Buchhaltung Einzelfirma: einfach, digital und Swiss Made

Wer als Einzelfirma unterwegs ist, will nicht auch noch Buchhalter werden. Die Buchhaltung Einzelfirma muss vor allem eines sein: unkompliziert, gesetzeskonform und schnell erledigt – zwischen Kundenterminen, Offerten und dem eigenen Handwerk oder Beratungsmandat bleibt dafür selten viel Zeit. WDI Billing ist genau dafür gebaut – von Selbststandigen und Einzelunternehmerinnen bis zur kleinen GmbH oder AG, die aus einer Einzelfirma gewachsen ist. Und weil die Software in der Schweiz entwickelt wird, gilt bei uns ein einfacher Grundsatz: Ihre Bücher bleiben Ihre. Keine automatischen Datenabflüsse, kein Zwang zur Cloud-KI, keine Bindung an einen einzigen Anbieter – und keine versteckten Preisaufschläge, sobald Sie einmal drin sind.

Was die Buchhaltung einer Einzelfirma von Anfang an braucht

Bei der Gründung einer Einzelfirma gibt es keine Pflicht zum Handelsregistereintrag unter CHF 100'000 Umsatz, aber die Buchführungspflicht nach OR Art. 957 gilt trotzdem in vereinfachter Form. Wichtig ist von Tag eins an: laufende Erfassung von Einnahmen und Ausgaben, saubere Ablage der Belege und eine Rechnungsstellung, die den gesetzlichen Pflichtangaben genügt. Wer hier von Beginn weg auf ein durchgängiges System setzt, spart sich später das mühsame Nachtragen in Excel-Tabellen oder den Wechsel von einer Insellösung zur nächsten.

Milchbüechlirechnung: einfache Buchhaltung bis CHF 500'000

Solange der Jahresumsatz Ihrer Einzelfirma unter CHF 500'000 liegt, reicht gemäss OR Art. 957 die einfache Buchhaltung – im Volksmund die Milchbüechlirechnung genannt. Sie erfassen Einnahmen und Ausgaben laufend, ohne doppelte Buchführung, ohne Bilanz im klassischen Sinn. WDI Billing bildet genau das ab: Belege erfassen, Rechnungen stellen, Zahlungseingänge zuordnen – fertig. Wer trotzdem sauber nach Kontenklassen ordnen möchte, kann direkt mit dem bewährten Käfer-Kontenrahmen KMU arbeiten, ohne ein separates Buchhaltungsprogramm zu benötigen.

Ab wann braucht es die doppelte Buchhaltung?

Wächst Ihr Umsatz über die Schwelle von CHF 500'000, verlangt OR Art. 957 den Wechsel zur doppelten Buchhaltung mit Bilanz und Erfolgsrechnung. Das klingt nach einem Bruch – ist es mit der richtigen Software aber nicht. In WDI Billing wachsen Sie in den Kontenrahmen KMU hinein, statt das System zu wechseln, sobald Ihre Einzelfirma grösser wird. Genau darum lohnt es sich, schon als kleine Einzelfirma auf ein System zu setzen, das beide Welten abdeckt.

MWST-Pflicht als Einzelfirma

Die MWST-Pflicht beginnt für Einzelfirmen ab einem Jahresumsatz von CHF 100'000. Danach müssen Sie sich bei der ESTV anmelden und regelmässig eine MWST-Abrechnung einreichen – entweder nach effektiver Methode oder mit dem vereinfachten Saldosteuersatz. WDI Billing rechnet die MWST-Sätze korrekt auf jede Position:

Ob effektive Abrechnung oder Saldosteuersatz besser zu Ihrer Einzelfirma passt, hängt von Umsatz, Vorsteuerabzug und Branche ab – WDI Billing unterstützt beide Methoden und bereitet Ihre Abrechnung für die ESTV vor. Entscheidend bleibt der Prepare-Modus: Nichts geht automatisch an eine Behörde – Sie prüfen, Sie exportieren, Sie klicken selbst auf «Einreichen». Details zu Schwellenwerten und Sätzen finden Sie im Ratgeber zur MWST-Pflicht, und die passende Ansicht liefert die MWST-Abrechnung Software.

