Einnahmen-Ausgaben-Rechnung Österreich: Leitfaden 2026

Einnahmen-Ausgaben-Rechnung in Österreich: Der komplette Leitfaden

Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (kurz E/A-Rechnung) ist die Buchhaltungsform, mit der die meisten EPU, Neuen Selbstständigen und kleinen Unternehmen in Österreich ihre Gewinnermittlung durchführen. Wichtig gleich vorweg, weil hier viel Verwirrung herrscht: Was in Deutschland als "EUR" (Einnahmenüberschussrechnung) firmiert, heisst in Österreich nicht EUR - der korrekte Fachbegriff lautet Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, geregelt in der österreichischen Bundesabgabenordnung (BAO) und im Einkommensteuergesetz. Wer österreichische Software, Vorlagen oder Steuerberatungsunterlagen nutzt, sollte auf genau diesen Begriff achten - viele deutsche Tools und Anleitungen verwenden die falsche Terminologie und sorgen so für Unsicherheit bei der FinanzOnline-Meldung.

In diesem Leitfaden zeigen wir, wer eine E/A-Rechnung führen darf, was ordnungsgemäß hineingehört, wie die Kleinunternehmergrenze hineinspielt und wie der Weg von der laufenden Buchhaltung bis zur Umsatzsteuervoranmeldung (UVA) aussieht.

Was ist eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung?

Die E/A-Rechnung ist eine vereinfachte Form der Gewinnermittlung nach dem Zufluss-Abfluss-Prinzip: Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben werden grundsätzlich in dem Zeitraum erfasst, in dem sie tatsächlich zu- bzw. abgeflossen sind - nicht wann die Rechnung gestellt wurde. Der Gewinn ergibt sich simpel aus der Differenz zwischen Einnahmen und Ausgaben eines Jahres. Das macht die E/A-Rechnung deutlich schlanker als eine doppelte Buchhaltung mit Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung und Inventur.

Für die tägliche Praxis heisst das: Jede Honorarnote, jede Ausgangsrechnung und jeder Beleg für Betriebsausgaben muss chronologisch und nachvollziehbar erfasst werden - inklusive der zugehörigen USt-Sätze, damit die spätere UVA über FinanzOnline korrekt ausfällt.

E/A-Rechnung vs. Bilanzierung: Wer muss was führen?

Nicht jedes Unternehmen darf die E/A-Rechnung frei wählen. Wer bestimmte Umsatzgrenzen überschreitet oder im Firmenbuch als Kapitalgesellschaft eingetragen ist, rutscht in die Bilanzierungspflicht. Für die grosse Mehrheit der EPU, Freiberufler und Neuen Selbstständigen unterhalb dieser Schwellen bleibt die E/A-Rechnung jedoch der Standardweg - einfacher zu führen, ohne Inventur und ohne die formalen Anforderungen einer doppelten Buchhaltung. Ob im Einzelfall eine Bilanzierungspflicht greift, hängt von Rechtsform, Branche und Umsatzhöhe ab - im Zweifel lohnt sich hier ein kurzer Check mit der Steuerberatung.

Kleinunternehmerregelung und die E/A-Rechnung

Besonders für EPU und Neue Selbstständige ist die Kleinunternehmerregelung nach §6 Abs 1 Z 27 UStG relevant. Liegt der jährliche Bruttoumsatz unter der Kleinunternehmergrenze von €55.000, kann Umsatzsteuerbefreiung in Anspruch genommen werden. Seit der letzten Reform handelt es sich dabei um eine Bruttogrenze inklusive Umsatzsteuer, und es gibt eine Toleranzregel: Die Befreiung bleibt innerhalb eines Kalenderjahres bis zu einem Umsatz von €60.500 erhalten und geht erst rückwirkend verloren, wenn die Grenze um mehr als 10% überschritten wird. Das bedeutet konkret: Auf der Honorarnote oder Rechnung wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen, dafür muss der verpflichtende Hinweis "steuerfrei gemäß §6 Abs 1 Z 27 UStG" auf jedem Beleg stehen. Wer diesen Hinweis vergisst, riskiert Beanstandungen bei einer Prüfung - auch wenn die Kleinunternehmerregelung inhaltlich zutrifft.

