Netvisor-vaihtoehto: näin vaihdat ilman tilitoimiston lukkoa

Jos etsit toimivaa Netvisor-vaihtoehtoa, syy on usein sama: ohjelma on hankittu tai vaihdettu tilitoimiston ehdoilla, ja itse yrittäjänä koet olevasi matkustaja omassa kirjanpidossasi. Netvisor on vakiintunut, tilitoimistovetoinen taloushallinto-ohjelmisto - mutta se ei ole ainoa tapa hoitaa toiminimen tai osakeyhtiön (Oy) kirjanpitoa ja laskutusta ammattimaisesti. WDI Billing on rakennettu toisin päin: sinä omistat kirjanpitosi, sinä päätät mitä lähtee tilitoimistolle ja mitä ei, ja vaihto tapahtuu ilman että kukaan sanelee sinulle työkalua.

Tällä sivulla käymme rehellisesti läpi, milloin Netvisor on perusteltu valinta, milloin kannattaa etsiä vaihtoehtoa, ja miten vaihto WDI Billingiin käytännössä tehdään.

Miksi yritykset etsivät Netvisor-vaihtoehtoa

Netvisor on suunniteltu ensisijaisesti tilitoimistojen työkaluksi, jota käyttäjäyritys käyttää tilitoimiston määrittämällä tavalla. Tästä syntyy tyypillisiä ongelmia:

• Tilitoimisto valitsee, sinä maksat. Ohjelmavalinta tehdään usein tilitoimiston kirjanpitostandardin mukaan, ei yrittäjän tarpeen mukaan.
• Vaihtaminen tuntuu raskaalta. Kun tili ja käyttöoikeudet on sidottu tilitoimiston pääkäyttäjätunnukseen, oman datan irrottaminen koetaan hankalaksi.
• Yksinyrittäjälle liikaa ominaisuuksia väärässä paikassa. Toiminimelle tai pienelle Oy:lle moni Netvisorin toiminnallisuus on mitoitettu isommalle, monimutkaisemmalle kirjanpidolle.
• Ei omaa näkymää arkeen. Yrittäjä haluaisi itse tehdä laskun, skannata kuitin ja katsoa ALV-tilanteen - ei vain odottaa tilitoimiston raportteja.

Yhdenkään näistä ei tarvitse tarkoittaa, että Netvisor olisi huono ohjelma. Se tarkoittaa vain, että se on rakennettu eri käyttäjälle kuin sinä.

Kokoluokalla on väliä myös lain näkökulmasta, ei vain käyttömukavuuden. Yhdenkertaista kirjanpitoa saa pääsääntöisesti käyttää, kun liikevaihto jää alle 200 000 euron eikä myöskään tase tai henkilöstömäärä ylitä kirjanpitolain rajoja - moni toiminimi ja pienin Oy pysyy tämän rajan sisällä mukavasti. Kun kirjanpito ja laskutus mitoitetaan oikean kokoiselle yritykselle, raskaan tilitoimisto-ohjelmiston koko toiminnallisuus ja hinnoittelu jäävät helposti turhaksi kustannukseksi suhteessa siihen, mitä arjessa oikeasti tarvitaan.

Netvisorin vahvuudet - rehellisesti sanottuna

Ollaan reiluja: Netvisor on vakiinnuttanut asemansa suomalaisessa taloushallinnossa juuri tilitoimistoyhteensopivuutensa ansiosta. Jos tilitoimistosi käyttää Netvisoria päivittäin kymmenille asiakkaille, järjestelmän tuttuus ja raportointivalmiudet ovat aito etu. Ohjelmisto kattaa laajan skaalan toiminnallisuutta yhdestä paikasta, ja moni tilitoimisto osaa sen ulkoa.

Jos ainoa tarpeesi on "tilitoimisto hoitaa kaiken, minä allekirjoitan", Netvisor voi olla riittävä ratkaisu eikä vaihtoa välttämättä kannata tehdä pelkän periaatteen vuoksi.

