Boekhoudprogramma voor je BV

Een BV vraagt om een ander soort boekhouding dan een eenmanszaak. Er komt vennootschapsbelasting (VPB) bij, een DGA-salaris dat correct verwerkt moet worden, en een jaarrekening die uiteindelijk bij de KvK gedeponeerd moet worden. Een goed boekhoudprogramma voor je bv houdt dat overzichtelijk, zonder dat je meteen alles uit handen geeft aan een systeem dat op de achtergrond gegevens doorstuurt. Bij WDI Billing blijft je boekhouding van jou: jij bepaalt wat er wordt vastgelegd, wat er wordt voorbereid en wanneer er daadwerkelijk iets de deur uitgaat.

Waarom een BV andere boekhoudsoftware vraagt dan een eenmanszaak

Bij een eenmanszaak lopen onderneming en privé grotendeels door elkaar. Bij een BV is dat strikt gescheiden: de vennootschap is een eigen rechtspersoon, met een eigen administratie, een eigen BTW-aangifte en een eigen verantwoordelijkheid richting de Belastingdienst. Als directeur-grootaandeelhouder (DGA) sta je bovendien aan beide kanten van de tafel - je bent bestuurder én (vaak) enig aandeelhouder. Een boekhoudprogramma voor bv's moet daarom onderscheid kunnen maken tussen zakelijke kosten, DGA-salaris, rekening-courant en dividend, en dat helder en navolgbaar vastleggen.

Wat een boekhoudprogramma voor je bv moet regelen

• VPB-administratie: resultaten, kosten en investeringen overzichtelijk per boekjaar, zodat de aangifte vennootschapsbelasting op cijfers rust die je zelf kunt narekenen.
• DGA-salaris en rekening-courant: loon, onttrekkingen en stortingen apart bijhouden, zodat de verhouding tussen jou en de BV altijd inzichtelijk blijft.
• BTW-aangifte: facturen en inkoop-BTW correct gecodeerd, met een overzicht dat je vóór het versturen zelf controleert.
• Jaarrekening-voorbereiding: een boekhouding die het hele jaar op orde is, scheelt maanden stress bij het opstellen en deponeren van de jaarrekening bij de KvK.
• Documentbeheer met bewaarplicht: facturen, bonnetjes en contracten netjes gearchiveerd, klaar voor de wettelijke bewaarplicht van 7 jaar.

Van eenmanszaak naar bv: wat er verandert in je boekhouding

Veel DGA's kennen de boekhouding nog van hun eenmanszaak: één administratie, één BTW-aangifte, alles op naam van de ondernemer zelf. Zodra je omzet in een BV, verschuiven er meteen een paar dingen. Je onttrekt geen "winst" meer, maar krijgt salaris en eventueel dividend. Kosten die vroeger gewoon zakelijk waren, moeten nu expliciet via de BV lopen, anders ontstaat er een rekening-courantverhouding tussen jou en de vennootschap. En in plaats van de inkomstenbelasting op ondernemersresultaat, krijg je te maken met vennootschapsbelasting op het resultaat van de BV zelf. Een boekhoudprogramma voor je bv moet die overgang ondersteunen, niet verbergen achter algemene categorieën die voor iedere ondernemingsvorm hetzelfde aanvoelen.

DGA-salaris en rekening-courant in de praktijk

Als DGA betaal je jezelf doorgaans een salaris via de BV, waarover loonheffing wordt afgedragen. Onttrekkingen die buiten dat salaris om lopen - een privéaankoop die per ongeluk via de zakelijke rekening gaat, of een lening van de BV aan jezelf - komen op de rekening-courant terecht. Als die rekening-courant uit de hand loopt, kan dat fiscale gevolgen hebben. WDI Billing houdt salaris, rekening-courantmutaties en reguliere zakelijke kosten strikt gescheiden, zodat je precies ziet hoe de verhouding tussen jou en je BV ervoor staat - in plaats van dat achteraf te moeten reconstrueren voor je accountant.

Prepare-modus: jij drukt op versturen, niet de software

Veel boekhoudpakketten zijn zo gebouwd dat gegevens automatisch doorstromen zodra je iets invoert. Bij WDI Billing werk je in drie standen: Records (vastleggen), Prepare (voorbereiden en controleren) en File (indienen). Prepare is de standaard. Dat betekent: je BTW-aangifte, je VPB-cijfers en je jaarrekeningdata worden keurig klaargezet, maar er gaat niets automatisch naar de Belastingdienst totdat jij - of je accountant - op versturen drukt. Voor een BV, waar fouten in de aangifte al snel gevolgen hebben voor meerdere jaren, is die controle geen luxe maar noodzaak.

