Buchhaltung mit Treuhänder teilen | WDI Billing Schweiz

Buchhaltung mit Treuhänder teilen – ohne Datenexport

Wer seine Buchhaltung mit dem Treuhänder teilen will, kennt das Ritual: Exceldateien per E-Mail, Belege als ZIP, dann Wochen des Hin- und Herschickens, bis die MWST-Abrechnung endlich fertig ist. WDI Billing macht daraus einen einzigen, kontrollierten Zugang. Ihr Treuhänder sieht genau das, was er für die Abschlussarbeiten oder die MWST-Abrechnung braucht – nicht Ihre gesamte Geschäftshistorie, und nicht automatisch alles auf ewig.

Das ist bewusst kein Treuhand-Portal mit Mandantenverwaltung, Leistungserfassung oder Kanzleiabrechnung. WDI Billing bleibt Ihre Buchhaltungssoftware. Der Treuhänder bekommt einen Zugang zu Ihren Büchern, keine eigene Plattform für seine ganze Kanzlei.

Warum Treuhand-Zugang statt Excel-Export und E-Mail-Anhänge

Der klassische Weg – Export, E-Mail, Rückfrage, neuer Export – kostet Zeit und schafft Fehlerquellen: veraltete Stände, doppelte Belege, fehlende QR-Rechnung-Zuordnungen. Mit einem direkten Zugang arbeitet Ihr Treuhänder mit denselben Live-Daten wie Sie. Keine Version-Chaos, keine Frage "welche Datei ist die aktuelle?".

Gleichzeitig bleibt die Hoheit bei Ihnen: Sie entscheiden, wann der Zugang aktiv ist, was sichtbar ist und wann er wieder endet.

Break-Glass-Zugang: Ihr Treuhänder sieht, was er braucht – nicht mehr

Der Treuhand-Zugang in WDI Billing folgt dem Break-Glass-Prinzip: Sie schalten den Zugriff gezielt frei, zum Beispiel für die Abschlussarbeiten am Quartalsende oder vor der MWST-Abrechnung. Ihr Treuhänder erhält Einsicht in die freigegebenen Bereiche – Belege, Rechnungen, Kontenrahmen KMU, MWST-relevante Auswertungen – ohne dass Ihre Daten das System verlassen oder dauerhaft exportiert werden müssen.

Kein permanenter Vollzugriff aus Gewohnheit, kein vergessenes Passwort, das Jahre später noch gilt. Sie behalten die Übersicht darüber, wer wann was gesehen hat.

So funktioniert die Zusammenarbeit mit WDI Billing

  • Zugang einladen: Sie laden Ihren Treuhänder mit einer definierten Rolle ein – Einsicht, Bearbeitung oder nur Export bestimmter Auswertungen.
  • Prepare-Modus nutzen: WDI Billing arbeitet standardmässig im Prepare-Modus – Zahlen werden aufbereitet, aber nichts wird automatisch an eine Behörde übermittelt. Sie und Ihr Treuhänder prüfen gemeinsam, bevor etwas den Kreis verlässt.
  • Belege statt Papierstapel: Digitalisierte Belege stehen dem Treuhänder direkt zur Verfügung – ohne separaten Versand.
  • Saubere Exporte: Für die Übergabe an externe Systeme stehen strukturierte Exporte bereit, statt roher Excel-Tabellen.
  • Zugang wieder entziehen: Nach Abschluss der Arbeiten können Sie den Zugriff jederzeit einschränken oder beenden.

Was WDI Billing für die Zusammenarbeit mit dem Treuhänder NICHT ist

WDI Billing ersetzt keine Treuhand-Kanzleisoftware und ist keine Multi-Mandanten-Plattform für Treuhänder mit eigener Leistungserfassung, Fakturierung an Klienten oder Kanzleiverwaltung. Es bleibt Ihre Buchhaltungslösung als Einzelfirma oder KMU – der Treuhänder erhält einen Gastzugang zu Ihren Büchern, nicht ein Werkzeug für seine gesamte Kanzlei. Diese klare Trennung schützt Sie davor, dass Ihre Daten Teil einer fremden Kanzlei-Infrastruktur werden.

MWST-Abrechnung, Kontenrahmen KMU und Exporte für den Treuhänder

Gerade bei der MWST-Abrechnung – ob effektive Methode oder Saldosteuersatz – ist die Zusammenarbeit mit dem Treuhänder entscheidend. WDI Billing führt Ihre Buchhaltung nach dem Schweizer Kontenrahmen KMU (Kaefer), sodass Ihr Treuhänder sofort eine vertraute Struktur vorfindet, statt sich erst durch ein Fremdsystem zu arbeiten. Auch die Zuordnung der QR-Rechnung zu Zahlungseingängen bleibt für ihn nachvollziehbar, weil sie nativ im System entsteht und nicht nachträglich manuell zugeordnet werden muss.

