Kirjanpito itse vai tilitoimisto?

Kysymys "kirjanpito itse vai tilitoimisto" nousee esiin lahes jokaiselle toiminimen perustajalle ja pienen Oy:n omistajalle jossain vaiheessa. Molemmat vaihtoehdot ovat laillisia ja molemmat voivat toimia hyvin - mutta ne sopivat erilaisiin tilanteisiin. Tassa oppaassa kaydaan lapi, mita kirjanpitolaki oikeasti vaatii, milloin kirjanpito itse on jarkeva ratkaisu, milloin tilitoimisto kannattaa, ja miksi moni yrittaja paatyy valiin jaavaan malliin: valmisteleva kirjanpito.

Paatos ei ole lopullinen eika mustavalkoinen. Moni yrittaja aloittaa hoitamalla kirjanpidon kokonaan itse ja siirtyy myohemmin valmistelevaan kirjanpitoon, kun liiketoiminta kasvaa. Toiset taas alkavat tilitoimiston kanssa ja huomaavat, etta osan tyosta voi hyvin hoitaa itse - saastaen samalla kuukausittaisessa laskussa. Tarkeinta on ymmartaa, mita kukin vaihtoehto oikeasti tarkoittaa arjessa, ei vain periaatteessa.

Mita kirjanpitovelvollisuus tarkoittaa kaytannossa

Kirjanpitolaki koskee kaikkia liiketoimintaa harjoittavia - toiminimea (Tmi), osakeyhtiota (Oy) ja muita yritysmuotoja. Laki maarittelee, mita on kirjattava, millaisia tositteita tarvitaan ja kuinka pitkaan aineisto on sailytettava, mutta se ei maaraa, kenen kadessa kirjanpito pidetaan. Voit hoitaa kirjanpidon itse, ulkoistaa sen kokonaan tilitoimistolle tai - kuten yha useampi tekee - yhdistella molempia: sina hoidat arjen kirjaukset ja tilitoimisto tarkistaa ja hyvaksyy lopputuloksen.

Kirjanpitovelvollisuuteen kuuluu tositteiden sailytys 6-10 vuoden ajan seka se, etta kirjanpito on ajan tasalla ja tarkistettavissa. Tama koskee yhta lailla sita, teetko kirjanpidon itse vai ostatko sen palveluna. Kirjanpitolaki ei myoskaan valita puolestasi, missa ohjelmassa tai kenen palvelimella kirjanpitosi sailytetaan - se on sinun paatoksesi, ja moni yrittaja pitaa tarkeana, etta aineisto pysyy Suomessa tai EU-alueella eika hajaannu useaan eri jarjestelmaan.

Kaytannossa kirjanpitovelvollisuus tarkoittaa muutamaa konkreettista asiaa: jokaisesta liiketapahtumasta on oltava tosite, tapahtumat on kirjattava aikajarjestyksessa ja asiajarjestyksessa, ja tilikaudelta on laadittava tilinpaatos (toiminimella kevyempi, Oy:lla kirjanpitolain mukainen tilinpaatos liitteineen). Lisaksi arvonlisaverovelvollisen on annettava ALV-ilmoitus saannollisesti Verohallinnolle OmaVeron kautta. Mikaan naista velvoitteista ei sinallaan ratkaise sita, kirjaatko itse vai annatko tyon tilitoimistolle - molemmilla tavoilla velvoitteet tulee taytettya, kunhan prosessi on kunnossa.

Kirjanpito itse - milloin se onnistuu

Moni toiminimiyrittaja ja yksinyrittaja hoitaa kirjanpidon itse - eika siina ole mitaan poikkeuksellista. Jos liikevaihtosi on pieni ja tositemaarasi kohtuullinen, yhdenkertainen kirjanpito riittaa: se on kevyempi tapa kuin kahdenkertainen kirjanpito, ja se on sallittu toiminimille, joiden liikevaihto jaa alle 200 000 euron . Lue lisaa aiheesta oppaastamme yhdenkertainen kirjanpito.

