Yhdenkertainen kirjanpito - mita se on ja kenelle se sopii

Yhdenkertainen kirjanpito on kevyempi tapa hoitaa kirjanpitovelvollisuus, ja se on erityisesti toiminimiyrittajien suosima ratkaisu, koska se riittaa laissa maaritellyille pienille toiminimille eika vaadi tilitoimiston tekemaa monimutkaista tase-ajattelua. Jos pyorittelet tulojasi ja menojasi toiminimella etka ole varma, tarvitseeko sinun opetella kahdenkertaista kirjanpitoa, vastaus on useimmiten: ei. Tama opas kertoo, mita yhdenkertainen kirjanpito tarkoittaa kaytannossa, mita kirjanpitolaki siita sanoo ja miten voit hoitaa sen itse ilman, etta kirjanpitosi katoaa jonnekin ulkopuolisen jarjestelman sisalle.

WDI Billing on rakennettu juuri tahan tilanteeseen: yhdenkertaisen kirjanpidon tekeminen itse, selkeasti ja niin, etta kirjanpitosi pysyy sinun hallinnassasi - myos silloin kun jaat tietoja tilitoimistolle tai kirjanpitajalle. Tama on erityisen tarkeaa Suomessa, jossa moni pienyrittaja haluaa nimenomaan pitaa oman kirjanpitonsa lahella itseaan eika ulkoistaa sita heti kokonaan - ja jossa tieto siita, etta yrityksen taloustiedot pysyvat suomalaisen jarjestelman sisalla, on monelle toiminimiyrittajalle tietoinen valinta.

Yhdenkertainen kirjanpito vs kahdenkertainen kirjanpito

Suurin ero yhdenkertaisen ja kahdenkertaisen kirjanpidon valilla on se, miten liiketapahtumat kirjataan. Kahdenkertaisessa kirjanpidossa jokainen tapahtuma kirjataan kahdelle tilille (esimerkiksi debet ja kredit), ja lopputuloksena syntyy tase ja tuloslaskelma tarkasti kirjanpitolain vaatimalla tavalla. Tama on standardi tapa suuremmille yrityksille, kuten osakeyhtioille (Oy).

Yhdenkertainen kirjanpito puolestaan tarkoittaa yksinkertaisempaa mallia: tulot ja menot kirjataan aikajarjestyksessa, ja kirjanpito muistuttaa laajennettua tulo-meno-paivakirjaa. Se on kevyempi yllapitaa, mutta silti se tayttaa kirjanpitolain vaatimukset - kunhan yrityksesi tayttaa laissa maaritellyt edellytykset yhdenkertaisen kirjanpidon kayttoon.

Kuka saa tehda yhdenkertaista kirjanpitoa?

Yhdenkertainen kirjanpito on sallittu tietyille pienille toiminimille (yksityisille elinkeinonharjoittajille). Kirjanpitolaki rajaa oikeuden yhdenkertaiseen kirjanpitoon liikevaihdon perusteella: karkea nyrkkisaanto on, etta toiminimi voi kayttaa yhdenkertaista kirjanpitoa, jos liikevaihto jaa alle 200 000 euron . Tama raja koskee nimenomaan toiminimia (yksityisia elinkeinonharjoittajia) - osakeyhtiot (Oy) ovat aina kirjanpitovelvollisia kahdenkertaisella kirjanpidolla riippumatta liikevaihdosta.

Kaytannossa tama tarkoittaa, etta suurin osa Suomen toiminimista, yksinyrittajista ja freelancereista voi hoitaa kirjanpitonsa yhdenkertaisena - ainakin toiminnan alkuvaiheessa, kun liikevaihto on viela maltillinen. Kannattaa kuitenkin tarkistaa oma tilanne kirjanpitolain ja tarvittaessa oman tilitoimiston kanssa, silla raja-arvot ja niiden tulkinta voivat vaihdella.

Mita yhdenkertainen kirjanpito kaytannossa sisaltaa

Yhdenkertaisessa kirjanpidossa keskeista on, etta jokainen tulo ja meno kirjataan aikajarjestyksessa ja jokaisen kirjauksen tueksi on olemassa tosite - lasku, kuitti tai muu dokumentti. Kaytannon tyo koostuu tyypillisesti nailla osa-alueilla:

• Myyntilaskut ja tulot - kaikki laskutettu ja saatu tulo kirjataan aikajarjestyksessa.
• Ostot ja menot - kuitit ja ostolaskut tallennetaan ja kirjataan tositteineen.
• ALV-kirjanpito - jos toiminimi on arvonlisaverovelvollinen, ALV eritellaan omana kokonaisuutenaan jokaisessa kirjauksessa.
• Tositteiden sailytys - kirjanpitoaineisto on sailytettava lain edellyttaman ajan, tyypillisesti 6-10 vuotta tositteen tyypista riippuen.

