Rechnungsvorlage kostenlos - alle Pflichtangaben §14 UStG

Rechnungsvorlage kostenlos herunterladen

Eine Rechnungsvorlage kostenlos zu bekommen ist der erste Schritt - der zweite ist sicherzustellen, dass diese Vorlage auch wirklich alle Pflichtangaben enthält, die das Finanzamt verlangt. Fehlt eine Angabe nach §14 UStG, kann Ihr Kunde die Vorsteuer nicht ziehen, und im schlimmsten Fall verzögert sich Ihre eigene Zahlung. Auf dieser Seite finden Sie eine rechtssichere Vorlage zum sofortigen Ausfüllen sowie den Hintergrund, warum viele Selbststandige, Freiberufler und Kleinunternehmer nach kurzer Zeit von der Word- oder Excel-Vorlage auf eine echte Rechnungssoftware wechseln.

Was muss in eine Rechnung? Pflichtangaben nach §14 UStG

Damit eine Rechnung in Deutschland formal korrekt ist, muss sie mindestens folgende Angaben enthalten:

  • Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmens sowie des Rechnungsempfängers
  • Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)
  • Ausstellungsdatum der Rechnung
  • Fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer
  • Menge und Art der gelieferten Ware bzw. Umfang und Art der Leistung
  • Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
  • Entgelt, aufgeschlusselt nach Steuersatzen und -befreiungen
  • Anzuwendender Steuersatz (USt 19% oder 7%) sowie der auf das Entgelt entfallende Steuerbetrag - oder ein Hinweis auf eine Steuerbefreiung

Unsere kostenlose Rechnungsvorlage enthält alle diese Felder bereits vorformatiert, sodass Sie nur noch Ihre Unternehmensdaten und die Leistungsposition eintragen mussen. Sie eignet sich fur die klassische Rechnung ebenso wie fur ein Angebot, das Sie spater in eine Rechnung umwandeln.

Rechnungsvorlage fur Kleinunternehmer §19 UStG

Nutzen Sie die Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG, gilt eine wichtige Besonderheit: Auf der Rechnung darf keine Umsatzsteuer ausgewiesen werden. Stattdessen muss ein Hinweis wie "Gemass §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet" auf der Rechnung stehen. Wird dieser Hinweis vergessen, gilt die Rechnung schnell als fehlerhaft. Die Grenze fur die Kleinunternehmerregelung liegt bei einem Vorjahresumsatz von 25.000 Euro ; zusatzlich darf der Umsatz im laufenden Kalenderjahr 100.000 Euro nicht ubersteigen. Wird diese Grenze unterjahrig uberschritten, endet die Kleinunternehmerregelung sofort mit der Rechnung, die zur Uberschreitung fuhrt - nicht erst zum Jahreswechsel - und ab diesem Zeitpunkt muss regulare Umsatzsteuer ausgewiesen werden. Mehr dazu - inklusive der aktuellen Schwellenwerte - lesen Sie in unserem Ratgeber zur Kleinunternehmerregelung.

Weil dieser Hinweis leicht vergessen wird, wenn Sie eine allgemeine Vorlage manuell ausfullen, setzen viele Kleinunternehmer stattdessen auf eine spezialisierte Buchhaltungssoftware fur Kleinunternehmer, die den §19-Hinweis automatisch auf jeder Rechnung ergänzt.

Wo eine Rechnungsvorlage an ihre Grenzen stosst

Eine Word- oder Excel-Vorlage ist ein guter Einstieg, hat aber Schwachen, sobald Ihr Geschaft wachst:

  • Fortlaufende Rechnungsnummer: Sie mussen manuell darauf achten, dass keine Nummer doppelt vergeben oder ausgelassen wird - ein haufiger Grund fur Ruckfragen des Finanzamts.
  • GoBD-konforme Aufbewahrung: Rechnungen mussen unveranderbar und uber Jahre revisionssicher archiviert werden. Eine lokale Word-Datei, die jederzeit uberschrieben werden kann, erfullt das in der Praxis kaum.
  • E-Rechnung: Seit 2025 mussen Unternehmen E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD empfangen konnen, die Pflicht zur Ausstellung folgt gestaffelt: ab 2027 fur Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab 2028 fur alle ubrigen Unternehmen - Kleinunternehmer nach §19 UStG mussen zwar empfangen konnen, bleiben von der Ausstellungspflicht aber dauerhaft befreit . Eine reine Textvorlage kann diese strukturierten Formate ohnehin nicht erzeugen.
  • Ubergabe an den Steuerberater: Jede Rechnung einzeln als PDF zu verschicken, ist auf Dauer mühsam - ein sauberer DATEV-Export spart Ihnen und Ihrem Steuerberater viel Zeit.

