Angebot schreiben – vom Kostenvoranschlag direkt zur Rechnung

Wer als Selbstständiger, Freiberufler oder kleine GmbH regelmäßig ein Angebot schreiben muss, kennt das Problem: Ein sauberes Angebot dauert, und sobald der Kunde zusagt, beginnt die Arbeit mit der Rechnung von vorn. WDI Billing verbindet beides in einer Software, die zur deutschen Praxis passt – der vorbereitenden Buchhaltung. Sie erstellen das Angebot, Sie geben es frei, und nichts geht automatisch irgendwohin. Erst wenn Sie es wollen, wird daraus eine Rechnung oder eine UStVA-Vorbereitung für Ihren Steuerberater.

Angebot oder Kostenvoranschlag – der Unterschied zählt

Im deutschen Geschäftsalltag werden Angebot und Kostenvoranschlag oft synonym verwendet, sind rechtlich aber nicht identisch: Ein Angebot ist eine unverbindliche Preisauskunft, ein Kostenvoranschlag kann – je nach Vereinbarung – eine höhere Verbindlichkeit mit sich bringen. WDI Billing bildet beide Dokumenttypen ab, mit klaren Vorlagen für Kleinunternehmer nach §19 UStG ebenso wie für umsatzsteuerpflichtige Betriebe mit USt 19% oder dem ermäßigten Satz von 7%. Sie legen fest, welcher Text und welcher Hinweis auf dem Dokument erscheint – die Software übernimmt die Formatierung, nicht die Entscheidung.

Vom Angebot zur Rechnung – ein Klick, kein Doppeleingeben

Der eigentliche Zeitgewinn entsteht beim Übergang: Sobald ein Kunde ein Angebot annimmt, wird daraus mit einem Klick eine Rechnung – Positionen, Preise, Kundendaten und Steuersätze werden übernommen, nichts wird ein zweites Mal eingetippt. Das reduziert Übertragungsfehler und beschleunigt genau den Moment, in dem Cashflow entsteht. Die daraus resultierende Rechnung erfüllt automatisch die Pflichtangaben nach §14 UStG und lässt sich, falls gewünscht, direkt als XRechnung oder ZUGFeRD-Dokument ausgeben – wichtig für Geschäftskunden, die bereits E-Rechnungen empfangen müssen.

Pflichtangaben und Rechtssicherheit ab dem ersten Angebot

Ein professionelles Angebot braucht mehr als einen freundlichen Ton – es braucht vollständige Firmendaten, eine klare Leistungsbeschreibung, Preise mit und ohne Umsatzsteuer sowie eine Gültigkeitsfrist. WDI Billing hält diese Felder als Pflichtstruktur vor, sodass kein wichtiger Baustein vergessen wird, wenn das Angebot später zur Rechnung wird. Für Kleinunternehmer nach §19 UStG wird der gesetzlich vorgeschriebene Hinweis auf die Steuerbefreiung automatisch ergänzt – auf dem Angebot wie auf der Rechnung.

Prepare-Modus: Sie behalten die Kontrolle über jedes Dokument

WDI Billing arbeitet mit drei Modi – Erfassen, Vorbereiten und Übermitteln. Angebote und Kostenvoranschläge entstehen im Vorbereiten-Modus: Sie werden erstellt, überarbeitet und freigegeben, bevor irgendetwas versendet oder in die Buchhaltung übernommen wird. Nichts wird automatisch an das Finanzamt gemeldet oder an Ihren Steuerberater weitergereicht. Erst mit Ihrer Freigabe fließen die Daten weiter – etwa in den DATEV-Export für die Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater oder in die Vorbereitung der UStVA über ELSTER. Diese Trennung ist bei WDI Billing bewusst so aufgebaut, weil vorbereitende Buchhaltung in Deutschland kein Software-Feature, sondern die übliche Arbeitsteilung zwischen Unternehmer und Steuerberater ist.

