Neue Selbststandige in Osterreich: Was das fur Ihre Buchhaltung bedeutet

Wer in Osterreich als Neue Selbststandige oder Neuer Selbststandiger arbeitet, bewegt sich in einer eigenen rechtlichen Kategorie - zwischen klassischem Gewerbe und unselbststandiger Beschaftigung. Kein Gewerbeschein, aber trotzdem Pflichtversicherung bei der SVS, eine eigene Belegart namens Honorarnote und Buchhaltungspflichten, die viele erst entdecken, wenn die erste Zahlung eingeht. Dieser Ratgeber erklart, was den Status ausmacht, welche Pflichten daraus folgen und wie Sie Ihre Buchhaltung von Anfang an richtig aufsetzen.

Was sind Neue Selbststandige?

Neue Selbststandige sind Personen, die eine selbststandige Tatigkeit ausuben, fur die sie keinen Gewerbeschein benotigen - etwa Vortragende, Journalistinnen, Ubersetzer, Kunstschaffende, IT-Consultants auf Werkvertragsbasis oder Trainer. Der Begriff stammt aus dem Sozialversicherungsrecht und grenzt diese Gruppe von klassischen Gewerbetreibenden (mit Gewerbeschein bei der Wirtschaftskammer) und von echten Dienstverhaltnissen ab. Entscheidend ist nicht der Berufstitel, sondern ob die Tatigkeit tatsachlich weisungsfrei, auf eigene Rechnung und ohne Gewerbeberechtigung ausgeubt wird.

Fur die tagliche Praxis bedeutet das: Sie rechnen Ihre Leistungen selbst ab, tragen das unternehmerische Risiko - und Sie sind ab dem ersten Auftrag fur Ihre eigene Buchhaltung, Ihre Umsatzsteuer und Ihre Sozialversicherung verantwortlich.

Kein Gewerbeschein - trotzdem klare Pflichten

Der grosste Unterschied zu Gewerbetreibenden: Sie melden sich nicht bei der Wirtschaftskammer an, sondern direkt bei der Sozialversicherungsanstalt der Selbststandigen (SVS) und beim Finanzamt uber FinanzOnline. Das erspart zwar den Weg zur Gewerbebehorde, andert aber nichts an den steuerlichen Pflichten: Einkommensteuer, gegebenenfalls Umsatzsteuer und eine ordnungsgemasse Aufzeichnung aller Einnahmen und Ausgaben bleiben Pflicht - unabhangig davon, ob ein Gewerbeschein vorliegt oder nicht.

Die folgende Ubersicht zeigt die wichtigsten Unterschiede zwischen den drei Statusarten, die in der Praxis oft verwechselt werden:

Diese Abgrenzung ist nicht nur formal wichtig: Wird eine Tatigkeit fälschlich als "neue Selbststandigkeit" gefuhrt, obwohl in Wahrheit ein Dienstverhaltnis vorliegt, drohen Nachforderungen bei Sozialversicherung und Lohnsteuer. Im Zweifel lohnt sich eine Abklarung mit Ihrer Steuerberatung oder direkt bei der SVS.

Typische Berufsgruppen, die haufig als Neue Selbststandige tatig sind, umfassen Vortragende an Erwachsenenbildungseinrichtungen, freie Journalistinnen und Journalisten, Ubersetzer und Dolmetscherinnen, Kunst- und Kulturschaffende, sowie IT- und Management-Consultants, die auf Werkvertragsbasis fur mehrere Auftraggeber tatig sind. Gemeinsam ist ihnen, dass sie ihre Leistung weisungsfrei erbringen und selbst uber Zeit, Ort und Art der Ausfuhrung entscheiden - ein zentrales Abgrenzungskriterium gegenuber einem echten Dienstverhaltnis.

SVS: Pflichtversicherung fur Neue Selbststandige

Als Neue Selbststandige sind Sie grundsatzlich bei der SVS pflichtversichert, sobald Ihre Einkunfte aus der selbststandigen Tatigkeit bestimmte Grenzen uberschreiten. Die SVS-Versicherung umfasst Kranken-, Pensions- und Unfallversicherung und wird auf Basis der tatsachlichen Einkunfte laufend angepasst - vorlaufig zu Beginn, endgultig nach dem Einkommensteuerbescheid. Wichtig fur die Buchhaltung: Ihre SVS-Beitrage zahlen Sie als Betriebsausgabe und sie mindern damit Ihren steuerpflichtigen Gewinn. Eine saubere Erfassung dieser Zahlungen in Ihrer Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ist deshalb kein Nice-to-have, sondern spart direkt Steuer.

Da die endgultige SVS-Beitragsgrundlage von Ihrem tatsachlichen Gewinn abhangt, lohnt es sich, den laufenden Stand Ihrer Einnahmen und Ausgaben im Blick zu behalten statt am Jahresende alles auf einmal zu rekonstruieren. Wer im ersten Jahr der Tatigkeit unterschatzt, wie schnell sich vorlaufige und endgultige Beitragsgrundlage unterscheiden konnen, wird oft von einer Nachzahlung uberrascht - ein guter Grund, laufend statt einmal jahrlich in die eigene Buchhaltung zu schauen.

