Kuittien tallennus - tositteet talteen ilman paperipinoja
Kuittien tallennus on se osa kirjanpitoa, joka kertyy huomaamatta pieniksi paperipinoiksi laatikon pohjalle - kunnes tilitoimisto tai Verohallinto kysyy tositetta, jota ei enää löydy. WDI Billing tuo kuittien tallennuksen yhteen paikkaan: valokuvaat tai lataat kuitin, järjestelmä tunnistaa summat ja tallentaa tiedoston osaksi kirjanpitoasi - mutta data pysyy sinun hallinnassasi, ei jonkun kolmannen palvelun pilvessä ilman lupaa.
Toisin kuin monessa isossa taloushallinto-ohjelmistossa, kuittien tallennus ei täällä tarkoita automaattista siirtoa mihinkään ulkopuoliseen palveluun. Sinä päätät, milloin tosite siirtyy osaksi ALV-ilmoitusta tai kirjanpitoasi - emmekä me lähetä mitään Verohallintoon puolestasi ilman että olet ensin hyväksynyt sen.
Miksi kuittien tallennus kannattaa hoitaa digitaalisesti
Kuitteja kertyy toiminimelle ja pienelle Oy:lle jatkuvasti: polttoainetta, toimistotarvikkeita, ohjelmistolisenssejä, kahvilalounaita asiakastapaamisissa. Jokainen niistä on tosite, joka pitää pystyä yhdistämään oikeaan kirjaukseen kirjanpidossa - ja tarvittaessa näyttämään verotarkastuksessa. Paperikuitit haalistuvat, katoavat autosta tai jäävät takintaskuun. Digitaalinen kuittien tallennus poistaa tämän riskin: kuva tai PDF säilyy luettavana ja hakukelpoisena niin kauan kuin sitä tarvitset.
Käytännössä tämä tarkoittaa, että kuittiskanneri kuvaa kuitin puhelimella heti ostohetkellä, jolloin mikään ei jää unohtumaan kuukauden lopun kirjanpitoruuhkaan.
Millaisia kuitteja ja tositteita voi tallentaa
WDI Billingiin voi tallentaa kaikki yrityksen tositelajit samaan paikkaan:
- Ostokuitit ja laskut - toimittajilta, verkkokaupoista, käteisostoista.
- Matka- ja polttoainekuitit - ajopäiväkirjan liitteeksi, jos toiminimi tai Oy laskuttaa kilometrikorvauksia.
- Ohjelmisto- ja palvelulaskut - toistuvat tilaukset, joissa tosite tulee usein PDF-liitteenä sähköpostiin.
- Käteiskuitit - pienhankinnat, joita ei muuten jäisi mihinkään talteen.
Kaikki tositteet linkittyvät samaan aikajanaan laskujen ja ALV-ilmoituksen kanssa, joten kirjanpito pysyy yhtenäisenä riippumatta siitä, mistä tosite on peräisin.
Kuitista kirjanpitomerkinnäksi - näin se etenee
- Kuva tai PDF kuitista tallennetaan sovelluksessa tai selaimessa.
- Kuittiskanneri lukee summan, päivämäärän ja alv-erittelyn - tai teet sen itse muutamalla klikkauksella.
- Tosite ehdotetaan sopivaan kululajiin; hyväksyt tai muutat luokittelun.
- Kuitti tallentuu osaksi Records-tilaa ja on valmiina, kun siirryt Prepare-tilaan.
Kuittiskanneri ja tekoäly - valinnaista, ei pakollista
WDI Billingin kuittiskanneri lukee kuitista päivämäärän, summan, alv-erittelyn ja myyjän tiedot automaattisesti tekoälyn avulla. Tämä on kuitenkin aina valinnainen ominaisuus: jos et halua, että tekoäly käsittelee kuittejasi, voit tallentaa ja luokitella tositteet täysin manuaalisesti - järjestelmä toimii yhtä lailla ilman tekoälyä. Kumpikaan tapa ei lähetä kuittidataa ulkopuolisille markkinointi- tai analytiikkapalveluille.
Kun kuitti on tallennettu, se linkittyy suoraan oikeaan kirjaukseen kahdenkertaisessa tai yhdenkertaisessa kirjanpidossa - riippuen siitä, kumpaa toiminimesi tai yhtiösi käyttää.
Data pysyy EU:ssa - ei piilotettuja siirtoja
Monelle suomalaiselle yrittäjälle on väliä sillä, missä oma kirjanpitoaineisto ja kuittikuvat oikeasti sijaitsevat. WDI Billingissä data säilytetään EU-alueella, ja tietosuoja noudattaa GDPR:ää - kuittikuvia ei myydä eteenpäin, eikä niitä käytetä mainonnan kohdentamiseen. Kun tekoäly lukee kuittia, se tekee sen vain tunnistaakseen summan ja päivämäärän, ei kerätäkseen kuluttajaprofiilia yrityksestäsi.
Tositteiden säilytysaika ja kirjanpitolaki
Kirjanpitolaki määrittää, kuinka pitkään tositteet ja kirjanpitoaineisto tulee säilyttää - yleisesti puhutaan 6-10 vuoden säilytysajasta riippuen aineiston tyypistä. Digitaalisessa muodossa tallennetut kuitit täyttävät tämän vaatimuksen, kunhan ne ovat luettavissa ja haettavissa koko säilytysajan. WDI Billingissä tositteet säilyvät osana omaa tiliäsi - et ole riippuvainen siitä, että joku kolmas palvelu pysyy hengissä seuraavat kymmenen vuotta.
Tämä on myös yksi syy, miksi moni valitsee ohjelmiston, jossa data pysyy omissa käsissä: jos palveluntarjoaja lopettaa tai vaihtaa hinnoittelumalliaan, tositteesi eivät saa kadota mukana.
