Program do faktur — darmowy start, pełna zgodność z KSeF

Szukasz programu do faktur, który wystawi dokument zgodny z Krajowym Systemem e-Faktur i jednocześnie nie zmusi Cię do płacenia za każdą fakturę z osobna? WDI Billing to darmowy program do faktur na start — z płatnym planem, który dokłada głębszą integrację z KSeF, księgowość i realną kontrolę nad wszystkim, co dzieje się wokół samego wystawiania dokumentów.

Sam fakt „obsługujemy KSeF" niewiele dziś znaczy — to ustawowe minimum, które musi spełniać każdy program na rynku. Różnicę robi to, co dzieje się dalej: automatyczna wysyłka, automatyczny odbiór faktur kosztowych, statusy przetwarzania, numery UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru) przy każdym dokumencie, korekty i tryb offline24 w razie awarii systemu Ministerstwa Finansów.

Darmowy program do faktur — co obejmuje

Darmowy plan WDI Billing pozwala wystawiać faktury ustrukturyzowane, wysyłać je do KSeF i prowadzić podstawową ewidencję sprzedaży — bez limitu czasowego i bez karty płatniczej na start. Wystawisz fakturę VAT, fakturę bez VAT (dla nievatowców), fakturę korygującą oraz notę korygującą, a każdy dokument od razu otrzymuje numer KSeF i trafia do archiwum dostępnego z poziomu konta. To dobry wybór dla osoby, która dopiero zaczyna działalność gospodarczą i chce mieć porządek od pierwszej faktury.

Jeśli jednak wystawiasz faktury regularnie, kupujesz towary i usługi na firmę oraz musisz rozliczać VAT lub prowadzić KPiR — darmowy poziom szybko przestaje wystarczać. Wtedy w grę wchodzi płatny plan, który opisujemy niżej i który dodaje m.in. automatyczny odbiór faktur kosztowych, eksport do biura rachunkowego oraz generowanie JPK_VAT bez ręcznego przepisywania danych.

Faktury zgodne z KSeF od pierwszego dnia

Każda faktura ustrukturyzowana wystawiona w Polsce trafia przez KSeF do Ministerstwa Finansów, otrzymuje numer KSeF i jest tam archiwizowana przez 10 lat. To dotyczy również dokumentów wystawionych w WDI Billing — nie ma tu miejsca na obietnice prywatności wobec samej faktury, bo prawo tego po prostu nie przewiduje.

Harmonogram wdrożenia obowiązku wygląda następująco: od 1 lutego 2026 duzi podatnicy (sprzedaż za 2024 r. powyżej 200 mln zł) muszą wystawiać faktury w KSeF, a wszyscy muszą je tam odbierać . Od 1 kwietnia 2026 obowiązek obejmuje pozostałych czynnych podatników VAT oraz podmioty zwolnione z VAT . Do 31 grudnia 2026 można jeszcze fakturować poza KSeF, jeśli miesięczna sprzedaż udokumentowana fakturami nie przekracza 10 000 zł . Od 1 stycznia 2027 do systemu dołącza ostatnia grupa i zaczynają obowiązywać sankcje, które przez cały okres przejściowy od lutego do grudnia 2026 pozostają zawieszone . Wszystkie faktury ustrukturyzowane muszą dziś być zgodne ze schemą FA(3) — starsze wersje FA(2) i FA(1) nie są już akceptowane, nawet przy korektach do faktur wystawionych wcześniej.

Do samego systemu KSeF zalogujesz się m.in. poprzez login.gov.pl, podając NIP firmy i potwierdzając logowanie w aplikacji mObywatel kodem QR — to wygodna alternatywa dla podpisu kwalifikowanego czy profilu zaufanego w klasycznej formie. Warto też pamiętać, że ogólny termin wystawienia faktury (art. 106i ustawy o VAT) — do 15. dnia miesiąca następującego po dostawie towaru lub wykonaniu usługi, z wyjątkami dla zaliczek — obowiązuje niezależnie od KSeF i nie ulega zmianie wraz z harmonogramem wdrożenia. Jeśli korzystasz z trybu offline24, dokument musisz przesłać do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego po wystawieniu; dopiero oficjalnie ogłoszona przez Ministerstwo Finansów awaria systemu wydłuża ten termin do 7 dni roboczych — to dwa różne tryby, które łatwo pomylić.

