Jaa kirjanpito tilitoimiston kanssa - ilman lukkiutumista

Suomessa harva yrittäjä hoitaa kirjanpitoa täysin yksin loppuun asti - ja se on täysin luonnollista. Moni toiminimi ja pieni osakeyhtiö (Oy) hoitaa arjen itse: laskutuksen, kuittien tallennuksen, ostojen kirjaamisen. Sitten tilitoimisto viimeistelee tilinpäätöksen, veroilmoitukset ja sen osaamisen, jota et halua opetella itse. Tämän takia WDI Billing on rakennettu niin, että voit jakaa kirjanpidon tilitoimiston kanssa juuri siltä osin kuin haluat - et enempää, et vähempää. Kirjanpitosi pysyy silti sinun: valitset itse, mitä tilitoimistosi näkee ja milloin.

Tämä ei ole tilitoimistojen oma monen asiakkaan hallintajärjestelmä, kuten monet suuret kirjanpito-ohjelmat tarjoavat. WDI Billing on sinun yrityksesi työkalu - mutta rakennettu niin, että tilitoimistosi pääsee mukaan saumattomasti, ilman erillisiä tiedostolähetyksiä tai kahta rinnakkaista järjestelmää.

Miksi tilitoimistoyhteensopivuus ratkaisee ohjelmistovalinnan

Suomessa taloushallinto-ohjelmisto valitaan usein juuri sen mukaan, toimiiko se hyvin oman tilitoimiston kanssa. Se on ymmärrettävää: jos tilitoimistosi joutuu näpyttelemään tietosi manuaalisesti uudelleen omaan järjestelmäänsä, menetät sekä aikaa että rahaa - ja virheiden riski kasvaa. Moni yrittäjä on kokenut tämän konkreettisesti: kuukauden lopussa lähetetään kansio kuitteja sähköpostilla, tilitoimisto syöttää ne omaan järjestelmäänsä uudelleen, ja lasku yhteistyöstä kasvaa jokaisesta ylimääräisestä tunnista. WDI Billing ratkaisee tämän tarjoamalla selkeät, siistit viennit ja hallitun pääsyn, jolloin tilitoimistosi saa tarvitsemansa tiedon suoraan, ilman ylimääräistä työtä kummallekaan osapuolelle.

Toisin kuin monissa isoissa järjestelmissä, joissa tilitoimisto käytännössä "omistaa" asiakkaan tilin ja yrittäjä jää sivustakatsojaksi, WDI Billingissä tili on aina sinun. Voit vaihtaa tilitoimistoa, ottaa toisen mukaan tai jatkaa täysin itsenäisesti - kirjanpitosi ja historiasi eivät jää kenenkään muun järjestelmän vangiksi.

Tietosi pysyvät sinun - ja lähelläsi

Yhä useampi suomalainen yrittäjä kysyy tietoisesti, missä yrityksen taloustiedot oikeasti sijaitsevat. Tämä on WDI Billingissä lähtökohta, ei jälkikäteen lisätty ominaisuus: yritystietosi käsitellään ja säilytetään EU:n sisällä, GDPR:n mukaisesti, eikä kirjanpitoasi jaeta minnekään ilman lupaasi. Kun annat tilitoimistollesi neuvoja-pääsyn, kyse on aina rajatusta, jäljitettävästä käyttöoikeudesta - ei tietojen kopioimisesta kolmannen osapuolen palvelimille. Tämä sama periaate pätee riippumatta siitä, hoidatko kirjanpito-ohjelmalla pelkän laskutuksen vai koko taloushallinnon.

Valmisteleva kirjanpito: sinä hoidat arjen, tilitoimisto viimeistelee

WDI Billingin ydin on kolme tilaa: Records (kirjaa), Prepare (valmistele) ja File (lähetä) - ja oletustila on aina Prepare. Käytännössä tämä tarkoittaa valmistelevaa kirjanpitoa: sinä kirjaat myynnit, ostot ja kuitit arjessa, järjestelmä kokoaa ja jäsentää aineiston, mutta mikään ei lähde eteenpäin ilman että joko sinä tai tilitoimistosi hyväksyy sen erikseen. Ei automaattisia lähetyksiä Verohallintoon tai OmaVeroon taustalla - sinä tai tilitoimistosi painaa nappia, kun aineisto on valmis.

Tämä sopii hyvin suomalaiseen työnjakoon: yrittäjä hoitaa juoksevan kirjanpidon ja valmistelun, tilitoimisto tarkistaa, oikaisee tarvittaessa ja vastaa viranomaisilmoituksista. Kumpikin näkee saman aineiston samaan aikaan - ei kahta eri totuutta, ei sähköpostiliitteitä edestakaisin.

