Verkkolasku: mitä se tarkoittaa ja miten lähetät sen hallitusti

Verkkolasku on rakenteisessa muodossa lähetetty lasku, joka siirtyy järjestelmästä toiseen ilman paperia, PDF-liitteitä tai käsin kirjoittamista. Moni yrittäjä kuulee sanan ensimmäisen kerran, kun asiakkaana on julkishallinnon toimija tai isompi yritys, joka pyytää laskun "verkkolaskuna". Tässä oppaassa käydään läpi, mitä verkkolasku käytännössä tarkoittaa, milloin se kannattaa - tai pitää - ottaa käyttöön, ja miten se hoituu niin, ettei laskutuksesi karkaa ulkopuolisen operaattorin tai raskaan järjestelmän varaan.

Mikä on verkkolasku?

Verkkolasku eroaa sähköpostilla lähetetystä PDF-laskusta siinä, että se sisältää laskun tiedot koneluettavassa muodossa - vastaanottajan järjestelmä pystyy lukemaan summat, ALV-erittelyt ja viitetiedot suoraan ilman manuaalista tallennusta. Käytännössä verkkolasku kulkee laskuttajan ja vastaanottajan välillä verkkolaskuoperaattoreiden kautta, jotka välittävät laskun oikeaan osoitteeseen samaan tapaan kuin sähköposti reititetään palvelimelta toiselle.

Suomessa verkkolasku (kutsutaan myös e-laskuksi kuluttajapuolella) on ollut käytössä pitkään, ja moni julkishallinnon toimija sekä suuryritys edellyttää sitä ostolaskuiltaan. Yritysten välisessä kaupassa (B2B) verkkolasku ei kuitenkaan ole lakisääteinen pakko samalla tavalla kuin esimerkiksi Belgiassa tai Puolassa - se on Suomessa vakiintunut käytäntö, ei viranomaisen sanelema mandaatti.

Onko verkkolasku pakollinen toiminimelle tai Oy:lle?

Tämä on tärkein ero, joka kannattaa ymmärtää heti alkuun: verkkolasku on Suomessa yleinen ja monen asiakkaan vaatima käytäntö, mutta ei sinänsä koko yrittäjäkuntaa koskeva lakisääteinen velvoite. Jos asiakkaasi on julkishallinnon yksikkö, se todennäköisesti edellyttää verkkolaskua sopimusehdoissaan. Jos taas laskutat pieniä yrityksiä tai kuluttajia, PDF-lasku sähköpostitse riittää edelleen useimmiten aivan hyvin.

Koska kyse ei ole pakosta vaan valinnasta, sinä päätät, milloin ja kenelle lähetät verkkolaskun. Tämä on juuri se kohta, jossa moni laskutusohjelma yrittää työntää sinut kalliin operaattorisopimuksen tai monimutkaisen liittymän taakse - vaikka todellisuudessa tarvitset vain toimivan tavan lähettää verkkolasku silloin kun asiakas sitä pyytää, ei enempää.

Miksi verkkolasku kannattaa ottaa käyttöön

Vaikka verkkolasku ei ole pakollinen, siitä on aitoa hyötyä:

• Nopeampi maksu. Kun lasku tulee suoraan vastaanottajan taloushallinto-ohjelmistoon, se ei jää roikkumaan sähköpostilaatikkoon odottamaan käsittelyä.
• Vähemmän virheitä. Rakenteinen data tarkoittaa, ettei kukaan näppäile summia tai viitenumeroita käsin uudelleen - virhemarginaali pienenee molemmin puolin.
• Suoraan kirjanpitoon. Sekä lähtevä että saapuva verkkolasku voi kirjautua suoraan kirjanpito-ohjelmaan, mikä helpottaa sekä sinun että tilitoimistosi työtä.
• Isompien asiakkaiden ovi auki. Osa yrityksistä ja lähes kaikki julkishallinnon toimijat edellyttävät verkkolaskua - ilman sitä et pääse tarjoamaan niille lainkaan.

