Rechnungsprogramm Schweiz: Rechnungen schreiben, QR-Rechnung erstellen, Bucher behalten

Ein Rechnungsprogramm Schweiz-tauglich zu nennen, heisst mehr als ein PDF mit Logo. Es muss die Swiss QR-Bill korrekt erzeugen, die Mehrwertsteuer nach ESTV-Vorgaben ausweisen und Ihre Zahlen dort belassen, wo sie hingehoeren: bei Ihnen. Genau dafuer ist WDI Billing gebaut - fuer Einzelfirmen, Selbststaendige und kleine GmbH oder AG, die Rechnungen schreiben wollen, ohne ihre Buchhaltung an einen Cloud-Anbieter zu verlieren.

Viele Rechnungsprogramme, die aus dem Ausland stammen, behandeln die Schweiz als Fussnote: Die QR-Rechnung wird nachtraeglich reingepresst, die MWST-Saetze stimmen nicht, und niemand hat je etwas von der Saldosteuersatzmethode gehoert. WDI Billing ist von Grund auf fuer Schweizer KMU gedacht - egal ob Sie als Einzelfirma allein unterwegs sind oder als kleine GmbH oder AG ein paar Mitarbeitende beschaeftigen.

Was ein Rechnungsprogramm Schweiz wirklich koennen muss

• Swiss QR-Bill mit korrektem Einzahlungsschein - automatisch, auf jeder Rechnung.
• MWST-Saetze und Abrechnungsmethode, die zur ESTV passen, nicht zu einem anderen Land.
• Offerte, Rechnung, wiederkehrende Rechnung und Mahnwesen aus einem Guss.
• Pflichtangaben auf der Rechnung gemaess Art. 26 MWSTG, automatisch vorbelegt.
• Daten, die in der Schweiz bleiben und nicht ungefragt an Dritte weitergegeben werden.
• Ein Treuhand-Zugang fuer Ihren Treuhaender, ohne dass Sie Ihre gesamte Buchhaltung exportieren muessen.

Welche Angaben auf einer Schweizer Rechnung zwingend erscheinen muessen, erklaeren wir ausfuehrlich im Ratgeber zu den Pflichtangaben auf der Rechnung. WDI Billing traegt die meisten davon automatisch aus Ihrem Firmenprofil ein, sodass Sie nichts vergessen und keine Rechnung nachtraeglich korrigieren muessen.

QR-Rechnung erstellen - nativ statt nachtraeglich angeflickt

Die Swiss QR-Bill (ISO 20022) ist seit 2022 das einzige von Banken und PostFinance akzeptierte Zahlungsformat in der Schweiz - die frueheren roten und orangen Einzahlungsscheine wurden bereits damals vollstaendig abgeloest, und ohne QR-Code laesst sich eine Rechnung heute bei keiner Schweizer Bank mehr einzahlen. Mit WDI Billing koennen Sie eine QR-Rechnung erstellen, indem Sie einfach Ihre IBAN und Referenznummer hinterlegen - der QR-Einzahlungsschein wird automatisch auf jeder Rechnung generiert, korrekt formatiert und pruefbar. Kein separates Tool, kein manuelles Umrechnen von Referenznummern, kein Copy-Paste in ein Drittprogramm.

Wer heute noch mit Word-Vorlagen oder Excel-Rechnungen arbeitet, verliert hier am meisten Zeit. Unsere Seite zur QR-Rechnung zeigt im Detail, wie der Einzahlungsschein aufgebaut ist und worauf Sie bei eBill und Zahlungsabgleich achten sollten.

Von der Offerte zur Rechnung in wenigen Klicks

In der Schweiz beginnt fast jedes Mandat mit einer Offerte, nicht mit einem "Angebot" nach deutschem Vorbild. WDI Billing bildet diesen Ablauf ab: Sie erstellen eine Offerte, der Kunde bestaetigt, und mit einem Klick wird daraus eine Rechnung - inklusive QR-Teil, ohne Positionen neu abzutippen. Details zum Offerte-zu-Rechnung-Workflow finden Sie auf der Offerten-Seite.

MWST korrekt ausweisen - effektiv oder Saldosteuersatz

Ob Sie nach der effektiven Methode oder nach Saldosteuersatz abrechnen: Das Rechnungsprogramm muss die richtigen Saetze kennen - aktuell 8.1% (Normalsatz), 3.8% (Sondersatz Beherbergung) und 2.6% (reduzierter Satz). WDI Billing weist die MWST pro Position korrekt aus und bereitet Ihre MWST-Abrechnung fuer die ESTV vor, statt sie automatisch zu uebermitteln. Sie behalten den Ueberblick, druecken selbst auf "Einreichen" und geben nichts ungefragt aus der Hand. Mehr dazu auf unserer Seite zur MWST-Abrechnung.

