ALV-ilmoitus ilman stressiä

ALV-ilmoitus on jokaiselle arvonlisäverovelvolliselle yrittäjälle toistuva pakkopulla – mutta sen ei tarvitse tarkoittaa sitä, että kirjanpito-ohjelmasi lähettää lukuja Verohallinnolle sinun huomaamattasi. WDI Billingissä ALV-ilmoitus valmistellaan puolestasi, mutta lähetysnappia painat sinä, silloin kun olet itse tarkistanut luvut. Kirjanpitosi pysyy sinun hallinnassasi loppuun asti.

Mikä on ALV-ilmoitus ja kenelle se kuuluu

Jos yrityksesi – toiminimi tai osakeyhtiö (Oy) – on merkitty arvonlisäverovelvolliseksi, sinun on annettava määräajoin ALV-ilmoitus Verohallinnolle OmaVero-palvelun kautta. Ilmoituksella kerrot myynnin ja ostojen arvonlisäverot sekä tilitettävän tai palautettavan veron määrän. Moni yksinyrittäjä ja pieni Oy hoitaa tämän itse ilman tilitoimistoa – kunhan kirjanpito on ajan tasalla ja tositteet löytyvät, ALV-ilmoituksen tekeminen ei ole monimutkaista.

Ilmoitusjakso riippuu yrityksen liikevaihdosta ja siitä, onko Verohallinnolle haettu pidempää ilmoitusjaksoa: osa yrittäjistä ilmoittaa kuukausittain, osa neljännesvuosittain tai vuosittain. Riippumatta jaksosta sama periaate pätee: myynnin ALV lasketaan yhteen, ostojen ja hankintojen vähennyskelpoinen ALV vähennetään, ja erotus joko maksetaan Verohallinnolle tai palautetaan yritykselle. Kun kirjanpito on hoidettu juoksevasti pitkin kautta, itse ilmoituksen tekeminen on lopulta vain yhteenvedon tarkistamista – ei erillistä kuukauden lopun urakkaa.

Valmisteleva kirjanpito: sinä hyväksyt, sinä lähetät

WDI Billing rakentuu niin sanotun valmistelevan kirjanpidon periaatteelle. Ohjelma kerää laskut, ostot ja kuitit, laskee arvonlisäveron rivi riviltä ja koostaa ALV-ilmoituksen valmiiksi näytettäväksi. Mutta mitään ei lähetetä Verohallinnolle automaattisesti taustalla. Sinä näet yhteenvedon, tarkistat luvut ja päätät itse, milloin painat "lähetä OmaVeroon". Tämä ero on tärkeä: monet kirjanpito-ohjelmat kytkevät sinut suoraan viranomaisrajapintaan, mutta WDI Billing pitää sen välissä olevan hyväksymisvaiheen aina omissa käsissäsi.

Käytännössä tämä näkyy niin, että ALV-ilmoitus-näkymässä on aina kaksi selkeää tilaa: "valmisteilla" ja "lähetetty". Niin kauan kuin ilmoitus on valmisteilla, voit avata minkä tahansa rivin, tarkistaa siihen liittyvän laskun tai kuitin ja tarvittaessa korjata kirjauksen ennen kuin luvut lukitaan. Vasta kun itse vahvistat ilmoituksen valmiiksi, se siirtyy lähetettäväksi. Kukaan – ei edes WDI Billing itse – ei voi ohittaa tätä vaihetta puolestasi.

ALV-kannat Suomessa

Suomessa sovelletaan tällä hetkellä yleistä 25,5 %:n arvonlisäverokantaa sekä alennettuja 13,5 %:n ja 10 %:n kantoja eri tuote- ja palveluryhmille. WDI Billing pitää oikeat kannat valmiina laskupohjissa ja ostokirjauksissa, joten sinun ei tarvitse muistaa niitä ulkoa jokaisen laskun kohdalla – ohjelma laskee ALV:n automaattisesti, mutta lopullinen ALV-ilmoitus jää aina sinun tarkistettavaksesi ennen lähetystä.

Eri kantojen sekoittaminen on yksi yleisimmistä ALV-ilmoituksen virhelähteistä, etenkin jos yritys myy sekä yleisen kannan tuotteita että esimerkiksi alennetun kannan palveluja. WDI Billingissä jokaiselle tuotteelle tai palvelulle voi asettaa oman oletusarvoisen ALV-kannan, jolloin laskutushetkellä ei tarvitse valita kantaa muistin varassa – ja ALV-ilmoituksen yhteenveto erittelee automaattisesti kannoittain, kuinka paljon myyntiä ja veroa kullekin kannalle kertyy.

Kuitit ja tositteet ALV-ilmoituksen pohjaksi

ALV-ilmoitus on vain niin luotettava kuin sen taustalla oleva aineisto. Siksi WDI Billingissä kuittien tallennus on suunniteltu helpoksi: valokuvaa kuitti, ja ohjelma poimii summan ja arvonlisäveron valmiiksi kirjanpitoon. Tekoäly on tässä valinnainen apu – kuitit voi tallentaa ja lajitella yhtä hyvin ilman sitä. Tositteet säilytetään kirjanpitolain edellyttämän ajan, joten ne löytyvät myös silloin, kun Verohallinto niitä joskus kysyy.

