Angebot schreiben für Österreich: Vorlagen, Software und Ablauf

Wer in Österreich ein Angebot schreiben will, braucht mehr als eine hübsche Vorlage aus dem Internet. Ein Angebot ist der erste offizielle Kontakt mit einer Kundin oder einem Kunden - es muss professionell aussehen, rechtlich sauber formuliert sein und sich später ohne Doppelarbeit in eine Rechnung verwandeln lassen. Genau dafür ist WDI Billing gebaut: als Rechnungsprogramm, das von Anfang an für den österreichischen Alltag zwischen EPU, Neue Selbstständige und kleiner GmbH gedacht ist - nicht als deutsches Tool mit nachträglich übersetzter Oberfläche.

Angebot oder Kostenvoranschlag - was passt für dein Unternehmen?

In Österreich werden die Begriffe Angebot und Kostenvoranschlag oft synonym verwendet, meinen aber nicht dasselbe. Ein Angebot ist eine unverbindliche Preisauskunft, an die du dich freiwillig binden kannst - ändert sich der Aufwand, kannst du nachverhandeln. Ein Kostenvoranschlag wird hingegen häufig als verbindlichere Kalkulation verstanden, etwa im Handwerk oder bei Reparaturen, und sollte deshalb klar als solcher gekennzeichnet werden. WDI Billing lässt dich beide Dokumenttypen anlegen und im Text eindeutig benennen, damit später kein Streit über "das war doch nur unverbindlich gemeint" entsteht.

Was gehört in ein professionelles Angebot

Ein gutes Angebot in Österreich enthält aus gutem Grund fast dieselben Pflichtangaben wie eine spätere Rechnung nach §11 UStG - so vermeidest du beim Umschreiben in eine Rechnung Rückfragen und Korrekturen:

• Vollständiger Name und Anschrift deines Unternehmens sowie der Kundin oder des Kunden
• Deine UID-Nummer, sobald sie für den Betrag relevant wird
• Fortlaufende Angebotsnummer und Datum
• Klare Leistungsbeschreibung mit Menge, Einzelpreis und Gesamtsumme
• Anzuwendender USt-Satz (20 %, 10 % oder 13 %) beziehungsweise der Hinweis nach §6 Abs 1 Z 27 UStG, wenn du als Kleinunternehmer ohne USt-Ausweis anbietest
• Gültigkeitsdauer des Angebots und Zahlungsbedingungen

Läufst du als Kleinunternehmer unterhalb der Kleinunternehmergrenze von brutto €55.000 (seit 1.1.2025), wobei eine Toleranzgrenze von 10 % gilt - die Befreiung fällt erst rückwirkend weg, wenn du auch €60.500 überschreitest , setzt WDI Billing den §6-Hinweis automatisch auf jedes Angebot und jede Rechnung - du musst dir den Wortlaut nicht merken.

Angebotsvorlage: So baust du den Aufbau in der Praxis

Ein Angebot muss nicht kompliziert sein, sollte aber immer derselben Struktur folgen, damit Kundinnen und Kunden sich schnell zurechtfinden und du selbst nichts vergisst. Bewährt hat sich folgender Aufbau:

1. Kopfbereich mit Firmenlogo, Anschrift und Kontaktdaten
2. Anrede und kurze Einleitung mit Bezug auf das Gespräch oder die Anfrage
3. Tabellarische Auflistung der Positionen mit Menge, Einzelpreis, USt-Satz und Zwischensumme
4. Gesamtsumme netto, ausgewiesene USt und Bruttosumme - oder der §6-Hinweis, falls du als Kleinunternehmer ohne USt-Ausweis anbietest
5. Zahlungs- und Lieferbedingungen, etwa Anzahlung, Skonto oder Ratenvereinbarungen
6. Gültigkeitsdauer, zum Beispiel "gültig bis 30 Tage nach Ausstellungsdatum"
7. Freundlicher Abschluss mit Ansprechperson für Rückfragen

In WDI Billing ist dieser Aufbau als Vorlage bereits hinterlegt - du musst nur noch deine Positionen eintragen, den Rest übernimmt die Software inklusive korrekter USt-Berechnung und laufender Angebotsnummer.

Vom Angebot zur Rechnung ohne Medienbruch

Der größte Zeitfresser bei vielen österreichischen Kleinbetrieben ist nicht das Angebot schreiben selbst, sondern das Abtippen aller Positionen, sobald der Auftrag zusagt wird. In WDI Billing genügt ein Klick: Aus einem angenommenen Angebot wird direkt eine Honorarnote oder Rechnung mit denselben Positionen, Preisen und Kundendaten - ohne dass du irgendetwas neu eintippst oder Gefahr läufst, einen Tippfehler in die Buchhaltung zu übernehmen. Das spart besonders EPU und Neue Selbstständige, die Angebote nebenbei zwischen Kundenterminen schreiben, echte Zeit.

