UStVA Software: Sie bereiten vor, Sie geben frei

Eine gute UStVA Software nimmt Ihnen die Rechenarbeit ab, ohne Ihnen die Kontrolle wegzunehmen. Bei WDI Billing bereiten Sie Ihre Umsatzsteuer-Voranmeldung Monat für Monat oder Quartal für Quartal vollständig vor - die Zahlen stehen, die Belege sind zugeordnet, die Vorsteuer ist erfasst. Was danach passiert, entscheiden Sie: Erst wenn Sie auf "Freigeben" klicken, geht etwas an ELSTER oder an Ihren Steuerberater. Nichts läuft automatisch im Hintergrund.

Das ist kein technisches Detail, sondern das Grundprinzip unserer Software: vorbereitende Buchhaltung. Sie kennen das Modell aus dem Alltag mit Ihrem Steuerberater - Sie sammeln, ordnen und prüfen, die Freigabe liegt bei Ihnen. Wir haben genau dieses Modell in die Software gebaut, statt Ihnen ein Tool aufzudrängen, das eigenständig mit dem Finanzamt kommuniziert.

Was ist die UStVA und wer muss sie abgeben?

Die Umsatzsteuer-Voranmeldung (UStVA) melden Sie regelmäßig - monatlich oder quartalsweise, je nach Umsatzsteuer-Zahllast des Vorjahres - elektronisch über ELSTER an das Finanzamt. Sie weisen darin Ihre umsatzsteuerpflichtigen Umsätze mit 19 % und 7 % USt sowie Ihre abziehbare Vorsteuer aus. Ausgenommen sind in der Regel Kleinunternehmer nach §19 UStG, die keine Umsatzsteuer ausweisen und entsprechend auch keine laufende UStVA abgeben müssen. Für alle anderen - Selbstständige, Freiberufler, kleine GmbHs - gehört die UStVA zum festen Rhythmus der Buchhaltung.

Vorbereitende Buchhaltung statt automatischer Übertragung

Viele Buchhaltungsprogramme werben damit, wie "nahtlos" sie mit dem Finanzamt verbunden sind. Wir sehen das anders: Ihre Zahlen sind Ihre Sache, bis Sie sagen, dass sie es nicht mehr sind. In WDI Billing läuft die UStVA in drei klaren Schritten:

• Erfassen (Records): Rechnungen, Ausgaben und Belege landen laufend im System - manuell erfasst oder per Belegerfassung eingescannt.
• Vorbereiten (Prepare): Die Software berechnet USt 19 % und 7 % automatisch, ordnet Vorsteuerbeträge zu und stellt Ihnen den vollständigen UStVA-Entwurf zur Prüfung bereit. Das ist der Standardmodus.
• Freigeben (File): Erst wenn Sie prüfen und bestätigen, wird die UStVA für die Übertragung an ELSTER oder den Export an Ihren Steuerberater freigegeben.

Diese Trennung bedeutet: Ein Buchungsfehler oder eine falsch zugeordnete Rechnung geht nie ungeprüft an das Finanzamt. Sie behalten das letzte Wort - genau wie bei der klassischen vorbereitenden Buchhaltung mit Ihrem Steuerberater.

So funktioniert die UStVA-Software von WDI Billing

Konkret nimmt Ihnen die Software folgende Arbeit ab, ohne die Kontrolle zu übernehmen:

• Automatische Berechnung von USt 19 % und 7 % je Position, direkt aus Ihren Rechnungen und Belegen.
• Vorsteuerabzug aus digital erfassten Eingangsrechnungen und Belegen.
• Ein UStVA-Vorschau-Bericht, den Sie jederzeit einsehen, exportieren oder mit Ihrem Steuerberater teilen können - lange bevor eine Frist ansteht.
• Klare Kennzeichnung, welcher Zeitraum bereits freigegeben und welcher noch offen ist.
• Saubere Übergabe an den DATEV-Export, wenn Ihr Steuerberater die Zahlen lieber direkt in DATEV weiterverarbeitet.

ELSTER-Übertragung: Kontrolle bleibt bei Ihnen

Die ELSTER-Übertragung ist für viele der eigentliche Auslöser, sich überhaupt eine UStVA-Software anzuschaffen - der Moment, in dem aus loser Belegsammlung eine amtliche Meldung wird. Genau hier setzen wir auf Transparenz statt Automatik: WDI Billing bereitet die Daten strukturiert für die Übertragung vor, ausgelöst wird sie aber erst durch Sie. Nichts wird "im Hintergrund synchronisiert" oder automatisch an das Finanzamt geschickt, ohne dass Sie es angestoßen haben. So bleibt die vorbereitende Buchhaltung auch bei der Übermittlung, was sie sein soll: von Ihnen freigegeben, nicht von einer Software entschieden.

