E-factuur betwisten of weigeren: ontvangen is niet hetzelfde als akkoord

Sinds 1 januari 2026 is elektronisch factureren tussen Belgische bedrijven verplicht via Peppol. Facturen komen automatisch je Access Point binnen, netjes gestructureerd in Peppol BIS 3.0/UBL 2.1. Maar één ding verandert de nieuwe verplichting niet: een e-factuur ontvangen betekent niet dat je ze goedkeurt. Wie denkt dat een binnenkomende e-factuur automatisch "definitief" is, vergist zich - en dat is precies waarom je moet weten hoe je een e-factuur kan betwisten of weigeren.

Deze gids legt uit wanneer je dat recht hebt, hoe het traject er in de praktijk uitziet, en hoe je met de juiste boekhoudsoftware nooit een fout bedrag of foute levering per ongeluk laat doorlopen.

Ontvangen ≠ akkoord

Het is de kern van hoe wij bij WDI naar e-facturatie kijken, en het verdient om met klem herhaald te worden: ontvangen is niet hetzelfde als akkoord. Peppol regelt de technische aflevering van een factuur - van het Access Point van je leverancier naar dat van jou. Peppol regelt niet of de factuur inhoudelijk klopt. Dat is en blijft jouw beoordeling.

Veel ondernemers denken dat een verplicht digitaal kanaal ook een verplichte acceptatie inhoudt. Dat is niet zo. Een e-factuur betwisten blijft net zo goed jouw recht als bij een factuur op papier of per e-mail vroeger. Het enige dat verandert, is het kanaal - niet je rechten als ontvanger.

Wanneer mag je een e-factuur betwisten of weigeren?

Er zijn een aantal klassieke situaties waarin je een inkomende e-factuur niet zomaar mag laten doorstromen naar je boekhouding:

• Fout KBO-nummer of Peppol-ID - de factuur is niet correct geadresseerd aan jouw onderneming (bijvoorbeeld een verkeerd 0208:-Peppol-ID).
• Verkeerd bedrag of verkeerd BTW-tarief - het gefactureerde bedrag komt niet overeen met de offerte, bestelling of levering.
• Levering die niet (volledig) is gebeurd - je wordt gefactureerd voor goederen of diensten die je nog niet ontvangen hebt.
• Ontbrekende verplichte vermeldingen - denk aan een onvolledig BTW-nummer, ontbrekende factuurdatum of onduidelijke omschrijving. Wat verplicht moet vermeld staan, lees je in onze gids over verplichte vermeldingen op een factuur.
• Dubbele facturatie - dezelfde levering wordt twee keer gefactureerd, soms via verschillende Access Points.

In elk van die gevallen heb je niet alleen het recht, maar ook alle belang bij om de e-factuur niet klakkeloos te verwerken in je BTW-aangifte of je boekhouding.

Voorbeelden uit de praktijk

Dit soort afwijkingen komt in de praktijk vaker voor dan je zou denken - net omdat facturatie nu automatischer verloopt, sluipen tikfouten of verkeerde koppelingen makkelijker binnen. Een goede controle bij ontvangst is dus geen overbodige luxe, maar net essentiëler geworden sinds de Peppol-verplichting.

Hoe verloopt het Peppol-traject na ontvangst?

Het is nuttig om het onderscheid te kennen tussen twee stappen die vaak door elkaar gehaald worden:

1. Technische ontvangstbevestiging - je Access Point bevestigt automatisch aan de verzender dat het bericht is aangekomen. Dit is een technisch signaal, geen inhoudelijke goedkeuring.
2. Inhoudelijke beoordeling - jij (of je boekhouder) bekijkt de factuur, controleert de gegevens en beslist of ze correct is.

Het misverstand dat rondgaat bij veel starters en zelfstandigen is dat stap 1 ook stap 2 zou zijn. Dat klopt niet. Peppol garandeert dat het bericht aankomt - niet dat de inhoud klopt of dat jij ermee instemt.

Stap voor stap: een e-factuur weigeren of betwisten

Zo pak je het praktisch aan wanneer je twijfelt aan een binnenkomende e-factuur:

1. Zet de factuur eerst in "voorbereiden", niet in "geboekt". Een e-factuur hoeft niet automatisch je boekhouding in te stromen. Bekijk ze eerst.
2. Vergelijk met bestelling, offerte of contract. Klopt het bedrag, de hoeveelheid, het BTW-tarief?
3. Neem schriftelijk contact op met de leverancier. Meld de betwisting duidelijk en gedateerd - per e-mail of via het platform van je leverancier - en bewaar dat bewijs.
4. Vraag een creditnota of een gecorrigeerde factuur. Bij een terechte betwisting hoort de leverancier een creditnota op te maken en, indien nodig, een nieuwe correcte e-factuur te versturen via Peppol.
5. Boek pas nadat de zaak is opgelost. Verwerk de factuur pas definitief in je BTW-aangifte en je boekhouding zodra ze correct is - of laat ze volledig buiten je aangifte tot de correctie er is.

Reageer bij twijfel niet te lang stil te blijven zitten: hoe sneller je een fout meldt, hoe makkelijker de leverancier ze nog kan corrigeren binnen dezelfde BTW-periode. Wacht niet tot je kwartaalaangifte, maar behandel het zodra de factuur binnenkomt.

