Boekhouding eenmanszaak: overzicht houden zonder je gegevens weg te geven

Een boekhouding eenmanszaak voeren voelt in het begin vaak als een bijbaan naast je eigenlijke werk: facturen sturen, bonnetjes bewaren, BTW-aangifte doen en aan het eind van het jaar alles kloppend krijgen voor de Belastingdienst. WDI Billing is gebouwd voor precies dat werk - overzichtelijk voor jou als eenmanszaak, zonder dat je administratie automatisch wegstroomt naar een derde partij. Je boekhouding blijft van jou: jij bepaalt wanneer en wat je deelt.

Waarom een eenmanszaak andere boekhouding nodig heeft dan een BV

Als eenmanszaak ben je zelf aansprakelijk en loopt je onderneming fiscaal grotendeels via je aangifte inkomstenbelasting. Dat betekent dat je boekhouding niet alleen BTW-aangifte moet ondersteunen, maar ook alle onderbouwing moet leveren voor aftrekposten zoals de zelfstandigenaftrek. Een pakket dat voor grote bedrijven is gebouwd, zit vaak vol functies die je als zzp'er of eenmanszaak nooit gebruikt - en mist juist de eenvoud die jij nodig hebt tussen twee klussen door.

Wat je als eenmanszaak moet bijhouden

Met je KvK-nummer sta je ingeschreven bij de Kamer van Koophandel, en vanaf dat moment loopt je administratie mee. In de praktijk komt dat neer op:

• Alle inkoop- en verkoopfacturen, correct genummerd en met BTW gespecificeerd
• Bonnetjes en kwitanties van zakelijke uitgaven
• Een overzicht van gewerkte uren, relevant voor onder meer het urencriterium
• Bankmutaties die je zakelijke stromen onderbouwen
• Alles bewaard volgens de wettelijke bewaarplicht van 7 jaar

WDI Billing brengt dit samen in één omgeving: facturen, bonnetjes en BTW-overzichten staan naast elkaar, zonder dat je tussen losse Excel-bestanden en apps hoeft te schakelen.

BTW-aangifte en de KOR voor eenmanszaken

De meeste eenmanszaken doen periodiek BTW-aangifte bij de Belastingdienst. WDI Billing houdt je BTW automatisch bij per factuur en per bonnetje, en zet dit klaar voor je aangifte in Prepare mode: het cijferoverzicht wordt voorbereid, maar jij drukt zelf op versturen - er gaat nooit automatisch iets naar de Belastingdienst zonder dat jij het gezien hebt. Meer over hoe dat werkt lees je op onze pagina over BTW-aangifte software.

Blijft je omzet onder de grens van de kleineondernemersregeling (KOR), momenteel ingesteld op minder dan €20.000 per jaar, dan kun je kiezen voor BTW-vrijstelling. Dat scheelt administratie, maar heeft ook gevolgen voor je BTW-aftrek op inkoop. In onze gids over de kleineondernemersregeling (KOR) leggen we uit wanneer dit voor een eenmanszaak verstandig is en hoe je het aanvraagt.

Zelfstandigenaftrek en je jaarcijfers

Als eenmanszaak reken je je resultaat mee in je aangifte inkomstenbelasting, en de zelfstandigenaftrek is daarbij vaak de grootste aftrekpost. Om er recht op te hebben, moet je onder meer voldoen aan het urencriterium en dit kunnen aantonen. WDI Billing houdt urenregistratie en omzet per klant bij, zodat je aan het eind van het jaar - of bij een controle - meteen een onderbouwd overzicht hebt in plaats van een reconstructie achteraf. Details over de voorwaarden en hoe je dit administratief onderbouwt vind je in onze gids over zelfstandigenaftrek.

Bonnetjes en documenten op één plek

Veel eenmanszaken verliezen tijd aan het verzamelen van bonnetjes uit tassen, mails en portemonnees. Met de bonnetjes-scanfunctie van WDI Billing maak je een foto en de gegevens worden automatisch herkend - AI-herkenning is een optie die je zelf aan- of uitzet, nooit een verplichting. Werkt prima zonder AI, dan voer je bonnetjes handmatig in en blijft alles net zo goed georganiseerd. Zie de details op onze pagina over de bonnetjes scannen app.

