Vad ska en faktura innehalla? Guide till fakturakrav for svenska foretag

Fragan vad ska en faktura innehalla later enkel, men svaret styrs av bokforingslagen (BFL), momslagen och Skatteverkets krav pa verifikationer - och missar du en uppgift kan kunden vagra betala eller din redovisningskonsult fa merarbete vid bokslutet. Den har guiden gar igenom exakt vilka fakturakrav som galler, oavsett om du driver enskild firma, enskild naringsidkare eller aktiebolag (AB), och visar hur du satter upp en mall som haller aret runt.

Fakturakrav enligt bokforingslagen och momslagen

En faktura ar en verifikation i bokforingslagens mening, och Skatteverket stotter kraven i momslagen. For att en faktura ska vara giltig - bade for din egen bokforing och for att kunden ska fa dra av eventuell moms - maste foljande uppgifter finnas med:

Fakturadatum - datumet fakturan stalls ut.
Fakturanummer - lopande och unikt, utan luckor. Ett av de vanligaste felen ar att hoppa i nummerserien nar en faktura makuleras.
Saljarens namn och adress - firmanamn (enskild firma eller AB) och registrerad adress.
Saljarens momsregistreringsnummer - VAT-numret, synligt pa varje faktura om du ar momsregistrerad.
Kopparens namn och adress - fullstandiga uppgifter, sarskilt viktigt vid foretagskunder.
Kvantitet och art pa varor eller tjanster - vad som salts, i klartext, inte bara en artikelkod.
Datum for leverans - nar varan levererades eller tjansten utfordes, om det skiljer sig fran fakturadatumet.
Prisenhet och rabatter - pris per enhet och eventuella rabatter som inte redan ligger i priset.
Momssats och momsbelopp - varje momssats (25, 12 eller 6 procent) ska anges separat, med bade underlag och belopp.
Totalbelopp att betala - inklusive moms, tydligt sammanstallt.

Har fakturan omvand skattskyldighet, ROT/RUT-avdrag, eller om du saljer momsfritt (till exempel vid vissa export- eller EU-transaktioner) ska det ocksa framga med ratt hanvisning. Ar du osaker pa vilken regel som galler i ditt fall, kontrollera med Skatteverket eller din redovisningsbyra innan du skickar - fel har kan bli dyrt att rata till i efterhand.

Momssatser: 25, 12 och 6 procent

Sverige har tre momssatser, och fakturakraven innebar att ratt sats maste synas per rad om du saljer bade varor och tjanster med olika momssatser:

25 procent - standardsatsen, galler de flesta varor och tjanster.
12 procent - bland annat livsmedel, hotell och viss konst.
6 procent - bland annat bocker, tidningar, persontransport och vissa kulturevenemang.

Blandar du momssatser pa en och samma faktura maste varje rad visa vilken sats som galler, och totalsumman ska brytas ner per momssats i en sammanstallning langst ner. Det ar precis dar manuella Word- eller Excel-mallar brukar krascha - en rad glomd momskolumn, och hela fakturan blir felaktig i din momsdeklaration.

Sarskilda krav for enskild firma

Driver du enskild firma (enskild naringsidkare) galler samma grundlaggande fakturakrav, men tank pa:

Anvand ditt registrerade firmanamn, inte bara ditt personnamn, om du har ett registrerat firmanamn hos Bolagsverket.
Har du F-skatt ska det anges pa fakturan - "Innehar F-skattsedel" eller motsvarande - sa att kunden vet att de inte ska gora skatteavdrag.
Fakturaunderlaget landar sedan i din bokforing och paverkar det du senare fyller i NE-bilagan vid deklaration.

Har du fragor om hur enskild firma ska registreras fran borjan, se var guide starta enskild firma.

Sarskilda krav for aktiebolag (AB)

For aktiebolag galler samma lista, men dessutom bor foretagets organisationsnummer och registrerade bolagsform synas tydligt, och vissa kunder - sarskilt inom offentlig sektor - kraver e-faktura via Peppol vid B2G-affarer. Sverige har inget generellt B2B-mandat for e-fakturering an, men det ar bra att kanna till skillnaden mellan pappersfaktura, PDF och strukturerad e-faktura. Las mer i var guide om e-faktura.

Vanliga fel som gor en faktura ogiltig

Saknat eller felaktigt momsregistreringsnummer.
Luckor i fakturanumreringen utan forklaring.
Fel eller saknad momssats pa en eller flera rader.
Otydlig beskrivning av vad som salts - "konsulttjanst" utan specifikation racker sallan.
Fel valuta angiven, sarskilt vid fakturering till utlandska kunder.

Ett av de storsta praktiska problemen ar att dessa fel ofta upptacks forst nar redovisningskonsulten gar igenom underlaget infor bokslut eller momsdeklaration - langt efter att fakturan redan skickats och betalats. Ju tidigare felen fangas, desto mindre stad blir det.

Sa satter du upp en fakturamall som alltid uppfyller fakturakraven

Istallet for att bygga om fakturan for hand varje gang, ar det enklare att skapa en mall dar alla obligatoriska falt ligger fast - fakturanummer lopar automatiskt, momssatser rakas ratt per rad, och saljar- och momsuppgifter foljer med automatiskt. Det ar precis vad ett riktigt faktureringsprogram gor: du fyller i kund, artiklar och pris, och programmet sakerstaller att fakturadatum, fakturanummer, momssats och totalbelopp alltid stammer enligt kraven.

