Boekhoudsoftware met toegang voor boekhouder

Steeds meer ZZP'ers, eenmanszaken en kleine BV's zoeken boekhoudsoftware met toegang voor boekhouder die niet meteen alles op straat gooit. Ze willen hun boekhouder erbij kunnen halen wanneer dat nodig is - voor de BTW-aangifte, de jaarrekening of gewoon een check - zonder dat die boekhouder standaard alles kan zien en zonder dat de software eigenlijk voor een accountantskantoor is gebouwd. WDI Billing is daarvoor gemaakt: de klant blijft eigenaar van zijn administratie, en jij als boekhouder krijgt precies zoveel inzage als nodig, precies zo lang als nodig.

Deze pagina is voor boekhouders, accountants en administratiekantoren die cliënten adviseren over boekhoudsoftware, en voor ondernemers die op zoek zijn naar een programma waar hun boekhouder makkelijk bij kan aansluiten.

Wat betekent toegang voor je boekhouder bij WDI Billing

In plaats van een apart accountantsportaal met permanente doorgeefluiken, werkt WDI Billing met uitnodigbare toegang per klant. De ondernemer nodigt zijn boekhouder uit voor zijn eigen administratie, bepaalt zelf welk niveau van inzage past (meekijken, meewerken aan de BTW-aangifte, of exporteren voor de jaarstukken) en kan die toegang op elk moment weer intrekken. Niets wordt automatisch gedeeld - de klant houdt de regie, ook nadat jij als boekhouder bent aangesloten.

Drie standen: Records, Prepare en File

WDI Billing werkt met drie standen die precies laten zien waar de verantwoordelijkheid ligt. In Records worden bonnetjes, facturen en bankmutaties verzameld en gestructureerd. In Prepare - de standaardstand - stelt de software de BTW-aangifte en andere rapportages klaar, maar er wordt niets automatisch naar de Belastingdienst verstuurd. Pas in File drukt de ondernemer (of jij, namens hem, met expliciete toestemming) zelf op versturen. Voor boekhouders betekent dit dat je kunt controleren, corrigeren en adviseren voordat er iets de deur uitgaat - geen verrassingen achteraf.

Break-glass toegang: veilig, tijdelijk en transparant

Voor situaties waarin je als boekhouder snel iets moet nakijken of corrigeren, biedt WDI Billing "break-glass"-toegang: een tijdelijke, gelogde sessie die de klant vooraf goedkeurt of achteraf kan inzien. Elke toegang wordt vastgelegd, dus je klant weet altijd wanneer en waarom je in zijn administratie bent geweest. Dat is geen wantrouwen - het is gewoon transparantie die past bij software waarbij de boekhouding echt van de ondernemer blijft, ook als jij meewerkt.

Voor wie is dit geschikt

Deze aanpak sluit aan bij de klanten die je als boekhouder waarschijnlijk het vaakst begeleidt:

• ZZP en eenmanszaak: eenvoudige administratie, zelfstandigenaftrek en KOR-vraagstukken, met jou als vaste vraagbaak rond de BTW-aangifte.
• Kleine BV's: waar de DGA de dagelijkse boekhouding bijhoudt, maar jij als boekhouder de jaarrekening en fiscale afstemming verzorgt.
• Startende ondernemers: net ingeschreven bij de KvK, die in de eerste maanden extra begeleiding nodig hebben bij het opzetten van hun administratie.

Zie ook onze pagina's over boekhouding voor eenmanszaak en boekhoudprogramma voor BV voor de productdetails per ondernemingsvorm.

Zo werkt de samenwerking in de praktijk

Een typische samenwerking begint bij de ondernemer, niet bij het kantoor. De klant maakt een administratie aan in WDI Billing, verwerkt zijn eigen facturen en bonnetjes, en stuurt jou een uitnodiging zodra hij wil dat je meekijkt. Jij accepteert die uitnodiging met je eigen account en ziet vanaf dat moment precies het niveau waarvoor je bent uitgenodigd - bijvoorbeeld alleen de BTW-aangifte van dit kwartaal, of de volledige administratie ter voorbereiding van de jaarrekening. Rond de BTW-aangifte betekent dit concreet: de klant of jij zet de cijfers klaar in de Prepare-stand, jij controleert de aansluiting met de administratie, en pas na akkoord wordt er daadwerkelijk verstuurd. Zo blijft de eindverantwoordelijkheid helder belegd, ook wanneer je namens de klant handelt.

