Offerte schreiben: vom ersten Entwurf zur bezahlten Rechnung

Wer in der Schweiz selbststandig ist oder eine kleine GmbH fuhrt, weiss: Bevor eine Rechnung gestellt wird, steht fast immer eine Offerte. Kundinnen und Kunden wollen wissen, was eine Dienstleistung oder ein Produkt kostet, bevor sie zusagen. Wer Offerte schreiben ohne passende Software macht, verliert Zeit mit Word-Vorlagen, Copy-Paste-Fehlern und dem muhsamen Ubertragen der Positionen in die spatere Rechnung. WDI Billing macht daraus einen durchgehenden Ablauf: Offerte erfassen, versenden, bei Zusage per Klick in eine Rechnung mit Schweizer QR-Rechnung umwandeln – und das alles auf Schweizer Serverinfrastruktur, sodass Ihre Kundendaten und Preise bei Ihnen bleiben.

Was gehort in eine professionelle Offerte?

Eine gute Offerte ist mehr als eine Preisliste. Sie sollte enthalten:

• Firmenname, Adresse und Kontaktangaben – bei MWST-Pflicht zusatzlich die MWST-Nummer
• Offertnummer und Ausstellungsdatum sowie Gultigkeitsdauer
• Klare Leistungsbeschreibung mit Einzelpositionen, Mengen und Einzelpreisen
• Angabe, ob Preise in CHF inklusive oder exklusive MWST verstanden werden (8.1%, reduziert 2.6% oder Sondersatz 3.8% fur Beherbergung)
• Zahlungs- und Lieferbedingungen

In WDI Billing legen Sie diese Angaben einmal als Vorlage an – Firmenlogo, Kontaktdaten und Standardtexte werden bei jeder neuen Offerte automatisch ubernommen. Das reduziert Fehler und wirkt gegenuber Ihren Kundinnen und Kunden professionell.

Vom Offerte-Entwurf zur Rechnung – ein Klick genugt

Der grosste Zeitgewinn entsteht beim Ubergang von der Offerte zur Rechnung. Sobald ein Kunde zusagt, muss niemand die Positionen ein zweites Mal abtippen. In WDI Billing wandeln Sie eine bestehende Offerte direkt in eine Rechnung um: Positionen, Mengen und Preise werden ubernommen, Sie erganzen bei Bedarf nur noch das Leistungsdatum oder Anpassungen aus der Verhandlung. Das ist besonders praktisch, wenn aus einer Offerte am Ende nur ein Teil beauftragt wird – einzelne Positionen lassen sich vor der Umwandlung entfernen oder anpassen.

Dieser Ablauf spart nicht nur Zeit, er reduziert auch das Risiko widerspruchlicher Betrage zwischen Offerte und Rechnung – ein Detail, das bei einer spateren Prufung durch die ESTV oder durch Ihren Treuhander Nachfragen erspart.

QR-Rechnung gleich mitdenken

Wird aus der Offerte eine Rechnung, gehort in der Schweiz die Swiss QR-Bill automatisch dazu. WDI Billing erzeugt den QR-Einzahlungsschein direkt aus denselben Rechnungsdaten – inklusive Referenznummer nach ISO 20022 und Ihren hinterlegten Bankangaben. Sie mussen die QR-Rechnung nicht separat erstellen oder bei einem anderen Anbieter nachreichen. Mehr zur nativen Umsetzung der QR-Rechnung finden Sie auf unserer Seite QR-Rechnung.

Offerte schreiben mit WDI Billing: Ihre Daten bleiben bei Ihnen

Anders als bei vielen internationalen Tools, bei denen Offert- und Kundendaten unklar irgendwo in der Cloud landen, arbeitet WDI Billing nach dem Prinzip: Ihre Bucher bleiben Ihre. Offerten, Kalkulationen und Kundenkonditionen sind sensible Geschaftsdaten – bei uns bleiben sie in Ihrer eigenen, klar abgegrenzten Umgebung. Uber die drei Modi Records, Prepare und File (Prepare ist der Standard) behalten Sie zudem die Kontrolle daruber, wann und was tatsachlich fur die MWST-Abrechnung vorbereitet wird. Details dazu erklaren wir auf der Seite MWST-Abrechnung Software.