Kirjanpito itse toimii hyvin, kun:

• Olet toiminimiyrittaja tai freelancer, jonka laskutus ja kulut ovat selkeita.
• Haluat pitaa kirjanpitosi ja tietosi itselläsi - et halua, etta ulkopuolinen taho hallinnoi koko taloushallintoasi.
• Kaytat kirjanpito-ohjelmaa, joka automatisoi tositteiden tallennuksen ja ALV-laskennan, jolloin manuaalinen tyo vahenee merkittavasti.
• Haluat valttaa jatkuvan kuukausilaskutuksen tilitoimistolta.

Tama ei tarkoita, etta olisit yksin. Nykyaikainen kirjanpito-ohjelma tekee raskaimman tyon puolestasi: tiliöinnin ehdotukset, ALV-laskenta ja verkkolaskujen kasittely hoituvat automaattisesti. Erityisesti toiminimen kirjanpito on suunniteltu niin, etta yksinyrittaja pystyy hoitamaan sen ilman kirjanpitotaustaa.

Kaytannon esimerkki: graafinen suunnittelija toiminimella laskuttaa 10-20 asiakasta kuukaudessa, kulut ovat muutamia ohjelmistolisensseja ja tyotila. Han kirjaa laskut ja kuitit kirjanpito-ohjelmaan sita mukaa kun niita syntyy, ohjelma laskee ALV:n automaattisesti ja muodostaa ALV-ilmoituksen pohjan OmaVeroon. Tallainen yrittaja saattaa kayttaa 1-2 tuntia kuukaudessa kirjanpitoon - ja saastaa samalla sen, mita tilitoimisto veloittaisi kuukausittain.

Tilitoimisto - milloin se kannattaa

Tilitoimisto on jarkeva valinta, kun liiketoiminta monimutkaistuu: osakeyhtio, useampia tyontekijoita, kansainvalista kauppaa, tai kun haluat varmistaa, etta joku ammattilainen tarkistaa tilinpaatoksen ja veroilmoitukset. Tilitoimisto tuo myos turvaa - vastuu ja asiantuntemus siirtyvat osittain heille.

Perinteinen ongelma on kuitenkin lock-in: monet tilitoimistojarjestelmat (kuten Procountor ja Netvisor) on rakennettu niin, etta aineisto ja historia jaavat kiinni tiettyyn tilitoimistoon ja jarjestelmaan. Jos haluat vaihtaa tilitoimistoa tai alkaa hoitaa osan itse, tietojen siirtaminen voi olla hankalaa. Katso vertailumme Procountor ja Netvisor osalta.

Tilitoimisto kannattaa erityisesti silloin, kun:

• Yritys kasvaa nopeasti ja tapahtumia on paljon eri lahteista.
• Palkanlaskenta, tyontekijat tai monimutkaisemmat verokysymykset tulevat mukaan kuvaan.
• Et halua itse pysya ajan tasalla lakimuutoksista ja haluat, etta joku muu vastaa niista.
• Kansainvalinen kauppa tai monimutkaisempi ALV-kasittely vaatii erityisosaamista.

Tama ei kuitenkaan tarkoita, etta sinun pitaisi luopua kaikesta hallinnasta. Moni yrittaja kokee turhauttavaksi sen, etta perinteisessa tilitoimistomallissa kaikki data - laskut, tositteet, raportit - elaa vain tilitoimiston omassa jarjestelmassa, eika sinulla ole suoraa, jatkuvaa nakymaa omaan tilanteeseesi ilman, etta soitat tai laheteta viestin tilitoimistoon.

Valmisteleva kirjanpito: paras molemmista

Yha useampi suomalainen yrittaja valitsee kolmannen tien: valmisteleva kirjanpito. Tama tarkoittaa, etta sina hoidat kirjaukset, tositteet ja arjen taloushallinnon itse kirjanpito-ohjelmalla, ja tilitoimistosi tarkistaa, hyvaksyy ja viimeistelee kokonaisuuden - esimerkiksi tilinpaatoksen tai monimutkaisemmat verokysymykset varten.