UStVA und Kleinunternehmer

Wenn Sie die Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG nutzen, weisen Sie keine Umsatzsteuer aus und müssen in der Regel auch keine laufende UStVA abgeben. Trotzdem lohnt sich ein Blick auf Ihre Zahlen - insbesondere wenn Sie sich der Umsatzgrenze nähern und über einen Statuswechsel nachdenken. Maßgeblich sind dabei zwei Grenzen: Ihr Umsatz im Vorjahr darf 25.000 Euro nicht überschritten haben, und zusätzlich gilt im laufenden Jahr eine Grenze von 100.000 Euro. Überschreiten Sie diese 100.000-Euro-Grenze unterjährig, endet die Kleinunternehmerregelung sofort mit der Rechnung, die zur Überschreitung führt - nicht erst zum Jahreswechsel. Dieser sogenannte Fallbeil-Effekt macht eine laufende Übersicht über Ihre Umsatzentwicklung besonders wichtig, damit Sie rechtzeitig auf die reguläre Umsatzsteuer umstellen können. WDI Billing markiert Ihre Rechnungen automatisch mit dem §19-Hinweis und behält Ihre Umsatzentwicklung im Blick, damit Sie nicht überrascht werden. Mehr dazu in unserem Ratgeber zur Kleinunternehmerregelung und auf der Seite für Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmer.

GoBD-konform und DSGVO-sicher

Eine UStVA-Software verarbeitet sensible Geschäftsdaten - Umsätze, Kunden, Vorsteuerbeträge. Das ist kein Bereich für Kompromisse. WDI Billing arbeitet GoBD-konform, das heißt: revisionssichere, unveränderliche Aufzeichnung aller Buchungen, nachvollziehbar für eine Betriebsprüfung. Dazu gehört auch die richtige Aufbewahrungsfrist: Buchungsbelege und Rechnungen müssen Sie derzeit acht Jahre lang unverändert vorhalten, Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen weiterhin zehn Jahre. WDI Billing archiviert Ihre Belege automatisch über diesen Zeitraum, sodass Sie bei einer Betriebsprüfung jederzeit lückenlos nachweisen können, wie Ihre UStVA-Zahlen zustande gekommen sind. Und weil Ihre Daten in der EU liegen und nach DSGVO-Grundsätzen verarbeitet werden, bleiben Ihre Zahlen dort, wo sie hingehören: bei Ihnen - nicht in irgendeiner Cloud außerhalb Europas und nicht automatisch bei Dritten. Mehr zur Umsetzung finden Sie in unserem Ratgeber GoBD-konform.

Ein Punkt, der zunehmend in die UStVA-Vorbereitung hineinspielt, ist die E-Rechnungspflicht: Mittlerweile müssen alle inländischen Unternehmen im B2B-Bereich - auch Kleinunternehmer - strukturierte E-Rechnungen nach dem Format XRechnung oder ZUGFeRD empfangen und verarbeiten können. Für den Versand eigener E-Rechnungen gilt eine nach Unternehmensgröße gestaffelte Übergangsfrist; Kleinunternehmer nach §19 UStG müssen aber auch danach dauerhaft nur empfangsbereit sein und nicht selbst im XRechnung-Format versenden. WDI Billing erfasst eingehende E-Rechnungen automatisch und ordnet die enthaltene Vorsteuer korrekt Ihrer UStVA zu, sodass Sie keine Vorsteuerbeträge aus dem Blick verlieren.

Für wen eignet sich diese UStVA-Software?

WDI Billing eignet sich für Selbstständige und Freiberufler, die ihre Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) selbst führen und die UStVA regelmäßig einreichen, ebenso für kleine GmbHs, die ihre Zahlen vorbereiten und dann an den Steuerberater übergeben. Egal ob Sie monatlich oder quartalsweise melden - die Software passt sich Ihrem Rhythmus an, nicht umgekehrt. Wer bereits mit unserem Rechnungsprogramm arbeitet, hat die UStVA-Vorbereitung ohnehin schon zur Hälfte erledigt, weil USt-Sätze und Belege durchgängig erfasst sind.

Wenn Sie Ihre Buchhaltung insgesamt digitalisieren möchten, lohnt sich ein Blick auf unsere Buchhaltungssoftware als Gesamtlösung, in die die UStVA-Vorbereitung nahtlos eingebettet ist.

Jetzt UStVA-Software kostenlos testen

Bereiten Sie Ihre nächste Umsatzsteuer-Voranmeldung vor, ohne die Kontrolle abzugeben. Testen Sie WDI Billing kostenlos und erleben Sie, wie sich vorbereitende Buchhaltung anfühlt, wenn die Software wirklich für Sie arbeitet - Sie bereiten vor, Sie geben frei. Alle Preise und Pläne finden Sie auf unserer Preise-Seite, einen Überblick über unser gesamtes Angebot auf der WDI Billing Startseite.