Für die E/A-Rechnung selbst ändert die Kleinunternehmerregelung wenig am Grundprinzip: Einnahmen und Ausgaben werden weiterhin nach Zufluss-Abfluss erfasst, lediglich der USt-Ausweis entfällt. Mehr Details zu Grenzwerten, Optionserklärung und den Folgen eines Überschreitens findest du in unserem Ratgeber zur Kleinunternehmerregelung in Österreich.

Was gehört in eine ordnungsgemäße Rechnung?

Damit Betriebseinnahmen in der E/A-Rechnung überhaupt als solche anerkannt werden, müssen die zugrunde liegenden Rechnungen die Pflichtangaben nach §11 UStG erfüllen. Dazu zählen unter anderem: Name und Anschrift von leistendem Unternehmen und Empfänger, fortlaufende Rechnungsnummer, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung, Leistungszeitraum, Entgelt und anzuwendender Steuersatz sowie - je nach Rechnungsbetrag - die UID-Nummer. Bei Kleinbetragsrechnungen gelten reduzierte Anforderungen, bei höheren Beträgen wird der Pflichtkatalog strenger. Eine unvollständige Rechnung kann bei einer Prüfung zu Problemen beim Vorsteuerabzug des Empfängers führen - ein Grund mehr, warum saubere Rechnungsvorlagen für die E/A-Rechnung Gold wert sind.

Wer regelmässig Rechnungen mit korrekten Pflichtangaben ausstellen will, findet in unserer kostenlosen Rechnungsvorlage für Österreich eine Vorlage, die bereits alle §11-UStG-Pflichtfelder und die richtigen UID-Regeln je nach Betrag berücksichtigt.

Die richtigen USt-Sätze in der E/A-Rechnung

Österreich kennt drei Umsatzsteuersätze, die korrekt in der E/A-Rechnung zugeordnet werden müssen: den Normalsatz von 20%, den ermässigten Satz von 10% (etwa für bestimmte Lebensmittel, Bücher oder Mieten) und den Sondersatz von 13% (etwa für kulturelle Leistungen oder bestimmte land- und forstwirtschaftliche Umsätze). Jede Einnahme muss dem richtigen Satz zugeordnet werden, sonst stimmt am Ende weder die E/A-Rechnung noch die darauf aufbauende Umsatzsteuervoranmeldung. Wer mit mehreren Steuersätzen gleichzeitig arbeitet - etwa ein Gastronomiebetrieb oder eine Person mit gemischten Leistungen - profitiert besonders von einer Software, die USt-Sätze automatisch vorschlägt statt sie manuell nachzurechnen.

Von der E/A-Rechnung zur UVA über FinanzOnline

Die E/A-Rechnung ist die Basis, aus der sich - sofern keine Kleinunternehmerbefreiung greift - die periodische Umsatzsteuervoranmeldung (UVA) ableitet, die über FinanzOnline übermittelt wird. Wichtig für die tägliche Praxis: Deine laufende Buchhaltung sollte ganzjährig UVA-fähig geführt werden, nicht erst kurz vor der Meldefrist zusammengesucht werden. Genau hier setzt das Prepare-Prinzip an, mit dem WDI Billing arbeitet: Deine Daten werden strukturiert vorbereitet, aber nichts wird automatisch an FinanzOnline übermittelt - du behältst die Kontrolle und drückst selbst auf "Melden", wenn alles passt. Mehr zum Zusammenspiel von laufender Buchhaltung und Meldung liest du in unserem Beitrag zur UVA-Software für Österreich.