Neuvoja-pääsy: anna tilitoimistolle juuri se, mitä se tarvitsee

WDI Billingissä voit myöntää tilitoimistollesi rajatun, jäljitettävän pääsyn tiliisi - niin sanotun neuvoja-pääsyn. Tämä ei tarkoita, että tilitoimisto saa avaimet koko yritykseesi. Voit valita, näkeekö tilitoimistosi vain tietyn kauden aineiston, vain tietyt tositteet vai koko kirjanpidon valmistelutilassa. Pääsy on aina väliaikainen ja peruutettavissa - kun yhteistyö päättyy tai vaihdat tilitoimistoa, suljet pääsyn yhdellä klikkauksella, eikä mitään jää roikkumaan.

Tämä ero on tärkeä: monissa isommissa järjestelmissä tilitoimisto on pääkäyttäjä ja yrittäjä vieras omassa tilissään. WDI Billingissä suunta on toisin päin - sinä olet aina omistaja, tilitoimisto on vierailija, jolle olet antanut avaimen tiettyihin huoneisiin.

Käytännössä tämä toimii esimerkiksi näin: kirjanpitäjäsi kirjautuu sisään omalla tunnuksellaan, näkee vain ne kuukaudet ja tositteet, joihin olet myöntänyt pääsyn, ja voi jättää huomioita tai pyytää täydennystä suoraan aineistoon - ilman erillistä sähköpostiketjua. Kaikki toiminta jää myös jäljitettäväksi: näet aina, milloin tilitoimistosi on käynyt aineistossa ja mitä on tarkasteltu tai muutettu. Tämä läpinäkyvyys rakentaa luottamusta puolin ja toisin, eikä yrittäjän tarvitse arvailla, mitä omalle kirjanpidolle oikeastaan tapahtuu tilitoimiston puolella.

Kuitit ja tositteet valmiina tilitoimistolle

Yksi suurimmista ajanhukkaajista tilitoimistoyhteistyössä on kuittien ja tositteiden kokoaminen - kengännyössä säilytetyt paperilaput, hajallaan olevat sähköpostiliitteet, kadonneet ostokuitit. WDI Billingin kuittien tallennus kerää tositteet talteen heti, kun ne syntyvät: valokuvaa kuitti puhelimella, ja se tallentuu järjestelmään oikeaan kohtaan. Halutessasi tekoäly ehdottaa luokittelun automaattisesti - mutta tämä on aina valinnainen ominaisuus, ei pakollinen. Kaikki toimii yhtä hyvin ilman tekoälyä, jos haluat tehdä luokittelun itse.

Kun tilitoimistosi pääsee valmistelutilaan, se näkee tositteet valmiiksi järjestettyinä - ei tarvetta pyytää "lähetä vielä ne kuitit sähköpostilla".

ALV-ilmoitus: yhteistyö ilman epäselvyyttä

Moni pieni yritys jättää ALV-ilmoituksen tilitoimiston vastuulle, mutta haluaa silti nähdä, mitä ollaan lähettämässä Verohallinnolle ja OmaVeroon. WDI Billing kokoaa arvonlisäveroaineiston valmistelutilassa niin, että sekä sinä että tilitoimistosi näette saman laskelman ennen lähetystä - ei yllätyksiä. Suomen ALV-kannat 25,5 %, 13,5 % ja 10 % lasketaan automaattisesti oikeisiin tuoteryhmiin, ja tilitoimistosi voi tarkistaa laskelman ennen kuin kukaan painaa lähetä-nappia.

Selkeät viennit - ei kaksinkertaista näppäilyä

WDI Billing tuottaa siistit, standardinmukaiset viennit tilitoimistosi omaan järjestelmään, jos tilitoimistosi haluaa käsitellä aineiston lopulta omassa ohjelmistossaan. Ei manuaalista uudelleenkirjausta, ei Excel-taulukoiden paikkailua kuukauden vaihteessa. Tämä säästää molempien aikaa ja vähentää virheitä - ja tarkoittaa, ettei ohjelmistovalintasi ole koskaan riippuvainen siitä, mitä juuri sinun tilitoimistosi sattuu käyttämään.

Kirjanpitolain vaatimukset täyttyvät automaattisesti

Suomen kirjanpitolaki velvoittaa säilyttämään kirjanpitoaineiston 6-10 vuotta riippuen aineiston tyypistä. WDI Billing säilyttää koko historian - tositteet, laskut, ALV-ilmoitukset ja muutoshistorian - niin, että sekä sinä että tilitoimistosi pääsette tarvittaessa käsiksi vanhaan aineistoon ilman erillisiä arkistoja tai varmuuskopioita USB-tikuilla. Tämä koskee yhtä lailla yhdenkertaista kuin kahdenkertaista kirjanpitoa, riippuen siitä, kumpaa yrityksesi on velvollinen käyttämään.

