Verplichte vermeldingen op een factuur in België: de complete checklist

De verplichte vermeldingen op een factuur zijn geen bureaucratisch detail: een factuur die een verplichte vermelding mist, is in de ogen van de FOD Financiën geen geldig fiscaal document. Sinds Peppol e-facturatie in 2026 verplicht is voor B2B-verrichtingen in België, worden diezelfde vermeldingen bovendien machinaal gecontroleerd voordat een factuur je klant zelfs maar bereikt. Wie zijn factuursjabloon niet op orde heeft, loopt het risico dat facturen worden geweigerd, vertraagd of - in het slechtste geval - dat de BTW-aftrek bij de klant in het gedrang komt. Deze gids zet alle verplichte vermeldingen op een rij, legt uit wat er structureel verandert met Peppol, en toont hoe je met de juiste software elke factuur in één keer correct opstelt.

Welke gegevens moet elke factuur verplicht bevatten?

Ongeacht of je factureert op papier, per e-mail of via Peppol, moet een Belgische factuur minstens de volgende elementen bevatten:

• Uitreikingsdatum van de factuur.
• Een uniek, doorlopend factuurnummer zonder onderbrekingen in de reeks.
• Volledige naam en adres van zowel de leverancier als de klant.
• BTW-nummer van de leverancier, en - bij B2B-transacties, intracommunautaire leveringen of verlegging van heffing - ook het BTW-nummer van de klant.
• KBO-nummer van de onderneming (dit is meestal identiek aan het BTW-nummer, maar moet als ondernemingsnummer herkenbaar zijn).
• Datum van levering van het goed of de dienst, indien die afwijkt van de factuurdatum.
• Omschrijving van de geleverde goederen of diensten: voldoende gedetailleerd om de aard van de transactie te kunnen beoordelen.
• Hoeveelheid en eenheidsprijs, exclusief BTW.
• Toepasselijk BTW-tarief per lijn (21%, 12%, 6% of 0%).
• BTW-bedrag, apart weergegeven per tarief.
• Totaalbedrag, zowel exclusief als inclusief BTW.
• Betalingsvoorwaarden en vervaldatum.

Ontbreekt een van deze elementen, dan is de factuur formeel onvolledig - los van de vraag of het bedrag correct is. Dat is precies het soort fout die Peppol vanaf 2026 automatisch opspoort.

Checklist in tabelvorm: vermelding en waar ze terugkomt in Peppol

Wie al met Peppol e-facturatie werkt, herkent elk van bovenstaande vermeldingen als een apart, gestructureerd veld. Het overzicht hieronder koppelt de vermelding op papier aan het bijhorende gegeven in een Peppol BIS 3.0 / UBL 2.1-bericht:

Zodra je software elk van deze velden correct invult, is de kans op een geweigerde of betwiste factuur nagenoeg onbestaande - het is precies dit soort structurele controle waarmee Peppol handmatige fouten wil elimineren.

Bijkomende vermeldingen in specifieke situaties

Sommige situaties vragen een extra vermelding bovenop de basisgegevens:

• BTW verlegd - verplicht wanneer de heffing van BTW wordt verlegd naar de klant (bijvoorbeeld in de bouwsector).
• Vrijstelling kleine onderneming - wie onder het vrijstellingsregime van artikel 56bis valt (jaaromzet onder €25.000), moet op elke factuur de vermelding "Bijzondere vrijstellingsregeling kleine ondernemingen" opnemen, en géén BTW aanrekenen. Zie onze gids over de btw-vrijstelling voor kleine ondernemingen voor de volledige voorwaarden.
• Intracommunautaire levering - vermelding van het BTW-nummer van de klant in een andere EU-lidstaat en de reden van vrijstelling.
• Referentie naar een bestelbon of contract, indien van toepassing, versterkt de traceerbaarheid maar is niet wettelijk verplicht.

Peppol en gestructureerde vermeldingen: wat verandert er sinds 2026?

Voor papieren of PDF-facturen controleert niemand systematisch of elke vermelding aanwezig is - tot een controle achteraf. Bij Peppol e-facturatie ligt dat anders. Elke factuur wordt verstuurd als een gestructureerd Peppol BIS 3.0 / UBL 2.1-bericht, waarin elk verplicht gegeven - factuurnummer, BTW-nummer, KBO-nummer, BTW-tarief per lijn, totalen - een eigen, machinaal leesbaar veld krijgt. Ontbreekt een veld of klopt het formaat niet, dan weigert het Access Point de factuur al vóór ze bij je klant toekomt.

Concreet betekent dit dat je KBO-nummer wordt vertaald naar een Peppol ID in het formaat 0208:jouw-KBO-nummer, en dat elke lijn van je factuur - omschrijving, hoeveelheid, eenheidsprijs, BTW-tarief - als apart datapunt wordt meegestuurd in plaats van als vrije tekst. Dat is een fundamentele verschuiving: je factuursjabloon moet niet alleen er correct uitzien, het moet ook technisch correct gestructureerd zijn. Meer over hoe dat systeem precies werkt, lees je in onze gids wat is Peppol.

Creditnota's en verbeterende documenten: dezelfde regels, één vermelding extra

Een creditnota - bijvoorbeeld om een fout op een eerder verstuurde factuur recht te zetten - moet dezelfde verplichte vermeldingen bevatten als een gewone factuur, aangevuld met een duidelijke verwijzing naar het oorspronkelijke factuurnummer en de reden van de correctie. Ook creditnota's lopen sinds 2026 via hetzelfde Peppol-kanaal als gewone facturen: ze worden als apart UBL-documenttype verstuurd, maar met dezelfde structurele controle op ontbrekende velden.