Miten verkkolasku lähetetään käytännössä

Verkkolaskun lähettäminen ei vaadi omaa IT-osastoa. Käytännössä tarvitset kolme asiaa:

1. Verkkolaskuosoitteen tai OVT-tunnuksen - vastaanottajan yksilöivä osoite, johon lasku reititetään.
2. Laskutusohjelman, joka osaa muodostaa verkkolaskun - laskun tiedot pitää tuottaa oikeassa rakenteisessa muodossa, ei vain PDF:nä.
3. Yhteyden verkkolaskuoperaattoriin - tämä välittää laskun eteenpäin. Hyvässä laskutusohjelmassa tämä yhteys on jo valmiiksi rakennettu, eikä sinun tarvitse solmia erillisiä sopimuksia tai maksaa laskukohtaisia lisämaksuja jokaisesta lähetetystä laskusta.

WDI Billingissä verkkolasku on osa tavallista laskutusohjelmaa - et tarvitse erillistä lisäosaa etkä maksa jokaisesta lähetetystä verkkolaskusta erikseen. Kirjoitat laskun kuten tavallisenkin, valitset vastaanottajaksi verkkolaskuosoitteen, ja lasku lähtee matkaan oikeassa muodossa.

Verkkolasku ja hallinta - kenen käsissä tietosi ovat

Koska verkkolasku ei ole Suomessa viranomaispakko, sinulla on vapaus valita, milloin ja miten paljon dataa liikkuu ulkopuolisten järjestelmien läpi. Tämä on eri asia kuin maissa, joissa jokainen lasku pitää lain mukaan ohjata suoraan verottajan järjestelmään - Suomessa laskusi kulkevat sinun ja asiakkaasi välillä, eivät automaattisesti minnekään kolmanteen paikkaan.

WDI Billing on rakennettu tämän periaatteen ympärille: kirjanpitosi ja laskusi pysyvät sinun hallinnassasi. Käytämme valmisteleva kirjanpito -mallia (Prepare-tila) - ohjelma valmistelee ja ehdottaa, mutta sinä hyväksyt ja lähetät, mitään ei liiku automaattisesti taustalla ilman sinun toimenpidettäsi. Data säilyy EU:n sisällä, ja voit halutessasi valita, että se pysyy Suomessa - tämä on monelle yrittäjälle tärkeä valintaperuste ohjelmistoa vertaillessa.

Verkkolaskun pakolliset tiedot

Verkkolaskussa pitää olla samat lakisääteiset perustiedot kuin muissakin laskuissa - laskuttajan ja ostajan tiedot, laskun päivämäärä ja numero, ALV-erittely sekä maksuehdot. Rakenteinen muoto ei poista näitä vaatimuksia, se vain tekee tietojen välittämisestä koneluettavaa. Katso täydellinen listä siitä, mitä laskun pakolliset tiedot ovat, jotta lasku on kunnossa lähetysmuodosta riippumatta.

Verkkolasku ja ALV-erittely

Verkkolaskun ALV-tiedot pitää olla samalla tavalla oikein kuin tavallisessakin laskussa - eriteltynä verokannoittain ja yhteenlaskettuna. Kun laskutusohjelmasi tuottaa nämä tiedot suoraan oikeassa muodossa, ne on helpompi koota myöhemmin ALV-ilmoitukseen, oli kyse sitten omasta koonnista tai tilitoimistolle toimitettavasta aineistosta.

Verkkolasku ja tilitoimistoyhteistyö

Moni tilitoimisto arvostaa, jos asiakas lähettää ja vastaanottaa verkkolaskuja - se vähentää manuaalista tallennustyötä ja pienentää virheiden määrää kirjanpidossa. Kun laskutusohjelmasi ja kirjanpito-ohjelmasi keskustelevat samaa kieltä, tilitoimistollesi jää enemmän aikaa neuvontaan ja vähemmän aikaa näppäilyyn. Jos jaat kirjanpitoa tilitoimistosi kanssa, katso miten jaat kirjanpidon tilitoimiston kanssa ilman että luovut omasta pääsystäsi tietoihin.

