Procountor-vaihtoehto: kirjanpito-ohjelma ilman piilokuluja

Etsitkö toimivaa Procountor-vaihtoehtoa, joka ei sido sinua kalliiseen tilitoimistopakettiin tai monimutkaiseen hinnoitteluun? Procountor on tunnettu ja vakiintunut taloushallinto-ohjelmisto, mutta se on rakennettu ensisijaisesti tilitoimistojen tarpeisiin - ei yksinyrittäjän tai pienen Oy:n arkeen. WDI Billing on rakennettu toisin: sinä päätät, mitä automatisoit, ja kirjanpitosi pysyy sinun - riippumatta siitä, teetkö sen itse vai yhdessä tilitoimiston kanssa.

Tässä oppaassa käymme läpi, miksi yhä useampi toiminimi ja pieni osakeyhtiö (Oy) etsii Procountor-vaihtoehtoa, mitä Procountorissa on hyvää, ja miksi WDI Billing voi olla halvempi ja selkeämpi ratkaisu ilman, että joudut tinkimään luotettavuudesta.

Miksi yrittäjät etsivät Procountor-vaihtoehtoa

Procountor on vahva ja laajasti käytetty kirjanpito-ohjelma, erityisesti tilitoimistojen keskuudessa. Se on kuitenkin hinnoiteltu ja rakennettu tilitoimiston työkaluksi, jonka käyttäjäksi pienyrittäjä usein päätyy vasta tilitoimiston valinnan sivutuotteena - ei omasta valinnastaan. Yleisimmät syyt vaihtoehdon etsimiselle:

• Hinnoittelun läpinäkymättömyys. Procountorin hinta määräytyy usein tilitoimiston kautta, ja yksittäisen yrittäjän on vaikea tietää, mistä todella maksaa.
• Tilitoimisto-lukitus. Järjestelmä on rakennettu niin, että tilitoimiston vaihtaminen tarkoittaa usein myös ohjelmiston vaihtamista - data ei aina liiku mukanasi kevyesti.
• Liikaa ominaisuuksia yksinyrittäjälle. Toiminimen tai pienen Oy:n arkeen riittää usein laskutus, kuittien tallennus ja ALV-ilmoituksen valmistelu - ei koko tilitoimiston työpöytä.
• Halu pitää kirjanpito omissa käsissä. Yhä useampi haluaa nähdä ja hyväksyä jokaisen kirjauksen itse, ennen kuin mitään lähetetään eteenpäin.

Käytännössä nämä syyt kietoutuvat toisiinsa: kun hinnoittelu on tilitoimiston neuvottelema eikä suoraan sinun näkyvilläsi, on vaikea arvioida etukäteen, kannattaisiko sama kuukausibudjetti käyttää kevyempään, suoraan yrittäjälle suunnattuun ratkaisuun. Moni toiminimi ja pieni Oy huomaa vasta vuoden lopulla, montako euroa taloushallinto on todellisuudessa maksanut - ja silloin vaihtoehtojen vertailu tuntuu jo myöhäiseltä.

Procountor vs. WDI Billing: rehellinen vertailu

Procountor on hyvä valinta, jos tarvitset laajaa tilitoimistointegraatiota ja isomman yrityksen taloushallintoa. WDI Billing on rakennettu erityisesti toiminimelle, yksinyrittäjälle ja pienelle Oy:lle, jotka haluavat pitää kirjanpidon hallinnassaan mutta tehdä silti sujuvaa yhteistyötä tilitoimiston kanssa.

Procountorin vahvuus on sen kypsyys ja laaja käyttäjäkunta tilitoimistoissa - jos yrityksesi on jo osa suurta tilitoimistoketjua, se voi olla järkevä valinta. Mutta jos olet toiminimi, yksinyrittäjä tai pieni Oy, joka haluaa nähdä ja hyväksyä kirjanpitonsa itse ilman ylimääräistä monimutkaisuutta, WDI Billing on usein yksinkertaisempi ja edullisempi tie perille.

Entäpä ilmaiset vaihtoehdot - Kitsas ja Merit?

