Belege digitalisieren: die Schuhschachtel adieu sagen

Wer Belege digitalisieren will, sucht meist nach demselben: weniger Papier, weniger Sucherei am Quartalsende, und eine MWST-Abrechnung, die sich nicht wie eine Schnitzeljagd durch Portemonnaie, E-Mail-Postfach und Auto-Handschuhfach anfühlt. Mit WDI Billing scannen Sie jeden Beleg direkt mit dem Handy, ordnen ihn in Sekunden zu und behalten trotzdem die volle Kontrolle darüber, was mit Ihren Daten passiert. Kein Cloud-Zwang, keine automatische Weitergabe an Dritte – Ihre Bücher bleiben Ihre.

Beleg scannen in drei Schritten

Ob Restaurantquittung, Lieferantenrechnung oder Tankbeleg: Sie fotografieren den Beleg mit der App, WDI Billing schlägt Konto, MWST-Satz und Kategorie aus dem Schweizer Kontenrahmen KMU (Kaefer) vor, und Sie bestätigen mit einem Klick. Der Beleg landet direkt im richtigen Monat, verknüpft mit der passenden Buchung – bereit für die nächste MWST-Abrechnung oder die Übergabe an den Treuhänder. Egal ob Kassenzettel vom Baumarkt, PDF-Rechnung aus dem E-Mail-Postfach oder Foto vom zerknitterten Parkschein aus dem Auto – alle Formate landen in derselben, durchsuchbaren Belegablage, sortiert nach Datum, Lieferant und Kategorie.

Weil das System im Prepare-Modus arbeitet, wird nichts automatisch irgendwohin übermittelt. Sie sehen jeden erfassten Beleg, prüfen die Vorschläge und entscheiden selbst, wann etwas gebucht oder exportiert wird. Kein Beleg verschwindet unbemerkt in einer fremden Cloud.

Künstliche Intelligenz – freiwillig, nie Pflicht

Die Erkennung von Betrag, Datum und Lieferant per KI ist bei der Belegerfassung eine Option, keine Voraussetzung. Wer lieber alles manuell einträgt oder aus Datenschutzgründen ganz auf KI-Funktionen verzichten will, kann das jederzeit tun – die Software funktioniert vollständig auch ohne KI-Erfassung. Das ist gerade für Einzelfirmen und kleine GmbH wichtig, die Wert auf Datenhoheit legen, aber nicht auf Effizienz verzichten möchten. Selbst wenn die KI-Erfassung aktiviert ist, bleibt jeder Vorschlag korrigierbar: Ein falsch erkannter Betrag oder ein zugeordnetes Konto lässt sich mit wenigen Klicks anpassen, bevor der Beleg in die Buchhaltung übernommen wird.

Vom Beleg zur MWST-Abrechnung

Jeder digitalisierte Beleg fliesst automatisch in Ihre laufende Buchhaltung ein – egal ob Sie nach der Saldosteuersatz-Methode oder effektiv abrechnen. Am Ende des Quartals oder Semesters steht die MWST-Abrechnung bereit zur Prüfung, mit allen Belegen als Nachweis hinterlegt und exportfertig für die ESTV. Die Sätze von 8.1%, 2.6% und 3.8% werden korrekt zugeordnet, sodass am Quartalsende keine Überraschungen auftauchen.

Wer noch nach der einfachen Buchhaltung führt – der klassischen Milchbüechli-Rechnung unter CHF 500'000 Umsatz – profitiert besonders von der schnellen Belegerfassung: Einnahmen und Ausgaben sind sofort sichtbar, ohne separate Buchhaltungssoftware führen zu müssen. Wächst das Geschäft über CHF 500'000 hinaus, verlangt Art. 957 OR die doppelte Buchhaltung – und genau dafür sind Ihre digitalisierten Belege bereits sauber vorbereitet.

Ein weiterer Vorteil der digitalen Belegerfassung: Nach Art. 958f OR müssen Geschäftsbücher und Belege in der Schweiz zehn Jahre lang aufbewahrt werden, auch elektronisch. Statt Ordner um Ordner im Keller zu stapeln, liegen Ihre Belege revisionssicher und jederzeit auffindbar digital vor – ein klarer Vorteil, falls die ESTV bei einer Kontrolle Einsicht verlangt oder der Treuhänder für den Jahresabschluss auf einen bestimmten Beleg aus einem früheren Geschäftsjahr zugreifen muss.

Für Einzelfirma, kleine GmbH und AG

Ob Sie als Selbstständige unterwegs Belege sammeln, als Einzelfirma Ihre Buchhaltung Einzelfirma führen oder als kleine GmbH oder AG mehrere Mitarbeitende Spesenbelege einreichen lassen: Die Belegerfassung skaliert mit. Jeder Beleg wird eindeutig einer Buchung zugeordnet, unabhängig davon, wer ihn erfasst hat – wichtig, sobald die MWST-Pflicht ab CHF 100'000 Jahresumsatz greift und die Anforderungen an eine saubere Ablage steigen. Reichen mehrere Mitarbeitende Spesenbelege ein, etwa für Reisekosten, Kundenessen oder Material, behält die Geschäftsleitung trotzdem den Überblick: Jeder Beleg zeigt, wer ihn erfasst hat und wann, ohne dass dafür eine separate Spesen-App nötig wäre.

Auch Rechnungen mit Swiss QR-Bill lassen sich als eingehende Belege erfassen und verknüpfen sich automatisch mit offenen Zahlungen – praktisch, wenn Sie Lieferantenrechnungen mit QR-Einzahlungsschein per Rechnungsprogramm begleichen.

Belege teilen mit dem Treuhänder – ohne alles zu exportieren

Am Quartalsende oder vor dem Jahresabschluss braucht Ihr Treuhänder Einsicht in die Belege – nicht aber einen vollständigen Export Ihrer gesamten Buchhaltung. Mit dem Treuhand-Zugang gewähren Sie gezielten, zeitlich begrenzten Einblick genau in die Belege und Zeiträume, die benötigt werden. Mehr dazu auf der Seite Buchhaltung mit Treuhänder teilen.

Warum nicht einfach alles in eine fremde Cloud laden?

Viele Tools aus dem Ausland verlangen, dass sämtliche Belege in eine Cloud ausserhalb der Schweiz hochgeladen werden, oft mit undurchsichtiger KI-Verarbeitung im Hintergrund. WDI Billing setzt auf Daten-Residenz in der Schweiz und macht KI-Funktionen zur bewussten Wahl statt zum stillen Standard. So bleibt die Belegerfassung ein Werkzeug, das Ihnen dient – nicht umgekehrt.

Wie die gesamte Buchhaltungssoftware Schweiz von WDI Billing folgt auch die Belegerfassung dem Prinzip der drei Modi: Records, Prepare und File. Belege werden erfasst und aufbewahrt (Records), zur MWST-Abrechnung vorbereitet (Prepare) und erst auf Ihren Wunsch hin eingereicht (File) – nie automatisch.

Jetzt Belege digitalisieren – kostenlos testen

Verabschieden Sie sich von der Schuhschachtel voller Quittungen und testen Sie die Belegerfassung von WDI Billing risikofrei. Alle Funktionen zur MWST-Abrechnung, zum Rechnungsprogramm und zur Zusammenarbeit mit dem Treuhänder sind bereits inklusive. Details zu den Tarifen finden Sie unter Preise, einen Überblick über die gesamte Lösung auf der Buchhaltungssoftware Schweiz-Startseite. Starten Sie noch heute Ihre kostenlose Testphase und erfassen Sie Ihren ersten Beleg in weniger als einer Minute.