Kelpaako digitaalinen kuitti alkuperäisen sijaan?
Yleinen kysymys on, riittääkö puhelimella otettu kuva vai pitääkö paperikuitti säilyttää erikseen. Käytännössä digitaalinen, luettavissa oleva tosite hyväksytään kirjanpidossa, kunhan siitä käyvät ilmi samat tiedot kuin alkuperäisessä ja se säilytetään koko säilytysajan muuttumattomana. Tämän vuoksi kuittiskanneri kannattaa ottaa käyttöön heti ostohetkellä: haalistuva kassakuitti on usein lyhytikäisempi kuin sen digitaalinen kopio.
Kuiteista valmistelevaan kirjanpitoon
WDI Billing toimii kolmessa tilassa: Records (tallennus), Prepare (valmisteleva kirjanpito) ja File (lähetys). Kuittien tallennus on osa Records-tilaa - tosite tulee sisään, tekoäly tai sinä itse luokittelet sen, ja se jää odottamaan. Prepare-tila kokoaa kuitit ja laskut valmiiksi ALV-ilmoitukseksi tai kirjanpitoaineistoksi, mutta mikään ei lähde eteenpäin ilman että painat itse "lähetä". Ei automaattisia siirtoja Verohallinnolle tai OmaVeroon taustalla.
Toiminimelle ja pienelle Oy:lle
Yksinyrittäjälle ja toiminimelle kuittien tallennus on usein koko kirjanpidon aikaa vievin osa - varsinkin, jos kirjanpito hoidetaan yhdenkertaisena. Moni yksinyrittäjä hoitaa ostot kesken päivän, autossa tai asiakaskäynnin jälkeen kahvilassa, jolloin kuitti on helpointa napata talteen heti puhelimella sen sijaan, että se kannettaisiin mukana kotiin ja lajiteltaisiin illalla. Pienelle Oy:lle taas kuittien oikea kohdistaminen tileille on osa kahdenkertaista kirjanpitoa ja tilinpäätöksen pohjaa - virheellisesti kohdistettu kuitti näkyy myöhemmin tuloslaskelmassa ja voi vaikeuttaa tilinpäätöksen laadintaa.
Kummassakin tapauksessa selkeä, hakukelpoinen kuittiarkisto säästää tunteja kuukaudessa - ja vähentää stressiä siitä, löytyykö tosite kun sitä kysytään. Voit hakea kuitteja päivämäärän, summan tai kululajin perusteella sen sijaan, että selaisit läpi vanhoja sähköposteja tai laatikollista papereita.
Yhteys tilitoimistoon
Jos yritykselläsi on tilitoimisto, kuittien tallennus WDI Billingissä ei tarkoita, että joudut lähettämään kuitit erikseen sähköpostilla tai pilvikansiona. Voit antaa tilitoimistolle rajatun, "break-glass"-tyyppisen pääsyn juuri niihin tositteisiin ja jaksoihin, jotka he tarvitsevat - loppu kirjanpidostasi pysyy näkymättömissä. Tämä sopii erityisesti tilanteeseen, jossa haluat itse hoitaa arjen kuittien tallennuksen ja valmistelevan kirjanpidon, mutta tilitoimisto tarkistaa ja viimeistelee kuukausi- tai tilikausikohtaisesti. Lue lisää tästä yhteistyömallista sivulta tilitoimistoille.
Entä jos kuitti on jo hukassa?
Joskus kuitti on jo ehtinyt kadota - kassakone ei tulostanut sitä kunnolla tai se putosi jostain matkan varrella. Tällöin kannattaa pyytää myyjältä kopio tai tiliote/kuittausvahvistus tositteeksi, ja merkitä kirjanpitoon näkyviin, mistä korvaava tosite on peräisin. Jatkossa sama tilanne vältetään, kun kuitti valokuvataan kuittiskannerilla heti kaupan jälkeen - ei enää illalla, ei enää viikon päästä.
Ei pakotettua ohjelmistoriippuvuutta
Moni kirjanpito-ohjelma tarjoaa nykyään jonkinlaisen kuittiskannerin, mutta harvassa kerrotaan selvästi, minne kuittikuva ja siitä luettu data lopulta päätyy tai kuka sitä käsittelee. WDI Billingissä tämä on läpinäkyvää: tekoäly on työkalu, ei edellytys, ja tositteet pysyvät osana omaa tiliäsi ilman erillistä lupaa kolmansille osapuolille. Jos joskus haluat vaihtaa järjestelmää, kuitit ja tositteet ovat vietävissä ulos mukanasi - et jää lukkoon yhteen palveluun vain siksi, että kuittihistoria on siellä.
Osa kokonaista kirjanpito-ohjelmaa
Kuittien tallennus ei ole irrallinen työkalu, vaan osa WDI Billingin kirjanpito-ohjelmaa: samasta paikasta hoituvat myös laskutus ja verkkolaskujen lähetys, ALV-ilmoituksen valmistelu ja tilitoimistoyhteistyö. Kaikki tieto - laskut, kuitit, tositteet - pysyy samassa, sinun hallinnassasi olevassa järjestelmässä ilman erillisiä pilvipalveluita tai per-tositemaksuja. Tutustu koko palveluun WDI Billingin etusivulla.
Kokeile kuittien tallennusta ilmaiseksi
Lopeta paperikuittien metsästys ja kokeile digitaalista kuittien tallennusta WDI Billingissä maksutta. Näet nopeasti, miten kuittiskanneri, valinnainen tekoäly ja valmisteleva kirjanpito toimivat yhdessä - ilman, että kirjanpitosi karkaa käsistäsi tai jonkun kolmannen palvelun pilveen. Katso myös hinnat ja aloita omilla ehdoillasi jo tänään.