Buchhaltungssoftware, die Ihnen gehört - nicht dem Finanzamt

WDI Billing ist eine Buchhaltungssoftware für Selbstständige, Freiberufler, Kleinunternehmer, Gründer und kleine GmbH, die genau das macht, was Sie ohnehin schon kennen: vorbereitende Buchhaltung. Sie erfassen Rechnungen, Angebote und Belege, Sie bereiten Ihre Umsatzsteuer-Voranmeldung vor - und Sie entscheiden, wann und was davon Ihr Steuerberater oder das Finanzamt zu sehen bekommt. Nichts läuft im Hintergrund automatisch ans ELSTER-Portal. Nichts wird ohne Ihr Zutun übertragen.

Vorbereitende Buchhaltung: Sie bereiten vor, Sie geben frei

Wer in Deutschland ein kleines Unternehmen führt, kennt das Prinzip der vorbereitenden Buchhaltung: Sie sammeln Belege, ordnen Rechnungen zu, tragen Zahlungen ein - und übergeben das Ergebnis an Ihren Steuerberater oder tragen es selbst in ELSTER ein. Genau dieses Prinzip ist bei WDI Billing kein Zusatzfeature, sondern die Grundidee der Software. Wir nennen es Prepare-Modus, und er ist bei jedem Konto der Standard: Sie erfassen und ordnen alles in Ruhe, ein zweiter Klick gibt frei - erst dann verlässt etwas Ihr Konto in Richtung Steuerberater, DATEV-Export oder ELSTER-Übermittlung. Kein automatisches Durchstellen, kein Cloud-Dienst, der im Hintergrund an Behörden meldet.

Drei Modi, ein klarer Ablauf

WDI Billing arbeitet mit drei Modi, die aufeinander aufbauen:

• Records - alle Belege, Rechnungen und Buchungen liegen sicher und übersichtlich an einem Ort, ganz ohne Weiterleitung.
• Prepare (Standard) - Sie ordnen, prüfen und bereiten UStVA, DATEV-Export oder Rechnungsläufe vor. Nichts geht automatisch raus.
• File - erst wenn Sie aktiv freigeben, wird übermittelt oder exportiert - an Ihren Steuerberater, an ELSTER oder als DATEV-Datei.

Dieses Modell macht aus einer Online-Buchhaltung kein Blackbox-System, sondern ein Werkzeug, das genauso arbeitet wie Sie es von Aktenordner und Steuerberater-Übergabe gewohnt sind - nur digital, schneller und ohne Papierstapel.

Für wen ist WDI Billing gemacht?

Unsere Software wächst mit den typischen Stationen eines kleinen Unternehmens in Deutschland: vom ersten Gewerbe über die Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG bis zur Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) als Freiberufler und schließlich zur kleinen GmbH mit doppelter Buchführung im Hintergrund und DATEV-Anbindung zum Steuerberater. Ob Gründer, Freiberufler oder etabliertes Kleinunternehmen - Sie erhalten von Anfang an ein Rechnungsprogramm und eine Buchhaltung, die mit Ihnen mitwächst, statt Sie später zu einem Systemwechsel zu zwingen.

Rechnungen, Angebote und Mahnwesen an einem Ort

Mit dem Rechnungsprogramm von WDI Billing schreiben Sie rechtssichere Rechnungen mit allen Pflichtangaben nach §14 UStG, inklusive korrekter USt-Sätze von 19% oder 7%. Aus einem Kostenvoranschlag wird mit wenigen Klicks eine Angebot, das direkt in eine Rechnung übergeht. Zahlt ein Kunde nicht rechtzeitig, übernimmt das Mahnwesen die Zahlungserinnerung und Mahnung automatisch nach Ihren Regeln - freundlich, aber konsequent. Wiederkehrende Leistungen wie Abos oder Wartungsverträge lassen sich als wiederkehrende Rechnung hinterlegen, sodass Sie nicht jeden Monat neu tippen müssen.

Belege digitalisieren - mit oder ohne KI

Die Belegerfassung App von WDI Billing digitalisiert Quittungen, Rechnungen und Kassenbelege per Foto oder Upload. Die automatische Zuordnung kann optional KI-gestützt erfolgen - sie funktioniert aber genauso zuverlässig ganz ohne KI, wenn Ihnen das lieber ist. Ihre Belegdaten bleiben dabei immer in Ihrem Konto, nicht in einer beliebigen Dritt-Cloud.

E-Rechnung, XRechnung und ZUGFeRD

Der Empfang von E-Rechnungen ist für inländische B2B-Unternehmen in Deutschland bereits verpflichtend, die Pflicht zur Ausstellung folgt gestaffelt: ab 1. Januar 2027 für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro, ab 1. Januar 2028 dann für alle - Kleinunternehmer nach §19 UStG müssen E-Rechnungen zwar empfangen können, sind von der Ausstellungspflicht aber dauerhaft befreit. Mit unserer E-Rechnung Software erstellen Sie strukturierte XRechnung- und ZUGFeRD-Dateien, die sowohl den gesetzlichen Anforderungen als auch der GoBD-konformen Aufbewahrung entsprechen - ohne dass Sie sich in ein neues Format einarbeiten müssen.