WDI Billing Netvisor-vaihtoehtona

WDI Billing lähtee eri kysymyksestä: miten yrittäjä itse hoitaa laskutuksen ja valmistelevan kirjanpidon sujuvasti, ja miten tilitoimisto pääsee mukaan vain silloin ja siihen, mihin sitä tarvitaan.

Ydinero on tässä: Netvisorissa kirjanpito on ensisijaisesti tilitoimiston työkalu, jota sinä käytät. WDI Billingissä laskutusohjelma ja kirjanpito-ohjelma ovat ensisijaisesti sinun, ja tilitoimistosi liitetään mukaan valmistelevan kirjanpidon vaiheessa - ei toisin päin.

Näin vaihdat Netvisorista WDI Billingiin

1. Kartoita nykytila. Käy läpi, mitkä tiedot ovat aidosti sinun (asiakkaat, tuotteet, avoimet laskut) ja mitkä ovat tilitoimiston sisäistä kirjanpitoa.
2. Vie perustiedot. Asiakas- ja tuoterekisterit sekä avoimet myyntilaskut siirretään WDI Billingiin - tämä ei vaadi Netvisor-tiliä auki jatkossa.
3. Sovi katkaisukohta tilitoimiston kanssa. Useimmiten järkevin kohta on tilikauden tai ALV-kauden vaihtuminen, jotta kirjanpitolain mukainen jatkuvuus säilyy selkeänä.
4. Ota käyttöön verkkolasku ja kuittiskanneri. Näin arjen laskutus ja tositteiden tallennus jatkuu heti ilman katkosta.
5. Anna tilitoimistolle break-glass-pääsy. Tilitoimistosi näkee valmistelevan kirjanpidon tarvittaessa - ei jatkuvaa pääkäyttäjyyttä koko tiliisi.

Arkistointivelvoite säilyy tietenkin ennallaan - kirjanpitolain mukaiset tositteet ja aineisto säilytetään säädetyn ajan riippumatta siitä, kumman ohjelman kautta ne on tuotettu.

Kenelle WDI Billing sopii paremmin kuin Netvisor

• Toiminimi (Tmi) ja yksinyrittäjä, joka haluaa tehdä laskun itse ja nähdä oman ALV-tilanteensa ilman että joka klikkaus kulkee tilitoimiston kautta.
• Pieni Oy, jolle Netvisorin laajuus tuntuu ylimitoitetulta suhteessa hintaan ja käyttöön.
• Yrittäjä, joka vaihtaa tilitoimistoa ja haluaa, ettei ohjelmavalinta ole enää sidottu seuraavankaan tilitoimiston makuun.
• Yrittäjä, jolle data-asuinpaikka on tärkeä - kirjanpito ja laskutustiedot pysyvät EU/ETA-alueella, ja vienti onnistuu koska tahansa ilman erillistä pyyntöä tilitoimistolle.

Jos taas yrityksesi toimii usean kirjanpitäjän tiimin kanssa, joilla on jo syvä Netvisor-osaaminen ja vakiintunut prosessi, äläkä koe omistajuuskysymystä ongelmaksi, vaihto ei välttämättä ole sinulle ykkösprioriteetti juuri nyt - ja se on ihan ok.

Lakisääteiset perusasiat pysyvät samoina kummalla ohjelmalla tahansa

Ohjelman vaihto ei muuta sitä, mitä laki vaatii - vain sitä, kuinka helppoa vaatimusten täyttäminen on arjessa. ALV-kannat (25,5 %, 13,5 % ja 10 %) ovat samat riippumatta laskutusohjelmasta, ja WDI Billing pitää ne ajan tasalla laskupohjissa automaattisesti. Kevennetyn laskun voi laatia, kun laskun loppusumma jää enintään 400 euroon sisältäen ALV:n - tämä helpottaa erityisesti pieniä käteis- ja verkkokauppatapahtumia, eikä vaadi kaikkia ostajan tietoja laskulle.

