Rechnungsprogramm: Rechnung schreiben, ohne die Kontrolle abzugeben

Ein gutes Rechnungsprogramm nimmt Ihnen die Formfehler ab, ohne Ihnen die Entscheidungen aus der Hand zu nehmen. Genau so ist WDI Billing gebaut: als Rechnungssoftware für die vorbereitende Buchhaltung, wie sie in Deutschland gelebt wird. Sie schreiben die Rechnung, prüfen die Zahlen, geben frei – und erst dann geht etwas an Ihren Steuerberater oder ans Finanzamt. Nichts läuft automatisch im Hintergrund.

Ob Sie Freiberufler, Kleinunternehmer oder Einzelunternehmer sind: Mit diesem Rechnungsprogramm schreiben Sie in wenigen Minuten eine rechtssichere Rechnung, behalten aber jederzeit den Überblick über das, was tatsächlich passiert.

Rechnungssoftware, die zur vorbereitenden Buchhaltung passt

Viele Rechnungsprogramme drängen Sie in Richtung Vollautomatisierung: Rechnung erstellen, Daten verschwinden sofort in irgendeiner Cloud-Buchhaltung, Übertragung an Dritte inklusive. WDI Billing arbeitet anders, mit drei klaren Modi:

• Records – Belege und Rechnungen sammeln, ohne dass etwas weiterverarbeitet wird.
• Prepare (Standard) – Rechnungen, Ausgangs- und Eingangsrechnungen werden aufbereitet, so wie Ihr Steuerberater es für die vorbereitende Buchhaltung braucht.
• File – Erst wenn Sie es auslösen, geht ein Export oder eine Meldung tatsächlich raus.

Dieses Prinzip ist der Kern jedes Rechnungsprogramms von WDI Billing: Sie bereiten vor, Sie geben frei.

Für die meisten Freiberufler und Kleinunternehmer bleibt es dabei ohnehin bei der einfachen Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Bilanzierungspflichtig werden Einzelunternehmer nach §141 AO erst ab einem Jahresumsatz von 800.000 € oder einem Gewinn von 80.000 €. Solange Sie darunter liegen, reicht die vorbereitende Buchhaltung, wie sie dieses Rechnungsprogramm unterstützt, vollständig aus – ohne Bilanz, ohne doppelte Buchführung, ohne zusätzlichen Aufwand.

Rechnung schreiben in wenigen Minuten

Rechnung schreiben soll kein Verwaltungsakt sein. Kunde auswählen, Positionen mit Menge, Einzelpreis und Umsatzsteuersatz eintragen, Fälligkeit festlegen – fertig. Das Rechnungsprogramm berechnet Summen, Umsatzsteuer und Skonto automatisch und legt die Rechnung als PDF ab, jederzeit auffindbar und exportierbar. Wiederkehrende Kunden, Standardtexte und Positionen aus früheren Rechnungen lassen sich per Vorlage übernehmen, sodass aus einer Rechnung schnell ein wiederholbarer Ablauf wird. Ein Beispiel: Eine Dienstleistung über 1.000 € netto mit 19 % Umsatzsteuer und 2 % Skonto bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen wird automatisch mit Bruttobetrag, Skontobetrag und Zahlungsfrist ausgewiesen – Sie müssen nichts manuell nachrechnen.

Pflichtangaben nach §14 UStG automatisch korrekt

Eine Rechnung ist nur dann eine Rechnung, wenn sie die Pflichtangaben nach §14 UStG enthält: vollständiger Name und Anschrift von Aussteller und Empfänger, Steuernummer oder USt-IdNr., fortlaufende Rechnungsnummer, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung, Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung, Entgelt nach Steuersätzen aufgeschlüsselt sowie der anzuwendende Steuersatz beziehungsweise ein Hinweis auf eine Steuerbefreiung. Dieses Rechnungsprogramm setzt diese Pflichtangaben als Vorgabe im Rechnungsformular, sodass Ihnen keine Pflichtangabe verloren geht – ohne dass Sie sich den Paragrafen selbst merken müssen.

