E-facturatie software voor België: Peppol-klaar en verplicht sinds 2026

Sinds 1 januari 2026 is elektronisch factureren tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen wettelijk verplicht. Een pdf per e-mail volstaat niet meer: elke B2B-factuur moet via het Peppol-netwerk verstuurd en ontvangen worden. E-facturatie software die native op Peppol aansluit, is daarmee geen luxe meer, maar de basisvoorwaarde om uw facturen wettig te kunnen versturen en ontvangen. WDI Billing is precies daarvoor gebouwd: volledig Peppol-conform, en tegelijk zo ingericht dat u zelf blijft bepalen wat er met uw gegevens gebeurt.

Wat de Peppol-verplichting concreet betekent

Vanaf 2026 moet elke factuur tussen Belgische ondernemingen onderling het formaat Peppol BIS 3.0 (gebaseerd op UBL 2.1) volgen en over het Peppol-netwerk lopen. FOD Financiën controleert de naleving, en wie geen conforme e-facturatie voert, riskeert een oplopende boete: €1.500 bij een eerste inbreuk, €3.000 bij een tweede inbreuk, en €5.000 bij een derde en elke volgende inbreuk . Onze gids over de verplichting zet de volledige tijdlijn en het toepassingsgebied op een rij; wie nog niet zeker is wat Peppol precies inhoudt, leest dat het beste eerst in onze uitleg over Peppol.

Het goede nieuws: de overheid maakt de overstap ook aantrekkelijk. Kosten voor e-facturatiesoftware komen tot en met 2027 in aanmerking voor een verhoogde fiscale aftrek van 120%. Met andere woorden: de juiste software is, fiscaal bekeken, goedkoper dan gratis. We werken dat verder uit op onze prijzenpagina.

Hoe e-facturatie software met Peppol in de praktijk werkt

Peppol is geen los programma dat u moet installeren, maar een beveiligd netwerk waarop uw software via een Access Point aansluit. WDI Billing fungeert als die verbinding: u maakt een factuur aan zoals u dat gewend bent, en op de achtergrond wordt ze automatisch omgezet naar het correcte Peppol BIS 3.0/UBL 2.1-formaat en verzonden naar het Access Point van uw klant. Inkomende Peppol-facturen komen op dezelfde manier bij u binnen, leesbaar en klaar om te verwerken - zonder dat u zelf iets met XML-bestanden hoeft te doen.

Om op het netwerk gevonden te worden, hebt u een Peppol ID nodig. Voor Belgische ondernemingen is dat doorgaans uw KBO-nummer met het schema 0208:, gekoppeld aan uw Access Point. Wij registreren dat voor u bij het opzetten van uw account, inclusief de itsme-verificatiestap. De volledige stap-voor-stap registratie - van KBO-nummer tot bevestigd Peppol ID - vindt u in onze registratiegids.

Ontvangen is niet akkoord: u behoudt de controle

Peppol verplicht u om facturen elektronisch te kunnen ontvangen en verwerken - maar dat is niet hetzelfde als automatisch alles goedkeuren. Een binnenkomende e-factuur die technisch aankomt, is nog geen goedgekeurde uitgave: u bekijkt, controleert en beslist zelf of en wanneer u ze verwerkt. Ontvangen is niet akkoord. Dat onderscheid is precies waar wij het verschil maken tegenover platformen die alles achter de schermen laten doorstromen. Bij een geschil of een factuur die u wilt betwisten, leest u hoe dat correct aan te pakken in onze gids e-factuur weigeren en betwisten.

Diezelfde filosofie geldt voor uw volledige boekhouding: uw data blijft van u. Geen verplichte langetermijncontracten, en op elk moment een volledige, leesbare export van uw facturen en boeken - zodat u nooit vastzit aan één leverancier. Peppol bepaalt het formaat van de verplichte factuurstroom; alles daarbuiten - hoe u uw boeken bijhoudt, wanneer u ze deelt, met wie - blijft uw keuze.

Ook geschikt als u nog niet volledig binnen de verplichting valt

Werkt u als zelfstandige in bijberoep, of geniet u van de btw-vrijstelling voor kleine ondernemingen (artikel 56bis, omzetgrens €25.000 )? Ook dan moet u vanaf 2026 Peppol-facturen kunnen ontvangen en versturen richting andere Belgische ondernemingen. WDI Billing schaalt daarin mee: u betaalt niet voor functies die u niet gebruikt, maar de Peppol-verbinding staat standaard klaar zodra u ze nodig hebt. Meer details over deze specifieke situatie vindt u in onze gids over e-facturatie in bijberoep, en over de vrijstelling zelf in de gids btw-vrijstelling voor kleine ondernemingen.

Waarom niet gewoon een gratis Peppol-tool?

Er bestaan gratis basistools om Peppol-facturen te verzenden en ontvangen, en voor wie enkel af en toe een factuur uitschrijft, kan dat voldoende zijn. Maar zodra u ook uw btw-aangifte, uitgaven, klantenbeheer en boekhoudkundige rapportering wilt samenbrengen, loopt u tegen de grenzen van die tools aan. WDI Billing biedt zelf ook een gratis manier om Peppol-facturen te ontvangen en te versturen - bekijk de voorwaarden op onze pagina gratis e-facturatie - en groeit mee zodra u meer nodig hebt, zonder dat u van platform moet wisselen.

Drie manieren om uw facturen en boeken te beheren

WDI Billing splitst uw gegevens bewust in drie lagen, zodat Peppol-verplichtingen en persoonlijke controle elkaar niet in de weg zitten. In de modus Records houdt u alles bij - facturen, bonnetjes, uitgaven - zonder dat er iets automatisch verstuurd wordt. In de modus Prepare, de standaardinstelling, stelt het systeem uw btw-aangifte en rapportering klaar, maar u drukt zelf op verzenden: niets stroomt automatisch door naar FOD Financiën. Pas in de modus File kiest u er expliciet voor om aangiftes effectief in te dienen. Voor de verplichte Peppol-factuurstroom zelf geldt de wettelijke verzendplicht uiteraard onverkort; deze drie modi gaan over alles daarrond - uw boekhouding, uw rapportering, uw tempo.

Ook het verwerken van inkomende documenten hoeft geen tijdrovend werk te zijn: u kunt bonnetjes en facturen laten inscannen en automatisch laten herkennen via optionele AI-ondersteuning, of dat volledig handmatig doen als u dat verkiest. De keuze is aan u, niet aan de software.

Gebouwd voor Belgische zelfstandigen, kmo's en hun boekhouders

Naast e-facturatie regelt WDI Billing ook uw bredere boekhoudsoftware-behoeften en uw kwartaal- of maandelijkse btw-aangifte, in dezelfde omgeving als uw Peppol-facturen. Werkt u samen met een boekhouder? Die krijgt desgewenst rechtstreeks en veilig toegang tot uw Peppol-facturen en boeken, zonder dat u alles handmatig moet doorsturen - meer daarover op onze pagina voor boekhouders.

Start vandaag nog met Peppol-klare e-facturatie

De verplichting is gestart, de boete is reëel , en de 120%-aftrek loopt niet eeuwig door . Hoe eerder u overschakelt, hoe eerder u zowel compliant bent als fiscaal voordeel meepakt - zonder ooit de controle over uw eigen gegevens uit handen te geven. Test WDI Billing gratis en stuur of ontvang uw eerste Peppol-factuur nog vandaag, zonder verplichtingen. Bekijk ook onze overzichtspagina voor België voor het volledige aanbod, of vergelijk meteen onze tarieven.