I WDI Billing skapar du fakturor pa nagra minuter, och eftersom vi jobbar i Prepare-lage som standard sker ingenting automatiskt mot Skatteverket - du ser alltid fardigt underlag, granskar det, och skickar in nar du sjalv ar redo. Det gor att din bokforing forblir din, samtidigt som varje faktura uppfyller de fakturakrav som galler i Sverige.

Faktura till utlandska kunder - vad andras?

Saljer du till foretag i andra EU-lander galler i manga fall omvand skattskyldighet (reverse charge), vilket innebar att du fakturerar utan svensk moms men maste ange kopparens VAT-nummer och en hanvisning som "Omvand betalningsskyldighet - reverse charge" pa fakturan. Saljer du till privatpersoner inom EU eller till kunder utanfor EU galler andra regler beroende pa vad du saljer - digitala tjanster, varor eller konsulttjanster behandlas olika. Ett vanligt fel ar att bara ta bort momsen utan att lagga till ratt hanvisningstext - da blir fakturan formellt ofullstandig aven om beloppet stammer. Ar du osaker, kontrollera med Skatteverket eller din redovisningskonsult innan du sander fakturan, sarskilt forsta gangen du fakturerar ett nytt land.

ROT, RUT och andra sarskilda fakturakrav

Utfor du arbete som kunden vill ha ROT- eller RUT-avdrag for maste fakturan dessutom specificera arbetskostnad, materialkostnad och den del av arbetskostnaden som avdraget baseras pa - annars kan Skatteverket neka utbetalningen till dig som utforare. Har du kunder som betalar med bade ROT-avdrag och kontantdel ska bada beloppen synas tydligt uppdelade, inte bara ett nettobelopp. Samma princip galler for andra branschspecifika krav: ju tydligare specifikation, desto mindre risk att fakturan ifragasatts vid en eventuell kontroll.

Kreditfaktura och rattelse av felaktig faktura

Har en faktura redan skickats med fel uppgifter - fel belopp, fel momssats eller fel kund - ska den inte bara raderas eller andras i efterhand. Ratt satt ar att stalla ut en kreditfaktura som annullerar den ursprungliga fakturan, och darefter en ny korrekt faktura om affaren kvarstar. Kreditfakturan ska tydligt hanvisa till vilket fakturanummer den kreditera, sa att bade du och kunden - och i forlangningen Skatteverket vid en eventuell granskning - kan folja hela kedjan. Att bara skicka ett omvant belopp utan hanvisning gor det svart att i efterhand forsta vad som hant med bokforingen.

Arkivering: 7 ars regeln

Enligt bokforingslagen (BFL) ska rakenskapsinformation - dit fakturor rakas - sparas i sju ars arkivering, raknat fran utgangen av det kalenderar da rakenskapsaret avslutades. Det galler bade utgaende och ingaende fakturor, oavsett om de ar i pappersform eller digitala. Skickar och tar du emot fakturor digitalt racker det i regel att spara dem elektroniskt, sa lange de gar att ta fram i lasbart skick under hela arkiveringstiden. Har du kvitton och fakturor utspridda i mejlkorgar och pärmar blir sjuarsregeln i praktiken svar att uppfylla - nagot en samlad losning for bade kvittohantering och fakturering loser automatiskt.

Checklista: fakturakrav i korthet

Innan du skickar nasta faktura, gar snabbt igenom denna lista:

Fakturadatum och lopande fakturanummer utan luckor.
Fullstandiga uppgifter om saljare och kund, inklusive adress.
Momsregistreringsnummer synligt, om du ar momsregistrerad.
Tydlig beskrivning av vara eller tjanst, inte bara en kod.
Ratt momssats per rad (25, 12 eller 6 procent), eller ratt hanvisning vid momsfrihet/omvand skattskyldighet.
Delsumma per momssats och korrekt totalbelopp.
F-skatt-uppgift om du ar enskild firma.
ROT/RUT-specifikation om tillampligt.
Sparad i minst sju ar enligt bokforingslagen.

Fran korrekt faktura till korrekt momsdeklaration

Nar fakturorna ar ratt fran borjan blir aven momsredovisningen enklare - momsbeloppen per sats stammer direkt mot din bokforing istallet for att behova rattas i efterhand. Se hur det hanger ihop i var guide om momsdeklaration, och lasa mer om sjalva inlamningen i vart avsnitt om momsdeklaration och momsredovisning.

Behall kontrollen - testa WDI Billing

Ratt fakturakrav pa plats fran forsta fakturan sparar bade tid och huvudvark langre fram - och med ett svenskt bokforingsprogram som exporterar SIE4 och haller sig till Prepare-lage forblir din bokforing din, oavsett om du sjalv bokfor eller lamnar over till en redovisningsbyra. Testa WDI Billing gratis och bors att skapa fakturor som alltid uppfyller kraven - utan att lasa in dig hos en leverantor.

Vad ska en faktura innehalla? Fakturakrav 2026