E-Rechnung Software: XRechnung erstellen, ZUGFeRD empfangen, alles im Griff

Seit 2025 müssen Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD empfangen können - die Pflicht zum Versand folgt stufenweise ab 2027 für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 € und ab 2028 für alle inländischen B2B-Rechnungen . Eine gute E-Rechnung Software nimmt Ihnen dabei die technische Last ab, ohne dass Sie die Kontrolle über Ihre Daten abgeben: Sie erstellen, empfangen und archivieren E-Rechnungen - und entscheiden selbst, was davon wann an Ihren Steuerberater oder ans Finanzamt geht.

Was die E-Rechnungspflicht für Sie bedeutet

Die E-Rechnungspflicht ist keine Umsatzsteuer-Neuerung, sondern eine Formatpflicht: Statt PDF oder Papier verlangt der Gesetzgeber ein strukturiertes, maschinenlesbares Format zwischen Unternehmen (B2B). Betroffen sind grundsätzlich alle inländischen Unternehmen, unabhängig von der Größe - auch Kleinunternehmer nach §19 UStG müssen E-Rechnungen empfangen können . WDI Billing erstellt und liest beide zulässigen Formate automatisch, sodass Sie sich um die technischen Details nicht kümmern müssen. Details zu den einzelnen Stufen und Fristen finden Sie in unserem Ratgeber zur E-Rechnungspflicht.

Für viele Selbstständige, Freiberufler und kleine GmbHs stellt sich die Frage nicht erst zum Stichtag der Versandpflicht, sondern schon heute: Wer als Lieferant an größere Unternehmen oder öffentliche Auftraggeber liefert, bekommt XRechnungen oft schon jetzt zugeschickt oder wird um sie gebeten. Eine E-Rechnung Software, die beide Richtungen abdeckt - Empfang und Versand - erspart Ihnen, das Thema zweimal anzugehen.

XRechnung, ZUGFeRD oder klassisches PDF - was ist der Unterschied?

XRechnung ist reines XML: maschinenlesbar, aber für das menschliche Auge ohne Zusatzprogramm kaum zu lesen. ZUGFeRD verbindet ein normal lesbares PDF mit denselben strukturierten Daten im Hintergrund - ideal, wenn Ihr Geschäftspartner das Dokument sowohl automatisiert einlesen als auch am Bildschirm prüfen möchte. Klassisches PDF oder Papier bleibt für reine B2C-Rechnungen weiterhin zulässig. WDI Billing erkennt pro Kunde oder Auftrag, welches Format sinnvoll ist, und schlägt es Ihnen automatisch vor - Sie müssen die Regeln nicht selbst auswendig lernen.

XRechnung erstellen - ganz ohne XML-Kenntnisse

XRechnung ist das rein strukturierte XML-Format, das vor allem im Geschäftsverkehr mit öffentlichen Auftraggebern und zunehmend auch zwischen Unternehmen verlangt wird. Mit WDI Billing können Sie eine XRechnung erstellen, ohne je eine Zeile XML zu sehen: Sie füllen ein normales Rechnungsformular aus, und die Software erzeugt im Hintergrund die korrekte XRechnung inklusive aller Pflichtfelder. Das gilt genauso für laufende Rechnungen wie für wiederkehrende Rechnungen aus Abo-Modellen.

Empfangene XRechnungen werden automatisch eingelesen, lesbar dargestellt und Ihrer Belegverwaltung zugeordnet - inklusive der Angaben, die auch nach §14 UStG auf einer klassischen Rechnung Pflicht sind (Steuernummer, USt-Satz, fortlaufende Rechnungsnummer und mehr).

ZUGFeRD: das hybride Format für den Alltag

ZUGFeRD kombiniert ein lesbares PDF mit eingebetteten XML-Daten - praktisch, wenn Geschäftspartner das Dokument sowohl visuell prüfen als auch automatisiert verarbeiten wollen. WDI Billing erzeugt ZUGFeRD-Rechnungen aus derselben Eingabemaske wie XRechnung, sodass Sie pro Kunde einfach das passende Format wählen, ohne zwei getrennte Prozesse zu pflegen. Für Ihr klassisches Rechnungsprogramm-Erlebnis ändert sich dadurch nichts - Sie schreiben Rechnungen wie gewohnt, das Format läuft im Hintergrund mit.

