Factuur eisen: wat moet er verplicht op een factuur staan?

Als zelfstandige of ondernemer stel je waarschijnlijk wekelijks facturen op, maar de factuur eisen die de Belastingdienst stelt, worden lang niet altijd goed nageleefd. Een factuur die niet aan de wettelijke eisen voldoet, kan bij een controle worden afgekeurd, met gevolgen voor je BTW-aangifte en je recht op aftrek. Gelukkig zijn de regels overzichtelijk zodra je weet welke gegevens verplicht zijn en welke uitzonderingen gelden voor ZZP'ers, eenmanszaken en kleine BV's.

In deze gids zetten we alle factuur eisen op een rij: van de verplichte gegevens en de regels rond digitale facturen tot de bewaarplicht en de meest gemaakte fouten. Zo weet je zeker dat elke factuur die je verstuurt, klopt - zonder dat je boekhouding daarvoor uit handen hoeft te geven.

Waarom factuur eisen belangrijk zijn

De eisen aan een factuur zijn geen bureaucratische formaliteit. Ze bepalen of een factuur geldig is voor de BTW-administratie, of je klant de BTW kan terugvragen, en of jij bij een controle van de Belastingdienst kunt aantonen dat je administratie klopt. Een onvolledige factuur kan betekenen dat je de BTW-aftrek misloopt, of dat je gevraagd wordt facturen te herstellen - iets wat achteraf veel meer tijd kost dan het in één keer goed doen.

Voor de BTW-aangifte tellen alleen facturen mee die aan de wettelijke eisen voldoen. Wie facturen zelf opstelt in Word of Excel, loopt het risico onbedoeld gegevens te vergeten. Boekhoudsoftware met een ingebouwde factuurmodule voorkomt dat, doordat verplichte velden automatisch worden ingevuld en gecontroleerd.

Verplichte gegevens op een factuur

Een factuur die aan alle factuur eisen voldoet, bevat in ieder geval de volgende onderdelen:

• Naam en adres van jouw onderneming en van je klant.
• KvK-nummer van je eigen onderneming, zoals geregistreerd bij de Kamer van Koophandel.
• BTW-nummer van je onderneming (en van je klant bij grensoverschrijdende B2B-facturen).
• Factuurdatum: de datum waarop de factuur is opgesteld.
• Factuurnummer: een uniek, doorlopend nummer zonder gaten in de reeks.
• Omschrijving van de geleverde goederen of diensten, inclusief aantal en eenheid waar van toepassing.
• Datum van levering, als die afwijkt van de factuurdatum.
• Bedrag exclusief BTW, het toegepaste BTW-tarief en het BTW-bedrag apart vermeld.
• Totaalbedrag inclusief BTW.

Bij sommige situaties gelden aanvullende vermeldingen, bijvoorbeeld bij verlegde BTW of bij verkoop aan een ondernemer in een ander EU-land. Twijfel je over jouw specifieke situatie, controleer dit dan bij de Belastingdienst of je adviseur.

Lever je een dienst of product dat is vrijgesteld van BTW, of geldt een bijzonder tarief, vermeld dan op de factuur waarom geen (of een afwijkend) BTW-bedrag wordt berekend. Een lege regel of een BTW-bedrag van nul zonder toelichting is onvoldoende: de Belastingdienst wil kunnen zien op welke grond de vrijstelling of het afwijkende tarief van toepassing is.

Extra aandachtspunten voor ZZP'ers en eenmanszaken

Voor een eenmanszaak of ZZP'er gelden dezelfde basiseisen als voor elke andere ondernemer, maar er zijn een paar praktische valkuilen. Je handelsnaam op de factuur moet overeenkomen met de naam waaronder je bij de KvK staat ingeschreven. Gebruik je een handelsnaam die afwijkt van je eigen naam, vermeld dan bij voorkeur beide. Ook is het slim om je bankrekeningnummer (IBAN) op de factuur te zetten, ook al is dit strikt genomen geen wettelijke eis - het voorkomt onduidelijkheid bij betaling.

Val je onder de KOR (kleineondernemersregeling), dan breng je geen BTW in rekening. Vermeld in dat geval op de factuur dat de BTW is vrijgesteld op grond van de KOR-regeling, in plaats van een BTW-bedrag van nul te tonen.

Facturen aan bedrijven versus particuliere klanten

Verkoop je aan andere ondernemers (B2B), dan gelden de volledige factuur eisen zoals hierboven beschreven. Verkoop je aan particulieren (B2C), dan mag een factuur eenvoudiger zijn: het BTW-nummer van de klant is dan bijvoorbeeld niet nodig, en in veel gevallen ben je zelfs niet verplicht om een factuur uit te reiken - al is dit in de praktijk meestal wel gebruikelijk richting de klant. Bij twijfel is het verstandig om altijd de volledige set gegevens te hanteren; dat voorkomt discussie achteraf en houdt je administratie consistent.

Ook bij terugkerende klanten - bijvoorbeeld bij abonnementsdiensten of maandelijkse opdrachten - moet elke factuur opnieuw aan alle eisen voldoen. Het is dus geen kwestie van één keer een sjabloon goed instellen en daarna nooit meer controleren: elke nieuwe factuur moet een uniek factuurnummer krijgen, de juiste factuurdatum tonen en, als de periode van dienstverlening afwijkt van de factuurdatum, de juiste leverperiode vermelden.