SVS-Beiträge und Neue Selbstständige

Für Neue Selbstständige spielt neben der E/A-Rechnung auch die Sozialversicherung der Selbstständigen (SVS) eine Rolle: Die vorläufige Beitragsgrundlage basiert auf den in der E/A-Rechnung ausgewiesenen Einkünften, entsprechend wichtig ist eine saubere, laufend aktuelle Erfassung. Wer schwankende Einnahmen hat, sollte die E/A-Rechnung möglichst zeitnah führen, um bei der jährlichen SVS-Nachbemessung keine Überraschungen zu erleben. Mehr zur Besonderheit der Neuen Selbstständigen findest du in unserem separaten Ratgeber zum Thema.

Wie WDI Billing die E/A-Rechnung für Österreich abbildet

WDI Billing wurde für österreichische Anforderungen gebaut, nicht nachträglich angepasst. Das zeigt sich konkret in der E/A-Rechnung-Logik der Software:

  • Drei Modi statt automatischem Zwang: Records erfasst laufend, Prepare bereitet Meldungen wie die UVA strukturiert vor, File übermittelt erst, wenn du selbst auf Knopfdruck bestätigst. Prepare ist der Standardmodus - nichts läuft automatisch an FinanzOnline.
  • Korrekte USt-Logik von Anfang an: 20%, 10% und 13% werden sauber getrennt geführt, inklusive automatischem §6-Abs-1-Z-27-UStG-Hinweis, sobald die Kleinunternehmerregelung aktiv ist.
  • Belegerfassung mit optionaler KI: Eingangsbelege lassen sich per App fotografieren und automatisch zuordnen - KI-Unterstützung ist optional, die Belegerfassung funktioniert auch komplett ohne KI.
  • Sauberer Steuerberater-Export: Deine E/A-Rechnung lässt sich für die Kanzlei direkt im BMD- oder RZL-Format exportieren - kein DATEV-Format, das in Österreich ohnehin an der falschen Stelle ansetzt.
  • Deine Bücher bleiben deine Bücher: Datenhaltung in der EU, kein Vendor-Lock-in und jederzeit vollständiger Export deiner E/A-Rechnung, falls du wechseln möchtest.

Diese Prinzipien gelten durchgängig, egal ob du als EPU startest oder als kleine GmbH bereits mehrere Rechnungsempfänger und USt-Sätze parallel verwaltest. Mehr zur Gesamtlogik der Software für Österreich liest du auf unserer Seite zur Buchhaltungssoftware Österreich.

E/A-Rechnung führen: Schritt für Schritt

In der Praxis läuft eine sauber geführte E/A-Rechnung meist nach einem wiederkehrenden Muster ab, unabhängig davon, ob du EPU, Neue Selbstständige oder eine kleine GmbH bist:

  1. Belege laufend erfassen: Jede Honorarnote, jede Ausgangsrechnung und jeder Eingangsbeleg wird zeitnah verbucht, nicht erst am Jahresende gesammelt.
  2. USt-Satz korrekt zuordnen: Jede Einnahme und relevante Ausgabe wird dem passenden Steuersatz - 20%, 10% oder 13% - zugeordnet, sofern keine Kleinunternehmerbefreiung greift.
  3. Betriebsausgaben nachvollziehbar dokumentieren: Belege werden fotografiert oder digital abgelegt und dem jeweiligen Geschäftsfall zugeordnet, damit bei einer Prüfung nichts fehlt.
  4. Periodisch auswerten: Monatlich oder quartalsweise wird der Zwischenstand geprüft, damit die UVA-Meldung über FinanzOnline keine Überraschungen bringt.
  5. Jahresabschluss vorbereiten: Am Jahresende wird aus der laufenden E/A-Rechnung die Grundlage für die Einkommensteuererklärung abgeleitet - im Idealfall gemeinsam mit der Steuerberatung.

Wer diese Schritte konsequent laufend statt sporadisch durchführt, spart sich am Jahresende die mühsame Rekonstruktion vergessener Belege und reduziert das Risiko, dass Betriebsausgaben mangels Nachweis nicht anerkannt werden.

