WDI Billing vs Exact Online: welke boekhoudsoftware past bij jouw bedrijf?

Wie op zoek is naar boekhoudsoftware komt bijna altijd twee namen tegen: Exact Online en WDI Billing. Exact Online is het bekende, enterprise-achtige pakket dat in Nederland al jaren meedraait bij grotere MKB-bedrijven en accountantskantoren. WDI Billing is de nieuwere, privacy-eerste uitdager, gebouwd voor ZZP'ers, eenmanszaken en kleine BV's die zelf de regie willen houden over hun administratie - zonder de prijs en complexiteit van een groot pakket. In deze vergelijking zetten we beide eerlijk naast elkaar, inclusief de punten waarop Exact Online sterker is.

Kort samengevat

Exact Online is krachtig, uitgebreid en diep geïntegreerd met accountantskantoren - maar ook prijzig en soms overdreven complex voor een eenmanszaak of kleine ZZP-administratie. WDI Billing is gebouwd rond een simpel uitgangspunt: je boekhouding blijft van jou. Geen data die automatisch naar derden stroomt, een overzichtelijke werkwijze en een prijs die past bij een klein bedrijf. Veel gebruikers zoeken bewust naar iets dat goedkoper is dan Exact, zonder in te leveren op betrouwbaarheid.

Privacy en controle: het grootste verschil

Exact Online is gebouwd als een cloudplatform waarin gegevens continu gesynchroniseerd worden tussen modules, koppelingen en accountantskantoren. Handig als je een uitgebreid team hebt, maar voor een ZZP'er of eenmanszaak voelt dat al snel als te veel automatisering over gegevens die eigenlijk gewoon van jou horen te blijven.

WDI Billing werkt met drie duidelijke modi: Records (alles vastleggen en bewaren), Prepare (de standaardmodus - je bereidt je BTW-aangifte en administratie voor, maar niets wordt automatisch naar de Belastingdienst verstuurd) en File (jij drukt zelf op versturen, wanneer jij daarvoor kiest). Niets gebeurt automatisch achter je rug om. Dat is een bewuste keuze: jij bepaalt wanneer gegevens het huis verlaten, niet de software.

Functievergelijking

Waar Exact Online sterker is

Eerlijk is eerlijk: Exact Online heeft een enorm ecosysteem, jarenlange ervaring in de Nederlandse markt en diepe koppelingen met bijna elk accountantskantoor. Voor een groeiend MKB-bedrijf met meerdere afdelingen, voorraadbeheer en complexe rapportagebehoeften kan Exact Online precies de juiste tool zijn. Als je al met een groter team werkt en veel externe koppelingen nodig hebt, is dat een reëel voordeel dat WDI Billing niet probeert te overtreffen.

Waar WDI Billing wint

Voor de meeste ZZP'ers, eenmanszaken en kleine BV's is die complexiteit niet nodig - en de bijbehorende prijs al helemaal niet. WDI Billing is bewust goedkoper dan Exact, met een boekhoudprogramma dat zich richt op wat een klein bedrijf echt nodig heeft: facturen maken, bonnetjes scannen, BTW-aangifte voorbereiden en gegevens netjes bewaren volgens de bewaarplicht van 7 jaar. Geen overbodige modules, geen verborgen automatisering, geen data die zomaar naar de Belastingdienst of naar derden stroomt zonder dat jij op "versturen" hebt gedrukt.

Ook de zelfstandigenaftrek en de kleineondernemersregeling (KOR) - relevant voor veel ZZP'ers onder de omzetgrens van €20.000 - worden overzichtelijk meegenomen in je administratie, zonder dat je hiervoor een dure module hoeft bij te kopen.

Prijstransparantie: waarom "goedkoper dan Exact" er echt toe doet

Bij Exact Online betaal je al snel voor een basispakket dat vervolgens uitgebreid moet worden met modules voor BTW-aangifte, facturatie, urenregistratie of koppelingen met je bank. Voor een ZZP'er of eenmanszaak tikt dat aan, terwijl je misschien maar een klein deel van die functionaliteit daadwerkelijk gebruikt. WDI Billing werkt bewust andersom: één heldere prijs, geen losse modules die je moet bijkopen, en geen kosten per verstuurde factuur. Wat je ziet op de prijzenpagina is wat je betaalt - geen verrassingen achteraf.