Für Selbstständige und Einzelfirmen, die noch die einfache Milchbüechli-Rechnung führen, ebenso wie für die kleine GmbH oder AG mit doppelter Buchhaltung: Der Treuhänder sieht die Zahlen so, wie sie entstanden sind, nicht als nachbearbeitete Kopie.

Für wen sich der Treuhand-Zugang eignet

Ob Selbstständige, Einzelfirma oder kleine GmbH bzw. AG: Sobald ein Treuhänder regelmässig in die Zahlen schaut – für die MWST-Abrechnung, den Jahresabschluss nach OR Art. 957 oder eine einfache Zwischenauswertung –, lohnt sich ein strukturierter Zugang mehr als lose E-Mail-Korrespondenz. Gerade wer noch zwischen Selbstverwaltung und externer Treuhandstelle abwägt, profitiert davon, dass beide Seiten dieselbe Datenbasis nutzen, statt getrennte Stände zu pflegen.

Auch für Betriebe, die ihre Treuhandstelle wechseln oder erstmals einen Treuhänder beiziehen, ist der Einstieg einfach: Der neue Ansprechpartner erhält Einsicht in die bestehenden Bücher, ohne dass Sie Jahre an Belegen neu zusammensuchen oder exportieren müssen.

Rollen und Rechte statt Alles-oder-nichts

Nicht jeder Treuhänder braucht denselben Zugriff. Eine Rolle für die reine MWST-Prüfung unterscheidet sich von einer Rolle für die vollständige Jahresabschlussarbeit. WDI Billing erlaubt es, den Zugang so eng oder so weit zu fassen, wie es die konkrete Aufgabe verlangt – von der reinen Leseansicht bestimmter Auswertungen bis zur Bearbeitung einzelner Buchungen. So bleibt nachvollziehbar, wer welche Berechtigung zu welchem Zeitpunkt hatte, was bei einem Stellenwechsel in der Kanzlei oder einem Wechsel der Treuhandstelle die Übergabe erheblich vereinfacht.

Typischer Ablauf über das Geschäftsjahr

In der Praxis sieht die Zusammenarbeit oft so aus: Während des Quartals arbeiten Sie im Prepare-Modus selbstständig weiter, erfassen Belege und Rechnungen laufend. Vor der MWST-Abrechnung schalten Sie den Zugang für den Treuhänder frei, dieser prüft die Kontierung nach Kontenrahmen KMU, klärt Rückfragen direkt anhand der Originalbelege und gibt die Abrechnung frei. Nach getaner Arbeit ziehen Sie den Zugang wieder ein oder belassen ihn auf einem reduzierten Stand für das laufende Jahr. Am Jahresende wiederholt sich dasselbe Muster für den Abschluss – mit demselben nachvollziehbaren Datenstand, nicht mit einer neu zusammengestellten Kopie.

Häufige Fragen zum Treuhand-Zugang

Sieht der Treuhänder automatisch alle Kundendaten und Umsätze?
Nein. Sichtbar ist nur, was Sie im Rahmen der jeweiligen Rolle freigeben – nicht automatisch die gesamte Historie oder alle Details zu Ihren Kunden.

Muss ich weiterhin Excel-Listen führen?
Nein, das ist genau der Punkt: Belege, Rechnungen und QR-Rechnung-Zahlungseingänge liegen bereits strukturiert vor, ganz ohne parallele Tabellenpflege.

Kann ich den Zugang jederzeit widerrufen?
Ja. Der Zugang lässt sich jederzeit einschränken oder vollständig beenden, etwa nach Abschluss der Zusammenarbeit oder bei einem Wechsel der Treuhandstelle.

Braucht mein Treuhänder ein eigenes WDI-Billing-Konto?
Er erhält einen eigenen Zugang zu Ihrem Konto mit den Ihnen zugewiesenen Rechten – nicht ein separates Produkt für seine Kanzlei.

Datenschutz: Ihre Bücher bleiben Ihre

Auch mit geteiltem Zugang gilt das Grundprinzip von WDI Billing: Daten in der Schweiz, Ihre Bücher bleiben Ihre. Ein Treuhand-Zugang ist eine bewusste, begrenzte Freigabe – kein Datenexport ins Ungewisse, keine dauerhafte Kopie bei Dritten. Sie bestimmen die Grenzen der Zusammenarbeit, nicht die Software.

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Richten Sie einen kontrollierten Treuhand-Zugang ein und erleben Sie, wie unkompliziert die Zusammenarbeit ohne Excel-Export und E-Mail-Anhänge sein kann. Testen Sie WDI Billing kostenlos und überzeugen Sie sich selbst – für Ihre Buchhaltungssoftware Schweiz im Überblick oder direkt bei den Preisen. Mehr zu den gesetzlichen Grundlagen finden Sie im Ratgeber Buchhaltungspflicht Schweiz. Wer zuerst die passende Buchhaltungssoftware Schweiz für den eigenen Betrieb sucht, findet dort den Einstieg vor der Zusammenarbeit mit dem Treuhänder.