UStVA und die Brücke zu Ihrem Steuerberater

Ihre Umsatzsteuer-Voranmeldung bereiten Sie in WDI Billing vor, prüfen sie in Ruhe - und senden sie erst, wenn Sie wirklich so weit sind. Unsere UStVA Software übernimmt die Vorbereitung, die Übermittlung an ELSTER lösen Sie selbst aus. Für die Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater bietet der DATEV Export eine saubere Schnittstelle, die Ihre Buchhaltung direkt DATEV-kompatibel übergibt - ganz im Sinne der vorbereitenden Buchhaltung.

Kleinunternehmer und Freiberufler - wir kennen Ihre Regeln

Für Kleinunternehmer nach §19 UStG (Vorjahresumsatz bis 25.000 Euro, zusätzlich gedeckelt durch eine Grenze von 100.000 Euro im laufenden Jahr - wird diese überschritten, endet der Kleinunternehmer-Status sofort mit der betreffenden Rechnung, nicht erst zum Jahresende ) erscheint der gesetzlich vorgeschriebene Hinweis automatisch auf jeder Rechnung - ganz ohne manuellen Zusatzschritt. Mehr dazu in unserer Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmer und im ausführlichen Ratgeber zur Kleinunternehmerregelung. Freiberufler wie Berater, Designer oder Therapeuten führen ihre Einnahmen-Überschuss-Rechnung direkt in unserer Buchhaltungssoftware für Freiberufler, EÜR-tauglich von der ersten Rechnung an.

Datenschutz nach DSGVO - Ihre Daten bleiben Ihre

Alle Daten werden DSGVO-konform und GoBD-gerecht in der EU gespeichert. Es gibt keinen versteckten Datenexport an Dritte und keinen Lock-in: Sie können Ihre Buchhaltungsdaten jederzeit vollständig exportieren und mitnehmen. Für Ihren Steuerberater richten Sie bei Bedarf einen kontrollierten, protokollierten Zugriff ein - Sie behalten die Übersicht, wer wann was gesehen hat.

GoBD-konform und revisionssicher archiviert

Alle Rechnungen, Belege und Buchungen werden bei WDI Billing GoBD-konform und revisionssicher archiviert - unveränderbar, nachvollziehbar und jederzeit für eine Betriebsprüfung abrufbar. Sie müssen sich also keine Gedanken darüber machen, ob ein Beleg formal korrekt aufbewahrt ist: Das übernimmt die Software im Hintergrund, während Sie sich auf Ihr Geschäft konzentrieren.

Vom Gründungstag bis zur kleinen GmbH

Viele unserer Kundinnen und Kunden starten als Einzelunternehmen oder im Nebengewerbe, wachsen über die Kleinunternehmergrenze hinaus und gründen irgendwann eine GmbH. WDI Billing begleitet genau diesen Weg: Am Anfang reicht eine einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung, später kommen doppelte Buchführung, USt-Voranmeldungen und ein enger DATEV-Austausch mit dem Steuerberater dazu. Weil alle Daten von Beginn an sauber strukturiert erfasst werden, entsteht beim Wachstum kein Systembruch und keine mühsame Migration aus einer Excel-Tabelle oder einem improvisierten Ablagesystem.

Wer bislang mit Tools wie sevdesk, Lexware Office, WISO MeinBüro oder Papierkram gearbeitet hat, kennt das Prinzip der Online-Buchhaltung bereits. Der Unterschied bei WDI Billing liegt in der Reihenfolge: Erst bereiten Sie vor und behalten die volle Kontrolle, dann geben Sie frei - statt dass Automatisierungen im Hintergrund Entscheidungen für Sie treffen. Ihre Daten lassen sich jederzeit vollständig exportieren, ein Wechsel ist also nie eine Einbahnstraße.

Häufige Fragen zur Buchhaltungssoftware

Muss ich meine Umsätze automatisch ans Finanzamt übermitteln? Nein. WDI Billing bereitet Ihre UStVA vor, gesendet wird erst, wenn Sie selbst auf "Freigeben" klicken.

Kann ich als Kleinunternehmer die Software nutzen? Ja. Der gesetzliche Hinweis nach §19 UStG erscheint automatisch auf jeder Rechnung, sobald Sie den Kleinunternehmer-Status hinterlegt haben.

Kann mein Steuerberater direkt darauf zugreifen? Ja, über einen kontrollierten Zugang inklusive DATEV-Export - Sie bestimmen, was freigegeben wird.

Preise ohne Überraschungen

Auf unserer Preise-Seite finden Sie transparente Tarife in Euro, ohne versteckte Gebühren pro Rechnung. Arbeiten Sie bereits mit einer Steuerkanzlei zusammen, lohnt sich zusätzlich ein Blick auf unser Angebot für Steuerberater mit DATEV-Schnittstelle und Mandanten-Kollaboration.

Jetzt kostenlos testen

Überzeugen Sie sich selbst, wie entspannt vorbereitende Buchhaltung sein kann, wenn Sie die Kontrolle behalten: Testen Sie WDI Billing kostenlos und erleben Sie eine Buchhaltungssoftware, bei der Sie entscheiden, was wann Ihr Unternehmen verlässt. Jetzt unverbindlich starten.