Wiederkehrende Rechnung automatisch erstellen

Eine wiederkehrende Rechnung nimmt Ihnen die Arbeit ab, dieselbe Rechnung Monat für Monat neu zu tippen – egal ob es um eine Abo-Rechnung, eine Miete, einen Wartungsvertrag oder ein laufendes Beratungshonorar geht. WDI Billing legt die Vorlage einmal an, erstellt die Rechnung automatisch zum gewünschten Termin – und zeigt sie Ihnen zur Freigabe, bevor sie versendet wird. Nichts geht automatisch an Kunden oder ans Finanzamt, ohne dass Sie es freigeben. Das ist vorbereitende Buchhaltung, wie Selbstständige und kleine Unternehmen sie kennen: Sie bereiten vor, Sie geben frei.

Was ist eine wiederkehrende Rechnung?

Eine wiederkehrende Rechnung (auch Abo-Rechnung oder Dauerrechnung genannt) ist eine Rechnung, die in festen Abständen – monatlich, quartalsweise oder jährlich – mit gleichbleibendem oder leicht angepasstem Inhalt neu ausgestellt wird. Typische Beispiele:

• SaaS- oder Software-Abonnements, die Sie selbst anbieten
• Mietverhältnisse für Büro-, Lager- oder Praxisräume
• Wartungs- und Supportverträge mit festem Monatsbeitrag
• Laufende Beratungs- oder Coaching-Pauschalen
• Mitgliedsbeiträge und Retainer-Vereinbarungen

Statt jedes Mal eine neue Rechnung von Hand zu schreiben, legen Sie in WDI Billing eine Vorlage mit Kunde, Leistung, Betrag und Intervall an. Die Software erinnert Sie rechtzeitig oder erstellt den Entwurf automatisch – Sie prüfen, passen bei Bedarf an und geben frei.

So funktioniert die Automatisierung – Sie behalten die Kontrolle

Viele Buchhaltungsprogramme werben mit "vollautomatischem" Rechnungsversand. Bei WDI Billing entscheiden Sie, wie viel Automatisierung Sie wollen:

• Records-Modus: Die wiederkehrende Rechnung wird als Entwurf angelegt und wartet auf Ihre Bearbeitung.
• Prepare-Modus (Standard): WDI Billing erstellt die Rechnung fristgerecht, prüft Pflichtangaben und USt-Satz automatisch – Sie geben mit einem Klick frei, dann wird versendet.
• File-Modus: Vollautomatischer Versand an feste Empfänger, wenn Sie den Prozess bereits vertrauensvoll eingerichtet haben.

So bleibt eine wiederkehrende Rechnung nachvollziehbar und Sie verlieren nie den Überblick über laufende Abo-Rechnungen – ganz ohne dass im Hintergrund unkontrolliert Daten an Dritte oder Behörden abfließen.

Pflichtangaben und Umsatzsteuer korrekt automatisieren

Auch bei automatisierten Abo-Rechnungen gelten die gesetzlichen Pflichtangaben nach §14 UStG unverändert: fortlaufende Rechnungsnummer, Leistungszeitraum, Steuersatz und Steuerbetrag. WDI Billing berücksichtigt dabei automatisch den korrekten USt-Satz von 19 % oder 7 % je nach Leistungsart und trägt bei Kleinunternehmern nach §19 UStG automatisch den Hinweis auf die Umsatzsteuerbefreiung ein, solange die Grenze von 25.000 € im Vorjahresumsatz nicht überschritten wird und der laufende Jahresumsatz 100.000 € nicht übersteigt – wird diese zweite Grenze unterjährig überschritten, endet die Kleinunternehmerregelung sofort mit dem Umsatz, der zur Überschreitung führt, und nicht erst zum Jahreswechsel. So bleibt jede wiederkehrende Rechnung – ob wöchentlich, monatlich oder jährlich – rechtssicher, ohne dass Sie jede einzelne Angabe manuell kontrollieren müssen.

DSGVO-konform und GoBD-sicher archiviert

Jede erstellte Abo-Rechnung wird revisionssicher und GoBD-konform archiviert – unveränderbar, mit Änderungshistorie und exportierbar für Ihren Steuerberater oder die Betriebsprüfung. Ihre Kunden- und Vertragsdaten bleiben dabei nach DSGVO-Grundsätzen bei Ihnen: WDI Billing speichert innerhalb der EU, gibt keine Daten an Dritte weiter und übermittelt nichts automatisch ans Finanzamt. Sie entscheiden, wann und über welchen Kanal – etwa per DATEV-Export – Ihr Steuerberater die Daten erhält.

