Buchhaltungssoftware für Freiberufler
Als Freiberufler - ob Texter, Berater, Designerin, Dozent oder Therapeutin - brauchen Sie keine Konzernbuchhaltung, sondern eine Buchhaltungssoftware für Freiberufler, die zu Ihrer Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) passt, Rechnungen in wenigen Klicks erstellt und Belege sauber sammelt. WDI Billing ist genau darauf ausgelegt: vorbereitende Buchhaltung, bei der Sie den Überblick behalten und selbst entscheiden, wann etwas das Haus verlässt - nichts geht automatisch ans Finanzamt.
EÜR statt Bilanz - Software, die Ihre Tätigkeit versteht
Die meisten Freiberuflerinnen und Freiberufler ermitteln ihren Gewinn per Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR), nicht per doppelter Buchführung. WDI Billing ist von Grund auf EÜR-first aufgebaut: Einnahmen und Ausgaben werden fortlaufend erfasst, Kategorien orientieren sich an den Zeilen der Anlage EÜR, und am Jahresende steht eine saubere Auswertung, die Ihr Steuerberater direkt weiterverarbeiten kann. Keine Bilanzlogik, die Sie gar nicht brauchen - nur das, was für freiberufliche Tätigkeit relevant ist.
Ob Sie hauptberuflich freiberuflich tätig sind oder Ihre Selbstständigkeit nebenberuflich neben einer Anstellung ausüben: Die Anforderungen an eine Buchhaltungssoftware für Freiberufler sind meist dieselben. Sie brauchen keine Lohnbuchhaltung, keine Lagerverwaltung, keine komplexe Kostenstellenrechnung - sondern ein Werkzeug, das Rechnungen schreibt, Einnahmen und Ausgaben ordnet und am Ende des Jahres die Zahlen liefert, die in die Steuererklärung gehören. Genau dafür wurde WDI Billing entwickelt: schlank, verständlich, ohne Buchhaltungsstudium vorauszusetzen.
Typische Freiberufler-Tätigkeiten, für die WDI Billing passt
Ob Sie als IT-Beraterin projektbasiert abrechnen, als Grafikdesigner Pauschalpreise stellen, als Dozentin Honorarnoten schreiben oder als Physiotherapeut mit Privatpatienten abrechnen: WDI Billing bildet unterschiedliche Abrechnungsmodelle ab - Stundensätze, Pauschalen, Teilzahlungen und Anzahlungen. Für Angebote vor Auftragsbeginn nutzen Sie zusätzlich die Angebote-Funktion, die aus einem freigegebenen Angebot mit einem Klick eine Rechnung macht.
Vorbereitende Buchhaltung: Sie bereiten vor, Sie geben frei
Das Prinzip hinter WDI Billing ist das, was Sie vermutlich schon von Ihrem Steuerberater kennen: vorbereitende Buchhaltung. Die Software sammelt und ordnet Ihre Zahlen laufend - Rechnungen, Belege, Umsatzsteuer - in einem Vorbereiten-Modus. Erst wenn Sie es freigeben, geht etwas weiter: an Ihren Steuerberater per DATEV-Export, oder an ELSTER für die UStVA. Nichts wird automatisch übertragen. Diese Trennung zwischen Vorbereiten und Senden gibt Ihnen als Freiberufler die Kontrolle, die Sie bei einer reinen Cloud-Autopilot-Lösung nicht haben.
Rechnungen mit allen Pflichtangaben - inklusive Kleinunternehmerregelung
Ob Sie regulär mit 19% USt (bzw. 7% für bestimmte Leistungen) abrechnen oder als Kleinunternehmer nach §19 UStG von der Umsatzsteuer befreit sind: WDI Billing erstellt Rechnungen mit allen Pflichtangaben nach §14 UStG automatisch korrekt. Für Kleinunternehmer wird der gesetzlich vorgeschriebene Hinweis auf die Steuerbefreiung automatisch auf jede Rechnung gesetzt - Sie müssen nicht daran denken. Überschreiten Sie die Kleinunternehmergrenze von 25.000 € Vorjahresumsatz, oder liegt Ihr laufender Umsatz im aktuellen Jahr über 100.000 €, endet die Kleinunternehmerregelung sofort mit der Rechnung, die diese Grenze überschreitet - nicht erst am Jahresende (sogenannter Fallbeil-Effekt) . In diesem Fall stellt die Software einfach auf reguläre Umsatzsteuer um.
Belege digitalisieren statt Schuhkarton
Fahrtkosten, Software-Abos, Coworking-Miete, Fachliteratur: Freiberufliche Ausgaben sind oft klein, aber zahlreich. Mit der Belegerfassung fotografieren Sie Belege einfach mit dem Smartphone, die Software liest Betrag, Datum und Kategorie aus. Die KI-gestützte Erkennung ist optional zuschaltbar - Belegerfassung funktioniert auch komplett ohne KI, wenn Ihnen das lieber ist. So bleiben Ihre Daten dort, wo Sie sie haben wollen.
