Urenregistratie zzp: uren bijhouden, direct doorfactureren

Als zzp'er verkoop je grotendeels je tijd - en toch houden veel zelfstandigen hun uren nog bij in een los Excel-bestand naast hun boekhouding. Dat kost dubbel werk en levert fouten op zodra het tijd is om te factureren. Urenregistratie zzp binnen WDI Billing lost dat op: je klokt uren op een project of klant, en die uren staan meteen klaar om om te zetten in een factuur - zonder overtypen, zonder losse Excel-tab, zonder gedoe met de Belastingdienst achteraf.

Net als de rest van onze boekhoudsoftware werkt urenregistratie in Prepare-modus: wij helpen je uren overzichtelijk en factuurklaar te maken, maar jij bepaalt wanneer iets een factuur wordt en wanneer iets naar je btw-aangifte gaat. Niets wordt automatisch verstuurd. Je uren, je klantgegevens en je tarieven blijven in jouw administratie - je boekhouding blijft van jou.

Waarom losse urenregistratie zzp'ers geld kost

Herkenbaar: je werkt een dag voor een klant, noteert de uren ergens in een appje of spreadsheet, en pas aan het einde van de maand ga je alles bij elkaar zoeken om een factuur te maken. Tegen die tijd ben je vergeten of die twee uur overleg nou wel of niet gefactureerd mocht worden, en staat je zelfstandigenaftrek-onderbouwing nergens compleet.

Met geïntegreerde urenregistratie zzp-administratie:

• Klok uren per klant, project of taak - op je telefoon, tablet of laptop.
• Zet gewerkte uren in één klik om in een conceptfactuur, inclusief je uurtarief en omschrijving.
• Zie in één overzicht hoeveel uur je deze week, maand of dit kwartaal hebt gemaakt - handig voor je eigen administratie en voor de onderbouwing van je zelfstandigenaftrek (waarvoor je het urencriterium moet halen).
• Houd nog niet-gefactureerde uren zichtbaar, zodat er nooit werk blijft liggen.

Zo bespaar je niet alleen tijd, maar voorkom je ook dat er uren "verdwijnen" doordat ze nooit de weg naar een factuur vonden.

Hoe urenregistratie werkt binnen je boekhoudprogramma

Urenregistratie staat niet los van de rest van je administratie - het is onderdeel van hetzelfde boekhoudprogramma waarin je ook facturen maakt, bonnetjes verwerkt en je btw-aangifte voorbereidt. Dat betekent:

1. Uren klokken. Start een timer of voer achteraf uren in per klant en project, met een korte omschrijving van de werkzaamheden.
2. Koppelen aan een klant of project. Elk uur dat je registreert, koppel je aan de juiste klant, zodat je altijd weet voor wie je hebt gewerkt.
3. Omzetten naar een factuur. Selecteer de openstaande uren van een klant en genereer met één klik een conceptfactuur via onze facturatiesoftware - jij controleert en verstuurt.
4. Terugzien in je rapportages. Gefactureerde en nog niet-gefactureerde uren zijn terug te vinden in je overzichten, klaar voor je eigen administratie of voor je boekhouder.

Omdat alles in dezelfde omgeving staat, hoef je uren nooit handmatig over te typen van het ene systeem naar het andere. Dat scheelt tijd en voorkomt fouten in je omzetregistratie - belangrijk, want die omzet moet uiteindelijk correct in je btw-aangifte en jaarcijfers landen.

Geschikt voor uurwerk, projecten en mix van beide

Werk je puur op uurbasis, bijvoorbeeld als interim-professional, consultant of zzp'er in de zorg of IT? Dan klok je simpelweg je uren en factureer je periodiek. Werk je op projectbasis met een vaste prijs, maar wil je toch intern bijhouden hoeveel tijd een klus kost? Ook dat kan - je registreert uren per project zonder dat ze automatisch op de factuur belanden, puur voor je eigen inzicht in rendement per klant.

Deze flexibiliteit maakt urenregistratie zzp-vriendelijk voor uiteenlopende beroepen: van zzp'ers met een eenmanszaak tot zelfstandigen die via een kleine bv werken en hun uren willen kunnen tonen aan hun boekhouder bij de jaarafsluiting.

Jouw uren blijven jouw data

Sommige tools verkopen "tijdregistratie" als los add-onproduct met een aparte inlog, een apart abonnement of - erger - een derde partij die met je klantgegevens en tarieven aan de haal gaat. Bij WDI Billing hoort urenregistratie gewoon bij je boekhoudprogramma, zonder extra per-factuur kosten en zonder dat je urenoverzicht ergens buiten je eigen administratie terechtkomt. Jij bepaalt wie er mee mag kijken - bijvoorbeeld je boekhouder, via veilige, tijdelijke toegang - en verder blijft alles bij jou.

Dat past bij hoe wij naar boekhouden kijken: je bewaart je administratie zeven jaar (de wettelijke bewaarplicht), je exporteert wanneer je wilt, en je bent nooit vastgezet aan één systeem. Urenregistratie is daar gewoon een logisch onderdeel van, geen los verkoopargument.

Van uren naar factuur naar btw-aangifte

Het echte voordeel zit in de keten. Je klokt uren, je zet ze om in een factuur via onze facturatiesoftware, en die factuur telt automatisch mee in de omzet die je terugziet zodra je je btw-aangifte gaat voorbereiden. Alles blijft consistent, van eerste geklokte uur tot ingediende aangifte - zonder dat je ergens handmatig cijfers hoeft over te tikken.

Begin gratis met urenregistratie zzp

Stop met uren bijhouden in een los bestand naast je boekhouding. Klok je tijd, koppel hem aan je klanten en zet hem om in een factuur - allemaal in hetzelfde boekhoudprogramma waarin jij de controle houdt. Probeer WDI Billing gratis uit en ontdek hoe eenvoudig urenregistratie zzp-administratie kan zijn. Bekijk ook onze boekhoudprogramma-pagina voor het volledige overzicht, of lees onze gids starten als zzp als je net begint als zelfstandige.