Belege und Angebote an einem Ort, GoBD-konform

Jedes erstellte Angebot und jede daraus entstandene Rechnung wird revisionssicher und GoBD-konform gespeichert – nachvollziehbar, unveränderbar protokolliert und exportierbar, wenn der Steuerberater sie braucht. Da WDI Billing als DSGVO-konforme Lösung mit Datenhaltung in der EU entwickelt wurde, bleiben Ihre Kundendaten, Preise und Kalkulationen dort, wo sie hingehören: bei Ihnen. Es gibt keine verpflichtende KI-Auswertung Ihrer Angebote und keinen automatischen Datenabfluss an Dritte.

Wiederkehrende Angebote und Vorlagen sparen Zeit

Wer ähnliche Leistungen immer wieder anbietet, muss nicht jedes Mal neu beginnen: Angebotsvorlagen mit Standardpositionen, hinterlegten Preisen und individuellen Textbausteinen lassen sich in Sekunden anpassen. In Kombination mit wiederkehrenden Rechnungen für Abo-Leistungen deckt WDI Billing den gesamten Weg von der ersten Preisauskunft bis zur laufenden Abrechnung ab.

Angebotsnummern, Gültigkeit und Status im Blick

Jedes Angebot erhält eine fortlaufende, lückenlose Nummer – wichtig, wenn aus dem Angebot später eine Rechnung wird und die Nachvollziehbarkeit für den Steuerberater erhalten bleiben soll. Sie legen Gültigkeitsfristen fest, sehen auf einen Blick, welche Angebote offen, angenommen oder abgelaufen sind, und behalten so den Überblick über Ihre Vertriebspipeline, ohne eine separate Tabelle pflegen zu müssen. Angenommene Angebote lassen sich archivieren, abgelehnte oder abgelaufene bleiben nachvollziehbar dokumentiert – ebenfalls GoBD-konform, falls eine Betriebsprüfung danach fragt.

Angebote per E-Mail versenden oder als PDF exportieren

Ein Angebot muss dort ankommen, wo der Kunde es erwartet. WDI Billing erstellt ein sauber formatiertes PDF mit Ihrem Logo, Ihren Kontaktdaten und – falls gewünscht – einer individuellen Fußzeile mit Zahlungs- oder Leistungsbedingungen. Der Versand erfolgt wahlweise direkt aus der Software per E-Mail oder als Download zur eigenen Weiterverwendung. Für Handwerksbetriebe, Beraterinnen und Berater sowie Dienstleister, die Angebote häufig telefonisch nachfassen, zeigt der Status im System sofort, ob ein Angebot bereits geöffnet oder noch unbeantwortet ist.

Für jede Unternehmensform passend

Ob Einzelunternehmen, Freiberufler-Praxis oder kleine GmbH – die Angebotsstruktur passt sich der Rechtsform und dem gewählten Steuerstatus an. Kleinunternehmer nach §19 UStG sehen den vorgeschriebenen Hinweis automatisch eingefügt, umsatzsteuerpflichtige Betriebe wählen zwischen dem regulären Satz von 19% und dem ermäßigten Satz von 7%, je nach Leistung. So bleibt jedes Angebot – unabhängig von der Unternehmensgröße – rechtssicher formuliert, ohne dass Sie die Feinheiten des Umsatzsteuerrechts im Kopf behalten müssen.

Warum kleine Unternehmen WDI Billing für Angebote wählen

Anders als reine Rechnungstools, die Angebote nur als Nebenfunktion behandeln, ist der Übergang vom Angebot zur Rechnung bei WDI Billing der zentrale Workflow. Dazu kommen die für den deutschen Markt entscheidenden Punkte: korrekte Pflichtangaben nach §14 UStG, automatischer Kleinunternehmer-Hinweis nach §19 UStG, DATEV-Export für den Steuerberater und ein Datenmodell, das GoBD- und DSGVO-Anforderungen von Anfang an mitdenkt – ohne dass Sie die Kontrolle über Ihre eigenen Zahlen abgeben. Kein Wechseltool zwingt Sie zu Formaten, die Sie später nicht mehr exportieren können: Ihre Angebote, Rechnungen und Belege bleiben jederzeit als vollständiger, offener Export verfügbar.

Mehr zum Weg vom Angebot zur fertigen Rechnung finden Sie im Rechnungsprogramm, alle Pflichtangaben im Detail im Ratgeber Pflichtangaben Rechnung, und einen Überblick über alle Module in der Buchhaltungssoftware-Übersicht.

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