Schritt fur Schritt: Rechnungsvorlage richtig ausfullen

Damit Sie die kostenlose Rechnungsvorlage ohne Ruckfragen verwenden konnen, gehen Sie am besten in dieser Reihenfolge vor:

  1. Kopfdaten prufen: Tragen Sie Ihren vollstandigen Firmennamen, die Anschrift und entweder Ihre Steuernummer oder Ihre USt-IdNr. ein. Nutzen Sie konsequent dieselbe Nummer auf allen Rechnungen.
  2. Rechnungsnummer vergeben: Legen Sie ein Nummernsystem fest (zum Beispiel Jahr-laufende Zahl, etwa 2026-0001) und fuhren Sie es luckenlos fort. Eine Rechnungsvorlage in Excel verlangt hier besondere Disziplin, weil nichts automatisch pruft.
  3. Leistungsbeschreibung erfassen: Beschreiben Sie Ware oder Dienstleistung so konkret, dass ein Aussenstehender - etwa ein Betriebsprufer - nachvollziehen kann, was geliefert wurde.
  4. Steuersatz auswahlen: Wahlen Sie zwischen USt 19% (Regelsteuersatz) und USt 7% (ermassigt), oder setzen Sie bei Kleinunternehmerschaft den §19-Hinweis statt eines Steuersatzes.
  5. Zahlungsziel und Bankdaten erganzen: Auch wenn keine Pflichtangabe, vermeidet ein klares Zahlungsziel spatere Mahnungen. Ergibt sich doch ein Zahlungsverzug, hilft unser Mahnwesen mit vorgefertigten Zahlungserinnerungen.

Haufige Fehler bei der Rechnungsvorlage

In der Praxis wiederholen sich bei manuell ausgefullten Vorlagen immer dieselben Fehler: die USt-IdNr. wird vergessen, der §19-Hinweis fehlt bei Kleinunternehmern, die Rechnungsnummer wird versehentlich doppelt vergeben, oder das Leistungsdatum weicht vom Rechnungsdatum ab, ohne dass dies vermerkt ist. Jeder dieser Fehler kann dazu fuhren, dass Ihr Kunde die Rechnung reklamiert oder der Vorsteuerabzug beim Finanzamt in Frage gestellt wird. Wer regelmassig Rechnungen schreibt, sollte deshalb spatestens nach den ersten Monaten auf ein System umsteigen, das diese Prufungen automatisch ubernimmt, statt sich auf eine statische Vorlage zu verlassen.

Von der Vorlage zur Rechnungssoftware - ohne die Kontrolle abzugeben

Genau hier setzt WDI Billing an. Statt einer statischen Vorlage bekommen Sie ein Rechnungsprogramm, das alle Pflichtangaben automatisch korrekt setzt, Rechnungsnummern fortlaufend vergibt, GoBD-konform archiviert und XRechnung/ZUGFeRD-fahig ist. Der Unterschied zu vielen anderen Anbietern: WDI Billing folgt dem Prinzip der vorbereitenden Buchhaltung. Sie erfassen und bereiten Ihre Rechnungen und Belege in Ruhe vor - aber nichts geht automatisch an das Finanzamt oder an ELSTER. Erst wenn Sie es aktiv freigeben, wird ubertragen oder exportiert. Ihre Daten liegen dabei auf Servern in der EU, DSGVO-konform, und bleiben jederzeit Ihre eigenen - exportierbar im DATEV-Format fur Ihren Steuerberater, ohne Lock-in.

Das gilt auch fur wiederkehrende Auftrage: Statt jeden Monat die gleiche Vorlage neu auszufullen, richten Sie eine wiederkehrende Rechnung einmal ein und die Software erledigt den Rest - naturlich weiterhin mit allen Pflichtangaben und Ihrer Freigabe vor jedem Versand.

Rechnungsvorlage fur Freiberufler und kleine GmbH

Ob Sie als Freiberufler Ihre Einnahmen-Uberschuss-Rechnung (EUR) fur das Finanzamt vorbereiten oder als kleine GmbH bilanzieren mussen: Die grundlegenden Pflichtangaben auf der Rechnung sind identisch, doch die Anforderungen an die dahinterliegende Buchhaltung unterscheiden sich. Freiberufler und Selbststandige, die per EUR abrechnen, finden die passende Vorgehensweise in unserem Bereich fur Buchhaltungssoftware fur Freiberufler. Wer bereits mit einem Steuerberater zusammenarbeitet, profitiert zusatzlich davon, wenn die Rechnungsvorlage direkt in eine Losung mit sauberem DATEV-Export mundet, statt Belege am Jahresende muhsam zu sammeln.

Auch die monatliche Umsatzsteuer-Voranmeldung (UStVA) wird einfacher, wenn Ihre Rechnungen von Anfang an vollstandig und korrekt erfasst sind. Details dazu, wie Sie die UStVA vorbereiten und selbst entscheiden, wann die Ubermittlung an ELSTER erfolgt, lesen Sie auf unserer Seite zur UStVA Software.

Jetzt kostenlos testen

Laden Sie die Rechnungsvorlage kostenlos herunter und probieren Sie direkt aus, wie viel einfacher es mit WDI Billing geht: alle Pflichtangaben automatisch, GoBD-konforme Archivierung, DATEV-Export fur Ihren Steuerberater - und Sie behalten jederzeit die Kontrolle daruber, was und wann an das Finanzamt geht. Sehen Sie sich auch unsere Preise an oder starten Sie direkt Ihre kostenlose Testphase auf der Startseite von WDI Billing.