DATEV Export Software fur Selbststandige und kleine Unternehmen

Eine gute DATEV Export Software lost genau ein Problem: den Bruch zwischen Ihrer eigenen Buchhaltung und der Kanzleisoftware Ihres Steuerberaters. Sie erfassen Rechnungen, Angebote und Belege in WDI Billing - und wenn der Monat vorbei ist, geben Sie die vorbereiteten Daten per DATEV-Schnittstelle frei. Nichts wird automatisch ubertragen. Sie entscheiden, was, wann und in welchem Format Ihre Kanzlei erhalt.

Das ist vorbereitende Buchhaltung, wie sie in Deutschland tatsachlich gelebt wird: Sie bereiten vor, Sie geben frei. Der Steuerberater bucht, pruft und meldet - Sie behalten die Kontrolle uber Ihre eigenen Daten, bis Sie selbst auf "Exportieren" klicken.

Was die DATEV-Schnittstelle in WDI Billing leistet

Die DATEV-Schnittstelle von WDI Billing exportiert Ihre Buchhaltungsdaten in einem Format, das Steuerberater direkt in ihre DATEV-Kanzleisoftware einlesen konnen - klassisch als DATEV-Format oder als Belegbilder samt Stapelstruktur, je nachdem, wie Ihre Kanzlei arbeitet. Der Export umfasst:

• Ausgangsrechnungen mit allen Pflichtangaben nach §14 UStG
• Eingangsbelege aus der Belegerfassung, inklusive digitalisierter Quittungen
• Kontierungsvorschlage, die Ihr Steuerberater ubernehmen oder korrigieren kann
• USt-Satze sauber getrennt nach 19 % und 7 %
• Zeitraum-Filter, sodass Sie exakt den Monat oder das Quartal exportieren, das gerade dran ist

Der Export lauft auf Knopfdruck, aber der Knopfdruck liegt bei Ihnen. Kein automatischer Datenabfluss, keine Hintergrund-Synchronisation ohne Ihr Wissen. Das unterscheidet WDI Billing von Tools, die standig "live" mit der Kanzlei verbunden sind, ohne dass Sie im Alltag noch sehen, was tatsachlich rausgeht.

Warum vorbereitende Buchhaltung mit DATEV-Export zusammenpasst

Die meisten Selbststandigen, Freiberufler und kleinen GmbHs in Deutschland arbeiten nicht mit einer eigenen Finanzbuchhaltung, sondern mit einem Steuerberater, der die Anlage EUR oder die Bilanz erstellt und die UStVA ans ELSTER-Portal ubertragt. Ihre Aufgabe ist es, die Vorarbeit zu leisten: Rechnungen schreiben, Belege sammeln, Kontierung vorschlagen. Genau dafur ist WDI Billing gebaut.

Statt Ordner voller Papierbelege oder eine Excel-Tabelle mit Tippfehlern bekommt Ihre Kanzlei einen strukturierten, GoBD-konformen Export. Das spart Ruckfragen, spart Nacharbeit - und spart am Ende Kanzleigebuhren, weil weniger manuelle Nacherfassung notig ist.

Datenschutz beim Export: Sie bestimmen, was die Kanzlei sieht

Der DATEV-Export ist bewusst granular. Sie konnen einzelne Zeitraume, Kategorien oder Belegarten auswahlen, bevor Sie exportieren - Ihre Kanzlei bekommt also genau das, was fur die laufende Buchhaltung notig ist, nicht mehr. Alle Daten liegen dabei DSGVO-konform und mit europaischer Datenresidenz in WDI Billing, nicht bei einem Anbieter, der Ihre Buchhaltung standardmassig an Dritte streamt.

Fur den Steuerberater selbst gibt es zusatzlich einen eigenen Zugang mit begrenzten Rechten: Ihre Kanzlei kann die vorbereiteten Daten einsehen und den Export selbst anstossen, ohne vollen Zugriff auf samtliche Unternehmensdaten zu bekommen. Mehr dazu finden Sie auf unserer Seite Software mit Steuerberater-Zugang.

Fur Freiberufler, Kleinunternehmer und kleine GmbH

Ob Sie als Freiberufler die Anlage EUR ausfullen lassen, als Kleinunternehmer nach §19 UStG ohne Umsatzsteuerausweis arbeiten oder als kleine GmbH bilanzieren mussen - der DATEV-Export passt sich an. Kleinunternehmer-Rechnungen werden korrekt ohne USt-Ausweis exportiert, USt-pflichtige Rechnungen sauber mit 19 % oder 7 % getrennt. Ihre Kanzlei muss nichts manuell umsortieren.

Auch E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD, die Sie empfangen oder ausstellen, lassen sich in den DATEV-Export einbeziehen - inklusive der strukturierten Daten, die fur die Buchhaltung relevant sind, nicht nur das PDF-Abbild.