Umsatzsteuer 19 % und 7 % korrekt anwenden

Regelsteuersatz 19 %, ermäßigter Steuersatz 7 % – die Rechnungssoftware ordnet jeder Position den passenden USt-Satz zu und weist ihn getrennt aus, so wie es §14 UStG verlangt. Wer als Kleinunternehmer nach §19 UStG von der Umsatzsteuer befreit ist, bekommt automatisch den passenden Pflichthinweis auf der Rechnung ausgegeben, statt selbst nach der richtigen Formulierung suchen zu müssen. Mehr zur Kleinunternehmerregelung, inklusive der Grenze von 25.000 € Vorjahresumsatz und der zusätzlichen Grenze von 100.000 € im laufenden Kalenderjahr – wird diese überschritten, endet die Kleinunternehmerregelung durch den sogenannten Fallbeil-Effekt sofort mit der Rechnung, die die Grenze reißt, und nicht erst zum Jahresende , finden Sie im Ratgeber Kleinunternehmerregelung.

Vom Angebot zur Rechnung in einem Schritt

Viele Aufträge beginnen mit einem Kostenvoranschlag oder Angebot. Statt Positionen ein zweites Mal abzutippen, wird ein angenommenes Angebot mit einem Klick zur fertigen Rechnung. Wie das im Detail funktioniert, zeigt die Seite zum Angebot schreiben.

Wiederkehrende Rechnungen und Mahnwesen

Abo-Kunden, Wartungsverträge oder monatliche Retainer brauchen keine manuell erstellte Rechnung jeden Monat. Das Rechnungsprogramm legt wiederkehrende Rechnungen nach einem festen Rhythmus an und erinnert Sie, bevor sie rausgehen – Sie geben frei, statt dass automatisch etwas verschickt wird. Bleibt eine Zahlung aus, unterstützt das integrierte Mahnwesen beim Schreiben von Zahlungserinnerung und Mahnung, mit Fristen und Eskalationsstufen, die Sie selbst festlegen.

DATEV-Export für Ihren Steuerberater

Vorbereitende Buchhaltung endet klassischerweise bei der Übergabe an den Steuerberater. Deshalb lässt sich jede Rechnung, jeder Beleg und jede Buchung aus diesem Rechnungsprogramm als sauberer DATEV-Export ausgeben – im Format, das Ihr Steuerberater ohnehin erwartet. Kein Medienbruch, kein manuelles Neuerfassen, keine Bindung an einen einzelnen Anbieter: Ihre Daten lassen sich jederzeit vollständig exportieren. Der Export liefert Buchungsstapel und Stammdaten im DATEV-Format, sodass Ihr Steuerberater die Belege ohne Nacherfassung direkt in DATEV oder eine vergleichbare Kanzleisoftware einspielen kann.

Vorbereitet auf die E-Rechnung

Rechnungsempfang als E-Rechnung ist für alle inländischen B2B-Unternehmen in Deutschland bereits verpflichtend – auch Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD empfangen und verarbeiten können. Die Ausstellungspflicht folgt gestaffelt: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 € müssen inländische B2B-Rechnungen ab 2027 als E-Rechnung ausstellen, für alle übrigen Unternehmen greift die Pflicht ab 2028. Kleinunternehmer nach §19 UStG sind von der Ausstellungspflicht dauerhaft ausgenommen und müssen auch danach nur empfangsbereit sein . Dieses Rechnungsprogramm erstellt neben klassischen PDF-Rechnungen auch XRechnung und ZUGFeRD, damit Sie nicht kurzfristig umstellen müssen. Details zur Umstellung und den Fristen finden Sie unter E-Rechnung Software.

Ihre Daten bleiben Ihre Daten

Alle Rechnungsdaten liegen GoBD-konform und revisionssicher archiviert, DSGVO-konform auf Servern in der EU. Es gibt keine automatische Übermittlung an Behörden oder Dritte, keinen Zwang zu einer KI-gestützten Verarbeitung Ihrer Belege – jede Automatisierung ist eine Option, die Sie aktiv einschalten, keine Voreinstellung. Sie entscheiden, wann Ihr Steuerberater Zugriff bekommt, und Sie entscheiden, wann ein Export das Haus verlässt. Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Rechnungen und Buchungsbelege liegt derzeit bei 8 Jahren, für Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen weiterhin bei 10 Jahren – das Rechnungsprogramm hält Ihre Belege so lange automatisch auffindbar vor, ohne dass Sie sich selbst um die Fristen kümmern müssen.

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