Facturen, UBL en bewaarplicht op orde

Nederland kent nog geen verplichting tot e-facturatie voor het reguliere MKB, maar veel BV's ontvangen en versturen al facturen in UBL-formaat, zeker richting grotere klanten of de overheid. WDI Billing ondersteunt UBL-facturen zonder dat je daarvoor een apart systeem nodig hebt, en archiveert elke factuur automatisch conform de bewaarplicht van 7 jaar. Bonnetjes en inkoopfacturen kun je scannen en laten herkennen - AI-herkenning is optioneel en staat standaard uit, dus je boekhouding werkt net zo goed zonder.

Je accountant erbij, zonder alles uit handen te geven

Bij een BV is samenwerking met een accountant vrijwel altijd onderdeel van het proces - voor de jaarrekening, de VPB-aangifte en vaak ook voor advies over DGA-salaris en dividend. WDI Billing biedt break-glass toegang: je accountant kan gericht meekijken of gegevens ophalen wanneer dat nodig is, zonder dat je hem of haar permanent en onbeperkt toegang geeft tot alles wat je vastlegt. Jij bepaalt de grenzen, niet het softwarepakket.

Overstappen zonder lock-in

Veel BV's beginnen bij een pakket als Exact Online omdat het "de standaard" lijkt, en ontdekken later dat het duur wordt naarmate de BV groeit. Bij WDI Billing neem je je gegevens altijd mee: schone exports, geen verborgen aannamekosten, en geen verplichting om te blijven omdat overstappen te veel moeite kost. Twijfel je over je huidige pakket? Bekijk onze vergelijking als je Exact Online-alternatief zoekt, of lees hoe de e-facturatie in Nederland zich verhoudt tot wat je nu al doet met UBL.

Bewaarplicht en archivering: meer dan een vinkje

Voor een BV is de administratie vaak groter en diverser dan bij een eenmanszaak: contracten, investeringsbewijzen, loonstroken voor de DGA, notulen van aandeelhoudersbesluiten. WDI Billing bewaart al je documenten gestructureerd en doorzoekbaar, zodat je bij een controle of bij het opstellen van de jaarrekening niet hoeft te zoeken in losse mappen. Meer over wat er precies bewaard moet blijven en hoelang, lees je in onze gids over de bewaarplicht administratie.

Veelgestelde vragen over boekhouden voor een bv

Kan ik zelf mijn BTW-aangifte voorbereiden als DGA?

Ja. WDI Billing zet je BTW-aangifte klaar op basis van je vastgelegde facturen en inkoop-BTW, en toont je precies wat er ingediend gaat worden vóórdat er iets naar de Belastingdienst gaat. Of je die aangifte zelf verstuurt of aan je accountant overlaat, bepaal jij.

Moet mijn accountant overstappen als ik WDI Billing gebruik?

Nee. Je accountant krijgt gerichte, beperkte toegang tot precies de gegevens die nodig zijn voor de jaarrekening of aangifte, in plaats van een los exportbestand of - omgekeerd - onbeperkte toegang tot je hele administratie.

Werkt dit ook als mijn bv meerdere aandeelhouders heeft?

Zeker. Het onderscheid tussen zakelijke kosten, salaris per bestuurder en onderlinge rekening-courantverhoudingen blijft even overzichtelijk, ook als er meerdere DGA's of aandeelhouders bij de BV betrokken zijn.

Voor wie werkt dit boekhoudprogramma voor bv's

WDI Billing past bij kleine en middelgrote BV's die zelf grip willen houden op hun cijfers - van een BV met één DGA tot een BV met een klein team en een externe accountant. Ben je van plan een BV op te richten vanuit een eenmanszaak, of werk je liever meteen met een accountant mee via toegewezen toegang, bekijk dan ook onze pagina boekhoudsoftware met toegang voor boekhouder.

Bekijk de prijzen

Geen verborgen kosten per factuur, geen verrassingen als je BV groeit. Bekijk de actuele tarieven op onze prijzenpagina, of ontdek op de WDI Billing-hub voor Nederland welk boekhoudprogramma bij jouw onderneming past.

Probeer WDI Billing gratis voor je BV

Wil je een boekhoudprogramma voor je bv waarbij jij de controle houdt over VPB-cijfers, DGA-salaris en de jaarrekening, zonder dat je gegevens automatisch de deur uitgaan? Start een gratis proefperiode van WDI Billing en ervaar zelf hoe Prepare-modus, UBL-facturen en accountanttoegang samenkomen in één overzichtelijk systeem dat van jou blijft.