On rehellistä mainita, että Procountorille on olemassa myös ilmaisia tai edullisia vaihtoehtoja, kuten Kitsas ja Merit. Nämä sopivat hyvin hyvin yksinkertaiseen, pieneen kirjanpitoon, jossa tarvitaan lähinnä perustoiminnot. Niiden rajoitteena on usein suppeampi tuki, rajallisempi kuittien tallennuksen automaatio ja se, että tilitoimiston kanssa tehtävä yhteistyö jää ohuemmaksi. Käytännössä tämä näkyy esimerkiksi siinä, että kuitit pitää usein syöttää käsin rivi riviltä, eikä ALV-ilmoituksen valmistelu ole yhtä ohjattua kuin järeämmässä ohjelmistossa - mikä voi kostautua juuri silloin, kun kiire on suurin.

WDI Billing eroaa ilmaisista työkaluista kolmella tavalla: syvemmällä toiminnallisuudella (kuittien tekoäly-avusteinen tallennus, valmisteleva kirjanpito ALV-ilmoitukselle), aidolla asiakastuella, ja mahdollisuudella antaa tilitoimistolle rajattu, hallittu pääsy kirjanpitoosi ilman, että luovutat koko ohjauksen pois käsistäsi.

Hinta: miksi WDI Billing on usein halvempi kuin Procountor

Procountorin hinnoittelu rakentuu usein tilitoimiston kanssa neuvoteltujen pakettien varaan, joten yksittäisen toiminimen tai pienen Oy:n on vaikea etukäteen tietää, paljonko kirjanpito-ohjelma todella maksaa kuukaudessa. Lisäksi käyttöön voi liittyä lisämaksuja esimerkiksi käyttäjämäärän, laskumäärän tai lisäominaisuuksien perusteella.

WDI Billingissä hinta on julkinen ja ennustettava jo ennen tilin luomista, eikä laskutus perustu yksittäisten laskujen tai kuittien määrään. Tämä tekee kuukausikustannuksesta helposti ennakoitavan - olennaista erityisesti silloin, kun liikevaihto ja laskutusmäärä vaihtelevat kausittain, kuten monella toiminimellä. Et esimerkiksi joudu miettimään, nouseeko hinta yhtäkkiä sesonkikuukautena, jolloin laskuja tai kuitteja kertyy tavallista enemmän. Katso tarkka hinnasto sivulta hinnat.

Verkkolasku ja muut käytännön ominaisuudet

Suomessa verkkolasku on vakiintunut käytäntö, vaikka se ei ole B2B-kaupassa lakisääteinen pakko kuten joissain muissa maissa. Procountor tukee verkkolaskujen lähettämistä ja vastaanottoa laajasti, ja sama koskee WDI Billingiä - laskusi kulkevat standardin mukaisessa muodossa, oli vastaanottajana sitten toinen yritys tai julkishallinnon toimija. Ero syntyy siitä, kuinka paljon ylimääräistä monimutkaisuutta joudut hallitsemaan matkan varrella: WDI Billingissä verkkolaskutus on osa perus­työnkulkua, ei erillinen lisäosa - lue lisää sivulta laskutusohjelma ja oppaasta verkkolasku.

Miten vaihto Procountorista sujuu

Vaihdon ei tarvitse olla monimutkainen projekti. Käytännössä vaihto WDI Billingiin etenee näin:

1. Perustat tilin ja valitset, oletko toiminimi vai osakeyhtiö (Oy).
2. Tuot tai kirjaat avoimet laskut ja kuitit - kirjanpito-ohjelma ohjaa sinut alkuun.
3. Valitset kirjanpitotavan: yhdenkertainen kirjanpito sopii pienimuotoiseen toimintaan, kun enintään yksi kolmesta rajasta ylittyy kahden viimeisimmän tilikauden aikana - liikevaihto 200 000 euroa, taseen loppusumma 100 000 euroa tai keskimäärin 3 työntekijää , tai kahdenkertainen, jos toimit osakeyhtiönä tai rajat ylittyvät useammin.
4. Jos käytät tilitoimistoa, kutsut sen kirjanpitäjän tarkastelemaan tietojasi hallitulla pääsyllä - katso tilitoimistoille.
5. Kun kaikki on valmisteltu, hyväksyt ja lähetät ALV-ilmoituksen itse OmaVeroon - ei automaattista lähetystä ilman sinun hyväksyntääsi.

