Wiederkehrende Rechnung: automatisch erstellen, nie mehr vergessen

Wer monatlich dieselbe Miete, dasselbe Abo oder dieselbe Beratungspauschale in Rechnung stellt, will das nicht jedes Mal von Hand tippen. Mit WDI Billing richten Sie eine wiederkehrende Rechnung einmal ein – Intervall, Betrag, Kunde, MWST-Satz – und die Software erstellt sie danach automatisch, termingerecht und mit korrektem Schweizer QR-Rechnung-Teil. Ihre Bucher bleiben dabei Ihre: Sie behalten jederzeit die volle Kontrolle uber Daten und Versand, nichts wird ungefragt an Dritte oder Behorden ubermittelt.

Fur Selbststandige, Einzelfirmen und kleine GmbH/AG in der Schweiz ist das nicht nur Zeitersparnis, sondern auch Sicherheit gegen vergessene Rechnungsstellung – ein haufiger Grund fur Liquiditatslucken bei KMU.

Was ist eine wiederkehrende Rechnung?

Eine wiederkehrende Rechnung (auch Abo-Rechnung oder Dauerrechnung genannt) ist eine Rechnung, die in festen Abstanden – wochentlich, monatlich, quartalsweise oder jahrlich – automatisch generiert und optional direkt verschickt wird. Typische Anwendungsfalle in der Schweiz:

• Monatliche Mietrechnungen fur vermietete Gewerbeflachen oder Parkplatze
• Abonnements und Wartungsvertrage (SaaS, Support, Hosting)
• Regelmassige Beratungs- oder Coaching-Pauschalen
• Fixe monatliche Mandate von Treuhandern oder Agenturen
• Leasing- und Serviceraten fur Geschaftskunden

So richten Sie eine wiederkehrende Rechnung in WDI Billing ein

1. Vorlage wahlen oder erstellen: Starten Sie von einer bestehenden Rechnungsvorlage oder legen Sie Positionen, Kunde und MWST-Satz (8.1%, 2.6% oder 3.8%) neu fest.
2. Intervall festlegen: Wochentlich, monatlich, quartalsweise oder jahrlich – inklusive Start- und optionalem Enddatum.
3. QR-Rechnung aktivieren: Jede automatisch erstellte Rechnung enthalt automatisch einen korrekten Schweizer QR-Rechnung-Teil (Swiss QR-Bill) mit Ihrer IBAN oder QR-IBAN – ohne manuelles Nachbearbeiten.
4. Versand-Modus wahlen: Automatisch per E-Mail verschicken oder im Prepare-Modus zur Kontrolle vorbereiten lassen, sodass Sie vor jedem Versand noch einen Blick darauf werfen.
5. Fertig: Die Rechnung wird termingerecht erstellt, nummeriert und in Ihrer Buchhaltung erfasst – bereit fur die spatere MWST-Abrechnung.

QR-Rechnung auch bei automatisierten Rechnungen – kein Fremdformat

Viele auslandische Rechnungstools erzeugen bei wiederkehrenden Rechnungen fehlerhafte oder unvollstandige Zahlteile, weil sie das Schweizer QR-Rechnung-Format nicht nativ beherrschen. WDI Billing ist von Grund auf fur die Schweiz gebaut: Jede automatisch generierte Rechnung erhalt einen normkonformen QR-Einzahlungsschein nach ISO 20022, egal ob Sie sie manuell oder per Automatisierung verschicken. Das ist besonders wichtig, weil Schweizer Banken und PostFinance seit 2022 ausschliesslich die QR-Rechnung als Zahlteil akzeptieren.

Prepare-Modus: Automatisierung ohne Kontrollverlust

Automatisierung heisst bei WDI Billing nicht, dass Rechnungen unkontrolliert das Haus verlassen. Im Prepare-Modus werden wiederkehrende Rechnungen termingerecht vorbereitet, aber erst nach Ihrer Freigabe verschickt – ideal, wenn sich Betrage oder Positionen gelegentlich andern. Der Records-Modus dokumentiert einfach, der File-Modus verschickt vollautomatisch, wenn Sie so weit sind. Sie entscheiden, wie viel Automatisierung Sie wollen; nichts geschieht heimlich im Hintergrund.

Wiederkehrende Rechnungen und die MWST-Abrechnung

Jede automatisch erstellte Rechnung fliesst korrekt in Ihre MWST-Abrechnung ein – ob Sie nach Saldosteuersatz oder effektiver Methode gegenuber der ESTV abrechnen. Das erspart Ihnen am Quartals- oder Jahresende das manuelle Nachtragen wiederkehrender Positionen und reduziert Fehlerquellen bei der Deklaration.

