Boekhoudprogramma zzp: boekhouden zonder dat je de controle kwijtraakt

Als zzp'er ben je zelf verantwoordelijk voor je hele administratie: van de eerste factuur na je KvK-inschrijving tot de kwartaal-BTW-aangifte bij de Belastingdienst. Een goed boekhoudprogramma zzp maakt dat overzichtelijk, maar veel pakketten koppelen stiekem alles automatisch door naar de fiscus zodra je iets invoert. WDI Billing kiest een andere weg: jouw boekhouding blijft van jou, en jij bepaalt wanneer er iets de deur uit gaat.

Dat maakt boekhouden zzp met WDI Billing net iets anders dan bij de grote spelers. Je werkt in drie standen: Records (alles vastleggen), Prepare (aangiftes voorbereiden) en File (indienen) – en Prepare is standaard actief. Facturen, bonnetjes en uren komen binnen, worden overzichtelijk klaargezet, en pas als jij op versturen drukt gaat er iets naar de Belastingdienst. Geen verrassingen, geen automatische datastromen op de achtergrond.

Waarom privacy bij boekhouden zzp ertoe doet

Veel boekhoudprogramma's voor zzp'ers zijn tegenwoordig zo gebouwd dat gegevens continu de achtergrond in stromen: naar de leverancier van de software, naar koppelingen met derde partijen, soms zelfs richting instanties nog voordat jij iets hebt gecontroleerd. Voor zzp'ers die gevoelige klantgegevens, tarieven of concurrentiegevoelige informatie in hun administratie hebben staan, voelt dat ongemakkelijk. WDI Billing is bewust anders opgezet: je data staat binnen de EU, er is geen verplichte koppeling die alles automatisch doorstuurt, en je kunt op elk moment je volledige administratie exporteren en meenemen. Geen lock-in, geen verrassingen achteraf.

Dat betekent niet dat je alles handmatig moet doen. Terugkerende facturen, herkenning van bonnetjes en het klaarzetten van je BTW-aangifte gebeuren automatisch. Alleen het daadwerkelijk versturen naar de Belastingdienst blijft een bewuste stap van jou.

Administratie zzp: wat moet er eigenlijk geregeld zijn

Voor de meeste zelfstandigen komt administratie zzp neer op een vaste set taken. Zodra je bij de KvK staat ingeschreven en een KvK-nummer hebt, moet je op je facturen de juiste gegevens vermelden, je BTW-aangifte tijdig indienen en je documenten minimaal de wettelijke bewaarplicht van 7 jaar bewaren. WDI Billing bewaart je facturen, bonnetjes en exports automatisch binnen die termijn, zodat je nooit hoeft te graven in oude e-mails of losse mapjes als de Belastingdienst om onderbouwing vraagt.

Net gestart als zelfstandige? In onze gids starten als zzp lopen we de KvK-inschrijving en de eerste stappen in je administratie stap voor stap door.

Facturen, bonnetjes en uren op één plek

Boekhouden zzp draait in de praktijk om drie stromen: geld dat binnenkomt, geld dat je uitgeeft, en tijd die je besteedt. WDI Billing brengt die drie samen:

• Facturen – maak professionele facturen die voldoen aan de eisen van de Belastingdienst, direct als UBL-bestand exporteerbaar voor wie e-facturatie gebruikt. Meer op onze pagina facturatiesoftware.
• Bonnetjes – scan bonnetjes met je telefoon; de gegevens worden herkend (AI-herkenning is optioneel en uit te zetten) en direct aan de juiste kostenpost gekoppeld. Zie bonnetjes scannen.
• Uren – leg gewerkte uren per klant of project vast, handig voor offertes én voor het urencriterium bij de zelfstandigenaftrek. Zie urenregistratie zzp.

Alles staat in één administratie, zonder dat je gegevens hoeft te kopiëren tussen losse apps voor facturatie, bonnetjes en uren.