En als je niets doet?

Stilzwijgen is nooit de veiligste weg. Een factuur die je laat doorlopen zonder ze te controleren, kan later moeilijker terug te draaien zijn - zeker als je ze al in een BTW-aangifte hebt verwerkt. Daarom is het net zo belangrijk om een duidelijk moment in je proces in te bouwen waarop jij, of je boekhouder, elke inkomende e-factuur bekijkt vóór ze als "akkoord" geldt.

Dat is ook precies waarom de nieuwe Peppol-verplichting geen reden is om je controle uit handen te geven - integendeel.

Veelgestelde vragen over een e-factuur betwisten

Moet ik een e-factuur eerst betalen voor ik ze kan betwisten?

Nee. Het feit dat een factuur is binnengekomen via Peppol verplicht je niet om ze te betalen vóór je de inhoud hebt gecontroleerd. Betwist eerst, betaal pas wanneer het bedrag correct is - net zoals dat vroeger bij een papieren of PDF-factuur ook al gold.

Kan de leverancier weigeren om een creditnota op te maken?

Bij een aantoonbare fout - verkeerd bedrag, verkeerde levering, verkeerd BTW-tarief - hoort een correcte leverancier een creditnota of aangepaste e-factuur te versturen. Blijft dat uit, dan is het aan te raden om de communicatie schriftelijk bij te houden en, indien nodig, je boekhouder erbij te betrekken.

Verandert Peppol iets aan mijn rechten als ontvanger?

Nee. Peppol verandert het kanaal waarlangs een factuur je bereikt, niet je rechten of plichten als ontvanger. Je inhoudelijke controle - klopt het bedrag, de levering, de BTW - blijft exact dezelfde als voorheen.

Moet ik elke e-factuur individueel controleren?

Voor de meeste terugkerende, correcte leveranciers volstaat een steekproef of automatische controle op afwijkingen. Voor nieuwe leveranciers, ongewoon hoge bedragen of onbekende diensten is een individuele blik vóór verwerking wel aan te raden.

Boekhoudsoftware die je die controle ook echt geeft

Met e-facturatie software van WDI kies je zelf hoe ver je automatisering gaat. Onze drie modi - Records, Prepare en File - zijn zo ontworpen dat "ontvangen" nooit automatisch "goedgekeurd" betekent:

• Records - je e-facturen komen binnen en worden overzichtelijk bewaard, zonder dat er iets automatisch verwerkt wordt.
• Prepare (standaard) - WDI bereidt je BTW-aangifte voor op basis van je facturen, maar niets wordt automatisch naar de FOD Financiën gestuurd. Jij bekijkt, corrigeert waar nodig en drukt zelf op indienen.
• File - pas wanneer jij klaar bent, wordt effectief ingediend.

Elke inkomende e-factuur krijgt zo een duidelijk controlemoment, in plaats van rechtstreeks in je BTW-aangifte te belanden. Twijfel je aan een factuur? Dan zet je ze gewoon opzij in plaats van ze te laten meetellen - en dat zie je ook meteen terug in onze BTW-aangifte software, waar niets het kwartaal ingaat zonder dat jij het gezien hebt.

Werk je met een boekhouder? Die kan via een apart toegangsniveau meekijken op jouw vraag - niet als vast platform waarop je afhankelijk bent, maar als tijdelijke, "break-glass" toegang wanneer jij daarom vraagt. Jouw data blijft van jou, ook wanneer je ooit van boekhouder verandert.

De achtergrond: verplichting, boete en fiscaal voordeel

De Peppol-verplichting brengt ook gevolgen met zich mee als je ze negeert: bij niet-naleving riskeer je een oplopende boete: €1.500 bij een eerste inbreuk, €3.000 bij een tweede inbreuk (ten vroegste drie maanden na de eerste) en €5.000 vanaf de derde inbreuk . Tegelijk voorziet de overheid een fiscale stimulans: kosten voor e-facturatie zijn tot 120% aftrekbaar (voorlopig tot 2027) , wat de overstap voor de meeste zelfstandigen en KMO's netto voordeliger maakt dan gratis blijven factureren op papier. Meer over wie precies onder de verplichting valt, de timing en deze cijfers lees je in onze uitgebreide gids e-facturatie verplicht 2026. Nog niet vertrouwd met Peppol zelf? Start bij wat is Peppol.

Geen van die verplichtingen verandert echter iets aan je recht om een foute e-factuur te betwisten. Compliant zijn met Peppol en kritisch blijven over wat er binnenkomt, gaan perfect samen - dat is precies het uitgangspunt van WDI.

Start vandaag met controle over je e-facturen

Wil je Peppol-conform factureren zonder ooit een foute e-factuur blind te laten doorlopen? Probeer WDI Billing gratis uit en ontdek hoe Prepare-modus, overzichtelijke facturen en boekhouder-toegang op jouw voorwaarden je helpen om zelf te bepalen wanneer een factuur echt "akkoord" is - niet enkel "ontvangen". Bekijk onze tarieven en start vandaag nog.