Kun vaihdat tilitoimistoa - tai lopetat yhteistyön kokonaan

Tilitoimiston vaihtaminen on monelle yrittäjälle pelottava ajatus juuri siksi, että kirjanpito-ohjelma tuntuu kuuluvan tilitoimistolle, ei yritykselle itselleen. WDI Billingissä tilanne on toinen: koska tili on aina sinun nimissäsi, vaihto tarkoittaa käytännössä vain sitä, että suljet vanhalta tilitoimistolta neuvoja-pääsyn ja avaat sen uudelle. Mitään ei tarvitse siirtää, mitään ei tarvitse pyytää takaisin sähköpostitse, eikä yksikään tosite tai lasku katoa matkalla. Sama pätee, jos päätät jossain vaiheessa hoitaa koko kirjanpidon itse ilman tilitoimistoa - historia ja aineisto pysyvät tilillä muuttumattomina.

Kenelle tämä sopii

Tämä yhteistyömalli toimii erityisen hyvin:

• Toiminimiyrittäjille, jotka hoitavat laskutuksen ja kuitit itse mutta haluavat tilitoimiston varmistavan veroilmoitukset ja tilinpäätöksen. Moni toiminimi pysyy pitkään yhdenkertaisen kirjanpidon piirissä, jolloin arki on kevyempää hoitaa itse - mutta ALV- ja veroasioissa tilitoimiston asiantuntemus on silti arvokasta.
• Pienille osakeyhtiöille (Oy), joissa yrittäjä hoitaa juoksevan kirjanpidon ja tilitoimisto vastaa tilinpäätöksestä, kahdenkertaisesta kirjanpidosta ja viranomaisraportoinnista.
• Freelancereille ja pienyrittäjille, jotka haluavat oman verkkolasku-käytännön ja selkeän laskutusohjelman mutta eivät halua opetella ALV-ilmoituksen jokaista yksityiskohtaa itse.
• Kasvaville yrityksille, jotka ovat aiemmin hoitaneet kaiken tilitoimiston kautta mutta haluavat nyt enemmän näkyvyyttä ja hallintaa omaan talouteensa ilman että tilitoimistosta luovutaan.

Emme ole rakentaneet kevytyrittäjyyden laskutuspalvelua, jossa joku muu laskuttaa puolestasi ja pidättää verot - WDI Billing on oma yrityksesi työkalu, jonka avaat tilitoimistollesi omilla ehdoillasi. Emme myöskään ole rakentaneet monen asiakkaan hallintajärjestelmää tilitoimistoille - WDI Billing pysyy aina yrityksesi työkaluna, johon tilitoimisto liittyy vieraana, ei isäntänä.

Yleisiä kysymyksiä tilitoimistoyhteistyöstä

Näkeekö tilitoimistoni kaiken tilillä, jos annan pääsyn? Ei välttämättä. Voit rajata pääsyn tiettyyn kauteen, tiettyihin tositteisiin tai koko valmistelutilaan - valinta on sinun.

Voiko tilitoimistoni lähettää ALV-ilmoituksen puolestani ilman lupaani? Ei. File-tila vaatii aina erillisen hyväksynnän - ei automaattisia lähetyksiä Verohallintoon tai OmaVeroon taustalla.

Entä jos tilitoimistoni käyttää eri ohjelmistoa kuin WDI Billing? Ei ongelma - WDI Billing tuottaa selkeät viennit, jotka tilitoimisto voi tuoda omaan järjestelmäänsä ilman manuaalista uudelleenkirjausta.

Näin pääset alkuun tilitoimistosi kanssa

Aloitus on yksinkertainen: perusta oma tilisi, hoida laskutus ja kuitit arjessa, ja kun on aika viimeistellä kuukausi tai kvartaali, kutsu tilitoimistosi mukaan neuvoja-pääsyllä. He näkevät valmisteltua aineistoa suoraan - ei sähköposteja, ei erillisiä tiedostoja. Voit lukea lisää siitä, kannattaako kirjanpito hoitaa itse vai tilitoimiston kanssa, tutustua kirjanpito-ohjelmaan kokonaisuutena, tai lukea tarkemmin kuittien tallennuksesta ja ALV-ilmoituksen hoitamisesta WDI Billingillä.

Kokeile WDI Billingiä yhdessä tilitoimistosi kanssa

Jaa kirjanpito tilitoimiston kanssa ilman, että luovut hallinnasta. Perusta tili, hoida arki itse ja anna tilitoimistollesi juuri sen verran pääsyä kuin tarvitaan - kirjanpitosi pysyy silti sinun. Aloita WDI Billingin ilmainen kokeilu jo tänään, tai katso hinnat ja valitse sopiva paketti yrityksellesi ja tilitoimistollesi.