BTW-aangifte en KOR: jij drukt op versturen

De meeste zzp'ers doen ieder kwartaal BTW-aangifte bij de Belastingdienst. WDI Billing rekent je aangifte automatisch uit op basis van je facturen en bonnetjes, en zet hem klaar in Prepare-modus – maar jij bekijkt de cijfers en drukt zelf op versturen. Niets gaat automatisch de deur uit. Op onze pagina BTW-aangifte software lees je hoe die koppeling met de Belastingdienst precies werkt.

Val je onder de kleineondernemersregeling (KOR) – de vrijstellingsregeling voor zzp'ers met een omzet tot €20.000 per kalenderjaar – dan houdt WDI Billing daar rekening mee in je facturen en administratie, zodat je geen BTW hoeft te berekenen over verkopen die onder de vrijstelling vallen. Alles over voorwaarden en aanmelding lees je in onze gids over de KOR.

Zelfstandigenaftrek meenemen in je boekhouding

Veel zzp'ers laten fiscaal voordeel liggen omdat de administratie niet aansluit op de eisen voor de zelfstandigenaftrek, zoals het bijhouden van voldoende gewerkte uren. Doordat WDI Billing uren, facturen en bonnetjes in dezelfde administratie combineert, heb je aan het einde van het jaar direct het overzicht dat je (of je boekhouder) nodig heeft om de aftrek correct toe te passen. Lees meer in onze gids zelfstandigenaftrek.

Eigen administratie, met ruimte voor je boekhouder

Zelf boekhouden betekent niet dat je een boekhouder buitensluit. Via een tijdelijke, intrekbare toegang ("break-glass") kun je je boekhouder of adviseur precies dat laten meekijken wat nodig is, zonder dat je continu al je data deelt. Werk je liever met een eenmanszaak-structuur of groei je door naar een BV, dan sluiten onze pagina's over boekhouding eenmanszaak en boekhoudprogramma voor de BV daar naadloos op aan.

Overstappen van Moneybird, e-Boekhouden.nl of Exact Online

Veel zzp'ers boekhouden nu al bij Moneybird, e-Boekhouden.nl of Exact Online. Dat zijn prima pakketten, maar ze delen niet altijd hoe en wanneer gegevens automatisch worden doorgestuurd, en Exact Online is voor zelfstandigen vaak aan de prijs. Ben je nieuwsgierig hoe WDI Billing zich verhoudt tot je huidige pakket, bekijk dan onze eerlijke vergelijkingen met Moneybird, e-Boekhouden.nl en Exact Online.

Geen per-factuur kosten, geen verrassingen in je export

Bij sommige boekhoudprogramma's betaal je extra zodra je meer facturen verstuurt, meer bonnetjes verwerkt of je administratie wilt exporteren naar een ander pakket. WDI Billing rekent geen kosten per factuur en levert schone exports zodra jij daarom vraagt – zodat overstappen, of gewoon een kopie achter de hand houden, nooit een drempel is. Dat past bij hoe boekhouden zzp hoort te werken: jij bepaalt het tempo, niet de software.

Wat kost een boekhoudprogramma voor zzp'ers

WDI Billing werkt met een transparant maandtarief in euro's, zonder kosten per verstuurde factuur of per verwerkte bon. Bekijk het actuele overzicht op onze prijzenpagina.

Begin vandaag met boekhouden op jouw voorwaarden

Of je nu net bent gestart als zzp'er of al jaren facturen stuurt: met WDI Billing regel je je facturen, bonnetjes, uren en BTW-aangifte op één plek, in het Nederlands, met Prepare-modus als standaard – zodat jij bepaalt wanneer er iets naar de Belastingdienst gaat. Probeer WDI Billing gratis uit en ontdek hoe boekhouden zzp voelt als je administratie echt van jou blijft. Bekijk ook onze overzichtspagina boekhoudprogramma voor het volledige aanbod.