Wiederkehrende Rechnung statt manueller Wiederholung

Wiederkehrende Rechnung in wenigen Schritten einrichten

1. Vorlage anlegen: Kunde auswählen, Leistungsbeschreibung, Betrag und Intervall (wöchentlich, monatlich, quartalsweise, jährlich) festlegen.
2. Startdatum und Laufzeit bestimmen: Unbefristet, bis zu einem festen Enddatum oder mit fester Anzahl an Wiederholungen – etwa bei einem befristeten Wartungsvertrag.
3. Freigabe-Modus wählen: Entwurf, Prepare mit Freigabe per Klick, oder vollautomatischer Versand im File-Modus.
4. Rechnung läuft: WDI Billing erstellt zum jeweiligen Termin die neue Ausgabe der Abo-Rechnung, mit fortlaufender Rechnungsnummer und korrektem Leistungszeitraum.

Ändert sich ein Preis – etwa bei einer Mieterhöhung oder einer Anpassung des Wartungsvertrags – passen Sie die Vorlage einmal an; alle zukünftigen Ausgaben der wiederkehrenden Rechnung übernehmen automatisch den neuen Betrag, während bereits ausgestellte Rechnungen unverändert und GoBD-konform archiviert bleiben. Auch eine Änderung des USt-Satzes, etwa wenn eine Leistung künftig unter den ermäßigten Satz von 7 % statt 19 % fällt, lässt sich pro Vorlage hinterlegen.

Abo-Rechnung pausieren, kündigen oder anpassen

Kündigt ein Kunde sein Abonnement oder pausiert ein Wartungsvertrag über die Sommermonate, beenden oder pausieren Sie die wiederkehrende Rechnung mit einem Klick – zukünftige Ausgaben entfallen automatisch, bereits gestellte Rechnungen bleiben unberührt in Ihrer Buchhaltung stehen. Das ist besonders bei saisonalen Leistungen, Testphasen oder gestaffelten Vertragslaufzeiten hilfreich, wenn manuell schnell der Überblick verloren geht.

Für wen sich automatisierte Abo-Rechnungen besonders lohnen

Ob Freiberufler mit laufenden Betreuungsverträgen, Kleinunternehmer mit wenigen aber festen Kunden oder eine kleine GmbH mit vielen SaaS-Abonnenten – überall dort, wo derselbe Betrag in festen Abständen fällig wird, spart eine automatisierte wiederkehrende Rechnung Zeit und reduziert das Risiko, eine Rechnung schlicht zu vergessen. Gerade bei einer wachsenden Kundenzahl wird die manuelle Erstellung schnell zum Zeitfresser – die Automatisierung skaliert dagegen mit, ohne zusätzlichen Aufwand pro Kunde.

Ideal in Kombination mit Mahnwesen und DATEV-Export

Bleibt eine wiederkehrende Zahlung trotz automatischer Rechnung aus, greift nahtlos das Mahnwesen von WDI Billing – mit Zahlungserinnerung und Mahnstufen, ganz ohne zusätzlichen Aufwand. Für die monatliche Übergabe an Ihren Steuerberater exportieren Sie alle wiederkehrenden Rechnungen und Belege direkt über den DATEV-Export – vorbereitende Buchhaltung, wie sie in Deutschland üblich ist.

Neben Abo-Rechnungen erstellen Sie mit demselben Rechnungsprogramm auch einmalige Rechnungen, Angebote und Gutschriften – alles in einer Oberfläche, ohne separate Tools.

Häufige Fragen zur wiederkehrenden Rechnung

Muss ich jede automatisch erstellte Abo-Rechnung noch prüfen? Im Prepare-Modus ja – Sie sehen den Entwurf vor Versand und geben ihn frei. So fallen Tippfehler, falsche Beträge oder ein geänderter USt-Satz sofort auf, bevor die Rechnung beim Kunden landet.

Kann ich unterschiedliche Intervalle für verschiedene Kunden nutzen? Ja, jede wiederkehrende Rechnung erhält ihr eigenes Intervall – monatlich für ein SaaS-Abo, quartalsweise für einen Wartungsvertrag, jährlich für eine Mitgliedschaft.

Wie werden wiederkehrende Rechnungen archiviert? Jede Ausgabe wird einzeln, unveränderbar und GoBD-konform gespeichert – identisch zu einer manuell erstellten Rechnung, inklusive fortlaufender Nummerierung und Leistungszeitraum.

Werden Daten automatisch an das Finanzamt übermittelt? Nein. WDI Billing bereitet vor, Sie behalten die Kontrolle über Versand und Weitergabe – etwa im Rahmen der UStVA oder beim DATEV-Export für Ihren Steuerberater.

Jetzt wiederkehrende Rechnungen automatisieren

Testen Sie WDI Billing kostenlos und richten Sie Ihre erste wiederkehrende Rechnung in wenigen Minuten ein. Sie bereiten vor, Sie geben frei – nichts läuft automatisch ohne Ihre Zustimmung. Alle Preise und Funktionsumfänge finden Sie auf der Preise-Seite. Jetzt kostenlos starten und nie wieder eine Abo-Rechnung von Hand schreiben.