Verkkolasku ei ole Suomessa pakollinen jokaiselle yritykselle, mutta yritysasiakkaalla on ollut vuoden 2020 huhtikuusta lähtien lakisääteinen oikeus vaatia myyjältä verkkolaskua, ja julkishallinto ottaa vastaan käytännössä vain EN 16931 -standardin mukaisia verkkolaskuja. Tämä tarkoittaa, että kunnollinen verkkolaskuvalmius on jo nyt useimmille yrityksille käytännön välttämättömyys - ei ylellisyys, riippumatta siitä, käytätkö Netvisoria vai WDI Billingiä.

Arkistointivelvoite on niin ikään sama molemmilla ohjelmilla: kirjanpitolain mukaan tositteet ja kirjeenvaihto on säilytettävä vähintään kuusi vuotta sen kalenterivuoden lopusta, jona tilikausi päättyi, kun taas tasekirja, kirjanpitokirjat, tililuettelo ja luettelo kirjanpitoaineistosta on säilytettävä kymmenen vuotta tilikauden päättymisestä. Digitaalinen, luettavana ja muuttumattomana säilytetty skannaus tai valokuva kuitista täyttää säilytysvelvoitteen - paperikuittia ei tarvitse säästää erikseen koko säilytysajalta, kunhan kuvan laatu pysyy riittävänä.

Usein kysytyt kysymykset Netvisorista vaihtamisesta

Voinko vaihtaa kesken tilikauden? Teknisesti kyllä, mutta useimmiten selkein katkaisukohta on tilikauden tai ALV-kauden vaihtuminen, jolloin kirjanpidon jatkuvuus on helpompi osoittaa sekä sinulle että tilitoimistolle.

Menetänkö Netvisorin historiatiedot? Et. Kirjanpitolain mukainen arkistointivelvoite koskee tositteita ja kirjanpitoaineistoa riippumatta ohjelmasta, joten Netvisorissa syntynyt aineisto säilyy sellaisenaan säädetyn ajan - sitä ei tarvitse siirtää WDI Billingiin, jotta se kelpaa päteväksi arkistoksi.

Tarvitseeko tilitoimistoni suostua vaihtoon? Ei suoraan laskutusohjelman osalta - voit aloittaa laskutuksen ja kuittien tallennuksen WDI Billingissä heti. Valmistelevan kirjanpidon osalta kannattaa kuitenkin sopia yhdessä, missä kohtaa tilitoimisto ottaa prepare-tilan käyttöön, jotta työnjako pysyy selkeänä koko vaihdon ajan.

Sopiiko WDI Billing myös osakeyhtiölle, ei vain toiminimelle? Kyllä. Pienelle ja keskisuurelle Oy:lle WDI Billing toimii samalla periaatteella: laskutus ja valmisteleva kirjanpito ovat yrityksen omassa hallinnassa, ja tilitoimisto liitetään mukaan break-glass-pääsyllä silloin kun tilinpäätös tai muu asiantuntemus tarvitaan.

Kokeile WDI Billingiä ilman sitoutumista

Et tarvitse valmista päätöstä tilitoimistosi kanssa vaihtaaksesi ensin ohjelmaa. Voit aloittaa WDI Billingin käytön laskutuksella ja kuittien tallennuksella jo tänään, ja liittää tilitoimiston mukaan valmistelevaan kirjanpitoon omaan tahtiisi. Katso hinnoittelu ja aloita maksuton kokeilu - kirjanpitosi pysyy sinun, ei kenenkään muun ohjelmavalinnan panttivankina.

Tutustu myös: kirjanpito-ohjelma-vertailu etusivulla, tilitoimistoille suunnattu yhteistyönäkymä sekä opas kirjanpito itse vai tilitoimisto.