Tama malli yhdistaa parhaat puolet: sina saat pitaa kirjanpitosi itselläsi ja nähdä koko ajan, mita yritykseesi tapahtuu, mutta sinulla on silti ammattilaisen tuki silloin kun sita tarvitset. WDI Billing on rakennettu juuri tahan: voit antaa tilitoimistollesi pääsyn tarkastelemaan ja hyvaksymaan aineistoa ilman, etta luovutat koko jarjestelman hallinnan pois omilta kasiltasi. Lue lisaa sivultamme jaa kirjanpito tilitoimiston kanssa.

Valmisteleva kirjanpito sopii erityisesti tilanteeseen, jossa toiminimi on kasvamassa kohti osakeyhtiota, tai kun Oy:n arki on selkeaa mutta tilinpaatos ja verosuunnittelu halutaan jattaa ammattilaiselle. Sina sailytat paivittaisen kontrollin ja nakymyyden, tilitoimisto tuo asiantuntemuksen sinne, missa se on eniten arvokasta - eika koko taloushallintosi ole yhden ulkopuolisen toimijan varassa.

Kustannusvertailu: itse vs. tilitoimisto

Katso ajantasainen hinnastomme sivulta hinnat.

Verkkolasku ja laskutus - kumpi malli tukee sita paremmin

Verkkolasku on Suomessa vakiintunut kaytanto - se ei ole viela B2B-pakollinen, mutta suuri osa yrityksista ja etenkin julkishallinnon asiakkaista odottaa sita jo nyt. Riippumatta siita, hoidatko kirjanpidon itse vai tilitoimiston kanssa, kannattaa varmistaa, etta laskutusohjelmasi lahettaa ja vastaanottaa verkkolaskuja natiivisti, ilman erillisia lisamaksuja tai kolmannen osapuolen valityspalveluja. Kun laskutus ja kirjanpito ovat samassa jarjestelmassa, laskut kirjautuvat automaattisesti kirjanpitoon eika tietoja tarvitse syöttaa kahteen kertaan - tama sailyy samana riippumatta siita, kumman mallin valitset.

Miten WDI Billing tukee molempia tapoja tyoskennella

WDI Billing on kirjanpito-ohjelma ja laskutusohjelma, joka on suunniteltu Suomen markkinalle: verkkolasku, ALV-ilmoitus OmaVeroa varten ja kuittien tallennus toimivat suoraan ohjelmassa. Kolme tilaa - Records, Prepare ja File - antavat sinulle hallinnan: oletustila on Prepare, eli sina hyvaksyt ja lahetat aina itse, mikaan ei mene Verohallintoon automaattisesti selkasi takana.

Jos hoidat kirjanpidon itse, saat kaiken tarvittavan yhdesta paikasta. Jos taas haluat tilitoimiston mukaan, voit antaa heille tarkkaan rajatun pääsyn - ei enempaa kuin tarvitaan - ja kirjanpitosi pysyy silti sinun omistuksessasi ja vietavissasi, jos joskus vaihdat tilitoimistoa tai ohjelmaa.

Miksi kirjanpitosi omistus ja sijainti ovat tarkeita

Kun valitset kirjanpito-ohjelmaa, kannattaa kysya paitsi "onko tama helppokayttoinen", myos "kenen kasissa tietoni ovat" ja "mihin ne on tallennettu". WDI Billingissa aineistosi pysyy sinun hallinnassasi: voit viedä kirjanpitosi ulos milloin tahansa, etka ole lukittuna yhteen tilitoimistoon tai jarjestelmaan. Tama on erityisen tarkeaa toiminimille ja pienille Oy:ille, joiden tilanne - ja siten myos tarve tilitoimistolle - voi muuttua muutaman vuoden valein.

Sama koskee ALV-ilmoituksia ja muita Verohallinnolle menevia tietoja: Prepare-tila varmistaa, etta mikaan ei laheta itsestaan - sina tarkistat ja hyvaksyt, ja vasta sen jalkeen tieto menee eteenpain. Lue lisaa ALV-ilmoitus -sivultamme.

