Buchhaltungssoftware, die vorbereitet - nicht automatisch sendet

Eine gute Buchhaltungssoftware nimmt Ihnen Arbeit ab, ohne Ihnen die Kontrolle zu nehmen. Genau das ist der Gedanke hinter WDI Billing: Sie erfassen Belege, ordnen Buchungen zu und bereiten Ihre Zahlen vor - aber jeder Schritt, der nach außen geht, ans Finanzamt oder an Ihren Steuerberater, wird von Ihnen freigegeben. Nichts läuft automatisch im Hintergrund. Das ist die Logik der vorbereitenden Buchhaltung, wie sie in Deutschland seit Jahrzehnten gelebt wird - nur digital, aufgeräumt und ohne Papierstapel.

Ob Sie als Selbstständiger, Freiberufler oder kleine GmbH unterwegs sind: WDI Billing ist eine Online-Buchhaltung, die für die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) genauso funktioniert wie für die Vorbereitung auf eine bilanzierende Kanzlei. Sie behalten die Datenhoheit, exportieren sauber ins DATEV-Format und entscheiden selbst, wann Ihre UStVA an ELSTER geht.

Drei Modi: Erfassen, Vorbereiten, Freigeben

WDI Billing trennt drei klar getrennte Schritte, die in vielen Tools unsauber vermischt werden:

• Erfassen (Records): Rechnungen, Ausgaben und Belege landen strukturiert im System - manuell erfasst oder per Belegerfassung eingescannt.
• Vorbereiten (Prepare) - Standardmodus: Die Software ordnet, kategorisiert und rechnet vor. Ihre EÜR nimmt Form an, die UStVA wird berechnet, der DATEV-Export steht bereit. Es passiert noch nichts nach außen.
• Freigeben (File): Erst wenn Sie auf "Absenden" klicken, geht etwas an ELSTER oder wird an Ihren Steuerberater übergeben. Kein Automatismus, kein stilles Übertragen im Hintergrund.

Diese Trennung ist kein Software-Gimmick, sondern spiegelt genau das Prinzip der vorbereitenden Buchhaltung wider: Sie bereiten vor, Ihr Steuerberater prüft, Sie geben frei. Die Software ersetzt dabei nicht das Vertrauensverhältnis zur Kanzlei - sie macht die Übergabe nur schneller und sauberer.

EÜR-Logik statt komplizierter Bilanzsoftware

Die meisten kleinen Unternehmen in Deutschland erstellen keine Bilanz, sondern eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR). WDI Billing ist von Grund auf für diese Logik gebaut: Einnahmen und Betriebsausgaben werden fortlaufend gegenübergestellt, sodass Sie jederzeit sehen, wo Sie stehen - ohne auf den Jahresabschluss warten zu müssen. Wer später wächst und zur Bilanzierung wechselt, kann die erfassten Daten sauber mitnehmen, statt bei null anzufangen.

Für Kleinunternehmer nach §19 UStG berücksichtigt die Software automatisch die Umsatzgrenze von 25.000 Euro Vorjahresumsatz sowie die zusätzliche Grenze von 100.000 Euro Umsatz im laufenden Kalenderjahr - wird diese Grenze unterjährig überschritten, endet die Kleinunternehmerregelung sofort mit der betreffenden Rechnung und nicht erst zum Jahresende. Die Software weist den entsprechenden Hinweis korrekt auf der Rechnung aus - ganz ohne manuelles Nachrechnen.

Umsatzsteuer ohne Rätselraten

Ob 19% Regelsteuersatz oder 7% ermäßigter Satz - WDI Billing ordnet jede Buchung dem richtigen Steuersatz zu und bereitet daraus Ihre Umsatzsteuer-Voranmeldung (UStVA) vor. Die fertige UStVA wird nicht automatisch an ELSTER übermittelt, sondern liegt zur Prüfung bereit. Sie entscheiden, wann der Versand erfolgt - genau im Sinne der vorbereitenden Buchhaltung, bei der die Freigabe immer beim Unternehmen oder der Steuerberatung liegt.

GoBD-konform und DSGVO-sicher

Buchhaltung in Deutschland muss GoBD-konform sein: revisionssicher, nachvollziehbar, unveränderbar dokumentiert. WDI Billing protokolliert jede Buchung und jeden Beleg entsprechend, damit im Fall einer Prüfung nichts nachträglich in Frage gestellt werden kann. Gleichzeitig gilt: Ihre Daten liegen auf Servern mit Sitz in der EU, verarbeitet nach DSGVO-Grundsätzen. Es gibt keine versteckte Datenweitergabe an Dritte, keine Auswertung Ihrer Geschäftszahlen für fremde Zwecke. Ihre Bücher bleiben Ihre Bücher.

E-Rechnung, XRechnung und ZUGFeRD von Anfang an

Der Empfang elektronischer Rechnungen im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format ist seit 2025 für alle inländischen B2B-Unternehmen Pflicht - auch für Kleinunternehmer. Die Ausstellungspflicht folgt stufenweise: ab 2027 für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro, ab 2028 dann für alle inländischen B2B-Rechnungen. Kleinunternehmer nach §19 UStG bleiben von der Ausstellungspflicht dauerhaft befreit und müssen elektronische Rechnungen lediglich empfangen können. WDI Billing verarbeitet beide Formate schon heute, sodass Sie nicht erst kurz vor der nächsten Frist umstellen müssen. Details zur Umsetzung finden Sie auf unserer E-Rechnung Software-Seite.