Se, etta malli on kevyempi kuin kahdenkertainen kirjanpito, ei tarkoita etta se olisi huolimatonta tai epatarkkaa - kirjanpitolaki edellyttaa silti, etta kirjaukset ovat oikea-aikaisia, tositteisiin perustuvia ja jaljitettavissa. Tama on juuri se kohta, jossa oikea kirjanpito-ohjelma tekee eron: kun laskutus, kuittien tallennus ja ALV-erittely tapahtuvat samassa jarjestelmassa, yhdenkertainen kirjanpito pysyy siistina ilman erillisia Excel-taulukoita.

Esimerkki: yhdenkertainen kirjanpito kaytannossa

Ajatellaan graafista suunnittelijaa, joka toimii toiminimella. Han laskuttaa asiakkaita kuukausittain, ostaa toisinaan ohjelmistolisensseja ja tyovalineita, ja hanella on muutamia toistuvia kuluja, kuten tyotilan vuokra. Yhdenkertaisessa kirjanpidossa han kirjaa jokaisen lahetetyn laskun tulona sen paivamaaralla, jokaisen kuitin menona sen paivamaaralla, ja ALV eritellaan automaattisesti kummastakin. Kuukauden lopussa hanella on selkea nakyma siihen, paljonko tulia, paljonko menoja ja paljonko ALV:ta on kertynyt - ilman erillista tasetta tai monimutkaista tilikarttaa.

Tama on juuri se malli, jota WDI Billing tukee: laskut ja kuitit syotetaan jarjestelmaan sita mukaa kun niita syntyy, ja yhdenkertainen kirjanpito rakentuu automaattisesti oikeassa aikajarjestyksessa. Kirjanpitajan tai tilitoimiston ei tarvitse kayda jalkeenpain jasentelemassa sotkuista aineistoa - jos ja kun haluat jakaa tiedot eteenpain, ne ovat jo valmiiksi selkeassa muodossa.

Yleisimmat virheet yhdenkertaisessa kirjanpidossa

Yhdenkertainen kirjanpito on yksinkertainen malli, mutta muutama toistuva virhe nakyy usein toiminimiyrittajien arjessa:

• Tositteita ei sailyteta jarjestelmallisesti. Ilman tositetta kirjaus ei kelpaa - kuitit ja laskut kannattaa tallentaa heti, ei myohemmin muistin varassa.
• ALV lasketaan vasta ilmoitusta tehdessa. Tama johtaa helposti virheisiin ja kiireeseen. ALV kannattaa erotella jo kirjaushetkella.
• Yksityis- ja yritysrahat sekoittuvat. Toiminimella yksityisnostot ja -sijoitukset tulee erottaa selkeasti liiketapahtumista.
• Liikevaihdon kasvua ei seurata. Jos liikevaihto lahestyy kirjanpitolain rajaa, kannattaa ajoissa selvittaa, tarvitseeko siirtya kahdenkertaiseen kirjanpitoon.

Kaikki nama virheet ovat valtettavissa, kun laskutus, kuittien tallennus ja ALV-laskenta tapahtuvat samassa, jatkuvasti paivittyvassa jarjestelmassa sen sijaan etta kirjanpito kootaan jalkikateen irrallisista lapuista ja tiedostoista.

Yhdenkertainen kirjanpito ja ALV-ilmoitus

Vaikka kirjanpitomalli on yhdenkertainen, arvonlisaverovelvollisuus ja ALV-ilmoitukset Verohallinnolle eivat muutu. Jos toiminimesi on ALV-rekisterissa, sinun tulee edelleen laskea ja ilmoittaa ALV normaalien ALV-kantojen mukaan ja jattaa ilmoitus OmaVero-palvelun kautta ajallaan. Yhdenkertaisessa kirjanpidossa ALV-erittely tehdaan jokaisen myynti- ja ostotapahtuman yhteydessa, joten kirjanpito-ohjelman kannattaa laskea ALV automaattisesti kirjauksen yhteydessa - ei vasta ilmoituksen tekohetkella.