Verkkolasku, e-lasku ja PDF-lasku - mitä eroa niillä on

Termit menevät helposti sekaisin, joten selvennetään lyhyesti:

Monelle yrittäjälle arki näyttää siltä, että osa laskuista lähtee verkkolaskuna isommille tai julkisille asiakkaille, ja osa PDF:nä pienemmille - eikä tässä ole mitään ongelmaa, kunhan laskutusohjelmasi taipuu molempiin ilman erillisiä työkaluja tai lisämaksuja per lähetystapa.

Mitä verkkolasku maksaa?

Verkkolaskun lähettämisestä peritään usein pieni operaattorimaksu laskua kohden, ja moni erillinen verkkolaskupalvelu laskuttaa tästä lisäksi kuukausimaksun tai avaa maksua vastaan uuden liittymän. Tämä voi tuntua kohtuuttomalta, jos lähetät kuukaudessa vain muutaman verkkolaskun. WDI Billingin ajatuksena on, ettei laskutustapasi valinta - verkkolasku, PDF vai molemmat - saa johtaa erillisiin lisämaksuihin tai laskukohtaiseen hinnoitteluun ohjelmiston puolella.

Verkkolasku toiminimelle ja pienelle Oy:lle

Erityisesti toiminimen kirjanpidossa verkkolasku tulee usein vastaan vasta, kun asiakaskunta kasvaa isommaksi tai mukaan tulee ensimmäinen julkishallinnon toimeksianto. Silloin ei kannata lähteä pystyttämään raskasta järjestelmää - riittää, että nykyinen laskutusohjelma osaa muodostaa verkkolaskun samalla tavalla kuin se osaa muodostaa PDF-laskun: yhdellä napin painalluksella, ilman erillistä oppimiskäyrää.

Usein kysyttyä verkkolaskusta

Pitääkö minun hankkia oma OVT-tunnus?
Et yleensä tarvitse omaa erillistä tunnusta lähettämiseen - laskutusohjelmasi ja sen taustalla toimiva verkkolaskuoperaattori hoitavat reitityksen, kun syötät vastaanottajan verkkolaskuosoitteen.

Voinko vastaanottaa verkkolaskuja samalla ohjelmalla, jolla lähetän niitä?
Kyllä - useimmiten sama laskutus- ja kirjanpito-ohjelmisto hoitaa molemmat suunnat, jolloin saapuvat ostolaskut voi käsitellä ja kirjata samassa järjestelmässä kuin lähtevätkin myyntilaskut.

Entä jos asiakkaani ei osaa vastaanottaa verkkolaskua?
Silloin lähetät saman laskun tavallisena PDF-laskuna sähköpostitse - hyvä laskutusohjelma antaa valita muodon laskukohtaisesti, ilman että sinun tarvitsee ylläpitää kahta erillistä järjestelmää.

Maksaako verkkolaskun lähettäminen aina enemmän kuin PDF-laskun?
Riippuu palveluntarjoajasta. Osa laskutuspalveluista veloittaa erillisen maksun jokaisesta lähetetystä verkkolaskusta, mikä voi kertyä yllättävän suureksi kuluksi, jos laskutat usein. Kannattaa valita ohjelma, jossa verkkolasku on osa peruspakettia eikä erillinen lisäkulu jokaiselta lähetykseltä.

Täytyykö minun osata OVT-tunnukset ja tekniset yksityiskohdat itse?
Ei. Sinun tehtäväsi on kirjoittaa lasku normaalisti ja valita, että se lähtee verkkolaskuna - tekninen reititys, muotoilu ja operaattoriyhteys jäävät ohjelmiston hoidettavaksi taustalla.