UStVA vorbereiten, ELSTER senden - wenn Sie so weit sind
Viele Freiberufler müssen die Umsatzsteuer-Voranmeldung (UStVA) monatlich oder quartalsweise abgeben. WDI Billing berechnet die Zahlen aus Ihren Rechnungen und Belegen automatisch vor. Die Übertragung an ELSTER lösen Sie selbst aus - Prepare-Modus statt automatischem Versand. Mehr dazu und zur Fristenlogik lesen Sie auf der Seite UStVA Software.
Wiederkehrende Aufträge? Wiederkehrende Rechnungen.
Betreuen Sie Kunden im Abo, etwa laufende Beratung, Wartungsverträge oder monatliche Redaktionspakete? Mit wiederkehrenden Rechnungen legen Sie den Rhythmus einmal fest, WDI Billing erstellt die Rechnung automatisch zum richtigen Termin - Sie prüfen und versenden.
Nahtlose Übergabe an Ihren Steuerberater
Die meisten Freiberuflerinnen und Freiberufler geben ihre EÜR-Buchhaltung am Jahresende oder quartalsweise an einen Steuerberater weiter. WDI Billing exportiert alle Buchungen, Belege und Rechnungen im DATEV-Format - kompatibel mit der Kanzleisoftware, mit der Ihr Steuerberater ohnehin arbeitet. Details zum Datenformat und zur Übergabe finden Sie unter DATEV Export Software.
E-Rechnung und GoBD: rechtssicher vorbereitet
Seit 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen (XRechnung/ZUGFeRD) empfangen können - auch als Freiberufler betrifft Sie das direkt . WDI Billing verarbeitet eingehende E-Rechnungen automatisch und ist bereits auf die stufenweise Ausstellungspflicht ab 2027 bzw. 2028 vorbereitet - relevant vor allem für Freiberufler mit regulärer Umsatzsteuerpflicht; als Kleinunternehmer nach §19 UStG müssen Sie auch künftig keine E-Rechnungen ausstellen, sondern lediglich empfangen können . Gleichzeitig speichert die Software alle Belege GoBD-konform und revisionssicher, und Ihre Daten liegen DSGVO-konform auf Servern in der EU - kein Datenabfluss, keine Blackbox.
Kein Lock-in: Ihre Daten bleiben exportierbar
Als Freiberufler wechseln Sie vielleicht irgendwann den Steuerberater, gründen eine GmbH oder wollen Ihre Buchhaltung schlicht selbst in der Hand behalten. Deshalb setzt WDI Billing nicht auf geschlossene Datenformate: Rechnungen, Belege und Auswertungen lassen sich jederzeit exportieren - als DATEV-Datei für die Kanzlei, als PDF-Archiv oder als strukturierte Tabelle. Sie mieten ein Werkzeug, keine Geiselnahme Ihrer eigenen Zahlen.
Von unterwegs arbeiten - Belege sofort erfassen
Freiberufliche Arbeit findet selten nur am Schreibtisch statt: beim Kunden vor Ort, auf Dienstreise, im Zug. Mit WDI Billing schreiben Sie Rechnungen und erfassen Belege direkt vom Smartphone oder Tablet - der Beleg für das Bahnticket landet noch am Bahnsteig in der Buchhaltung, statt Wochen später in einer Schublade aufzutauchen. Alles synchronisiert sich automatisch mit der Desktop-Ansicht, mit der Ihr Steuerberater später arbeitet.
Datenschutz, der zur Selbstständigkeit passt
Gerade als Einzelperson ohne eigene IT-Abteilung wollen Sie wissen, wo Ihre Kunden- und Finanzdaten liegen. WDI Billing hostet Ihre Daten DSGVO-konform in der EU, verarbeitet Belege GoBD-konform revisionssicher und überträgt nichts automatisch an Dritte. Wenn Sie Ihrem Steuerberater Zugriff geben möchten, geschieht das über einen kontrollierten Zugang mit klar begrenzten Rechten - keine geteilten Passwörter, kein dauerhafter Vollzugriff, den Sie nicht mehr überblicken.
Transparente Preise für Freiberufler
Keine versteckten Kosten pro Rechnung, kein Zwang zu Jahresverträgen. Auf der Seite Preise sehen Sie genau, was WDI Billing für Freiberufler kostet - in Euro, ohne Überraschungen.
Weitere passende Ressourcen: der Buchhaltungssoftware-Überblick für alle Selbstständigen, sowie der Ratgeber EÜR mit Erklärungen zur Anlage EÜR, und - falls Sie noch unsicher sind, ob die Kleinunternehmerregelung zu Ihnen passt - der Ratgeber Kleinunternehmerregelung.
Jetzt als Freiberufler kostenlos testen
Testen Sie WDI Billing unverbindlich und erleben Sie, wie einfach vorbereitende Buchhaltung für Freiberufler sein kann: Rechnungen mit allen Pflichtangaben, Belege ohne Zettelwirtschaft, und ein DATEV-Export, der Ihren Steuerberater freut. Starten Sie noch heute Ihre kostenlose Testphase und behalten Sie Ihre Zahlen selbst in der Hand.