Wat als een vermelding ontbreekt of fout is?

Een onvolledige factuur wordt door Peppol technisch geweigerd, of - als ze toch doorkomt - door de klant terecht in vraag gesteld. Dat laatste is een goed moment om te onthouden: een factuur ontvangen betekent niet dat ze wordt goedgekeurd. Je klant mag een factuur met ontbrekende of foutieve vermeldingen betwisten en corrigatie vragen, ook al is ze al via Peppol toegekomen. Hoe je dat zelf aanpakt als je een onjuiste factuur ontvangt, staat uitgewerkt in onze gids over een e-factuur weigeren of betwisten.

Boetes en fiscale gevolgen bij niet-conforme facturen

Onvolledige of niet-conforme facturen zijn niet zomaar een kwestie van netheid. Bij niet-naleving van de verplichte Peppol-facturatie hanteert de FOD Financiën een oplopende boeteschaal per inbreuk: €1.500 bij een eerste inbreuk, €3.000 bij een tweede inbreuk (die pas meetelt als ze minstens drie maanden na de eerste plaatsvindt), en €5.000 vanaf de derde en elke volgende inbreuk . Daarnaast kan een factuur met ontbrekende BTW-vermeldingen bij een controle de BTW-aftrek bij je klant in het gedrang brengen. Tegenover die kost staat een fiscale stimulans: recurrente abonnementskosten voor e-facturatiesoftware, en specifieke adviseringskosten om e-facturatie op te zetten, zijn voor de aanslagjaren tot en met 2027 voor 120% fiscaal aftrekbaar , waardoor correct uitgeruste software netto voordeliger uitvalt dan geen software. De volledige tijdlijn en scope van de verplichting vind je in onze pilaargids e-facturatie verplicht 2026.

Hoe je met de juiste software nooit meer een vermelding vergeet

De meest voorkomende fout is niet onwil, maar onoplettendheid: een vergeten BTW-tarief, een KBO-nummer dat niet is ingevuld, een vrijstellingsvermelding die wegvalt bij een nieuwe klant. WDI Billing is gebouwd om dat structureel onmogelijk te maken. Elk factuursjabloon bevat de verplichte velden by design - KBO-nummer, BTW-nummer, Peppol ID, BTW-tarief per lijn - en de software genereert automatisch geldige Peppol BIS 3.0 / UBL 2.1-berichten zodat je nooit handmatig een gestructureerd veld moet invullen.

Daarbij blijf je zelf aan het stuur: WDI Billing werkt met drie standen - Vastleggen, Voorbereiden en Indienen - waarbij Voorbereiden de standaardmodus is. Je facturen en boekhouding worden voorbereid, maar er wordt niets automatisch doorgestuurd zonder dat jij op "versturen" drukt. Geen leveranciers-lock-in, geen verplichte koppeling met één boekhoudkantoor: je data blijft van jou, exporteerbaar wanneer je maar wilt. Ontdek het volledige aanbod op onze pagina facturatiesoftware.

Veelgestelde vragen over verplichte vermeldingen

Moet ik als eenmanszaak dezelfde vermeldingen gebruiken als een vennootschap?

Ja. De verplichte vermeldingen gelden voor elke ondernemingsvorm - eenmanszaak, vzw met economische activiteit of vennootschap. Alleen de naam die je gebruikt (je eigen naam als zelfstandige, of de vennootschapsnaam) verschilt; de rest van de checklist blijft identiek.

Moet ik ook vermeldingen toevoegen als ik onder de vrijstelling van artikel 56bis val?

Ja, zelfs met een omzet onder €25.000 blijft de volledige lijst van verplichte vermeldingen gelden, met als enige verschil dat je geen BTW aanrekent en in de plaats daarvan de vrijstellingsvermelding opneemt. Ook onder dit regime ben je sinds 2026 verplicht om via Peppol te factureren aan andere ondernemingen. Meer daarover lees je in onze gids e-facturatie bij een bijberoep.

Is een factuur zonder KBO-nummer nog geldig?

Nee. Het KBO-nummer (via Peppol vertaald naar je Peppol ID) is een van de kernvermeldingen waarmee zowel de FOD Financiën als je klant je onderneming ondubbelzinnig identificeert. Ontbreekt het, dan wordt de factuur bij Peppol-verzending afgewezen nog voor ze bij je klant toekomt.

Moet ik mijn oude factuursjablonen aanpassen voor Peppol?

In de meeste gevallen wel, tenzij je sjabloon al elk verplicht gegeven als apart, gestructureerd veld bevat in plaats van als vrije tekst. Facturatiesoftware die specifiek voor Peppol BIS 3.0 / UBL 2.1 is gebouwd, neemt dat werk automatisch van je over.

Start vandaag met facturen die altijd volledig zijn

Een factuur met alle verplichte vermeldingen, automatisch Peppol-conform, zonder dat je een BTW-tarief of KBO-nummer moet onthouden: dat is precies wat WDI Billing voor je regelt, terwijl jij zelf de controle houdt over wat er gebeurt met je gegevens. Bekijk onze tarieven en start een gratis proefperiode om zelf te ervaren hoe eenvoudig een correcte, Peppol-conforme factuur kan zijn.