Facturen naar het buitenland

Lever je diensten of goederen aan een ondernemer in een ander EU-land, dan gelden aanvullende factuur eisen. Naast je eigen BTW-nummer vermeld je dan ook het BTW-nummer van je klant, en in veel gevallen verleg je de BTW naar het land van de afnemer - op de factuur zet je dan een vermelding dat de BTW is verlegd, in plaats van een Nederlands BTW-bedrag te berekenen. Werk je met klanten buiten de EU, dan gelden weer andere regels rond BTW en douane. Twijfel je of een grensoverschrijdende factuur aan alle eisen voldoet, controleer dit dan altijd bij de Belastingdienst of je adviseur voordat je de factuur verstuurt.

Creditfacturen en factuur corrigeren

Heb je een fout gemaakt op een verstuurde factuur, dan mag je die niet zomaar aanpassen of verwijderen: een eenmaal verstuurde factuur met een uniek factuurnummer blijft onderdeel van je administratie. In plaats daarvan stuur je een creditfactuur die de oorspronkelijke factuur (gedeeltelijk) crediteert, gevolgd door een nieuwe, correcte factuur met een nieuw factuurnummer. Zo blijft je factuurreeks doorlopend en kloppend, en kan de Belastingdienst bij een controle precies volgen wat er is gecorrigeerd en waarom.

Digitale facturen en e-facturatie

Een digitale factuur, bijvoorbeeld als PDF per e-mail, is in Nederland volledig gelijkwaardig aan een papieren factuur - mits deze aan dezelfde factuur eisen voldoet. Voor uitwisseling tussen boekhoudsystemen wordt in Nederland steeds vaker het UBL-formaat gebruikt, een gestructureerd bestandsformaat waarmee facturen automatisch en foutloos tussen systemen kunnen worden verwerkt. Anders dan in sommige buurlanden is er in Nederland op dit moment geen verplichting om B2B-facturen via een verplicht netwerk te versturen: jij bepaalt zelf hoe en met wie je facturen digitaal deelt. Meer over de status van e-facturatie in Nederland en hoe je dit slim inzet zonder afhankelijk te worden van één platform, lees je in onze gids over e-facturatie in Nederland.

Bewaarplicht: hoe lang moet je facturen bewaren?

Facturen maken onderdeel uit van je bedrijfsadministratie en vallen onder de wettelijke bewaarplicht van 7 jaar. Dit geldt zowel voor de facturen die je verstuurt als voor de facturen die je ontvangt van leveranciers. Bewaar je facturen digitaal, dan moet je ze op elk moment leesbaar en controleerbaar kunnen tonen aan de Belastingdienst. Dit is precies waarom eigenaarschap over je eigen data zo belangrijk is: je boekhouding blijft van jou, ook over vijf of zeven jaar, ongeacht welke leverancier van boekhoudsoftware je op dat moment gebruikt. Alles over de bewaarplicht en hoe je een waterdicht archief opzet, lees je in onze gids over de bewaarplicht administratie.

Veelgemaakte fouten bij het opstellen van facturen

• Ontbrekend of dubbel factuurnummer: elk nummer moet uniek en doorlopend zijn.
• KvK- of BTW-nummer vergeten, vaak bij handmatig opgestelde facturen in een tekstverwerker.
• BTW-bedrag niet apart vermeld, waardoor de factuur niet aftrekbaar is voor je klant.
• Verkeerde of ontbrekende leverdatum bij vooruitbetaalde diensten.
• Foutieve KOR-vermelding: een BTW-bedrag van €0,00 tonen in plaats van te verwijzen naar de vrijstelling.
• Een verstuurde factuur direct aanpassen in plaats van een creditfactuur en een nieuwe, correcte factuur te sturen.
• Ontbrekend BTW-nummer van de klant bij grensoverschrijdende B2B-facturen binnen de EU.

De meeste van deze fouten ontstaan doordat facturen handmatig worden opgesteld, zonder controle op verplichte velden. Boekhoudsoftware met een factuurmodule bouwt deze controles automatisch in, zodat je nooit per ongeluk een onvolledige factuur verstuurt.

Factuur eisen en je administratie als geheel

Factuur eisen staan niet op zichzelf: ze zijn onderdeel van je bredere administratieplicht. Een correcte factuur is de basis voor een kloppende BTW-aangifte, en samen met je bonnetjes, bankafschriften en overige documenten vormt dit je volledige administratie. Juist omdat deze gegevens gevoelig zijn en zeven jaar bewaard moeten blijven, is het belangrijk dat je zelf controle houdt over waar en hoe deze data wordt opgeslagen - zonder afhankelijk te worden van een systeem dat je gegevens vasthoudt of automatisch doorstuurt naar derden.

Hoe je altijd een kloppende factuur maakt

Met de juiste facturatiesoftware hoef je niet zelf te onthouden welke velden verplicht zijn: elk sjabloon bevat automatisch je KvK-nummer, BTW-nummer en een doorlopende nummering, en je factuur is direct koppelbaar aan je BTW-aangifte. Zo blijft de controle bij jou: WDI Billing werkt standaard in Prepare-modus, wat betekent dat niets automatisch naar de Belastingdienst wordt verstuurd - jij beoordeelt je aangifte en drukt zelf op versturen wanneer je klaar bent. Je boekhouding, inclusief al je facturen en archief, blijft volledig van jou.

Begin vandaag met correcte, kloppende facturen

Wil je zeker weten dat elke factuur die je verstuurt aan alle factuur eisen voldoet, zonder gedoe met sjablonen of losse Excel-bestanden? Probeer WDI Billing gratis uit en ontdek hoe eenvoudig correcte facturen, een overzichtelijke BTW-administratie en een veilig archief samenkomen in één boekhoudprogramma dat volledig van jou blijft. Bekijk de prijzen of start direct via de boekhoudprogramma-pagina van WDI Billing.