Ein weiterer Punkt, der in der Praxis oft ubersehen wird: Auch Vorsteuer, die Sie fur betriebliche Anschaffungen bezahlt haben - etwa fur einen Laptop, Fachliteratur oder ein Arbeitszimmer -, wirkt sich auf Ihre E/A-Rechnung und damit indirekt auf Ihre SVS-Beitragsgrundlage aus. Eine lückenlose Belegsammlung von Anfang an zahlt sich also doppelt aus: bei der Einkommensteuer und bei der Sozialversicherung.

Honorarnote statt klassischer Rechnung

Neue Selbststandige stellen ihre Leistungen meist per Honorarnote in Rechnung - eine in Osterreich gebrauchliche Bezeichnung fur die Abrechnung freiberuflicher beziehungsweise werkvertraglicher Leistungen. Inhaltlich gelten fur die Honorarnote dieselben Pflichtangaben wie fur jede andere Rechnung nach §11 UStG, sofern Sie umsatzsteuerpflichtig sind - unabhangig vom gewahlten Namen des Dokuments. Details zu Aufbau, Pflichtfeldern und einer fertigen Vorlage finden Sie in unserem Leitfaden zur Honorarnote.

Einnahmen-Ausgaben-Rechnung: die richtige Buchhaltungsmethode

Fur die meisten Neuen Selbststandigen ist die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (E/A-Rechnung) die vorgeschriebene beziehungsweise sinnvollste Gewinnermittlungsart - solange keine Buchfuhrungspflicht nach der BAO greift. Bei der E/A-Rechnung werden Einnahmen und Ausgaben grundsatzlich nach dem Zufluss-Abfluss-Prinzip erfasst: Es zahlt, wann das Geld tatsachlich fliesst, nicht wann die Leistung erbracht wurde. Das ist deutlich einfacher als eine doppelte Buchhaltung und fur die meisten Ein-Personen-Tatigkeiten vollig ausreichend.

Wie die E/A-Rechnung konkret funktioniert, welche Belege Sie sammeln mussen und wo typische Fehler passieren, erklaren wir ausfuhrlich im Ratgeber Einnahmen-Ausgaben-Rechnung.

Wichtig fur die Praxis: Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ist die in Osterreich gebrauchliche Bezeichnung mit eigenen Fristen, Formularen und einer eigenen Anbindung an FinanzOnline. Software, die eigentlich fur andere Markte entwickelt wurde, ubernimmt hier oft unpassende Begriffe und Ablaufe - ein klares Warnsignal fur Neue Selbststandige in Osterreich, die auf korrekte lokale Abwicklung angewiesen sind.

Umsatzsteuer, Kleinunternehmergrenze und die Grenze bei €55.000

Auch als Neue Selbststandige unterliegen Sie grundsatzlich der Umsatzsteuer mit den in Osterreich geltenden Satzen von 20 %, 10 % oder 13 % USt, je nach Leistungsart. Viele Neue Selbststandige bleiben in den ersten Jahren jedoch unter der Kleinunternehmergrenze von €55.000 brutto (seit 1.1.2025) und konnen die unechte Steuerbefreiung nach §6 Abs 1 Z 27 UStG nutzen. In diesem Fall wird auf der Honorarnote kein USt-Ausweis vorgenommen, dafur muss ein Hinweis auf die Steuerbefreiung nach §6 Abs 1 Z 27 UStG angefuhrt werden. Wird die Grenze innerhalb eines Kalenderjahres um nicht mehr als 10 % uberschritten, bleibt die Steuerbefreiung fur dieses Jahr trotzdem erhalten - erst bei einem Uberschreiten um mehr als 10 %, also ab rund €60.500 Jahresumsatz, geht die Kleinunternehmerregelung ruckwirkend verloren.

Ob sich die Kleinunternehmerregelung fur Ihre Situation lohnt oder ob ein freiwilliger Verzicht sinnvoller ist, hangt von Ihren Investitionen und Kunden ab. Details, Vor- und Nachteile sowie die Berechnung der Grenze finden Sie in unserem Pillar-Ratgeber zur Kleinunternehmerregelung Osterreich und in der praktischen Umsetzung auf der Seite Kleinunternehmer Software.

Umsatzsteuervoranmeldung (UVA) via FinanzOnline

Sobald Sie umsatzsteuerpflichtig sind - etwa weil Sie die Kleinunternehmergrenze uberschreiten oder freiwillig optiert haben - mussen Sie regelmassig eine Umsatzsteuervoranmeldung (UVA) uber FinanzOnline einreichen. Genau an diesem Punkt zeigt sich, warum die Trennung zwischen laufender Buchhaltung und dem eigentlichen Meldevorgang beim Finanzamt wichtig ist: Ihre Zahlen sollten in Ihrer eigenen Software korrekt vorbereitet sein, der Export beziehungsweise die Ubertragung an FinanzOnline erfolgt aber erst dann, wenn Sie aktiv auf "Ubermitteln" drucken - nichts lauft automatisch im Hintergrund an das Finanzamt. Wie das konkret aussieht, lesen Sie auf unserer Seite UVA Software.

