

Vom Rechnungsprogramm zur UVA – FinanzOnline statt ELSTER

Ihre Rechnungen und Belege fließen direkt in die Vorbereitung der UVA. WDI Billing bereitet die Daten für den Upload über FinanzOnline auf – nicht über ein deutsches Verfahren. Der Übermittlungsschritt selbst bleibt bei Ihnen: WDI Billing bereitet vor, Sie reichen ein.

Export für Ihre Steuerberaterin – BMD und RZL statt DATEV

Arbeiten Sie mit einer Kanzlei, exportieren Sie Ihre Daten im BMD- oder RZL-Format – den Formaten, mit denen österreichische Kanzleien tatsächlich arbeiten, nicht im deutschen DATEV-Format. Auch ebInterface-Rechnungen für öffentliche Auftraggeber lassen sich darüber vorbereiten. So bleibt die Übergabe an Ihre Steuerberaterin oder Ihren Steuerberater reibungslos, ohne Formatumwege.

Ihre Daten bleiben in der EU – kein Blindflug an die Finanz

Ein Rechnungsprogramm verwaltet sensible Daten: Kundendaten, Umsätze, Belege. WDI Billing speichert diese Daten in der EU mit DSGVO-konformer Datenhaltung und ohne automatischen Datenabfluss an Dritte. Das unterscheidet ein für Österreich gebautes Rechnungsprogramm von manchen internationalen Anbietern, bei denen unklar bleibt, wo die eigenen Buchhaltungsdaten am Ende liegen. Sie exportieren, wann Sie wollen, an wen Sie wollen – zur Kanzlei, zur eigenen Ablage, ins BMD- oder RZL-System. Kein Anbieter-Lock-in, keine Pflicht, alle Belege ausschließlich in einem geschlossenen System zu belassen.

Registrierkassenpflicht und Barumsätze im Blick

Wer in Österreich Barumsätze verzeichnet, kennt die Registrierkassenpflicht nach RKSV. WDI Billing ersetzt keine zertifizierte Registrierkasse, hilft aber, Rechnungen aus dem Kassenbetrieb sauber in die laufende Buchhaltung und die Vorbereitung der UVA zu übernehmen, damit Bar- und Rechnungsumsätze nicht getrennt gepflegt werden müssen. Mehr zu den Schwellenwerten und Pflichten lesen Sie im Ratgeber Registrierkassenpflicht.

Was ein Rechnungsprogramm „für Österreich gebaut" konkret bedeutet

Konkret heißt das bei WDI Billing: Rechnungsnummern folgen einer fortlaufenden, lückenlosen Logik, wie sie im Rahmen der BAO für die Aufbewahrung und Nachvollziehbarkeit verlangt wird. Die Aufbewahrungsfristen für Rechnungen und Belege orientieren sich an den österreichischen Vorgaben, nicht an einem anderen Land. Und wenn Sie einmal Rechnungen an eine öffentliche Stelle stellen, ist die Struktur für einen ebInterface-Export vorbereitet, statt Sie auf eine europäische Norm zu verweisen, die in Österreich so nicht verlangt wird.

Häufige Fragen zum Rechnungsprogramm Österreich

Ist WDI Billing auch für Honorarnoten geeignet? Ja – Neue Selbstständige können statt klassischer Rechnungen Honorarnoten erstellen, ebenfalls mit den passenden Pflichtangaben.

Brauche ich für die Nutzung eine Steuerberaterin oder einen Steuerberater? Nein. WDI Billing ist für den Eigengebrauch durch EPU und kleine Unternehmen gebaut. Wer mit einer Kanzlei arbeitet, kann zusätzlich den BMD- oder RZL-Export nutzen.

Funktioniert das Rechnungsprogramm auch ohne KI-Funktionen? Ja, die KI-gestützte Belegerkennung ist eine optionale Zusatzfunktion und für die Rechnungserstellung selbst nicht erforderlich.

Für wen ist dieses Rechnungsprogramm gemacht?

WDI Billing eignet sich für EPU und Ein-Personen-Unternehmen ebenso wie für Neue Selbstständige mit SVS-Pflichtversicherung, für Kleinunternehmer unterhalb der Kleinunternehmergrenze von derzeit €55.000 brutto (seit 1.1.2025, mit einer Toleranzgrenze von 10 % im laufenden Jahr) und für kleine GmbHs mit doppelter Buchhaltung. Mehr zur Kleinunternehmerregelung finden Sie im Kleinunternehmer-Bereich, mehr zur passenden Rechnungsvorlage unter Rechnungsvorlage kostenlos Österreich.

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