Koko ajan kirjanpitolaki ja siihen liittyvät tositteiden säilytysvelvollisuudet pysyvät taustalla hoidettuina, mutta päätösvalta - mitä hyväksyt, milloin lähetät - pysyy sinulla. Käytännössä tositteet ja kirjeenvaihto tulee säilyttää vähintään 6 vuotta sen tilikauden päättymisestä, jolloin tosite syntyi, kun taas tilinpäätökset, kirjanpitokirjat, tililuettelo ja luettelo kirjanpitoaineistosta on säilytettävä 10 vuotta tilikauden päättymisestä. Digitaalinen skannaus tai kuva kuitista riittää säilytysvelvollisuuden täyttämiseen, kunhan tosite pysyy luettavana ja muuttumattomana koko säilytysajan - paperikuittia ei siis tarvitse säilyttää erikseen.

Tuki ja neuvonta - ei vain ohjelmisto

Isossa järjestelmässä kuten Procountorissa tuki kulkee usein oman tilitoimiston kautta, ja suoraan ohjelmistotoimittajalta saatava apu voi jäädä ohueksi, jos et ole tilitoimiston kautta tullut asiakas. WDI Billingissä saat suoran tuen käyttöösi riippumatta siitä, teetkö kirjanpidon täysin itse vai yhdessä tilitoimiston kanssa. Tämä on erityisen tärkeää toiminimelle ja yksinyrittäjälle, joka ei halua maksaa erillisestä tukisopimuksesta vain saadakseen vastauksen yksinkertaiseen kysymykseen ALV-ilmoituksesta tai kuitin kirjaamisesta.

Käytännössä tämä tarkoittaa myös sitä, että kun tarvitset apua - esimerkiksi ensimmäisen ALV-ilmoituksen täyttämisessä tai päätöksessä, kannattaako valita yhdenkertainen kirjanpito vai kahdenkertainen - saat vastauksen suoraan, ilman että joudut ensin selvittämään, kuuluuko kysymyksesi tilitoimiston vai ohjelmistotoimittajan vastuulle.

Kenelle WDI Billing sopii Procountorin sijaan

WDI Billing on erityisen hyvä valinta, jos:

• olet toiminimi tai yksinyrittäjä, joka haluaa hoitaa kirjanpidon itse ilman tilitoimiston pakollista välikättä,
• pyörität pientä Oy:tä ja haluat selkeän, ennustettavan hinnan ilman per-lasku-maksuja - katso hinnat,
• haluat tehdä yhteistyötä tilitoimiston kanssa, mutta omalla ehdollasi, ilman että koko järjestelmä on suunniteltu vain tilitoimiston näkökulmasta,
• arvostat sitä, että data pysyy Suomessa/EU-alueella etkä joudu miettimään, minne tietosi oikeasti päätyvät.

Jos sen sijaan tarvitset laajaa monen asiakkaan tilitoimistoalustaa suuren kirjanpitotoimiston käyttöön, Procountor tai vastaava järjestelmä voi olla perustellumpi valinta. Katso myös vertailumme Procountor vs. WDI Billing tarkempaa ominaisuusvertailua varten, tai tutustu Netvisor-vaihtoehtoon, jos vertailet useampaa järjestelmää.

Aloita ilmainen kokeilu

Vaihda Procountorista ilman monimutkaista projektia. Kokeile WDI Billingia maksutta ja huomaa itse, miten laskutus, kuittien tallennus ja ALV-ilmoituksen valmistelu toimivat, kun kirjanpitosi pysyy aidosti sinun hallinnassasi - myös silloin, kun teet yhteistyötä tilitoimiston kanssa. Aloita ilmainen kokeilu ja katso, sopiiko WDI Billing sinun toiminimellesi tai Oy:llesi paremmin kuin Procountor.