QR-Rechnung erstellen | Swiss QR-Bill Software Schweiz

QR-Rechnung erstellen: der Swiss QR-Bill, wie er sein sollte

Die QR-Rechnung ist seit Jahren Alltag im Schweizer Zahlungsverkehr - und trotzdem scheitern viele auslaendische Buchhaltungstools daran, sie sauber umzusetzen. Falsche Referenznummern, kaputte QR-Codes, fehlende Unterstuetzung fuer beide Referenztypen: Wer eine QR-Rechnung erstellt, merkt schnell, ob eine Software wirklich fuer die Schweiz gebaut wurde oder nur notduerftig angepasst. WDI Billing ist von Anfang an fuer den Swiss QR-Bill ausgelegt - nicht als Zusatzfunktion, sondern als Kernstueck.

Was die QR-Rechnung von einer normalen Rechnung unterscheidet

Der Swiss QR-Bill ersetzt die frueheren Einzahlungsscheine (ESR/Orangefarbig) durch einen einzigen, standardisierten Zahlteil mit Swiss-QR-Code. Der Code basiert auf dem internationalen Zahlungsstandard ISO 20022 und enthaelt alle Angaben, die eine Bank oder ein E-Banking-Tool braucht, um die Zahlung automatisch zu verarbeiten: IBAN respektive QR-IBAN, Betrag, Waehrung, Zahlungsempfaenger, Referenznummer und optional zusaetzliche Informationen zur Rechnung. Der Kunde scannt den Code mit der Banking-App - fertig. Keine Tippfehler bei der Referenz, keine manuelle Zuordnung der Zahlung.

Fuer Sie als Rechnungssteller heisst das: korrekt erstellte QR-Rechnungen werden schneller bezahlt und laesst sich der Zahlungseingang in der Buchhaltung automatisch abgleichen, sobald die Referenznummer stimmt.

QR-Rechnung erstellen mit WDI Billing - so funktioniert es

In WDI Billing hinterlegen Sie einmalig Ihre QR-IBAN oder IBAN und Ihre Zahlungsangaben. Danach erzeugt jede neue Rechnung automatisch:

  • einen gueltigen Swiss-QR-Code nach aktuellem technischem Standard
  • den vorgeschriebenen Zahlteil mit Empfangsschein und Zahlteil zum Abtrennen
  • eine korrekte Referenznummer - wahlweise QR-Referenz oder Creditor Reference (SCOR), je nachdem, welches Konto Sie nutzen
  • eine layoutkonforme Positionierung, wie sie von Banken und Postfinance verlangt wird

Sie muessen sich nicht mit XML-Strukturen oder Pruefziffern beschaeftigen - das erledigt die Software im Hintergrund. Das Ergebnis ist eine PDF-Rechnung, die Sie direkt versenden oder per E-Rechnung respektive eBill zustellen koennen.

QR-IBAN oder normale IBAN?

WDI Billing unterstuetzt beide Wege. Wenn Sie ein spezielles QR-IBAN-Konto bei Ihrer Bank fuehren, nutzen Sie die QR-Referenz mit 27-stelliger, pruefzifferngesicherter Nummer. Wenn Sie eine normale IBAN verwenden, generiert WDI Billing stattdessen automatisch die internationale Creditor Reference (SCOR) im ISO-20022-Format. Sie muessen selbst nicht entscheiden, welches Format zulaessig ist - die Software erkennt es anhand Ihrer hinterlegten Kontodaten und waehlt automatisch richtig.

Bankvorgabe: QR-Rechnung wird zum Standard

Banken und Postfinance haben die alten roten und orangen Einzahlungsscheine bereits per 30. September 2022 vollstaendig abgeschafft; der Swiss QR-Bill ist seither das einzige an Schweizer Banken und bei Postfinance akzeptierte Zahlteil-Format. Wer heute noch mit einer Software arbeitet, die keine sauberen QR-Rechnungen erzeugt, riskiert Zahlungsverzoegerungen und manuellen Mehraufwand bei Bank und Kunden. Mit WDI Billing sind Sie bereits vollstaendig darauf eingerichtet.

Ihre Daten bleiben in der Schweiz

Waehrend viele internationale Anbieter QR-Rechnungen als nachtraeglich aufgesetztes Feature behandeln und Ihre Buchhaltungsdaten irgendwo in der Cloud verteilen, ist WDI Billing konsequent auf Datenresidenz in der Schweiz und in der EU ausgelegt. Ihre Rechnungsdaten, Kundendaten und Zahlungsinformationen bleiben bei Ihnen - kein automatischer Datenabfluss, kein Zwang zur Weitergabe an Dritte. Sie behalten die Kontrolle darueber, wer Einsicht erhaelt, etwa wenn Sie Ihrem Treuhaender gezielt und zeitlich begrenzt Zugriff gewaehren.