Wollen Sie Belege zu einer Offerte ablegen, etwa Kostenvoranschlage von Lieferanten, lasst sich das per Foto oder PDF direkt erfassen – KI-gestutzte Erkennung ist optional zuschaltbar, funktioniert die Software aber auch ganz ohne.

Fur Einzelfirma, GmbH und AG gleichermassen geeignet

Ob Einzelfirma mit einfacher Milchbuechli-Rechnung oder GmbH mit doppelter Buchhaltung nach OR Art. 957: Die Offertfunktion von WDI Billing passt sich Ihrer Rechtsform an. Kleine Betriebe erfassen Offerten schlank und schnell, wachsende KMU nutzen zusatzlich Positionen aus dem Schweizer Kontenrahmen KMU (KAER) fur eine saubere spatere Verbuchung. Wenn Sie regelmassig ahnliche Leistungen offerieren, lohnt sich zudem ein Blick auf wiederkehrende Rechnungen – so mussen Sie Standardauftrage nicht jedes Mal neu anlegen.

Mochten Sie lieber gleich mit der fertigen Rechnung starten, statt uber eine Offerte zu gehen? Auch das ist moglich – siehe unser Rechnungsprogramm Schweiz mit direkter QR-Rechnung-Erstellung.

Offerte oder Kostenvoranschlag – was ist der Unterschied?

In der Schweiz wird oft zwischen der unverbindlichen Offerte und dem Kostenvoranschlag unterschieden, der je nach Branche mit einer gewissen Verbindlichkeit verbunden sein kann. Wichtig fur die Praxis: Halten Sie in der Offerte klar fest, ob es sich um einen Fixpreis, einen Rahmenpreis oder eine unverbindliche Schatzung handelt. WDI Billing lasst Sie solche Hinweistexte als Baustein in Ihrer Vorlage hinterlegen, sodass sie bei jeder neuen Offerte automatisch erscheinen und Sie das Thema nicht bei jedem Kunden neu formulieren mussen.

Beispiel: Aufbau einer Offerte in WDI Billing

Diese Struktur lasst sich in WDI Billing einmal einrichten und danach fur jede neue Offerte wiederverwenden. Wird die Offerte vom Kunden schriftlich oder per E-Mail bestatigt, genugt in der Software ein Klick, um daraus die spatere Rechnung samt QR-Rechnung zu erzeugen – ohne dass Sie Positionen, Preise oder Kundendaten ein zweites Mal erfassen mussen.

Offerten verwalten statt in Ordnern suchen

Neben dem reinen Erstellen hilft WDI Billing auch bei der Ubersicht: Sie sehen auf einen Blick, welche Offerten noch offen, welche bereits in eine Rechnung umgewandelt und welche abgelaufen oder abgelehnt sind. Gerade bei mehreren laufenden Kundengesprachen gleichzeitig ersetzt das die Excel-Liste oder den Ordner mit Word-Dateien. Sollten Sie eine Offerte nachfassen mussen, weil eine Zusage aussteht, lasst sich das direkt aus der Ubersicht heraus erledigen – die Vorstufe zum spateren Mahnwesen, sollte aus einer unbezahlten Rechnung einmal eine Zahlungserinnerung werden. Mehr dazu, wie eine freundliche aber bestimmte Zahlungserinnerung aufgebaut sein sollte, lesen Sie auf unserer Seite zum Thema Mahnung schreiben Schweiz.

Auch fur Treuhandbeziehungen ist das relevant: Legen Sie Ihrem Treuhander bei Bedarf gezielten Zugriff auf einzelne Offerten oder Rechnungen an, statt einen ganzen Datenexport zu verschicken. So bleibt nachvollziehbar, wer wann welche Unterlagen einsehen konnte – ein Aspekt, der bei sensiblen Kundenpreisen gerade fur KMU mit mehreren Mandaten wichtig ist.

Jetzt Offerte schreiben – kostenlos testen

Erstellen Sie Ihre nachste Offerte in wenigen Minuten und wandeln Sie sie bei Zusage direkt in eine Rechnung mit Schweizer QR-Bill um. Alle Preise und Plane finden Sie transparent unter Preise. Testen Sie WDI Billing kostenlos und uberzeugen Sie sich, wie einfach Offerte schreiben in der Schweiz sein kann – naturlich mit Ihren Daten in der Schweiz. Mehr zur Gesamtlosung finden Sie auf unserer Startseite Buchhaltungssoftware Schweiz.