Fur Einzelfirma, GmbH und AG geeignet

Ob Milchbuechli-Rechnung als Einzelfirma unter CHF 500'000 Umsatz oder doppelte Buchhaltung als GmbH oder AG – wiederkehrende Rechnungen lassen sich in beiden Fallen sauber im Schweizer Kontenrahmen KMU (Kaefer) verbuchen. Ihr Treuhander erhalt bei Bedarf gezielten Einblick, ohne dass Sie Ihre gesamten Daten exportieren mussen.

Typische Fehler bei manueller Rechnungsstellung – und wie Automatisierung sie vermeidet

Wer wiederkehrende Rechnungen von Hand erstellt, kennt die typischen Stolpersteine: Der Versand verschiebt sich um ein paar Tage, weil gerade Hochbetrieb herrscht. Die Rechnungsnummer wird versehentlich doppelt vergeben. Der QR-Einzahlungsschein wird kopiert, aber der Referenzcode nicht angepasst, sodass die Zahlung beim Kunden nicht automatisch zugeordnet werden kann. Oder ein Kunde wird schlicht vergessen, weil die Rechnungsstellung nirgends terminiert ist. Jeder dieser Fehler kostet Zeit in der Nachbearbeitung oder verzogert den Zahlungseingang. Eine automatisierte, wiederkehrende Rechnung mit korrektem QR-Teil und fortlaufender Nummerierung schliesst diese Lucken von Anfang an.

Anpassungen wahrend der Laufzeit

Vertrage andern sich: eine Mietzinserhohung, ein zusatzlicher Nutzer im Abo, eine Preisanpassung per Jahresbeginn. In WDI Billing lasst sich eine laufende wiederkehrende Rechnung jederzeit anpassen – Betrag, Positionen, MWST-Satz oder Enddatum –, ohne die Automatisierung neu aufsetzen zu mussen. Wird ein Kundenverhaltnis beendet, pausieren oder beenden Sie die Serie mit einem Klick, und es wird garantiert keine Rechnung mehr im Nachhinein versehentlich erstellt.

Haufige Fragen zur wiederkehrenden Rechnung

Kann ich den Versandzeitpunkt selbst bestimmen? Ja. Sie legen Wochentag oder Datum im Monat fest, an dem die Rechnung erstellt und – je nach gewahltem Modus – auch verschickt wird.

Funktioniert das auch mit unterschiedlichen MWST-Satzen? Ja, jede wiederkehrende Rechnung tragt den fur die jeweilige Leistung korrekten Satz von 8.1%, 2.6% oder 3.8% und fliesst entsprechend in die MWST-Abrechnung ein.

Was passiert, wenn ich eine Rechnung fur einen einzelnen Zyklus uberspringen mochte? Einzelne Ausgaben lassen sich pausieren oder anpassen, ohne die gesamte Serie zu loschen.

Bleibt der QR-Einzahlungsschein bei jeder Ausgabe korrekt? Ja – IBAN oder QR-IBAN, Referenznummer und Betrag werden bei jeder automatisch erstellten Rechnung neu und korrekt generiert.

Wiederkehrende Rechnungen fur Treuhander-Mandate und Agenturen

Nicht nur Vermieter und Abo-Anbieter profitieren: Auch Treuhander, die ihre Klienten monatlich pauschal fakturieren, und Agenturen mit fixen Betreuungsmandaten sparen mit automatisierten Rechnungen erheblich Zeit. Statt am Monatsende zwanzig identische Rechnungen einzeln zu erstellen, laufen alle Serien parallel und werden termingerecht ausgegeben – inklusive korrekter QR-Rechnung fur jeden einzelnen Klienten und individueller Referenznummer zur automatischen Zahlungszuordnung.

Warum WDI Billing fur wiederkehrende Rechnungen

• Native QR-Rechnung: korrekt bei jeder einzelnen automatisch erstellten Rechnung
• Daten in der Schweiz: Ihre Bucher bleiben Ihre, keine automatische Ubermittlung an Dritte
• Drei Modi: Records, Prepare, File – Sie bestimmen den Automatisierungsgrad
• Keine versteckten Gebuhren: keine Kosten pro Rechnung, egal wie viele automatisch generiert werden
• Treuhand-Zugang: gezielter Einblick fur Ihren Treuhander statt vollem Datenexport

Kombinieren Sie wiederkehrende Rechnungen mit unserem Rechnungsprogramm Schweiz fur die volle Rechnungsstellung, oder sichern Sie sich mit dem Mahnwesen automatisch gegen ausbleibende Zahlungen ab. Mehr zum Zahlteil erfahren Sie auf unserer Seite zur QR-Rechnung.

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