Dat maakt de vergelijking voor veel kleine ondernemers eenvoudig: waarom betalen voor een uitgebreid administratiesysteem gebouwd voor grotere bedrijven, als een overzichtelijk boekhoudprogramma voor ZZP'ers en eenmanszaken hetzelfde resultaat oplevert tegen een lagere prijs?

Bonnetjes, documenten en administratie bijhouden

Een groot deel van het dagelijkse boekhoudwerk draait niet om de BTW-aangifte zelf, maar om het verzamelen en bewaren van bonnetjes en facturen. Exact Online biedt hiervoor uitgebreide documentmodules, vaak gekoppeld aan hogere abonnementsvormen. WDI Billing houdt dit simpel: bonnetjes en documenten worden ingelezen, optioneel herkend met AI (die functie is en blijft opt-in - het werkt ook prima zonder), en automatisch bewaard volgens de wettelijke bewaarplicht van 7 jaar. Zo bouw je een sluitende administratie op zonder dat je zelf elk document handmatig hoeft te archiveren of dat je afhankelijk bent van dure koppelmodules.

Veelgestelde vragen bij het vergelijken van WDI Billing en Exact Online

Is WDI Billing geschikt voor een BV? Ja, ook een kleine BV kan met WDI Billing werken, al ligt de nadruk vooral op ZZP'ers en eenmanszaken. Voor de VPB-aangifte en DGA-specifieke situaties werk je samen met je accountant, die je via de break-glass toegang eenvoudig kunt betrekken.

Kan ik mijn gegevens meenemen als ik later toch wil overstappen? Ja. WDI Billing werkt met schone exports, waaronder UBL, zodat je nooit vastzit aan één systeem - in tegenstelling tot platforms die je bewust binnen hun ecosysteem proberen te houden.

Stuurt WDI Billing automatisch gegevens naar de Belastingdienst? Nee. In de standaard Prepare-modus wordt je BTW-aangifte voorbereid, maar pas verstuurd op het moment dat jij daarvoor kiest.

Overstappen vanaf Exact Online

Twijfel je of overstappen ingewikkeld is? Dat hoeft het niet te zijn. WDI Billing werkt met schone, standaard exports zodat je administratie nooit vastzit in één systeem. Je KvK-nummer, klantgegevens en facturen neem je gewoon mee, en je boekhouder krijgt desgewenst toegang via de break-glass functie - alleen wanneer jij dat nodig vindt, niet standaard en continu zoals bij veel grotere pakketten.

Voor wie is welke keuze logisch?

Werk je als ZZP'er, heb je een eenmanszaak of een kleine BV en wil je een boekhoudprogramma dat overzichtelijk, betaalbaar en privacyvriendelijk is? Dan is WDI Billing waarschijnlijk de logische keuze. Werk je met een groter team, veel koppelingen en complexe rapportages, en heb je het bijbehorende budget? Dan kan Exact Online passender zijn. Veel kleine ondernemers stappen echter juist over omdát ze merken dat ze voor hun eenvoudige administratie te veel betalen aan een pakket dat eigenlijk voor grotere bedrijven is gebouwd.

Bekijk ook onze pagina's over boekhoudprogramma voor een compleet overzicht van de functies, of ontdek wat WDI Billing specifiek voor ZZP'ers te bieden heeft. Meer weten over prijzen? Bekijk onze actuele prijzen, of lees onze gids over de kleineondernemersregeling (KOR) als je onder de omzetgrens valt.

Probeer WDI Billing gratis uit

Twijfel je nog tussen Exact Online en WDI Billing? Start een gratis proefperiode en ervaar zelf hoe overzichtelijk boekhouden kan zijn wanneer je software je administratie voorbereidt in plaats van automatisch alles te versturen. Jij houdt de controle, jij bepaalt het moment - en je betaalt niet voor functies die je als ZZP'er of kleine ondernemer nooit gebruikt. Bekijk WDI Billing en start vandaag nog gratis.