Wiederkehrende Rechnungen und Mahnwesen ohne Zusatzaufwand

Abonnements, Mandate mit monatlicher Pauschale oder Miete: wiederkehrende Rechnungen laufen automatisch, inklusive QR-Teil, ohne dass Sie jeden Monat von Neuem tippen. Bleibt eine Zahlung aus, unterstuetzt Sie unser Mahnwesen mit Zahlungserinnerung und Mahnung nach Schweizer Gepflogenheiten - freundlich im ersten Schritt, klar im zweiten.

Ihre Buchhaltung bleibt Ihre - Daten in der Schweiz, Kontrolle bei Ihnen

WDI Billing arbeitet mit drei Modi: Records fuer die reine Ablage, Prepare als Standard - Ihre Zahlen werden aufbereitet, aber erst auf Ihren Klick hin exportiert oder eingereicht - und File, wenn Sie tatsaechlich einreichen wollen. Nichts fliesst automatisch an die ESTV oder sonst irgendwohin. Belege koennen Sie zudem digitalisieren und optional per KI erfassen lassen; ganz ohne KI funktioniert es genauso gut. Und wenn Ihr Treuhaender mitschauen soll, geben Sie temporaeren Zugriff, statt Ihre ganze Buchhaltung zu exportieren - mehr dazu unter Buchhaltung mit Treuhaender teilen.

Kein Abo-Zwang, kein Vendor-Lock-in: Ihre Daten lassen sich jederzeit sauber exportieren, wenn Sie einmal wechseln wollen - und genauso einfach importieren, wenn Sie zu uns wechseln.

Guenstiger als bexio, ohne Abstriche bei der QR-Rechnung

bexio hat im Maerz 2026 die Preise erhoeht, KLARA und CashCtrl haben ihre eigenen Einschraenkungen bei Modulen oder Preisstufen. WDI Billing ist guenstiger als bexio und deckt das ab, was ein Schweizer Rechnungsprogramm koennen muss: QR-Rechnung, MWST-Abrechnung, wiederkehrende Rechnungen, Mahnwesen und Treuhand-Zugang, ohne versteckte Zusatzkosten pro Rechnung. Alle Preise finden Sie transparent auf unserer Preise-Seite.

Ein Wechsel des Rechnungsprogramms klingt nach Aufwand - muss es aber nicht sein. Wenn Sie heute bexio, KLARA oder CashCtrl nutzen, uebernimmt WDI Billing Ihre bestehenden Kunden- und Rechnungsdaten beim Umstieg, sodass Sie ohne Datenluecke weiterarbeiten. Mehr dazu auf unseren Seiten bexio-Alternative, KLARA-Alternative und CashCtrl-Alternative.

Rechnungsvorlage und Kontenrahmen KMU inklusive

Wer sofort starten will, findet bei uns eine Rechnungsvorlage Schweiz mit fertigem QR-Teil zum kostenlosen Download. Fuer die Buchhaltung dahinter nutzt WDI Billing den Schweizer Kontenrahmen KMU (Kaefer), sodass Ihre Rechnungen direkt sauber verbucht werden - egal ob Sie als Einzelfirma nach der einfachen Milchbuechli-Rechnung buchen oder als groesseres KMU zur doppelten Buchhaltung nach OR Art. 957 verpflichtet sind.

Haeufige Fragen zum Rechnungsprogramm Schweiz

Muss ich die QR-Rechnung manuell einrichten?

Nein. Sie hinterlegen einmal Ihre IBAN und Referenzierungsart, und WDI Billing erstellt danach jede QR-Rechnung automatisch mit korrektem Einzahlungsschein.

Werden meine Zahlen automatisch an die ESTV gemeldet?

Nein. WDI Billing arbeitet standardmaessig im Prepare-Modus: Ihre MWST-Abrechnung wird vorbereitet, aber erst eingereicht, wenn Sie selbst auf "Einreichen" druecken.

Kann ich als Einzelfirma mit der einfachen Buchhaltung starten?

Ja. Solange Sie unter der Umsatzgrenze fuer die doppelte Buchhaltung nach OR Art. 957 bleiben, genuegt die einfache Milchbuechli-Rechnung - WDI Billing unterstuetzt beide Formen.

Kann mein Treuhaender mitarbeiten, ohne dass ich alles exportiere?

Ja, ueber einen zeitlich begrenzten Treuhand-Zugang. Details dazu finden Sie unter Buchhaltung mit Treuhaender teilen.

Jetzt Ihr Rechnungsprogramm Schweiz gratis testen

Starten Sie mit WDI Billing, dem Rechnungsprogramm, das die QR-Rechnung von Anfang an richtig macht und Ihre Bucher dort belaesst, wo sie hingehoeren: bei Ihnen. Besuchen Sie unsere Schweizer Startseite fuer die ganze Uebersicht oder testen Sie WDI Billing direkt kostenlos und unverbindlich - ohne Kreditkarte, ohne Bindung.