Vorbereitende Buchhaltung statt automatischer Übermittlung

Ein Missverständnis hält sich hartnäckig: Die E-Rechnungspflicht bedeutet nicht, dass Ihre Daten automatisch an das Finanzamt gesendet werden. XRechnung und ZUGFeRD sind Austauschformate zwischen Ihnen und Ihren Geschäftspartnern - keine Meldeverfahren wie in anderen Ländern mit Echtzeit-Clearing. Genau hier setzt unser Prepare-Modus an, der Grundgedanke der vorbereitenden Buchhaltung: Sie erfassen und ordnen Ihre Belege, prüfen alles in Ruhe, und erst wenn Sie es freigeben, geht ein sauberer DATEV-Export an Ihren Steuerberater oder eine Meldung über die UStVA-Software per ELSTER hinaus. Nichts läuft automatisch - Sie behalten die Freigabe in der Hand.

Ihre Daten bleiben in der EU

Weil E-Rechnungen sensible Geschäftsdaten enthalten, achten wir besonders auf DSGVO-konforme Verarbeitung: Ihre Rechnungs- und Belegdaten werden in der EU gehostet, nicht an Dritte weiterverkauft und nicht für Werbezwecke ausgewertet. Auch die optionale Beleg- und Rechnungserkennung per KI ist ein Opt-in-Feature - WDI Billing funktioniert vollständig auch ohne KI-Verarbeitung, wenn Sie das bevorzugen. Sie entscheiden, welche Funktionen Sie nutzen und welche nicht.

GoBD-konforme Aufbewahrung

E-Rechnungen unterliegen denselben Aufbewahrungspflichten wie andere Geschäftsunterlagen. WDI Billing archiviert eingehende und ausgehende E-Rechnungen revisionssicher und GoBD-konform, unveränderbar und mit vollständigem Änderungsprotokoll. Bei einer Betriebsprüfung können Sie und Ihr Steuerberater jederzeit lückenlos nachweisen, dass Rechnungen unverändert vorliegen - ganz ohne Sonderaufwand Ihrerseits.

In drei Schritten zur E-Rechnung-fähigen Buchhaltung

Der Umstieg lässt sich in überschaubare Etappen aufteilen, statt alles auf den letzten Drücker zu erledigen:

1. Empfang sicherstellen: Richten Sie einen Posteingang ein, über den XRechnung und ZUGFeRD zuverlässig ankommen und automatisch Ihrer Belegerfassung zugeordnet werden.
2. Versand vorbereiten: Stellen Sie Ihr Rechnungsprogramm so ein, dass es auf Wunsch XRechnung oder ZUGFeRD statt nur PDF ausgibt - ganz gleich, ob Sie Einzelrechnungen oder Angebote in Rechnungen verwandeln.
3. Übergabe an den Steuerberater klären: Legen Sie fest, in welchem Rhythmus Sie Ihre geprüften Belege per DATEV-Export an Ihren Steuerberater übergeben - im Prepare-Modus bestimmen allein Sie den Zeitpunkt.

So vermeiden Sie Hektik kurz vor dem jeweiligen Pflichttermin und gewöhnen sich in Ruhe an den neuen Ablauf.

E-Rechnung Software im Vergleich: Warum WDI Billing

Viele Anbieter behandeln die E-Rechnung als reines Pflichtfeature, das irgendwo im Menü versteckt ist. Bei WDI Billing ist sie fest in den normalen Rechnungsalltag integriert: dieselbe Maske für klassische Rechnung, XRechnung und ZUGFeRD, derselbe Beleg-Posteingang für empfangene E-Rechnungen, derselbe DATEV-Export für Ihren Steuerberater. Dazu kommen faire Preise ohne Gebühren pro Rechnung - Details dazu finden Sie unter Preise. Und weil Ihre Daten jederzeit exportierbar bleiben, sind Sie nie an uns gebunden.

Das gilt auch für Gründer und kleine GmbHs, die parallel Angebote schreiben, Mahnungen versenden oder ihre laufenden USt-Sätze (19% bzw. 7%) im Blick behalten müssen: Die E-Rechnungsfunktion steht nicht isoliert, sondern greift auf dieselben Kunden-, Artikel- und Steuerdaten zu wie der Rest Ihrer Buchhaltung. Arbeiten Sie bereits mit einem Steuerberater zusammen, lohnt sich zudem ein Blick auf unsere Softwarelösung mit Steuerberater-Zugang, die die gemeinsame Nutzung von E-Rechnungen und DATEV-Exporten weiter vereinfacht.

Jetzt auf E-Rechnung vorbereiten - statt später hetzen

Ob Sie schon heute XRechnungen empfangen müssen oder sich erst auf die Versandpflicht 2027/2028 vorbereiten : Je früher Sie umstellen, desto entspannter läuft der Übergang. Testen Sie WDI Billing kostenlos und erleben Sie, wie einfach XRechnung erstellen, ZUGFeRD verwalten und die Übergabe an Ihren Steuerberater werden kann - alles vorbereitet, alles unter Ihrer Kontrolle. Mehr zu unserer Buchhaltungslösung finden Sie auf der WDI Billing Startseite.