Miten paatat: nopea tarkistuslista

• Onko liiketoimintasi selkea ja tapahtumamaara kohtuullinen? -> Kirjanpito itse voi riittaa taysin.
• Onko sinulla toiminimi ja liikevaihto alle 200 000 euron ? -> Yhdenkertainen kirjanpito on todennakoisesti sallittu ja riittava.
• Onko yritys Oy, jolla on tyontekijoita tai monimutkaisempaa toimintaa? -> Tilitoimiston asiantuntemus tilinpaatokseen ja veroihin on todennakoisesti jarkeva sijoitus.
• Haluatko sailyttaa nakymyyden ja hallinnan mutta silti ammattilaisen varmistuksen? -> Valmisteleva kirjanpito tilitoimiston kanssa on todennakoisesti paras valinta.

Mita jos kirjanpito jaa hoitamatta ajallaan

Riippumatta siita, hoidatko kirjanpidon itse vai tilitoimiston kanssa, myohassa oleva tai puutteellinen kirjanpito voi johtaa ongelmiin: ALV-ilmoitukset myohastyvat, tilinpaatos viivastyy, ja pahimmassa tapauksessa Verohallinnon kanssa syntyy selvittelytarvetta. Tama on yksi syy, miksi moni valitsee kirjanpito-ohjelman, joka muistuttaa maaraaijoista ja pitaa tositteet jarjestyksessa automaattisesti - riski unohtaa jotain pienenee huomattavasti, kun kirjaukset tehdaan sita mukaa kun liiketapahtumia syntyy, ei kertarysayksena kuukauden tai vuoden lopussa.

Jos taas kirjanpito on tilitoimiston vastuulla, kannattaa silti pitaa oma nakymyys ajan tasalla: tama on juuri se, mihin valmisteleva kirjanpito ja jaettu pääsy vastaavat - sina naet tilanteen jatkuvasti, et vasta silloin kun tilitoimisto laheita raportin.

Usein kysytyt kysymykset

Voiko toiminimen kirjanpidon tehda kokonaan itse?
Kylla. Toiminimelle riittaa usein yhdenkertainen kirjanpito, ja moderni kirjanpito-ohjelma tekee suurimman osan tyosta puolestasi.

Tarvitseeko Oy:lla aina olla tilitoimisto?
Ei lain mukaan pakollista, mutta osakeyhtion kirjanpito on yleensa monimutkaisempaa, joten moni Oy kayttaa ainakin tilinpaatoksen tarkistukseen ammattilaista.

Mita tarkoittaa valmisteleva kirjanpito?
Se tarkoittaa, etta hoidat itse paivittaiset kirjaukset ja tositteet, ja tilitoimisto tarkistaa ja viimeistelee kokonaisuuden - saastaen seka aikaa etta rahaa.

Voinko vaihtaa myohemmin itse hoidetusta kirjanpidosta tilitoimistoon, tai toisin pain?
Kylla, ja tama on yksi syy, miksi kannattaa alusta asti valita kirjanpito-ohjelma, josta aineisto on helppo viedä ulos tai jakaa. Jos ohjelmasi ja tietosi ovat lukossa yhden tilitoimiston jarjestelmassa, vaihtaminen on tyolaampaa.

Riittaako kuittien kuvaaminen puhelimella, vai tarvitaanko erillinen jarjestelma?
Nykyaikaiset kirjanpito-ohjelmat, mukaan lukien WDI Billing, tarjoavat kuittien tallennuksen suoraan sovelluksesta - kuva riittaa, ja ohjelma poimii tarvittavat tiedot. Katso tarkemmin sivultamme kuittien tallennus.

Onko tilitoimiston kaytto pakollista, jos yritys on osakeyhtio?
Ei ole lakisaanteista pakkoa, mutta osakeyhtion kirjanpito ja tilinpaatos ovat monimutkaisempia kuin toiminimen, joten kaytannossa useimmat Oy:t kayttavat tilitoimistoa ainakin tilinpaatoksen ja verosuunnittelun osalta.

Kokeile WDI Billingia ilmaiseksi

Halusitpa hoitaa kirjanpidon kokonaan itse tai yhdessa tilitoimiston kanssa valmistelevan kirjanpidon mallilla, WDI Billing sopeutuu tapaasi tyoskennella. Kirjanpitosi pysyy sinun - sina paatat, mita jaat eteenpain ja milloin. Aloita ilmainen kokeilu ja kokeile, miten helppoa kirjanpito voi olla.