Kvittohantering app för digitala kvitton och utlägg

Skokartonger med kvitton, suddiga foton i mobilen, glömda utlägg som aldrig blir bokförda - så ser vardagen ut för många i en enskild firma eller ett mindre aktiebolag. WDI Billing är en kvittohantering app där du fotograferar eller laddar upp kvittot, får ett förslag på kontering och sedan själv godkänner det innan det blir en bokförd verifikation. Ingenting skickas automatiskt vidare till Skatteverket eller någon annan myndighet - din bokföring förblir din, hela vägen.

Appen är byggd för dig som driver enskild firma, är egenföretagare eller frilansare, eller sköter ett mindre AB och vill slippa mata in varenda utlägg för hand. Samtidigt är det du, inte en algoritm, som har sista ordet i varje kontering.

Digitala kvitton - fota, ladda upp, klart

Ta en bild med mobilen eller ladda upp ett kvitto som PDF eller foto direkt i webbläsaren. WDI Billing läser av belopp, datum, moms och leverantör och föreslår rätt kontering utifrån vad kvittot handlar om - drivmedel, kontorsmaterial, representation eller något annat. Originalet sparas digitalt tillsammans med verifikationen, precis som bokföringslagen (BFL) kräver, med 7 års arkivering inbyggt så att du slipper hålla reda på papperskvitton i pärmar.

AI är valfritt - inte ett krav

Tolkningen av kvitton kan göras med AI-stöd för att gå snabbare, men det är helt frivilligt. Vill du hellre lägga in belopp och kontering manuellt, eller stänga av AI-tolkningen helt, fungerar appen precis lika bra utan den. Ingen kvittobild eller kvittodata lämnar plattformen för att tränas in i någon extern modell - allt körs inom en driftsmiljö i EU/EES med Sverige som utgångspunkt, i linje med GDPR.

Du godkänner - appen föreslår, inte tvärtom

Det här är kärnan i vårt Prepare-läge: appen förbereder ett underlag, men ingenting bokförs eller skickas vidare förrän du har tittat igenom och tryckt godkänn. Samma princip gäller när det är dags för momsdeklaration - du samlar ihop, du kontrollerar, du skickar in när du är redo. Inget "auto-fil" som smyger in siffror hos Skatteverket bakom din rygg.

Utlägg för dig och dina anställda

Har du anställda eller lägger själv ut för företaget ur egen ficka? Utlägg registreras på samma sätt som andra kvitton - med kvittobild, belopp och kategori - och hamnar i samma godkännandeflöde. Det ger dig en samlad bild av vad som är obetalt till dig eller andra, utan separata Excel-listor vid sidan om bokföringen.

Rätt momssats varje gång

Kvitton med olika momssatser - 25, 12 eller 6 procent - är en vanlig källa till fel när man bokför för hand. WDI Billing föreslår momssats utifrån vad kvittot avser, men du kan alltid justera manuellt om något ser fel ut. Det gör att din momsredovisning stämmer bättre redan från kvittots ursprung, istället för att rättas i efterhand.

Enskild firma, NE-bilagan och kontantmetoden

Driver du enskild firma eller är enskild näringsidkare och redovisar enligt kontantmetoden? Då är det extra viktigt att kvitton och utlägg kommer in löpande, eftersom bokföringen ofta följer när pengarna faktiskt rör sig snarare än fakturadatumet. Digitala kvitton med rätt datumstämpel gör det enklare att hålla ordning inför NE-bilagan när det är dags att deklarera.

Klart för din redovisningskonsult

Behöver din redovisningsbyrå eller redovisningskonsult titta på underlagen? Ge tillfällig åtkomst utan att lämna över hela kontot permanent, och exportera allt - inklusive kvittounderlag och konteringar - som en SIE4-fil när det är dags för bokslut eller om ni vill byta bokföringsprogram. Inga inlåsta filformat, inga låsta data.

Så fungerar flödet i praktiken

1. Fota eller ladda upp - ta en bild med mobilen på plats i butiken, eller dra in en PDF från mejlen när kvittot kommer digitalt.
2. Få ett förslag - belopp, moms, leverantör och kontering fylls i automatiskt utifrån vad kvittot handlar om.
3. Granska och justera - ändra kontering, momssats eller kategori om något inte stämmer.
4. Godkänn - först då blir kvittot en bokförd verifikation, kopplad till originalbilden för arkivering.

Hela kedjan är sökbar i efterhand, så att du snabbt kan hitta ett specifikt kvitto vid en kontroll eller när revisorn frågar efter underlag inför bokslut.

Passar enskild firma, AB och F-skatt

Oavsett om du fakturerar med F-skatt som enskild näringsidkare eller driver ett aktiebolag med flera anställda som lägger ut för resor och material, fungerar samma kvittoflöde. Du kan sortera kvitton per kostnadsställe eller projekt, vilket gör det enklare att se var pengarna faktiskt går - inte bara vad den totala momsdeklarationen visar vid periodens slut.

Mobilen som huvudverktyg

De flesta kvitton dyker upp när du minst anar det - vid tankstationen, i mataffären inför ett kundmöte, på ett café med en kund. Därför är kameraflödet i WDI Billing byggt för att gå snabbt: öppna, fota, klart. Kvittot ligger sedan i en kö för granskning som du kan gå igenom när du har fem minuter över, i stället för att behöva sitta med bokföringen samma kväll.

Varför inte bara låta AI sköta allt?

Det finns bokföringsprogram som marknadsför helautomatiska flöden där kvitton bokförs utan mänsklig granskning. Vi har valt en annan väg. AI-tolkning gör grovjobbet - läser belopp och föreslår kontering - men det är alltid du som ser resultatet innan det blir en del av din bokföring. Det minskar risken för att ett feltolkat kvitto tyst blir fel i din momsdeklaration eller ditt bokslut, och det betyder att du alltid vet exakt vad som ligger i dina böcker.

Från kvitto till fullständig bokföring

Kvittohanteringen är en del av ett komplett bokföringsprogram där kvitton, fakturor och momsredovisning hänger ihop i samma flöde. Behöver du också skicka fakturor till kunder, ta en titt på vårt faktureringsprogram. Och när det är dags att sammanställa och skicka in momsen, se hur vi hanterar momsdeklaration steg för steg.

Kom igång med digitala kvitton idag

Sluta leta efter förlagda kvitton och börja fotografera dem direkt när de dyker upp. Testa WDI Billing kostnadsfritt och se hur en kvittohantering app som lägger dig i förarsätet kan spara timmar varje månad - utan att ett enda kvitto skickas vidare förrän du säger ja. Se priser för enskild firma och aktiebolag, eller gå direkt till WDI Billing för svenska företag och kom igång.