Vom Angebot zur bezahlten QR-Rechnung

Die QR-Rechnung ist meist der letzte Schritt eines Verkaufsprozesses. Mit WDI Billing erstellen Sie zuerst eine Offerte fuer Ihren Kunden und wandeln diese nach Zusage mit einem Klick in eine QR-Rechnung um - inklusive automatisch korrektem Zahlteil. Wiederkehrende Leistungen, etwa Abonnements oder monatliche Mandate, lassen sich zudem als wiederkehrende Rechnung mit QR-Code automatisieren, sodass Sie nicht jeden Monat von Hand fakturieren muessen.

QR-Rechnung und MWST-Abrechnung

Jede QR-Rechnung, die Sie mit WDI Billing erstellen, fliesst automatisch in Ihre Buchhaltung ein und steht bereit fuer die MWST-Abrechnung. Ob Sie mit der effektiven Methode oder dem Saldosteuersatz abrechnen: Umsaetze aus QR-Rechnungen werden korrekt den MWST-Saetzen 8.1%, 2.6% oder 3.8% zugeordnet, und Sie behalten im Prepare-Modus die Kontrolle - die Software bereitet die Abrechnung vor, Sie pruefen und reichen sie selbst bei der ESTV ein.

Fuer wen sich die QR-Rechnung besonders lohnt

Ob Einzelfirma, kleine GmbH oder AG - sobald Sie regelmaessig Rechnungen an Privat- oder Geschaeftskunden stellen, spart eine saubere QR-Rechnung Zeit bei Ihnen und bei Ihren Kunden. Gerade bei groesseren Rechnungsvolumen zahlt sich die automatische Zuordnung der Zahlungseingaenge ueber die Referenznummer aus, weil sie das manuelle Abgleichen in der Buchhaltung ueberfluessig macht.

Typische Stolpersteine bei anderen Anbietern

Wer schon einmal versucht hat, eine QR-Rechnung mit einem nicht spezialisierten Tool zu erstellen, kennt die typischen Fehlerbilder: die Pruefziffer der Referenznummer stimmt nicht, der Zahlteil wird auf dem PDF falsch positioniert und von der Bank abgelehnt, oder das Tool unterscheidet gar nicht zwischen QR-Referenz und Creditor Reference und erzeugt dadurch fuer beide Kontotypen dieselbe, teils ungueltige Nummer. Anbieter wie bexio, KLARA oder CashCtrl haben die QR-Rechnung zwar im Angebot, doch der Fokus liegt bei ihnen oft auf umfassender Buchhaltungssoftware mit vielen Zusatzmodulen - die QR-Rechnung ist eine Funktion unter vielen. Bei WDI Billing ist sie von Beginn an Teil des Kernprodukts, entsprechend sauber und zuverlaessig ist die Umsetzung. Wenn Sie derzeit bexio nutzen, lohnt sich ein Blick auf unsere bexio-Alternative, insbesondere seit der Preiserhoehung im Maerz 2026.

QR-Rechnung, Kontenrahmen und Ihre Buchhaltung

Jede bezahlte QR-Rechnung wird bei WDI Billing automatisch dem passenden Konto im Schweizer Kontenrahmen KMU (Kaefer) zugeordnet. Fuehren Sie eine einfache Buchhaltung nach dem Milchbuechli-Prinzip, weil Ihr Umsatz unter CHF 500'000 liegt, oder eine doppelte Buchhaltung nach OR Art. 957 - die QR-Zahlungseingaenge landen in beiden Faellen dort, wo sie hingehoeren, ohne dass Sie Betraege manuell nachtragen muessen. Das reduziert Fehlerquellen genau an der Stelle, an der viele KMU am meisten Zeit verlieren: dem Abgleich von Bankauszug und offenen Rechnungen.

Haeufige Fragen zur QR-Rechnung

Brauche ich ein spezielles Bankkonto fuer die QR-Rechnung?
Nein. Ein normales Geschaeftskonto mit IBAN genuegt; WDI Billing erzeugt dann automatisch die passende Creditor Reference. Ein QR-IBAN-Konto ist praktisch, aber keine Voraussetzung.

Kann ich die QR-Rechnung auch per E-Rechnung versenden?
Ja. WDI Billing unterstuetzt neben dem klassischen PDF-Versand auch die Zustellung per eBill, sodass Ihre Kunden die Rechnung direkt im E-Banking erhalten und mit einem Klick freigeben koennen - ganz ohne gesetzlichen Zwang, sondern weil es fuer beide Seiten bequemer ist.

Was passiert, wenn ich die Bankverbindung wechsle?
Sie hinterlegen die neue IBAN respektive QR-IBAN einmalig im Profil, und alle kuenftigen Rechnungen uebernehmen automatisch die neuen, korrekten Zahlungsangaben.

Jetzt kostenlos testen

Erstellen Sie Ihre erste QR-Rechnung mit WDI Billing in wenigen Minuten - mit korrektem Swiss-QR-Code, passender Referenznummer und Ihren Daten sicher in der Schweiz und der EU. Testen Sie WDI Billing kostenlos und ueberzeugen Sie sich selbst, wie einfach eine echte Schweizer QR-Rechnung sein kann. Mehr zu Preisen finden Sie unter Preise, einen Ueberblick ueber alle Funktionen unter Buchhaltungssoftware Schweiz.