So funktioniert der Export in der Praxis

1. Rechnungen schreiben und Belege erfassen wie gewohnt in WDI Billing
2. Am Ende des Monats oder Quartals: Zeitraum und Daten prufen
3. Export als DATEV-Format erzeugen und freigeben
4. Datei an die Kanzlei ubergeben oder direkt uber den Steuerberater-Zugang bereitstellen
5. Ihre Kanzlei bucht, pruft die UStVA und ubertragt sie per ELSTER

Kein Schritt passiert automatisch im Hintergrund. Das ist der Kern von Prepare-Modus: Sie bereiten vor, Sie geben frei - und erst dann verlasst irgendetwas Ihr System.

GoBD-konformer Export: revisionssicher und nachvollziehbar

Ein DATEV-Export ist nur so gut wie die Daten, die dahinterstehen. WDI Billing fuhrt Rechnungen, Angebote und Belege GoBD-konform: unveranderbar nach Feststellung, mit lückenloser Nummerierung und nachvollziehbarem Anderungsverlauf. Wenn Ihr Steuerberater oder spater ein Betriebsprufer nachfragt, woher eine Buchung stammt, lasst sich das bis zum ursprunglichen Beleg zuruckverfolgen - ohne dass Sie nachtraglich Belege suchen oder rekonstruieren mussen.

Das ist auch fur den Datenschutz relevant: GoBD-Konformitat bedeutet nicht, dass Dritte standig mitlesen. Ihre Belege und Rechnungen liegen bei WDI Billing DSGVO-konform gespeichert, und der Export an die Kanzlei erfolgt genau dann, wenn Sie ihn auslosen - nicht laufend im Hintergrund.

Welche Formate der DATEV-Export unterstutzt

Je nachdem, wie Ihre Kanzlei arbeitet, konnen Sie zwischen unterschiedlichen Export-Varianten wahlen:

• DATEV-Format fur Buchungsstapel: Kontierungsvorschlage, Belegnummern und Betrage in einer Struktur, die sich direkt in die DATEV-Kanzleisoftware importieren lasst
• Belegbild-Export: die eingescannten oder hochgeladenen Originalbelege aus der Belegerfassung, verknupft mit den zugehorigen Buchungen
• Zeitraum-genauer Export: nur der aktuelle Monat oder das aktuelle Quartal, passend zum Rhythmus Ihrer UStVA

Sie mussen sich nicht vorab auf ein Format festlegen. Sprechen Sie einmal mit Ihrer Kanzlei ab, welche Variante sie bevorzugt, und stellen Sie das in WDI Billing entsprechend ein.

Haufige Fragen zum DATEV-Export

Muss ich selbst DATEV-Nutzer sein?

Nein. WDI Billing selbst ist keine DATEV-Kanzleisoftware und tritt nicht in Konkurrenz dazu. Sie nutzen WDI Billing fur Ihre eigene, vorbereitende Buchhaltung - der Export sorgt lediglich dafur, dass Ihre Kanzlei, die DATEV nutzt, die Daten ohne Medienbruch ubernehmen kann.

Kann mein Steuerberater den Export selbst anstossen?

Ja, uber den eigenen Steuerberater-Zugang kann Ihre Kanzlei die vorbereiteten Daten einsehen und - wenn Sie das freigeben - den Export selbst auslosen, ohne dass Sie jedes Mal manuell eingreifen mussen. Details dazu auf der Seite Software mit Steuerberater-Zugang.

Was passiert mit meinen Daten, wenn ich die Kanzlei wechsle?

Sie exportieren einfach erneut - Ihre Rechnungen, Belege und Kontierungsvorschlage gehoren Ihnen und bleiben in WDI Billing gespeichert, unabhangig davon, welche Kanzlei sie gerade verwendet. Kein Lock-in, kein Datenverlust beim Wechsel.

DATEV-Export im Vergleich zu anderen Losungen

Anbieter wie sevdesk, Lexware Office, WISO MeinBuro oder Papierkram bieten ebenfalls DATEV-Exporte an - das ist mittlerweile Standard im deutschen Markt. Der Unterschied bei WDI Billing liegt in der Kombination aus granularer Kontrolle uber den Export, sauberer Trennung nach USt-Satzen und Kleinunternehmer-Logik sowie einem Datenmodell, das keine versteckte Automatik ans Finanzamt oder an Dritte vorsieht. Sie sehen jederzeit, was exportiert wurde und was nicht.

DATEV-Export jetzt kostenlos testen

Bereiten Sie Ihre Buchhaltung vor, geben Sie frei, wann Sie so weit sind - und ubergeben Sie Ihrer Kanzlei einen sauberen DATEV-Export statt eines Schuhkartons voller Belege. Testen Sie WDI Billing kostenlos und sehen Sie sich den Export mit Ihren eigenen Rechnungen und Belegen an. Mehr zu Funktionen und Preisen finden Sie hier, einen Uberblick uber die gesamte Buchhaltungssoftware auf unserer Startseite wdibilling.com/de.