EPU, Neue Selbstständige und kleine GmbH: Unterschiede in der Praxis

Auch wenn das Grundprinzip der E/A-Rechnung für alle Rechtsformen unterhalb der Bilanzierungspflicht gleich ist, unterscheidet sich die praktische Handhabung: Ein EPU stellt in der Regel klassische Rechnungen mit USt-Ausweis oder Kleinunternehmer-Hinweis. Eine Neue Selbstständige nutzt häufig die Honorarnote als Rechnungsform und muss zusätzlich die SVS-Beitragsgrundlage im Blick behalten. Eine kleine GmbH wiederum kann zwar unter Umständen ebenfalls E/A-Rechnung führen, hat aber durch das Firmenbuch und die Gesellschafterstruktur oft zusätzliche Meldepflichten, die über die reine Gewinnermittlung hinausgehen. Für alle drei Gruppen gilt: Je genauer die laufende Erfassung, desto reibungsloser die spätere UVA-Meldung und der Jahresabschluss mit der Steuerberatung.

Häufige Fragen zur Einnahmen-Ausgaben-Rechnung

Ist die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung dasselbe wie eine EUR aus Deutschland?
Inhaltlich ähnlich, begrifflich nicht identisch. In Österreich ist der korrekte Terminus Einnahmen-Ausgaben-Rechnung nach BAO - der deutsche Begriff EUR sollte in österreichischen Unterlagen nicht verwendet werden, da er auf eine andere Rechtsgrundlage verweist.

Muss ich als Kleinunternehmer trotzdem eine E/A-Rechnung führen?
Ja. Die Kleinunternehmerregelung nach §6 Abs 1 Z 27 UStG betrifft ausschliesslich die Umsatzsteuerbefreiung, nicht die Pflicht zur Gewinnermittlung. Einnahmen und Ausgaben müssen weiterhin laufend und nachvollziehbar erfasst werden.

Was passiert, wenn ich die Kleinunternehmergrenze überschreite?
Wird die Bruttogrenze von €55.000 um mehr als 10% überschritten, entfällt die Umsatzsteuerbefreiung rückwirkend und Rechnungen müssen künftig mit ausgewiesener USt und laufender UVA-Meldung über FinanzOnline gestellt werden. Bis zu einem Umsatz von €60.500 im laufenden Kalenderjahr bleibt die Befreiung dagegen erhalten. Die Details dazu findest du im Ratgeber zur Kleinunternehmerregelung.

Brauche ich für die E/A-Rechnung zwingend eine Steuerberatung?
Gesetzlich nicht in jedem Fall verpflichtend, in der Praxis aber sinnvoll - insbesondere beim Jahresabschluss oder bei Grenzfällen wie einem Wechsel der Kleinunternehmerregelung. Eine Software mit sauberem BMD- oder RZL-Export erleichtert die Zusammenarbeit erheblich, weil die Kanzlei die Daten direkt weiterverarbeiten kann statt sie händisch zu übertragen.

Häufige Fehler bei der E/A-Rechnung vermeiden

In der Praxis entstehen die meisten Probleme nicht durch komplizierte Sonderfälle, sondern durch simple Nachlässigkeiten: fehlende Pflichtangaben auf Rechnungen, falsch zugeordnete USt-Sätze, vergessener §6-Abs-1-Z-27-UStG-Hinweis bei Kleinunternehmern oder eine E/A-Rechnung, die erst am Jahresende statt laufend geführt wird. Wer die Erfassung monatlich statt jährlich erledigt, reduziert nicht nur den Stress vor der UVA-Meldung, sondern hat bei einer Prüfung durch die Finanz auch deutlich weniger Nacharbeit.

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Eine korrekt geführte Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ist die Basis für eine stressfreie UVA-Meldung, einen reibungslosen Steuerberater-Export und eine saubere Kleinunternehmer-Handhabung. WDI Billing wurde für genau diese österreichischen Anforderungen entwickelt - mit Prepare-Modus, korrekten USt-Sätzen, automatischem §6-Hinweis und BMD/RZL-Export statt fremder Formate. Teste WDI Billing jetzt kostenlos und führe deine E/A-Rechnung so, wie es für Österreich gedacht ist - deine Bücher bleiben dabei jederzeit deine eigenen.