WDI Billingissa tama tarkoittaa kaytannossa sita, etta jarjestelma valmistelee ALV-laskelman puolestasi valmisteleva kirjanpito -periaatteella: ohjelma kokoaa ja laskee, mutta sina paatat milloin ja mita lahetetaan Verohallinnolle. Mikaan ei liiku automaattisesti OmaVeroon ilman hyvaksyntaasi. Lue lisaa ALV-ilmoituksen tekemisesta ALV-ilmoitus-sivultamme.

Miten hoidat yhdenkertaisen kirjanpidon itse

Moni toiminimiyrittaja ajattelee, etta kirjanpito vaatii automaattisesti tilitoimiston - todellisuudessa yhdenkertainen kirjanpito on suunniteltu juuri niin, etta pienyrittaja voi hoitaa sen itse ilman kirjanpidon erikoisosaamista. Kaytannon tyokalu tahan on kirjanpito-ohjelma, joka:

• tekee laskut ja kirjaa myyntitulot automaattisesti oikeaan kohtaan,
• tallentaa kuitit ja ostolaskut tositteineen niin, etta ne loytyvat myohemminkin,
• laskee ALV:n jokaiselle kirjaukselle valmiiksi,
• ja tuottaa selkean yhteenvedon, kun on aika katsoa kokonaiskuvaa tai jakaa tiedot eteenpain.

Tama on tasan se, mita WDI Billing tekee. Kirjanpitosi pysyy koko ajan sinun nakyvillasi ja sinun hallinnassasi - et ole riippuvainen siita, etta joku toinen jarjestelma tai palveluntarjoaja pitaa tietojasi omissa siiloissaan. Jos haluat myohemmin jakaa kirjanpidon tilitoimiston kanssa, se onnistuu ilman etta sinun tarvitsee aloittaa alusta: lue lisaa sivultamme tilitoimistolle.

Milloin kannattaa siirtya kahdenkertaiseen kirjanpitoon?

Yhdenkertainen kirjanpito on hyva ratkaisu niin kauan kuin toiminimesi liikevaihto pysyy lain sallimissa rajoissa ja toiminta on suhteellisen suoraviivaista. Kun liikevaihto kasvaa, toiminta monimutkaistuu (esimerkiksi varastoa, useita rahoituslahteita tai investointeja tulee lisaa) tai harkitset yhtiomuodon vaihtamista osakeyhtioksi (Oy), kahdenkertainen kirjanpito tulee ajankohtaiseksi - Oy:t ovat aina kahdenkertaisen kirjanpidon piirissa riippumatta koosta.

Tama ei ole huono asia: se on merkki siita, etta yritys kasvaa. Monet toiminimiyrittajat kaannyttavat tassa vaiheessa tilitoimiston puoleen erityisesti tilinpaatoksen ja verosuunnittelun osalta, mutta paivittainen kirjanpito - laskutus, kuitit, ALV - voi silti pysya sinun kasissasi kirjanpito-ohjelman avulla. Jos olet viela pohtimassa, kannattaako kirjanpito hoitaa itse vai ulkoistaa kokonaan, lue tarkempi vertailu oppaastamme kirjanpito itse vai tilitoimisto.

Yhdenkertainen kirjanpito ja laskutus

Suuri osa yhdenkertaisesta kirjanpidosta syntyy itsestaan, kun laskutus hoidetaan alusta asti oikein. Kun jokainen myyntilasku tehdaan samassa jarjestelmassa, jossa kirjanpitokin tapahtuu, tulopuoli kirjautuu automaattisesti oikealle paivalle ilman erillista kopiointia. Tama patee myos verkkolaskuihin: yha useampi toiminimi lahettaa ja vastaanottaa laskunsa verkkolaskuna, ja hyva kirjanpito-ohjelma tukee tata sujuvasti - sina paatat itse, milloin ja kenelle laskut lahtevat. Lue lisaa laskutuksesta sivultamme laskutusohjelma ja verkkolaskusta tarkemmin oppaastamme verkkolasku.