Verandert er iets - een nieuwe medewerker op kantoor, een klant die overstapt naar een ander kantoor, of gewoon een jaar zonder dat je nog inzage nodig hebt - dan trekt de klant de toegang simpelweg weer in. Er blijft geen los account of vergeten koppeling bestaan die je nog toegang geeft tot gegevens waar je niets meer mee te maken hebt.

Wat WDI Billing niet is

WDI Billing is bewust geen multi-administratie kantoorplatform. Als je op zoek bent naar één centrale werkomgeving waarin je tientallen of honderden cliëntadministraties tegelijk beheert, workflows tussen medewerkers verdeelt en dossierbeheer op kantoorniveau doet, dan zit je in het territorium van pakketten als Twinfield of AFAS. Dat is een ander soort product, met een andere doelgroep. WDI Billing is en blijft in de eerste plaats de boekhoudsoftware van de ondernemer zelf - jij als boekhouder sluit daarbij aan per klant, niet andersom. Dat onderscheid houden we bewust overeind, omdat het direct samenhangt met wie de eigenaar van de data is.

Schone exports voor de jaarrekening en overdracht

Wanneer je de cijfers verder wilt verwerken in je eigen kantoorsoftware, biedt WDI Billing schone, gestructureerde exports van de administratie - facturen, boekingen en BTW-gegevens - zodat je niet handmatig hoeft over te typen. Combineer dit met UBL-facturen voor eenduidige, machineleesbare gegevensuitwisseling. Geen verplicht abonnement op een kantoormodule, geen ingewikkelde koppeling: gewoon een export die werkt, wanneer jij hem nodig hebt.

Dat is ook precies waarom we geen dure koppelmodule of jaarlicentie per kantoor verkopen: de klant betaalt voor zijn eigen boekhoudprogramma, en jij krijgt als boekhouder gratis toegang tot zijn administratie zodra je bent uitgenodigd. Geen aparte per-cliëntfee voor jouw kantoor, geen ingewikkelde onderhandeling - alleen een duidelijke, uitnodigbare koppeling tussen ondernemer en boekhouder.

Privacy en eigenaarschap blijven bij de klant

De kern van WDI Billing is dat de boekhouding van jouw klant ook echt van hem blijft. Gegevens staan niet standaard open voor derden, worden niet automatisch doorgestuurd naar de Belastingdienst, en de klant kan zijn data altijd meenemen als hij ooit wil overstappen. Voor jou als boekhouder betekent dit een prettige uitgangspositie: je adviseert vanuit vertrouwen, niet vanuit een systeem waar de controle al is weggegeven voordat je er zelf naar hebt kunnen kijken. Dat past ook bij de bewaarplicht van 7 jaar - de administratie blijft overzichtelijk en volledig bij de klant beschikbaar, ook lang nadat een boekjaar is afgesloten.

Veelgestelde vragen van boekhouders

Kan ik meerdere klanten in één overzicht beheren? WDI Billing is ontworpen rond de administratie van de individuele ondernemer. Je logt in per klant-uitnodiging; er is bewust geen centraal kantoordashboard met alle cliënten naast elkaar, omdat dat de eigenaarschapsgrens tussen klant en boekhouder zou vervagen.

Zie ik alles automatisch zodra ik ben uitgenodigd? Nee. De klant bepaalt het toegangsniveau en kan dit op elk moment aanpassen of intrekken. Sturen naar de Belastingdienst gebeurt alleen in de File-stand, met een bewuste handeling.

Werkt dit ook voor bonnetjes en documentinvoer? Ja - klanten kunnen bonnetjes scannen en laten verwerken (optioneel met AI-herkenning), en jij ziet de verwerkte, gestructureerde gegevens zodra je toegang hebt. Zie bonnetjes scannen app voor meer details.

Nodig je klanten uit voor WDI Billing

Adviseer je klanten die op zoek zijn naar boekhoudsoftware waarbij zij zelf de regie houden en jij als boekhouder eenvoudig - maar op hun voorwaarden - kunt aansluiten? Bekijk de prijzen of ga terug naar het overzicht van boekhoudprogramma's van WDI Billing. Laat je klanten gratis starten en nodig jezelf daarna uit als boekhouder - zonder verplichtingen en zonder dat hun gegevens automatisch worden gedeeld.