Je boekhouding blijft van jou

WDI Billing werkt met drie standen: Records, Prepare en File. Voor de meeste eenmanszaken staat Prepare standaard aan - je administratie wordt continu bijgewerkt en je BTW-aangifte wordt klaargezet, maar er wordt nooit automatisch iets verstuurd. Wil je je boekhouder of adviseur inzage geven, dan doe je dat gericht via tijdelijke toegang ("break-glass") in plaats van een permanente koppeling die alles deelt. Zo blijft de regie bij jou, ook als je met een boekhouder werkt.

Urenregistratie: onderbouwing voor het urencriterium

Veel eenmanszaken werken op uurbasis of combineren losse opdrachten met vaste klanten. Om aanspraak te maken op de zelfstandigenaftrek moet je aannemelijk maken dat je voldoende uren aan je onderneming besteedt. In plaats van dit achteraf te reconstrueren uit agenda's en mailtjes, registreer je uren direct in WDI Billing per klant of project. Zo koppel je gewerkte tijd meteen aan facturatie en heb je aan het einde van het boekjaar een sluitend overzicht klaarliggen. Meer over deze functie lees je op de pagina urenregistratie zzp.

Facturen die aan de eisen voldoen

Als eenmanszaak ben je verplicht om facturen te sturen die aan de wettelijke factuureisen voldoen: je KvK-nummer, BTW-nummer, factuurdatum, factuurnummer en een duidelijke omschrijving van de geleverde dienst of het product horen daar standaard bij. WDI Billing genereert deze gegevens automatisch op elke factuur, zodat je nooit een verplicht onderdeel vergeet en klanten - en de Belastingdienst - altijd een correcte factuur zien. Twijfel je nog over de details, dan helpt onze gids over factuur eisen je verder.

Overstappen, exporteren en geen lock-in

Je gegevens zitten niet vast in WDI Billing. Facturen exporteer je als UBL, en je volledige administratie kun je op elk moment downloaden voor je eigen archief of om over te dragen aan een boekhouder. Geen jaarcontracten die je vasthouden, geen kosten per verstuurde factuur - je betaalt voor het gebruik van het pakket, niet voor elke handeling die je verricht. Kom je van een ander pakket, dan importeer je je bestaande facturen en klantgegevens eenvoudig, zonder dat je helemaal opnieuw hoeft te beginnen.

Veelgestelde vragen over boekhouding als eenmanszaak

Moet ik als eenmanszaak apart btw-aangifte doen? Ja, zodra je BTW-plichtig bent doe je periodiek aangifte bij de Belastingdienst, tenzij je gebruikmaakt van de KOR-vrijstelling.

Hoe lang moet ik mijn administratie bewaren? De wettelijke bewaarplicht voor je administratie is 7 jaar. WDI Billing bewaart je facturen, bonnetjes en overzichten net zo lang toegankelijk, zodat je bij een controle nooit hoeft te zoeken.

Kan ik zelf boekhouden zonder boekhouder? Veel eenmanszaken doen hun lopende boekhouding zelf en schakelen alleen bij de jaarrekening of ingewikkelde vragen een boekhouder in. WDI Billing ondersteunt beide situaties: volledig zelf, of met gerichte toegang voor je adviseur wanneer dat nodig is.

Begin vandaag met overzichtelijke boekhouding voor je eenmanszaak

Of je net bent gestart bij de KvK of al jaren als eenmanszaak draait: WDI Billing geeft je overzicht over facturen, bonnetjes, BTW en zelfstandigenaftrek, zonder dat je de controle over je data uit handen geeft. Bekijk onze prijzen, ontdek het volledige boekhoudprogramma of start direct een gratis proefperiode en ervaar zelf hoe je boekhouding van jou blijft.