Prepare-Modus statt automatischer Übermittlung

Anders als viele Tools, die alles sofort in Richtung Finanzamt oder Cloud-Server schicken, arbeitet WDI Billing standardmäßig im Prepare-Modus: Angebote, Belege und Rechnungen werden vorbereitet und aufbereitet, aber erst auf deinen Klick hin weitergegeben - nichts läuft automatisch irgendwohin. Du entscheidest, wann ein Dokument die UVA über FinanzOnline erreicht oder wann deine Steuerberaterin Einblick bekommt. Neben Prepare stehen dir auch ein reiner Records-Modus für die laufende Ablage und ein File-Modus für die tatsächliche Übermittlung zur Verfügung - du wählst die Stufe, die zu deinem Vertrauen in Automatisierung passt.

Für EPU, Neue Selbstständige und kleine GmbH gemacht

Egal ob du als Einpersonenunternehmen laufend Angebote an Auftraggeber schickst, als Neue Selbstständige projektbezogen Honorarnoten stellst oder als kleine GmbH mehrere Angebote parallel im Blick behalten musst: WDI Billing bildet die österreichische Realität ab - E/A-Rechnung statt fremder Begriffe, USt-Sätze mit 20 %, 10 % und 13 %, und ein sauberer BMD- oder RZL-Export für deine Steuerberatung, wenn es an die Buchhaltung geht. Kein Modul spricht von "EUR" oder "ELSTER" - hier heißt es Einnahmen-Ausgaben-Rechnung und FinanzOnline, weil genau das dein Alltag ist.

Gerade als EPU schreibst du Angebote oft unterwegs, zwischen zwei Terminen, vom Handy aus. WDI Billing ist dafür bewusst schlank gehalten: keine überladene Oberfläche mit Funktionen für Konzerne, sondern genau die Felder, die ein kleines österreichisches Unternehmen tatsächlich braucht. Wächst dein Betrieb später zur kleinen GmbH, wachsen Angebotsnummern, Kundenverwaltung und Auswertungen einfach mit - ein Wechsel des Programms ist dafür nicht nötig.

Deine Daten bleiben deine - auch bei Angeboten

Angebote enthalten oft sensible Kalkulationen: Stundensätze, Marge, interne Preisstaffeln. Bei WDI Billing bleiben diese Daten in deiner Hand. Es gibt keine automatische Weitergabe an Dritte, deine Steuerberaterin erhält nur über einen ausdrücklichen "Break-glass"-Zugang Einblick, und ein Wechsel des Anbieters ist jederzeit über einen sauberen Export möglich - ohne Lock-in, ohne verstecktes Kleingedrucktes. Die Datenhaltung erfolgt DSGVO-konform innerhalb der EU.

Keine versteckten Gebühren pro Angebot

Manche Anbieter verrechnen jedes einzelne Dokument gesondert. WDI Billing verlangt keine Gebühr pro Angebot oder pro Rechnung - du schreibst so viele Angebote, wie dein Geschäft braucht, ohne bei jedem Klick auf die Kostenanzeige zu schielen. Mehr dazu findest du auf unserer Preisübersicht.

So kommst du in fünf Minuten zum ersten Angebot

Wähle eine Vorlage, trage Leistungen und Preise ein, WDI Billing ergänzt automatisch die passenden Pflichtangaben nach §11 UStG und den richtigen USt-Satz. Brauchst du zusätzlich eine fertige Vorlage zum Ausfüllen von Hand, findest du sie auf unserer Seite zur Rechnungsvorlage für Österreich. Wird aus einem Angebot ein Auftrag, übernimmst du alle Daten direkt in unser Rechnungsprogramm für Österreich. Und falls eine Zahlung einmal auf sich warten lässt, hilft dir unser Mahnwesen für Österreich beim professionellen Nachfassen. Wer sich zusätzlich über die formalen Pflichtangaben informieren möchte, findet Details in unserem Ratgeber zu Pflichtangaben auf Rechnungen in Österreich.

Jetzt Angebote schreiben mit WDI Billing

Teste WDI Billing kostenlos und erstelle dein erstes Angebot in wenigen Minuten - mit österreichischen Pflichtangaben, USt-Logik und dem direkten Weg zur Rechnung. Deine Zahlen bleiben dabei durchgehend in deiner Hand. Starte auf unserer Startseite für Österreich und überzeuge dich selbst, wie einfach Buchhaltung und Angebotslegung zusammenspielen können.