WDI Billing prowadzi Cię przez ten harmonogram automatycznie — nie musisz pilnować dat, program sam dostosowuje tryb wysyłki do obowiązujących Cię terminów. Szczegółowy opis integracji znajdziesz na stronie program do fakturowania KSeF, a pełne wyjaśnienie samego systemu — w poradniku KSeF — co to jest.

Większa kontrola nad fakturami — co zostaje po Twojej stronie

To, co legalnie trafia do Ministerstwa Finansów, nie jest częścią, którą możemy Ci „zwrócić" jako prywatną — i nie udajemy inaczej. Większa kontrola dotyczy tego, co dzieje się wokół obowiązkowego przepływu: całej Twojej księgowości, dokumentów kosztowych, analiz sprzedaży oraz decyzji, kiedy dokładnie generujesz i wysyłasz JPK_VAT do urzędu.

W WDI Billing to Ty decydujesz w każdym momencie, co pokazujesz księgowemu, kiedy zamykasz miesiąc i kiedy wysyłasz plik JPK — program niczego nie robi automatycznie za Twoimi plecami poza tym, co narzuca ustawa o KSeF. Historia zmian na każdym dokumencie, eksporty do formatów czytelnych dla biura rachunkowego oraz osobne raporty sprzedaży i kosztów zostają w Twoim panelu — nie są automatycznie udostępniane nikomu poza Tobą. Więcej o tym mechanizmie znajdziesz na stronie JPK_VAT — program.

Dla kogo jest program do faktur WDI Billing

• JDG i freelancerzy — szybkie wystawianie faktur zgodnych z KSeF, bez zbędnych pól i bez konieczności rozumienia struktury FA(3) na pamięć.
• Ryczałtowcy i podatnicy na skali — ewidencja przychodów dopasowana do wybranej formy opodatkowania, z podziałem na stawki ryczałtu tam, gdzie jest to potrzebne.
• Nievatowcy — zwolnienie podmiotowe z VAT nie zwalnia z obowiązku KSeF, o czym więcej piszemy w poradniku KSeF a zwolnienie z VAT.
• Małe spółki z o.o. i biura rachunkowe — obsługa wielu dokumentów miesięcznie bez opłat od pojedynczej faktury oraz zbiorczy eksport dla kilku klientów jednocześnie.

Program do faktur czy program księgowy — kiedy potrzebujesz więcej

Sam program do faktur wystarczy, dopóki Twoja działalność ogranicza się do wystawiania dokumentów sprzedaży. Gdy dochodzą koszty, rejestry VAT, KPiR albo ewidencja ryczałtu, warto przejść na pełniejszy wariant opisany na stronie program księgowy dla JDG — to ten sam system, z dodanymi modułami księgowymi i automatycznym odbiorem faktur kosztowych z KSeF (patrz: odbiór faktur kosztowych z KSeF).

Ceny i plany

Plan darmowy pozwala przetestować podstawową obsługę KSeF bez zobowiązań. Płatne plany dodają automatyczną wysyłkę i odbiór faktur, korekty, tryb offline24, eksporty księgowe oraz brak opłat od pojedynczego dokumentu — pełny cennik w PLN znajdziesz na stronie cennik WDI Billing.

Zacznij wystawiać faktury zgodnie z KSeF już dziś

Załóż darmowe konto w WDI Billing i wystaw pierwszą fakturę ustrukturyzowaną w kilka minut — bez karty płatniczej, z pełną zgodnością z wymaganiami KSeF i realną kontrolą nad wszystkim, co dzieje się poza obowiązkowym przepływem. Wróć do strony głównej WDI Billing dla Polski, jeśli szukasz przeglądu wszystkich funkcji.