Pflichtangaben auf jeder Honorarnote

Unabhangig davon, ob Sie umsatzsteuerpflichtig sind oder die Kleinunternehmerregelung nutzen, mussen Ihre Honorarnoten die Pflichtangaben nach §11 UStG enthalten - unter anderem vollstandiger Name und Anschrift von Leistendem und Empfanger, fortlaufende Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Leistungsdatum und - bei umsatzsteuerpflichtigen Umsatzen - UID-Nummer, wobei die UID-Nummer des Leistungsempfangers ab einem Rechnungsbetrag von €10.000 brutto zur Pflichtangabe wird (§11 Abs 1 UStG). Eine vollstandige Ubersicht mit Beispielen bietet unser Ratgeber Pflichtangaben Rechnung Osterreich.

Was Neue Selbststandige von ihrer Software erwarten sollten

Viele Tools, die in Osterreich verkauft werden, sind eigentlich fur den deutschen Markt gebaut und ubernehmen deutsche Begriffe und Ablaufe. Fur Neue Selbststandige in Osterreich ist das mehr als ein kosmetisches Problem: Eine Honorarnote ist keine deutsche Rechnung, die E/A-Rechnung folgt einer eigenen Logik, und die Ubermittlung erfolgt uber FinanzOnline statt uber deutsche Portale. Wenn Ihr Steuerberater oder Ihre Steuerberaterin mit BMD oder RZL arbeitet, brauchen Sie zudem einen passenden Export - nicht ein DATEV-Format, das in Osterreich schlicht nicht ankommt.

WDI Billing ist von Grund auf fur Osterreich gebaut: Honorarnoten und Rechnungen mit den korrekten Pflichtangaben nach §11 UStG, USt-Satze mit 20 %, 10 % und 13 %, automatischer Hinweis auf die Steuerbefreiung nach §6 Abs 1 Z 27 UStG fur Kleinunternehmer, eine saubere Einnahmen-Ausgaben-Rechnung als Grundlage fur Ihre UVA - und ein BMD- beziehungsweise RZL-Export fur die Ubergabe an Ihre Steuerberatung. Sie behalten dabei jederzeit die Kontrolle: Ihre Daten bleiben bei Ihnen, nichts wird automatisch an FinanzOnline ubertragen - Sie entscheiden, wann Sie einreichen. Fur einen Uberblick uber alle Funktionen speziell fur Ein-Personen-Unternehmen lohnt sich ein Blick auf unsere Seite Buchhaltungssoftware fur EPU.

Haufige Fragen von Neuen Selbststandigen

Brauche ich als Neue Selbststandige eine eigene Buchhaltungssoftware?
Zwingend vorgeschrieben ist eine bestimmte Software nicht - eine ordnungsgemasse, nachvollziehbare Aufzeichnung Ihrer Einnahmen und Ausgaben nach den Grundsatzen der BAO jedoch schon. In der Praxis erspart Ihnen eine passende Software viel Zeit bei der Erstellung von Honorarnoten, der Belegablage und der Vorbereitung Ihrer UVA.

Muss ich als Neue Selbststandige Umsatzsteuer verrechnen?
Das hangt von Ihrem Jahresumsatz ab. Solange Sie unter der Kleinunternehmergrenze bleiben und keine Rechnungslegung mit gesondertem USt-Ausweis wunschen, konnen Sie die Steuerbefreiung nach §6 Abs 1 Z 27 UStG in Anspruch nehmen. Uberschreiten Sie die Grenze oder verzichten Sie freiwillig, mussen Sie USt verrechnen und regelmassig eine UVA einreichen.

Ist eine Honorarnote dasselbe wie eine Rechnung?
Im Kern ja: Beide Dokumente mussen dieselben Pflichtangaben nach §11 UStG enthalten. Der Name "Honorarnote" ist in Osterreich lediglich die gebrauchliche Bezeichnung fur die Abrechnung freiberuflicher beziehungsweise werkvertraglicher Leistungen.

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Ob Honorarnote, E/A-Rechnung oder die Vorbereitung Ihrer nachsten UVA: WDI Billing wurde fur Osterreich gebaut - nicht nachtraglich angepasst. Testen Sie WDI Billing kostenlos und uberzeugen Sie sich selbst, wie einfach Buchhaltung fur Neue Selbststandige sein kann. Alle Preise und Pakete finden Sie unter Preise, einen Gesamtuberblick uber unser Angebot fur Osterreich auf der Startseite fur Osterreich.