Miten valita kirjanpito-ohjelma yhdenkertaiseen kirjanpitoon

Kaikki kirjanpito-ohjelmat eivat ole rakennettu toiminimen yhdenkertaista kirjanpitoa varten - moni on suunniteltu ensisijaisesti isommille yrityksille tai tilitoimistoille, jolloin toiminimiyrittaja joutuu maksamaan ominaisuuksista, joita ei tarvitse. Kun valitset kirjanpito-ohjelmaa yhdenkertaiseen kirjanpitoon, kannattaa kiinnittaa huomiota nailla asioihin:

• Selkeys. Ohjelman pitaa nayttaa tulot, menot ja ALV yhdella silmayksella - ei piilotettuna kirjanpidon ammattitermien taakse.
• Kuittien ja tositteiden hallinta. Kuvan ottaminen kuitista ja sen liittaminen suoraan oikeaan kirjaukseen sailyttaa aineiston jarjestyksessa lain vaatiman ajan.
• Oma paatosvalta. Jarjestelman tulisi valmistella ALV-laskelma ja muut ilmoitukset, mutta lahetys viranomaiselle tapahtuu vasta kun sina hyvaksyt sen - ei automaattisesti taustalla.
• Yhteensopivuus tilitoimiston kanssa. Vaikka hoidat kirjanpidon itse, on hyva etta tiedot voi tarvittaessa jakaa tilitoimiston tai kirjanpitajan kanssa selkeassa muodossa ilman jarjestelman vaihtoa.
• Suomalainen kayttokokemus. Termien, ALV-kantojen ja OmaVero-yhteensopivuuden tulisi olla valmiiksi suomalaiseen kirjanpitokaytantoon rakennettuja, ei kaannettyja ulkomaisesta jarjestelmasta.

Vertaile eri vaihtoehtoja tarkemmin sivultamme kirjanpito-ohjelma, jossa kaymme lapi, mita hyvalta kirjanpito-ohjelmalta kannattaa vaatia.

Usein kysyttya yhdenkertaisesta kirjanpidosta

Voiko yhdenkertaisen kirjanpidon tehda ilman kirjanpito-ohjelmaa?

Teoriassa kylla, esimerkiksi taulukkolaskennalla, mutta kaytannossa tositteiden hallinta, ALV-laskenta ja sailytysvelvoitteet hoituvat huomattavasti luotettavammin kirjanpito-ohjelmalla, joka pitaa kaiken yhdessa paikassa ja aikajarjestyksessa.

Tarvitseeko toiminimi aina tilitoimiston, jos kirjanpito on yhdenkertaista?

Ei valttamatta. Moni toiminimiyrittaja hoitaa koko yhdenkertaisen kirjanpidon itse. Jos kuitenkin haluat varmistaa esimerkiksi vuosi-ilmoituksen tai verosuunnittelun oikeellisuuden, tilitoimiston voi ottaa mukaan vain tarvittavilta osin - kirjanpitosi pysyy silti sinun hallinnassasi.

Mita tapahtuu, jos liikevaihto ylittaa yhdenkertaisen kirjanpidon rajan kesken tilikauden?

Talloin toiminimen on siirryttava kahdenkertaiseen kirjanpitoon kirjanpitolain mukaisesti. Tama kannattaa huomioida ajoissa, jotta siirtyma ei tule yllatyksena tilikauden lopussa.

Yhdenkertainen kirjanpito toiminimella - yhteenveto

Yhdenkertainen kirjanpito on suunniteltu pienille toiminimille: se on kevyempi kuin kahdenkertainen kirjanpito, mutta tayttaa silti kirjanpitolain vaatimukset, kunhan liikevaihto pysyy laissa maaritellyissa rajoissa. Oikealla kirjanpito-ohjelmalla laskutus, kuittien tallennus ja ALV-kasittely hoituvat samassa paikassa, ja sina paatat itse, milloin tiedot lahtevat Verohallinnolle tai tilitoimistolle. Lue lisaa toiminimen kirjanpidosta yleisemmin sivultamme toiminimen kirjanpito.

Aloita yhdenkertainen kirjanpito WDI Billingilla

WDI Billing on rakennettu suomalaiselle toiminimelle ja pienyrittajalle: laskutus, kuittien tallennus ja ALV-erittely samassa selkeassa jarjestelmassa, jossa sina hyvaksyt jokaisen lahetyksen itse - ei mitaan automaattista tietojen valumista viranomaiselle. Kirjanpitosi pysyy koko ajan sinun omistuksessasi, ja voit halutessasi jakaa sen tilitoimistolle vaivattomasti. Tutustu hinnoitteluun ja kokeile WDI Billingia ilmaiseksi jo tanaan.