Belege erfassen - mit oder ohne KI

Rechnungen und Quittungen fotografieren, hochladen, fertig: Die Belegerfassung liest Beträge, Steuersätze und Lieferanten automatisch aus. Die KI-gestützte Texterkennung ist dabei rein optional - wer sie nicht nutzen möchte, erfasst Belege genauso zuverlässig manuell. Kein Zwang, keine versteckte Datenverarbeitung durch Dritte. Mehr dazu auf der Seite zur Belegerfassung App.

Sauberer Export für Ihren Steuerberater

Die meisten kleinen Unternehmen arbeiten mit einer Steuerkanzlei zusammen, die DATEV nutzt. WDI Billing exportiert Ihre vorbereiteten Buchungen im passenden Format, sodass Ihr Steuerberater direkt weiterarbeiten kann - ohne manuelles Nacherfassen auf beiden Seiten. Wie das im Detail funktioniert, erklären wir auf der Seite zum DATEV Export. Und wenn Ihr Steuerberater direkten, kontrollierten Zugriff auf Ihre vorbereiteten Zahlen haben soll, zeigen wir das auf der Seite Software mit Steuerberater-Zugang.

Angebote, wiederkehrende Rechnungen und Mahnwesen in einem System

Buchhaltung endet nicht bei der Steuererklärung - sie beginnt beim Angebot. WDI Billing lässt Sie ein Angebot schreiben und mit einem Klick in eine Rechnung umwandeln, sodass Positionen, Preise und Kundendaten nicht doppelt erfasst werden müssen. Wer regelmäßig Leistungen abrechnet, etwa im Abo-Modell oder bei wiederkehrenden Dienstleistungen, richtet eine wiederkehrende Rechnung einmal ein und muss sich danach um nichts mehr kümmern. Und wenn eine Zahlung ausbleibt, übernimmt das integrierte Mahnwesen die Zahlungserinnerung automatisch nach Ihren eigenen Regeln - freundlich im ersten Schritt, verbindlich im nächsten. Mehr dazu auf der Seite Mahnung schreiben.

All diese Bausteine - Angebot, Rechnung, wiederkehrende Abrechnung, Mahnwesen, Belegerfassung und UStVA-Vorbereitung - laufen in derselben Buchhaltungssoftware zusammen. Sie müssen keine drei verschiedenen Tools miteinander verbinden und keine Daten manuell zwischen Systemen übertragen. Das reduziert nicht nur Aufwand, sondern auch Fehlerquellen, die bei GoBD-Prüfungen unangenehm auffallen können.

Warum nicht einfach ein Tabellenkalkulationsprogramm?

Viele Kleinunternehmer und Freiberufler starten mit Excel oder einer einfachen Rechnungsvorlage. Das funktioniert eine Weile - bis die Belege sich stapeln, die UStVA-Fristen enger werden und der Steuerberater um ein sauberes Format bittet. Eine dedizierte Buchhaltungssoftware übernimmt genau diesen Punkt: Belege werden strukturiert erfasst, Steuersätze automatisch zugeordnet, und am Ende steht ein Export, den Ihre Kanzlei ohne Rückfragen verarbeiten kann. Der Umstieg lohnt sich meist schon dann, wenn mehr als eine Handvoll Rechnungen pro Monat anfällt oder mehrere Steuersätze gleichzeitig im Spiel sind.

Für wen sich WDI Billing eignet

WDI Billing passt zu Selbstständigen, Freiberuflern, Kleinunternehmern und kleinen GmbHs, die Rechnungen schreiben, Belege verwalten und ihre Zahlen sauber für die Steuerberatung vorbereiten wollen - ohne dass eine Software eigenmächtig Daten an Behörden überträgt. Wenn Sie speziell als Freiberufler arbeiten, lohnt sich auch ein Blick auf unsere Seite Buchhaltungssoftware Freiberufler. Kleinunternehmer nach §19 UStG finden maßgeschneiderte Details auf Buchhaltungssoftware Kleinunternehmer.

Rechnungen schreiben Sie übrigens direkt in derselben Oberfläche - mit allen Pflichtangaben nach §14 UStG automatisch berücksichtigt. Mehr dazu auf unserer Seite zum Rechnungsprogramm.

Transparente Preise, keine Überraschungen

Alle Preise sind in Euro angegeben, ohne versteckte Zusatzkosten pro Rechnung oder pro Beleg. Einen vollständigen Überblick über alle Pakete finden Sie auf unserer Preise-Seite.

Jetzt kostenlos testen

Überzeugen Sie sich selbst, wie sich vorbereitende Buchhaltung anfühlt, wenn die Freigabe immer bei Ihnen liegt. Testen Sie WDI Billing jetzt kostenlos und unverbindlich - Sie bereiten vor, Sie geben frei, und Ihre Daten bleiben, wo sie hingehören: bei Ihnen. Starten Sie noch heute Ihre kostenlose Testphase und erleben Sie, wie einfach EÜR, UStVA-Vorbereitung und DATEV-Export zusammenspielen können.