Puuttuva tai kadonnut kuitti on yksi yleisimmistä syistä sille, että ALV-ilmoitus jää vaillinaiseksi tai vähennys jää tekemättä kokonaan. Kun kuitit ja ostolaskut tallennetaan järjestelmällisesti heti niiden syntyessä, ALV-ilmoituksen tekohetkellä ei tarvitse enää etsiä kadonneita paperilappuja tai muistella, mihin ostoon mikäkin kuitti liittyi. Sama tositepohja toimii myös silloin, kun tilitoimisto tai kirjanpitäjä tarkistaa kirjanpitoa jälkikäteen.

OmaVero pysyy sinun hallinnassasi

WDI Billing ei korvaa OmaVeroa eikä yritä ohittaa Verohallinnon virallisia kanavia – se valmistelee ilmoituksen niin, että vienti OmaVeroon on nopea ja virheetön viimeinen askel. Näet aina, mitä ollaan lähettämässä, ja voit tarvittaessa muokata rivejä ennen hyväksymistä. Ei yllätyksiä, ei automaattista tiedonsiirtoa ilman lupaasi.

Tämä on tietoinen valinta. Osa markkinoiden kirjanpito-ohjelmista mainostaa "suoraa yhteyttä Verohallintoon" ikään kuin se olisi pelkkä etu. WDI Billingin näkemys on toinen: viranomaisyhteys on hyödyllinen vasta silloin, kun sinä päätät, milloin sitä käytetään. Siihen asti kirjanpitosi – laskut, ostot, kuitit ja niistä lasketut ALV-luvut – on vain sinun nähtävissäsi ja muokattavissasi, tallennettuna EU:n sisällä.

Kolme tilaa: Records, Prepare, File

WDI Billing toimii kolmessa tilassa. Records-tilassa kirjaat ja tallennat aineiston: laskut, ostot, kuitit ja muut tositteet kertyvät yhteen paikkaan sitä mukaa kuin liiketoimintaa syntyy. Prepare-tila – valmisteleva kirjanpito – on oletustila, ja siinä ALV-ilmoitus lasketaan ja näytetään sinulle tarkistettavaksi rivi riviltä, kannoittain eriteltynä. File-tilaan siirryt vasta, kun itse päätät lähettää ilmoituksen eteenpäin – ei aiemmin, et vahingossa.

Tämä kolmivaiheinen malli ei rajoitu pelkkään ALV-ilmoitukseen. Sama periaate sopii myös laskutukseen, jossa laadit ja lähetät laskusi – mukaan lukien verkkolaskut – omaan tahtiisi, ilman että ohjelma tekee laskutuspäätöksiä puolestasi. Ajatus on sama koko WDI Billingissä: automaatio hoitaa laskennan ja valmistelun, mutta päätösvalta ja lähetyshetki pysyvät sinulla.

Kun tilitoimisto on mukana

Moni yrittäjä ei hoida ALV-ilmoitusta täysin yksin, vaan yhdessä tilitoimiston kanssa. WDI Billing on suunniteltu niin, että voit antaa kirjanpitäjällesi tarkastusoikeuden (ns. "break-glass" -pääsy) juuri niihin tietoihin, joita hän tarvitsee – ilman että luovutat koko kirjanpitosi hallintaa pois itseltäsi.

Tilitoimisto pääsee tarkistamaan valmistellun ALV-ilmoituksen, kommentoimaan epäselviä kirjauksia ja tarvittaessa korjaamaan niitä, mutta pääsy on aina rajattu ja jäljitettävissä – ei jatkuva, rajoittamaton oikeus koko yrityksen talouteen. Kun kirjanpitäjä on hyväksynyt luvut, lähetyspäätös on silti viime kädessä sinun. Tämä sopii erityisen hyvin yksinyrittäjälle ja pienelle Oy:lle, joka haluaa asiantuntija-avun mutta ei halua luopua yrityksensä talouden ohjaksista.

Usein kysyttyä ALV-ilmoituksesta

Voiko ALV-ilmoituksen tehdä itse ilman tilitoimistoa? Kyllä. Jos kirjanpito on ajan tasalla ja tositteet tallessa, ALV-ilmoituksen tekeminen itse OmaVerossa on täysin mahdollista sekä toiminimelle että pienelle Oy:lle. WDI Billing valmistelee luvut puolestasi, jotta itse ilmoituksen tarkistaminen ja lähettäminen vie vain muutaman minuutin.

Lähettääkö WDI Billing ALV-ilmoituksen automaattisesti Verohallinnolle? Ei. Ohjelma laskee ja valmistelee ilmoituksen, mutta lähetys OmaVeroon tapahtuu vasta, kun sinä itse hyväksyt ja painat lähetä. Tämä on Prepare-tilan koko idea.

Mitä jos huomaan virheen valmiiksi lasketussa ilmoituksessa? Voit avata minkä tahansa rivin, tarkistaa sen taustalla olevan laskun tai kuitin ja korjata kirjauksen, jonka jälkeen ALV-ilmoitus päivittyy automaattisesti ennen kuin mitään lähetetään eteenpäin.

Aloita ALV-ilmoitusten tekeminen itse

Kokeile WDI Billingiä maksutta ja huomaa, miltä tuntuu, kun ALV-ilmoitus on valmiina odottamassa hyväksyntääsi – ei automaattisesti lähetettynä, vaan sinun päätöksesi mukaan. Tutustu myös WDI Billingin kirjanpito-ohjelmaan kokonaisuutena ja katso hinnat, tai lue tarkemmin aiheesta oppaastamme ALV-ilmoitus – täysi opas.