Verkkolasku julkishallinnon asiakkaille

Jos toiminimesi tai osakeyhtiösi saa ensimmäisen toimeksiannon kunnalta, valtion virastolta tai muulta julkishallinnon toimijalta, kannattaa varautua siihen, että lasku pyydetään nimenomaan verkkolaskuna - ei PDF:nä eikä paperilla. Tässä tilanteessa ei ole kyse siitä, haluaisitko käyttää verkkolaskua vai et, vaan siitä, että kyseinen asiakas ei yksinkertaisesti pysty vastaanottamaan laskua muussa muodossa. Hyvä uutinen on, että kun laskutusohjelmasi osaa jo muodostaa verkkolaskuja, tällainen toimeksianto ei vaadi mitään erillistä valmistautumista - kirjoitat laskun kuten aina, ja valitset lähetystavaksi verkkolaskun.

Kenelle verkkolasku sopii jo nyt

Verkkolasku kannattaa ottaa käyttöön erityisesti, jos:

• Laskutat julkishallinnon toimijoita, jotka usein edellyttävät sitä ostolaskuiltaan.
• Asiakkaanasi on isompi yritys, jonka taloushallinto toivoo rakenteista dataa.
• Haluat vähentää manuaalista työtä sekä omassa että tilitoimistosi kirjanpidossa.

Jos taas laskutat pääasiassa yksityishenkilöitä tai pieniä toimijoita, PDF-lasku toimii edelleen mainiosti - eikä sinun tarvitse ottaa verkkolaskua käyttöön vain periaatteen vuoksi.

Verkkolasku ja säilytysvelvollisuus

Verkkolaskukaan ei vapauta kirjanpitolain mukaisesta säilytysvelvollisuudesta - tositteet, myös verkkolaskuina lähetetyt ja vastaanotetut, on säilytettävä kirjanpitolain edellyttämän ajan - yleensä kuudesta kymmeneen vuoteen asiakirjatyypistä riippuen. Käytännössä tämä tarkoittaa, että laskutusohjelmasi pitää arkistoida sekä lähetetyt että vastaanotetut verkkolaskut haettavassa muodossa koko säilytysajan ajan - ei riitä, että lasku "on lähtenyt", vaan sen pitää löytyä myös vuosien päästä esimerkiksi verotarkastusta varten.

Tämä on yksi syy, miksi kannattaa valita laskutus- ja kirjanpito-ohjelma samasta paketista: kun lähtevä verkkolasku kirjautuu suoraan kirjanpitoosi, säilytys hoituu samalla eikä tietoja tarvitse etsiä erikseen operaattorin omasta arkistosta silloin kun tilitoimistosi tai Verohallinto niitä kysyy.

Miksi valita laskutusohjelma, joka pitää sinut hallinnassa

Moni verkkolaskupalvelu on rakennettu siten, että data - asiakastietosi, laskuhistoriasi, liikevaihtosi rakenne - jää käytännössä lukkoon operaattorin omaan järjestelmään. Jos haluat vaihtaa palveluntarjoajaa tai tilitoimistoa myöhemmin, joudut usein aloittamaan lähes tyhjältä pöydältä. WDI Billing on rakennettu toisin päin: voit viedä laskutus- ja kirjanpitodatasi ulos selkeinä vienteinä milloin tahansa, eikä verkkolaskujen lähettäminen sido sinua mihinkään tiettyyn operaattoriin ikuisiksi ajoiksi. Tämä sama periaate - sinä omistat datasi, et lukitse itseäsi yhteen järjestelmään - koskee kaikkea WDI Billingissä, ei vain verkkolaskua.

Kokeile verkkolaskutusta ilman lukkoja

WDI Billing tarjoaa verkkolaskun osana tavallista kirjanpito-ohjelmaa - ei erillisiä lisäsopimuksia, ei laskukohtaisia lisämaksuja, ei pakkoa siirtyä raskaampaan järjestelmään vain lähettääksesi yhden verkkolaskun. Kirjanpitosi ja laskusi pysyvät sinun hallinnassasi, ja voit ottaa verkkolaskun käyttöön juuri silloin kun sitä tarvitset. Kokeile WDI Billingiä maksutta ja lähetä ensimmäinen verkkolaskusi jo tänään - ilman erillistä operaattorisopimusta, ilman laskukohtaisia lisämaksuja ja niin, että kirjanpitosi ja laskutustietosi pysyvät koko ajan sinun omassa hallinnassasi.