Von der Offerte zur Rechnung mit Swiss QR-Bill

Der typische Alltag einer Einzelfirma beginnt mit einer Offerte, die nach Annahme direkt zur Rechnung wird – ohne Daten neu abzutippen und ohne Medienbruch zwischen Word-Vorlage und Buchhaltung. Jede Rechnung aus WDI Billing enthält automatisch die QR-Rechnung nach ISO-20022-Standard, inklusive korrektem QR-Einzahlungsschein und eBill-Fähigkeit. Ausländische Tools scheitern hier regelmässig an Format und Referenznummer, weil die Swiss QR-Bill ausserhalb der Schweiz kaum jemand richtig kennt – bei uns funktioniert sie von Anfang an, weil sie hier entwickelt wurde. Auch wiederkehrende Mandate, etwa monatliche Beratungspauschalen, lassen sich als wiederkehrende Rechnung automatisieren, statt jeden Monat von Hand neu zu erstellen. Wie die QR-Rechnung im Detail funktioniert, zeigt die Seite zur QR-Rechnung; wie Sie eine Offerte in wenigen Minuten erstellen, lesen Sie unter Offerte schreiben. Und wer den ganzen Prozess von der ersten Rechnung an digital aufsetzen will, findet die Grundlagen unter Rechnungsprogramm Schweiz.

Belege erfassen, ohne Zeit zu verlieren

Als Einzelfirma fehlt oft die Zeit für Buchhaltung nach Feierabend. Fotografieren Sie Belege mit dem Smartphone, WDI Billing digitalisiert sie automatisch und ordnet sie dem richtigen Beleg-Ordner zu. Die optionale KI-Erkennung schlägt Betrag, MWST-Satz und Kategorie vor – wer keine KI möchte, erfasst genauso zuverlässig manuell, Beleg für Beleg. Beides führt am Ende zum gleichen sauberen Ergebnis in Ihrem Kontenrahmen KMU. Mehr dazu unter Belege digitalisieren.

Buchhaltungssoftware, die mit dem Käfer-Kontenrahmen KMU arbeitet

Für Einzelfirmen in der Schweiz hat sich der Käfer-Kontenrahmen KMU als Standard etabliert – viele Treuhänder erwarten genau diese Struktur in der Jahresrechnung. WDI Billing bildet den Kontenrahmen KMU von Grund auf ab, sodass Ihre Zahlen ohne Umweg in die gewohnte Form kommen, egal ob Sie noch mit der Milchbüechlirechnung arbeiten oder bereits Richtung doppelte Buchhaltung wachsen. Einen ausführlichen Überblick über die Buchhaltungssoftware selbst finden Sie unter Buchhaltungssoftware Schweiz.

Drei Modi: Records, Prepare, File

WDI Billing trennt bewusst zwischen dem Führen Ihrer Bücher (Records), dem Vorbereiten einer Abgabe (Prepare) und dem tatsächlichen Einreichen (File). Für eine Einzelfirma bedeutet das: Sie behalten jederzeit die Kontrolle darüber, was wann an die ESTV oder an Ihren Treuhänder geht. Prepare ist bei uns der Standard – nichts streamt automatisch, Sie drücken am Ende selbst auf «Einreichen».

Daten in der Schweiz, exportierbar wann immer Sie wollen

«Swiss Made» ist für viele Einzelunternehmerinnen und Einzelunternehmer längst ein Kaufkriterium, nicht nur ein Marketingsatz. Ihre Buchhaltungsdaten liegen in der Schweiz, und Sie exportieren sie jederzeit sauber – etwa für den Treuhänder oder beim Wechsel des Kontenrahmens. Kein Lock-in, keine Geiselnahme Ihrer eigenen Zahlen. Wer eine passende Vorlage für den Einstieg sucht, findet sie unter Rechnungsvorlage Schweiz kostenlos, und wiederkehrende Kundenbeziehungen lassen sich unter wiederkehrende Rechnungen automatisieren.

Mit dem Treuhänder teilen, ohne Kontrolle abzugeben

Viele Einzelfirmen arbeiten mit einem Treuhänder für Jahresabschluss oder MWST-Abrechnung zusammen. WDI Billing erlaubt einen zeitlich begrenzten «Break-Glass»-Zugang: Ihr Treuhänder sieht genau das, was nötig ist, ohne dass Ihre gesamten Daten dauerhaft exportiert oder auf einer fremden Plattform gespiegelt werden. Mehr dazu unter Buchhaltung mit Treuhänder teilen.

Jetzt Buchhaltung Einzelfirma kostenlos testen

Ob Milchbüechlirechnung oder bereits doppelte Buchhaltung, ob noch ohne MWST-Pflicht oder schon mitten in der ersten Abrechnung: WDI Billing wächst mit Ihrer Einzelfirma mit, spricht die Sprache der ESTV und bleibt trotzdem ganz in Ihrer Hand. Kein Anbieter, der Ihre Daten für sich behält, keine Überraschung bei der nächsten Preiserhöhung. Sehen Sie sich die Preise in CHF an oder starten Sie direkt auf der Startseite von WDI Billing Schweiz mit einer kostenlosen Testversion – ohne Kreditkarte, ohne Verpflichtung.